Как отправить факс

Если вы один из тех невежд, которые никогда прежде не слышали про факс, или когда-то знали, но забыли, то в таком случае пора освежить вашу память и узнать больше о новых технологиях. Учтите, что существует огромное количество разновидностей факсимильных аппаратов, поэтому вам следует предварительно изучить инструкцию по эксплуатации этого устройства, которая поставляется в комплекте. Использование большинства факсимильных аппаратов подразумевает предварительную отправку сопроводительного письма, а затем набор номера и отправку непосредственно факса.

Метод 1

Метод 1 из 2:

Перед отправкой факса

Загрузить PDF

1
Создайте сопроводительное письмо. Факсимильные аппараты часто используются всеми сотрудниками офиса или определенной группой людей. Так как прочесть факс может любой из находящихся поблизости работников, отправка сопроводительного письма может оказаться хорошей идеей. Оно будет гарантом того, что ваш факс получит нужный человек.
- Сопроводительное письмо включает в себя ФИО получателя, содержание факса и количество его страниц. Также в нем должна быть информация об отправителе, такая как ФИО и номер факса, благодаря чему получатель сможет отправить ответ при необходимости.
2
Наберите номер факса. Далее необходимо набрать номер факса, так же как вы обычно набираете телефонный номер. На большинстве новых факсимильных аппаратов нет необходимости вводить код для передачи документа в пределах города, однако для междугородней отправки это все еще необходимо. Некоторые факсимильные аппараты требуют ввод междугороднего кода вне зависимости от вашего местоположения. Выясните это самостоятельно или расспросите кого-то о вашем аппарате.
- Код страны (например, России соответствует цифра ”7” в начале номеров телефонов и факсов) также иногда применим для местных звонков, но только в сочетании с кодом региона. Использование кода страны необходимо почти всегда при использовании международной связи.
- Также для связи на дальние расстояния внутри страны вам часто придется набирать ”8”. Прочитайте инструкцию или узнайте у кого-то об особенностях именно вашего факсимильного аппарата.
- Убедитесь, что вы используете именно номер факса, а не телефона человека, с которым хотите связаться. Часто эти номера на визитке печатают рядом и их очень просто перепутать, посмотрев не на ту строчку.
3
Определите метод подачи бумаги. Нужно проконтролировать, что вы правильной стороной вставили в факс лист с материалами, которые необходимо отправить. Отсканировать содержимое документа возможно только при расположении бумаги определенным образом, и вы отправите пустой факс, если вставите лист не той стороной. Перед отправкой факса убедитесь в правильном положении листа.
- В разных факсимильных аппаратах способы подачи бумаги различаются. К счастью, на всех факсах есть отметки, указывающие правильное расположение бумаги. Около зоны подачи бумаги найдите символ в виде листа бумаги с подогнутым углом. Вы увидите, что одна из сторон этого листа чистая, а на другой присутствуют линии.
  - Если линии расположены на стороне с подогнутым углом, в таком случае бумага должна вставляться таким образом, чтобы пустая ее сторона была обращена к вам.
  - Если отогнутый угол пустой, в таком случае лист должен вставляться в факсимильный аппарат с обращенной к вам лицевой частью.
4
Отправляйте факсом материалы правильного формата. Факсимильные аппараты предназначены для работы с листами стандартного размера. Если вы попытаетесь отправить документ нестандартного размера, вам не удастся это сделать Более того, это может привести к застреванию бумаги или даже к повреждению факсимильного аппарата. Если все-таки есть необходимость отправки документа нестандартного размера, следует снять подходящего размера копию при помощи ксерокса и отправлять уже ее, а не оригинал.
- Самым распространенным форматом бумаги для факсов и принтеров является А4 и фирменный бланк.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 2:

Отправка факса

Загрузить PDF

1
Используйте ваш факсимильный аппарат для отправки документа. После выполнения всех вышеописанных пунктов можно приступать к отправке факса. Теперь вставьте бумагу правильной стороной наберите нужный вам номер, после чего нажмите кнопку ”отправить”. Обычно это хорошо заметная и большая кнопка. Поздравляем! Вы отправили факс!
- Вы заметите, как после нажатия кнопки отправки аппарат несколько раз пикнет и немного пожужжит. Это нормально. Таким образом факсы осуществляют связь друг с другом. Спустя пару минут после удачной отправки факса вы услышите четкий, подтверждающий это сигнал. Если же при отправке появились проблемы и факс не прошел, вы услышите характерный неприятный звук. Теперь вам придется проверить факсимильный аппарат для определения возникшей проблемы.
2
Используйте интернет для отправки факса. Материалы с факса на факс также можно отправлять и с помощью интернета. Существует целый ряд предоставляющих помощь подобного рода компаний, услуги которых, в большинстве случаев, стоят денег. Это может оказаться мудрой инвестицией, но только при том условии, что вы редко отправляете факсы, и поэтому не хотите покупать для этих целей факсимильный аппарат или пользоваться услугами курьерских служб.
- PamFax является отличным сервисом для факсимильной связи посредством Skype. Правда в таком случае вам придется немного заплатить.
- HelloFax — это сервис, который очень хорошо интегрируется с Google Drive и позволяет легко отправлять факсом документы Google Docs. Вам предоставят возможность отправки некоторого количества факсов бесплатно в качестве тестовой услуги, однако в дальнейшем будет взиматься плата.
3
Используйте электронную почту для отправки факса. В зависимости от номера получателя факса, у вас может оказаться возможность бесплатной отправки документа. Но здесь стоит учесть, что такая возможность касается ограниченного количества факсовых номеров и позволяет отправлять информацию в ограниченных объемах.
- Вы можете проверить наличие такой возможности для конкретного номера факса в интернете.^{[1]XИсточник информации}
- Используйте этот шаблон для создания адреса, на который вы будете отправлять электронную почту: “[email protected]”
- Уберите кавычки и измените номер факса (включая код страны и региона), и имя с фамилией (”first” и ”last”) на данные того человека, которому вы отправляете факс.
- Учтите, что таким образом можно передавать только текст. Вы не можете прикрепить к письму файл PDF или какие-либо другие материалы.
Реклама

Советы

Всегда полностью вводите номер, включая код страны и региональный код.
Большинство факсимильных аппаратов поставляются с инструкцией. Изучите ее досконально, прежде чем приступите к действиям.

Предупреждения

При отправке конфиденциальной информации следует учитывать тот факт, что ЛЮБОЙ сможет прочитать печатающийся на принимающей стороне факс. Перед отправкой дважды проверьте номер, и убедитесь в том, что именно получатель находится возле факса.