Dokumente in einem Büro ordnen

Dokumente in einem Büro zu ordnen kann eine schwierige Aufgabe sein, besonders wenn du große Mengen an Ordnern und Dokumenten hast, es muss aber kein mühsamer Arbeitsvorgang sein. Es kann dir helfen, vorauszuplanen und dich auf ein Dateisystem festzulegen, um deine Dateien so zu ordnen, dass es zu deinem Unternehmen passt und sicherzustellen, dass du wichtige Dokumente effizienter findest. Wenn deine Papiere in einer guten Ordnung sind, musst du dich dann an ein konsequentes System halten, um deine Dokumente in dieser Ordnung zu halten.

Methode 1

Methode 1 von 3:

Ein System entwickeln

PDF herunterladen

1
Erstelle Kategorien von Dokumenten. Das Erste, was du machen musst, wenn du deine Dokumente ordnen möchtest, ist zu entscheiden, welche Hauptkategorien du für das Sortieren verwenden wirst. Verschiedene Arten von Büros haben unterschiedliche Arten von Kategorien, das System im Allgemeinen ist aber dasselbe. Du musst ein System herausfinden, das deine Dokumente auf sinnvolle Art ordnet.^{[1]XForschungsquelle}
- Wenn du zum Beispiel in einer Kanzlei arbeitest und Kundendokumente ordnen musst, könntest du nach allgemeinen Arten von Fällen ordnen: Zivilprozess, Nachlass, Unternehmensrecht, Ordnungswidrigkeit und andere.
2
Richte Unterkategorien ein. In jeder der Kategorien kannst du genauer vorgehen, indem du eine Liste von Unterkategorien erstellst. Jedes einzelne Stück Papier, das eingeordnet werden muss, kann durch zwei Begriffe definiert werden – die allgemeine Kategorie und dann eine Unterkategorie.^{[2]XForschungsquelle}
- Wenn du zum Beispiel ein Ordnungssystem für finanzielle Angelegenheiten erstellst, könntest du eine allgemeine Kategorie „Ausgehende Zahlungen“ haben und dann Unterkategorien für Verkäufer, Lieferanten, Dienstleister, Fachkräfte und Verwaltungskosten errichten.
3
Verwende ein System mit Farbkennzeichnungen. Es hört sich einfach an, kann aber eine sehr wirkungsvolle Möglichkeit sein, deine Dateien für schnellen Zugriff zu ordnen. Entscheide, wie viele unterschiedliche Kategorien du in deinem Ordnungssystem hast und verwende dann genau so viele unterschiedlich gefärbte Ordner.^{[3]XForschungsquelle}
- Anstatt Ordner zu verwenden, die ganz bunt sind, kannst du gewöhnliche Aktenmappen nehmen und bunte Aufkleber besorgen. Du kannst die Aufkleber am oberen Reiter, am Rand des Ordners oder für mehr Sichtbarkeit an beidem anbringen.
4
Beschrifte die Dokumente. Jedes Dokument in deinem Büro hat jetzt einen klaren Ort, an dem es sein soll. Du solltest die Beschriftung deutlich und ordentlich auf jeden Ordner schreiben, damit du weißt, wo er hingehört. Die Beschriftung auf jedem einzelnen Ordner sollte mit der allgemeinen Kategorie beginnen, gefolgt von der konkreten Unterkategorie. Ein Ordner zum Beispiel, der Unterlagen zu Zahlungen an deine Verkäufer enthält, würde die Beschriftung „Ausgehende Zahlungen / Verkäufer“ tragen.
- Die Beschriftungen auf jedem Dokument sollten so ordentlich und einheitlich wie möglich gedruckt werden. Du kannst leicht Softwarepakete kaufen, die es dir ermöglichen, Beschriftungen zu formatieren, damit du sie auf deinem Computer eingeben und ausdrucken kannst.
- Wenn du deine Etiketten mit dem Computer ausdruckst, solltest du eine gleichbleibende Schriftgröße und -art verwenden. Wenn du mit der Hand schreibst, solltest du so gleichbleibend und ordentlich wie möglich schreiben.
5
Sortiere die Dokumente alphabetisch. Wenn du dein Ordnungssystem eingerichtet hast und alle Ordner erstellt hast, bringst du sie in eine Reihenfolge. Du solltest die Hauptordner alphabetisch ordnen. Die Unterkategorien in jedem Ordner sollten ebenfalls alphabetisch geordnet sein.^{[4]XForschungsquelle}
- Du könntest dich entscheiden, manche Dokumente nach dem Datum statt nach dem Thema zu ordnen. Wenn du für dich entscheidest, dass das sinnvoller ist, musst du festlegen, ob du die neuesten Dokumente vorne anordnest und zu den älteren übergehen lässt oder umgekehrt.
Wenn du ein Ordnungssystem einrichtest, musst du Platz für das Anwachsen der Dokumente lassen. Mit der Zeit wirst du zweifellos mehr Papiere erhalten, die du in die Ordner einfügen musst. Lasse Platz, damit deine Dokumente sich ausweiten können. Sonst stehst du später vor der schwierigen Aufgabe, ganze Abschnitte oder Schubladen umräumen zu müssen, um Platz zu machen.
Werbeanzeige

Methode 2

Methode 2 von 3:

Durcheinander gebrachte Dokumente sortieren

PDF herunterladen

Wenn du mit einer Ansammlung an Papieren beginnst, die nicht geordnet wurden und durcheinander sind, musst du damit anfangen, die Papiere zusammenzunehmen. Finde einen Arbeitsbereich und sammle alles auf einem Haufen. Dann kannst du daran arbeiten, sie zu ordnen.
2
Teile die Papiere in zwei Gruppen, „Handeln“ und „Einordnen“. Als ersten Schritt solltest du deinen Ordner oder einen Stapel für alles machen, bei dem unmittelbar gehandelt werden muss. Diese Papiere sollten nicht eingeordnet werden, sonst erinnerst du dich vielleicht nicht an die Arbeit, die gemacht werden muss. Lege diesen Ordner zum „Handeln“ beiseite, um ihn bald anzugehen. Fahre dann damit fort, die übrigen Papiere einzuordnen.
- Ordne den Ordner „Handeln“. Die Papiere, mit denen du dich sofort beschäftigen musst, sollten in kleinere Gruppen geordnet werden, je nachdem, welche Arbeit du damit machen musst. Richte zum Beispiel Unterkategorien wie Anrufen, Schreiben, Einreichen und Bezahlen ein.
EXPERTENRAT
Ashley Moon, MA
Organisationstrainerin und -beraterin bei Creatively Neat
Ashley Moon ist die Gründerin und Geschäftsführerin von Creatively Neat, einem virtuellen Organisations- und Lebensberatungsdienst mit Sitz in Los Angeles, Kalifornien. Darüber hinaus, dass sie Menschen hilft, ihr Leben bestmöglich zu organisieren, hat sie ein großartiges Team von Organisatoren, die Häuser und Unternehmen ordnen. Ashley organisiert Workshops und Vorträge an verschiedenen Veranstaltungsorten und auf Festivals. Sie wurde bei Coach Approach in Organisation und Heart Core in Unternehmensberatung ausgebildet. Sie hat einen Masterabschluss in Personalentwicklung und sozialem Wandel vom Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organisationstrainerin und -beraterin bei Creatively Neat
Unsere Expertin stimmt zu: Sortiere deine Papiere danach, wo direkt gehandelt werden muss und wo kein Handeln erforderlich ist, aber vielleicht in Zukunft, wie Steuerformulare und andere Rechtsdokumente. Die mittlere Kategorie von Papieren sind jene, die du nach Bedarf herausziehst, wie Anleitungen oder Verzeichnisse. Sortiere die Dokumente in einer Schublade basierend darauf, welche Art von Handlung sie benötigen und setze Papiere, auf die du sofort reagieren musst, ganz nach vorne.
3
Nimm jedes Stück Papier einmal hoch. Triff Entscheidungen, während du die losen Papiere sortierst, die du einordnest. Nimm jedes Papier in die Hand, lies es dir durch, entscheide, in welche Kategorie oder Unterkategorie in deinem Ordnungssystem es gehört und lege es denn ab. So zu arbeiten wird dir bei der Einheitlichkeit deiner Ordnung helfen und dir Zeit sparen, indem du mit jedem Stück nur einmal zu tun hast.
- Während du dir jedes Dokument ansiehst, solltest du entscheiden, ob du es überhaupt behalten musst. Wenn das Papier etwas ist, bei dem bereits gehandelt wurde und es nicht etwas ist, das du als Aufzeichnung behalten musst, ziehe in Betracht es zu entsorgen, statt es einzuordnen.
4
Falte jedes Blatt auseinander. Die meisten Papiere, die du hast, sind wahrscheinlich mit der Post gekommen und sind vermutlich in Umschlägen und gefaltet. Nimm das Papier aus dem Umschlag, öffne es flach und ordne es dann ein. Jedes Blatt Papier auf diese Weise einzuordnen hilft, dass deine Ordner einheitlich in deinen Aktenschrank passen, ohne dass Beulen entstehen, wo sich gefaltetes Papier ansammelt.
- Entscheide, ob du Umschläge behalten musst. In den meisten Fällen sind die Briefumschläge nicht notwendig und können entsorgt werden. Wenn du aber glaubst, du könntest einen Beleg darüber brauchen, dass es geliefert wurde oder über den Poststempel, solltest du den Umschlag an die Dokumente heften und sie zusammen aufbewahren.
- Mehrere Blätter Papier sollten zusammengeheftet werden. Das verhindert, dass sie getrennt werden und verloren gehen. Heftklammern sind Büroklammern vorzuziehen, weil sie (a) einheitlicher in die Ordner passen und (b) nicht das Problem haben, dass sie abrutschen.
Werbeanzeige

Methode 3

Methode 3 von 3:

Deine Dokumente pflegen

PDF herunterladen

Wenn neuer Schriftverkehr in deinem Büro eintrifft oder neue Schriftstücke erstellt werden, kannst du sie vielleicht nicht direkt abheften. Du solltest alles, das eingeordnet werden muss, an einem einzigen Ort aufbewahren, damit es eingeordnet wird, wenn du bereit dafür bist.
2
Plane konsequent eine Zeit für das Einordnen von Dokumenten ein. Richte, wenn es geht, eine gleichbleibende Zeit jeden Tag oder jede Woche ein, in der du daran arbeiten kannst, neue Papiere einzuordnen. Wenn du das Einordnen zu einem regelmäßigen Teil deiner Routine machst, bleibst du eher auf dem neuesten Stand.
- Du könntest zum Beispiel die letzte halbe Stunde jedes Tages dafür reservieren, die Dokumente des Tages einzuordnen. Wenn das nicht genug Zeit ist, kannst du ausprobieren, zweimal am Tag einzuordnen, direkt vor der Mittagspause und bevor du das Büro für den Tag verlässt.
- Entscheidend für den Erfolg sind Konsequenz und Wiederholung.
3
Sorge dafür, dass andere, die Zugriff auf die Dokumente haben, das System verstehen. Wenn du die einzige Person bist, die deine Dokumente verwendet, solltest du leicht die Ordnung einhalten können, die du erschaffen hast. Wenn andere Personen jedoch die Dokumente in deinen Ordnern verwenden müssen, solltest du sicherstellen, dass sie das System, das du erschaffen hast, verstehen und befolgen. Ein Ordnungssystem eingerichtet zu haben ist nicht nützlich, wenn Papiere falsch eingeordnet und in die falschen Ordner gelegt werden.
- Es könnte effizienter sein, wenn du anbietest, alles herauszuholen, was jemand aus deinem Büro brauchen könnte und sie dann zu bitten, alles direkt an dich zurückzugeben. Dann kannst du sicher sein, dass alles richtig wieder eingeordnet wird.
Manche spezielle Materialien müssen vielleicht an einem gesonderten, speziellen Ort aufbewahrt werden. Manche Papiere müssen zum Beispiel in einem Safe oder einem feuerbeständigen Schließfach aufbewahrt werden. Vielleicht musst du manche Dokumente sogar außer Haus lagern, in einem Bankschließfach oder in der Kanzlei des Rechtsanwaltes eures Unternehmens.
Mindestens einmal im Jahr oder häufiger, wenn es notwendig ist, solltest du eine Zeit einrichten, in der du deine Dokumente überprüfst. Der Zweck dieser Überprüfung ist zu entscheiden, ob es Papiere oder ganze Ordner gibt, die entsorgt oder vielleicht in eine Lagerstätte außer Haus gebracht werden können. Wenn etwas nie wieder gebraucht wird, solltest du es entsorgen. Wenn es etwas ist, von dem du nicht erwartest, dass du es regelmäßig verwenden wirst, das aber als Aufzeichnung aufbewahrt werden muss, solltest du es einlagern.
Werbeanzeige

Tipps

Dieser Artikel beschäftigt sich damit, greifbare Papierdokumente, Schriftstücke und Rechnungen zu ordnen und einzuordnen. Die Prinzipien, die hier dargestellt werden, eignen sich gleichermaßen für digitale Dokumente. Du kannst Ordner und Unterordner erstellen und elektronische Dokumente genauso wie echte Papiere ordnen.

Werbeanzeige