Как написать еженедельный отчет

Еженедельные отчеты могут требоваться в разных случаях: на предприятиях розничной торговли, в процессе исследования, при прохождении практики или стажировки. Научитесь составлять грамотные еженедельные отчеты, чтобы ваш руководитель четко видел, как продвигается ваша работа.

Часть 1

Часть 1 из 3:

Правила подачи информации

Загрузить PDF

1
Определите цель составления отчета. Еженедельные отчеты могут являться частью рабочих или учебных обязанностей, но нельзя сказать, что отчет состаяляется лишь ради выполнения этих обязанностей. Определите функции, которые призван выполнять еженедельный отчет, чтобы знать, какую информацию в нем отразить и чему уделить особое внимание.^{[1]XИсточник информации}
- Как правило, отчет призван информировать руководителей о текущем положении дел или помогать им в принятии решений.
- Например, если вы менеджер в розничной сети, то от вас могут требоваться отчеты с итоговыми показателями продаж за неделю. По таким отчетам начальник способен оценить эффективность труда сотрудников, корректировать цены и анализировать заказы.
- Отчеты по исследовательскому проекту, стажировке или учебной практике позволяют продемонстрировать вашему научному руководителю, насколько продвинулась ваша работа, поделиться важными достижениями или открытиями.
2
Определите, кому адресован ваш отчет. Невозможно составить грамотный отчет, если не знать, кому он будет предназначен и для какой цели. Только так можно понять, какая информация представляет наибольшую ценность.^{[2]XИсточник информации}
- Знание целевой аудитории позволяет грамотно организовать структуру отчета и использовать подходящий язык. Например, отчет для учащихся начальной школы будет совершенно не похож на текст, предназначенный для руководителей крупной корпорации.
- Также важно понимать, какие моменты уже известны потенциальному читателю, а какие вопросы необходимо прояснить или предоставить дополнительные источники. Например, создавая отчет по правовым вопросам, который предназначен для коллегии адвокатов, вам совершенно не нужно предоставлять подробное пояснение действующих законов. С другой стороны, такие пояснения необходимы, если отчет предназначен для руководителей без юридического образования.
- Если отчет составляется в связи со стажировкой, исследованием или другой частью учебного процесса, то важно понимать, что ваша аудитория — это не преподаватель или научный руководитель, даже если вы сдаете отчет именно им. Сосредоточьтесь на сути проекта и конкретной области знаний, чтобы понять, что представляет собой ваш читатель.
3
Располагайте информацию в порядке важности. Хотя отчет следует писать лаконично и по существу, даже в этом случае его могут прочесть не полностью. По этой причине самые важные данные с итогами и выводами следует располагать в начале текста.^{[3]XИсточник информации}
- Например, если необходимо сравнить и сопоставить три разные торговые марки оборудования и порекомендовать оптимальный вариант, то начинайте с итогов, а затем поясните свой выбор.
- Как правило, первая страница отчета представляет собой краткий обзор результатов, выводов и рекомендаций. Подробные пояснения должны содержаться в основном тексте документа, чтобы в случае необходимости читатели могли понять причины таких выводов.
4
Осознайте типичную «судьбу» отчета. В большинстве случаев еженедельные отчеты необходимы для учета и делопроизводства, поэтому они просто подшиваются и попадают в архив. Лучше сразу осознать, что отчеты крайне редко читают от начала и до конца.^{[4]XИсточник информации}
- Данный факт не является поводом лениться или писать отчет как попало. Ваши отчеты отражают ваше отношение к работе и ваши качества как сотрудника или студента. На небрежно составленный отчет наверняка обратят внимание, и слова «Я знал, что вы не будете его читать» точно не станут достойным оправданием.
- Весь отчет должен быть качественным и грамотным, но особое внимание следует уделить тем частям, которые прочитают скорее всего. К ним обычно относятся краткое содержание и выводы или рекомендации. Уделите им особое внимание.
- Важно понимать, что работодатель может не прочитать отчет вовсе не потому, что ему нет дела или отчет не нужен. Руководители высшего звена всегда крайне заняты, поэтому способны выделять существенную информацию, которая позволяет эффективно принимать решения. Такие лица не станут читать весь отчет, если в этом нет необходимости, но они всегда могут вернуться к нему позже.
Реклама

Часть 2

Часть 2 из 3:

Структура отчета

Загрузить PDF

1
Попросите образец. Во многих компаниях принят стандартный формат еженедельного отчета, а руководители могут привыкнуть получать информацию в определенном виде. Иной формат отчета может стать причиной путаницы.^{[5]XИсточник информации}
- Будьте особо внимательны с отчетами о продажах. Менеджеры привыкают к определенной структуре отчетов и могут найти необходимую информацию с одного взгляда на страницу. Если отойти от принятого формата, то отчет станет практически бесполезным, ведь менеджеру придется перечитать весь текст, чтобы найти необходимые сведения.
- Обратитесь к секретарю и попросите предоставить вам образец, чтобы не изобретать велосипед заново. Часто в компаниях есть шаблон документа со всеми параметрами, включая поля, шрифты, стили таблиц и абзацев.
2
Учитывайте способ подачи отчета. Печатный документ или электронное приложение оформляют совершенно иначе, нежели отчет, который подается в тексте электронного письма.^{[6]XИсточник информации}
- Например, если отчет подается в виде вложения в электронное письмо, то краткое содержание следует включить в текст самого письма. Тогда читателю не придется открывать вложение, чтобы понять основную идею.
- Для печатного отчета обычно необходимо подготовить сопроводительное письмо или титульный лист, чтобы отчет можно было правильно идентифицировать и подшить.
- Вне зависимости от способа подачи отчета важно указать свою фамилию на каждой странице и пронумеровать их в формате «X из Y». Страницы могут легко разделиться, поэтому важно знать, на скольких страницах написан отчет и кто автор документа.
- Всю необходимую информацию можно указать в верхнем колонтитуле. Например, напечатайте в нем: «Отчет о продажах, Иванов Петр Аркадьевич, неделя 32, страница 3 из 7».
3
Приложите краткое содержание. Краткое содержание отчета обычно умещается в пару абзацев, а каждый раздел передается одним-двумя предложениями. Суть в том, чтобы руководителю было достаточно прочитать лишь краткое содержание и, если ваши выводы совпадают с его предположениями по данному вопросу, предпринять действия без необходимости читать весь отчет.^{[7]XИсточник информации}
- Важно, чтобы краткое содержание было написано четким, доступным и лаконичным языком. Не используйте профессиональный жаргон и специальные термины, которые требуют пояснений, даже если читатель хорошо разбирается в отраслевой терминологии.
- Краткое содержание составляется после завершения остальных элементов отчета. Невозможно кратко резюмировать абзацы, которые еще не написаны, даже при наличии подробного плана. Во время работы многое может измениться.
4
Продумайте структуру абзацев и разделов. Определитесь с форматом и оставьте план разделов отчета, который будет соответствовать поставленным задачам.^{[8]XИсточник информации}
- План должен быть логичным, разделы должны последовательно перетекать один в другой. Также учитывайте, кто будет потенциальным читателем отчета.
- Как правило, отчет состоит из краткого содержания, введения, выводов и рекомендаций, данных и пояснений, а также списка источников. Расширенные отчеты можно дополнить приложениями с важными данными и оглавлением, но еженедельные отчеты обычно не бывают такими длинными.
- Каждый раздел должен затрагивать один вопрос. Каждый абзац в рамках раздела описывает одну идею. Так, если раздел еженедельного отчета о продажах называется «Популярные бренды одежды для детей», то каждому бренду следует уделить один абзац. Если нужно отдельно указать одежду для мальчиков и девочек, используйте подразделы (с подходящими подзаголовками) для каждого бренда, внутри которых отведите один абзац одежде для мальчиков и один — одежде для девочек.
5
Создайте титульный лист или сопроводительное письмо. Для кратких отчетов титульный лист не требуется, но подробный отчет следует снабдить отдельным листом с указанием автора отчета и кратким описанием задачи.^{[9]XИсточник информации}
- Титульный лист отличается от краткого содержания, поскольку фактически содержит только те сведения, которые нужны для правильной регистрации и подшивки отчета.
- В организации может существовать стандартный шаблон титульного листа для еженедельных отчетов. В таком случае следуйте установленным правилам.
- На титульном листе следует указать название или описание отчета (например, «Еженедельный отчет о продажах»), фамилию составителя и всех соавторов, название компании, дату составления или подачи отчета.
Реклама

Часть 3

Часть 3 из 3:

Убедительные слова и формулировки

Загрузить PDF

1
Придумывайте грамотные заголовки и подзаголовки. Эти элементы отчета позволяют читателю быстро находить необходимые разделы и дополнительную информацию, которая поможет понять выводы и рекомендации.^{[10]XИсточник информации}
- Заголовки и подзаголовки разделов должны точно и понятно описывать содержимое.
- Например, в еженедельном отчете о продажах можно использовать разделы «Тенденции в женской одежде», «Тенденции в мужской одежде» и «Популярные бренды детской одежды». Затем в рамках каждого раздела можно выделить подразделы, названия которых будут отражать четкие тенденции или названия популярных брендов.
- Используйте одинаковы грамматические конструкции для всех заголовков, чтобы отчет выглядел логичным и последовательным. Например, если первый заголовок сформулирован как «Лучшие товары из мужской коллекции», то следующий заголовок должен быть «Лидирующие позиции в женской одежде», а не «Выявляем показатели продаж товаров для женщин».
2
Используйте простые и понятные предложения. Ваш отчет должен состоять из предложений со простой структурой «подлежащее, сказуемое, дополнение», чтобы ясно выражать ваши мысли и демонстрировать вашу уверенность в сделанных выводах и рекомендациях.^{[11]XИсточник информации}
- Перечитайте черновой вариант и вычеркните все лишние слова. В каждом предложении найдите исполнителя действия и поместите его перед глаголом. Схематически предложения должны иметь вид «кто делает что».
- Избавьтесь от избыточных слов и словосочетаний вроде «на сегодняшний день», «с той целью, чтобы» или «на предмет наличия».
- Такой стиль может показаться скучным, но перед вами не стоит задача развлечь читателя. Для отчета гораздо важнее эффективно донести ключевые аспекты и выводы.
3
Делайте объективные и беспристрастные выводы. В отчете нередко нужно предоставить рекомендации, но они должны основываться на фактах, а не личном мнении и ощущениях. Важно убеждать читателя неопровержимыми доказательствами и ясностью мысли.^{[12]XИсточник информации}
- Не используйте прилагательные, а также другие слова и фразы с ярко выраженной позитивной или негативной эмоциональной окраской. Сосредоточьтесь на фактах и здравом смысле.
- Например, в отчете вы рекомендуете повысить в должности одного из менеджеров по продажам. Подкрепите свою рекомендацию фактами, которые продемонстрируют, что человек действительно заслуживает повышения, но не приводите субъективное мнение и не взывайте к эмоциям. «Алина регулярно показывает лучшие результаты, хотя работает лишь 15 часов в неделю» убедительнее, чем «Алина очень приятный человек и всегда старается, хотя вынуждена работать неполную неделю, поскольку ухаживает за пожилой матерью».
4
Используйте убедительные глаголы. Если текст написан в действительном залоге, то действие в предложении выражается одним словом — глаголом. Используйте емкие и убедительные глаголы, которые четко описывают действие.^{[13]XИсточник информации}
- Желательно отдавать предпочтение простым глаголам. Например, «продавать» всегда лучше, чем «реализовывать».
- Иногда необходимы глаголы, выражающие мыслительные процессы — думать, знать, понимать, считать — но в целом они уступают глаголам действия. Попробуйте развернуть свое утверждение и превратить его в действие. Например, вы написали: «Я полагаю, что в последующие месяцы показатели продаж возрастут». Разверните утверждение и очертите причины для такого предположения. Переформулируйте предложение: «Как показывает практика, в сезон праздников продажи увеличиваются. Прогнозирую, что в ноябре и декабре показатели продаж возрастут».
- Текст должен быть ориентирован на действие. Перечитайте отчет, постарайтесь избавиться от лишних предлогов и замените избыточные слова убедительными глаголами. Например, «оказывать помощь» можно заменить на «помогать», а «обеспечивать защиту» — на «защищать».
5
Не используйте страдательный залог. Пассивная форма вычеркивает из предложения субъекта действия, а на первый план выходит объект. В некоторых ситуациях пассивный залог необходим из политических или дипломатических соображений, но чаще всего он делает текст запутанным и туманным.^{[14]XИсточник информации}
- Действительный залог позволяет подчеркнуть исполнителей действия и показывает читателю ответственных лиц. Чтобы оценить важность данного аспекта, представьте, что в газетной статье о пожаре вам попалось такое предложение: «К счастью, всех детей удалось спасти». Необходимо понять, кто же спас этих детей. Если бы предложение имело вид «Учитель физкультуры Иван Сергеев несколько раз возвращался в горящее здание интерната и спас всех детей», то настоящий герой выходит на первый план.
- Также действительный залог позволяет найти ответственного за отрицательные последствия. Фраза «Были допущены некоторые ошибки» заставит работодателя недоумевать, кто же совершил ошибки и кого следует наказать. Если это вы совершили ошибки, признайте ответственность и примите последствия.
- Обращайте внимание на формы глагола «быть», чтобы отыскать предложения с пассивным залогом. Если вам удалось их найти, то определите выполняемое действие и лицо, которое его совершает, после чего измените порядок слов.
6
Используйте наглядные способы выражения данных. Схемы и графики воспринимаются намного проще и располагаются сразу после абзаца с такой информацией (особенно если такие данные содержат большое количество цифр).^{[15]XИсточник информации}
- Выбирайте подходящие визуальные средства, которые упрощают читателю задачу и работают на цель отчета.
- Например, используйте линейный график, чтобы показать рост продаж шерстяных пальто. Такое представление данных гораздо эффективнее таблицы с количеством единиц товара, проданного за каждый месяц, поскольку в таблице читатель вынужден держать в уме все цифры и сравнивать их между собой, чтобы обнаружить тенденции. Одного взгляда на график будет достаточно, чтобы понять суть.
- В первую очередь человек всегда обращает внимание на визуальные элементы. Все графики и схемы должны быть четкими и аккуратными, правильно располагаться на странице. Используйте только те элементы, которые действительно подтверждают ваши выводы и рекомендации.
7
Не используйте жаргон. Каждая отрасль знаний или деятельности имеет свою неизбежную терминологию, а также модные словечки, которые часто используются в книгах и статьях. Иногда они полезны, но в большинстве случаев жаргон лишь мешает четко и грамотно выразить основную мысль.^{[16]XНадежный источникHarvard Business ReviewПерейти к источнику}
- Попробуйте составить список профессиональных жаргонизмов, чтобы не злоупотреблять такими словами в отчете. Завершите работу над текстом и выполните поиск по ключевым словам, чтобы заменить нежелательные лексические единицы.
- Следует понимать, что большое количество модных словечек не покажет читателю, будто вы «в теме», а произведет обратный эффект. Директор и менеджеры часто старше рядовых сотрудников и видели на своем веку немало таких слов. Если злоупотреблять жаргонизмами, то они посчитают, что вы слишком ленивы, плохо разбираетесь в теме или просто хотите произвести впечатление.
- Также лучше не использовать слишком сложные термины. Например, отчет по правовому спору не должен содержать чрезмерного количества заумных юридических формулировок.
8
Исправьте все ошибки. Большое количество опечаток и грамматических ошибок лишь отвлекают читателя и создают отрицательное представление об авторе. Заранее напишите черновик отчета, чтобы у вас осталось время для работы над ошибками.^{[17]XИсточник информации}
- Выполните проверку орфографии и грамматики в текстовой программе на компьютере, однако не нужно полагаться только на автоматические исправления. Такие программы могут пропустить немало ошибок, особенно в похожих словах («печатки» вместо «перчатки»).
- Прочитайте отчет задом наперед, чтобы найти все ошибки. Если вам близка тема отчета, то не заметить ошибку очень просто, ведь мозг может автоматически «додумывать» недостающие в тексте слова или буквы. Прочитайте задом наперед, чтобы воспринимать отдельные слова.
- Читайте отчет вслух, чтобы заметить ошибки и стилистические недостатки. Если не удается прочитать предложение или абзац без запинки, то вероятно, что ваш текст перегружен, и читатель тоже будет сбиваться. Перепишите неудачные предложения.
Реклама