Как организовать офисные файлы

Организация офисных файлов может быть трудной задачей, особенно если у вас есть большое количество файлов и документов. Но это не должен быть болезненный процесс. Перспективное планирование и принятие решений о файловой системе может помочь вам организовать свои файлы, чтобы удовлетворять требованиям бизнеса, и гарантировать, что будете искать важные документы более эффективно. Вот несколько шагов, которые помогут вам начать работу по организации своих офисных файлов.

Часть 1

Часть 1 из 3:

Выделите время на сортировку

Загрузить PDF

Выделите достаточно времени для организации своих файлов так, чтобы не пришлось начинать и останавливаться несколько раз. Убедитесь, что у вас есть достаточно папок и ярлыков для создания новых файлов, прежде чем начнете.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 3:

Сортировка документов и файлов

Загрузить PDF

1
Разделите массу документов и файлов, которые хотите организовать, на более мелкие, более управляемые пакеты.
- Пройдитесь по каждому пакету индивидуально и выкиньте или порвите на клочки любые документы и файлы, от которых можете избавиться, чтобы сократить файловое пространство и минимизировать беспорядок.
- Разделите документы и файлы, которые хотите сохранить, по 2 различным стекам: 1 - для файлов,с которыми должны иметь дело в ближайшие месяцы, и 1 - для файлов, которые можно архивировать и которые не нуждаются в доступе в ближайшем будущем.
Храните папки в алфавитном порядке, если у вас есть клиентские файлы. Например, если каждая папка - это имя человека или название компании, то можете обдумать возможность систематизации в алфавитном порядке по фамилиям людей. Если это так, убедитесь, что каждая вкладка файла помечена четко фамилией человека, затем - именем. Храните папки по алфавиту, а затем пометьте ящики картотеки так, чтобы вы знали, какой ящик содержит фамилии на какую букву.
3
Храните информацию по категориям, если у вас есть файлы для различных частей вашего бизнеса. Вы можете иметь некоторые файлы для счетов, обслуживания или контрактов, в этом случае нужно организовать их по различным категориям для систематизации. Четкая помечайте каждый файл его правильной категорией, и поместите все соответствующие документы вовнутрь. Возможно, вам придется создавать подкатегории, так что используйте папку подвесного хранения для обозначения категории и папок файлов для подкатегорий.
- Создайте файл для документов, с которыми необходимо иметь дело в срочном порядке так, чтобы вы знали, где быстро найти важные документы.
- Поместите файлы в шкаф так, чтобы временные файлы находились спереди и заархивированные файлы - сзади. Таким образом файлы, с которыми имеете дело более часто, будут находиться в непосредственной досягаемости.
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 3:

Создание ежемесячных файлов

Загрузить PDF

1
В дополнение к использованию вышеуказанных методов добавьте набор папок, отмеченных по Месяцам (и Годам ----). Когда у вас нет времени сделать это сразу, по крайней мере поместите свои документы в ежемесячный файл, чтобы вы могли работать с информацией, поданной в хронологическом порядке. Это также гарантирует, что у вас будут подсказки, откуда начинать искать, когда вам нужно что-то.
- Ежемесячные файлы - также хорошее место для хранения документов, которые на самом деле не соответствуют другим категориям.
2
В конце года посмотрите, что остается в ежемесячных папках, и вы, возможно, обнаружите закономерность - и новую файловую группу (название категории), которая отсутствует в вашей системе. Создайте файл для нее в новом году.
3
Скрепите остальную информацию за месяц. Храните в одном файле под названием Разное (Год ----).
Реклама

Советы

После того как организовали свои офисные файлы, оставайтесь организованными. Будьте последовательными при работе с системой управления файлами и размещайте все там, где оно должно находиться.
Выбросьте, переработайте или порвите на клочки документы, которые вам не нужны, чтобы избежать путаницы в новой системе управления файлами.