Как провести селекторное совещание

Совещание в режиме телеконференции – это еще одна возможность проявить свои лидерские и управленческие способности. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы селекторное совещание было максимально эффективным и укрепило ваш образ опытного руководителя.

Шаги

Загрузить PDF

Выбирая время для совещания, учтите расписание других людей. Заранее поинтересуйтесь графиком всех участников совещания, особенно если они находятся в разных регионах, временных зонах или в разных видах бизнеса. Постарайтесь, чтобы время совещания не совпало с обеденным перерывом, а также, чтобы не вынуждать участников совещания задерживаться после работы или вставать спозаранку.
2
Вышлите все необходимое для участия в заседании. Определившись с графиком, разошлите участникам совещания основную информацию. В это сообщение нужно включить: данные для присоединения (номер телефона и пароль), повестка дня (включая список обязанностей) и другую необходимую информацию. Повестка дня должна предвидеть все вопросы и информацию, которую вы ожидаете услышать от других участников совещания. Поставьте вначале позитивные вопросы, а затем обсуждение решения проблем и сложных тем.
- Старайтесь не использовать коммуникационный мост менеджеров или клиентской линии. Подключение по этих каналам может прервать или заблокировать важные звонки, и другие участники конференции понесут финансовые потери.
- Нужно предварительно обсудить и согласовать возложение на других ответственности за какие-то вопросы. Сначала поговорите с этими людьми, и только после этого вносите их отчеты в повестку дня. Самая большая ошибка селекторного совещания – сообщить другим, что кто-то будет отчитываться, не узнав заранее, выполнена ли работа.
Включите данные об их месторасположении и общие личные данные. Эта информация может пригодиться для чата, пока подключившиеся участники ожидают остальных.
Отправьте письмо в тот же день, если совещание назначено после обеда, или днем ранее, если совещание запланировано на утро. Благодаря этому вы убедитесь, что никто не забудет о совещании. Вы также сможете использовать это письмо для рассылки документации, отчетов и другой необходимой информации. Если отчеты подготовлены другими людьми, обязательно укажите имя автора. Так они получат свою порцию благодарности (или вы обезопасите себя от критики, которую вызовут отчеты). Напишите что-то вроде: «Я присоединил отчет Иванова по теме его доклада». Руководитель совещания также обязан убедиться, что все участники включены в список, а также что они выполнили возложенные обязанности.
Не опаздывайте. Если это возможно, выполните вход в селекторную систему на 10 минут раньше начала совещания. Некоторые системы блокируют вход раньше определенного времени, или пока не подключился руководитель совещания. Протестируйте телекоммуникационный мост и оборудование заранее, особенно если вы раньше не пользовались им.
Поэтому приготовьте варианты обсуждения какой-то второстепенной темы, пока те, кого задерживают обстоятельства, не присоединятся к конференции. Убедитесь, что все участники представлены (имя, должность, выполняемые обязанности), особенно если в конференции принимают участие клиенты, которые лично не знакомы с этими должностными лицами. Постарайтесь начать обсуждение главных вопросов не позже 3-5 минут после начала конференции, даже если не все опоздавшие подключились к системе.
Вы потратили время на ее составление, так что руководствуйтесь этим документом. Посматривайте на часы, так как не все участники смогут задержаться, если обсуждение затянется. Ваша задача – обсудить все запланированные вопросы, не забывая об интересах клиентов.
Старайтесь не использовать кнопку «mute» (режим отключения звука) даже во время долгих выступления других. Ваши сотрудники вряд ли будут отвлекать от конференции, если будут видеть ваше участие в ней. Если можете что-то добавить, используйте эту возможность, чтобы продемонстрировать свою компетентность. Не давайте завышенных обещаний. Лучше спокойно сказать, что обязательно вернетесь к обсуждению неожиданного вопроса позже.
В конце конференции нужно спросить, есть ли у кого-нибудь вопросы, на которые нужно ответить сейчас или после завершения совещания. Если вы договорились о повторной встрече, сообщите время проведения до того, как остальные участники отсоединятся. Поблагодарите всех участников за выделенное время и пожелайте им удачного рабочего дня/недели (выходных).
Сразу после телеконференции создайте и разошлите всем участникам краткую сводку (протокол) совещания. Эта сводка служит двум целям: 1) удостовериться, что каждый понимает список своих обязанностей; 2) является документальным свидетельством на случай возможных разногласий в будущем. Нередко вы не раз будете благодарны себе, что потратили время на запись протокола. Рассылая его другим участникам, обязательно попросите сообщить, если в составленный документ нужно внести какие-то добавления или изменения. После исправлений обязательно разошлите скорректированный вариант.
Если были какие-то вопросы, выделите достаточное время для ответа на них, а также выполните все другие действия. Если для решения проблем были установлены какие-то сроки, не нарушайте их. Если для выполнения обещаний нужно задействовать других сотрудников/подразделения, сделайте это и убедитесь, что они выполнили все необходимое.
Реклама

Советы

Примерный перечень всего необходимого для успешного селекторного совещания:
- Согласованное время и график, устраивающий всех участников с учетом разницы временных зон для международных участников.
- Повестка дня
- Приглашение (запрос) на участие
- Сообщение-напоминание, содержащее вложенные документы или отчеты
- Несколько небольших тем для обсуждения в начале совещания
- Сведения для представления участников (имя, должность, обязанности)
- Сводка (протокол) совещания
На селекторных совещаниях участники любят сидеть «на галерке», и их сложно вовлечь в активное участие. Предупредите это, задавая вопросы конкретным людям. Лучше не ограничиваться общей фразой «у кого есть вопросы?», а обратиться с вопросом к конкретным людям, которые связаны с обсуждаемой темой. Можете спросить: «Татьяна, вы получили всю необходимую информацию для подготовки отчета по теме или нужно что-то еще?»
Не забудьте:
- Посматривать на часы
- Делать записи
- Выполнять решения совещания

Предупреждения

Обратите внимание, что эта статья не называется «Как провести успешное совещание, если вы не имеете понятия, о чем будет говориться» или «Как задавать оскорбительные вопросы на селекторных совещаниях».
Можете напомнить участникам совещания, что они могут отключать звук, но лучше пользоваться кнопкой «mute», а не функцией «hold» (удержание), поскольку во втором случае другим участникам придется «наслаждаться» назойливой музыкой или записанными рекламными сообщениями.