Cómo escribir un informe semanal

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Los informes semanales son comunes en muchos negocios y en el entorno de ventas minoristas, al igual que en los proyectos de investigación y en las pasantías. Escribe un informe semanal sólido, y así tus superiores tendrán una idea clara acerca del tipo de progreso que has alcanzado.

Pasos

Parte 1

Parte 1 de 3:

Organizar tu información

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   Identifica el propósito de tu informe. Si bien es posible que te pidan presentar informes semanales como parte de los deberes de tu trabajo, conservar el trabajo no es el propósito del informe como tal. Determinar por qué tu empleador solicita informes semanales te ayudará a decidir con certeza qué información debe ir contenida en estos y cuáles ítems son los más importantes.

   • Normalmente, se espera que tus informes les permitan a los directivos ponerse al corriente acerca del estado de tus proyectos, o que sean una herramienta de apoyo que les ayude en la toma de decisiones.
   • Por ejemplo, si eres el administrador de una tienda de ventas al por menor, tal vez se te solicite presentar informes semanales que resuman tus ventas por semana. Tu empleador utiliza este informe para evaluar el desempeño, los precios de referencia y las órdenes relacionadas con tu tienda.
   • Si vas a presentar informes semanales en el marco de una pasantía o de un proyecto de investigación, el propósito es mostrarle a tu empleador o instructor qué tanto progreso has alcanzado y tener la opción de compartir cualquier avance o descubrimiento importante.
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   Determina quién leerá tu informe. La identificación de tu audiencia es crucial para planificar tu informe. Al desconocer quién leerá tu informe (y el porqué), no tienes manera de saber qué información es la más importante.

   • La identificación de tu audiencia también te ayuda a entender de qué manera debes escribir el informe y qué tipo de lenguaje utilizar. Por ejemplo, escribirías un informe completamente diferente si tu audiencia fuera un grupo de niños de cinco años, comparado a si lo estuvieras escribiendo para ejecutivos de una compañía grande.
   • También te harás una mejor idea acerca de lo que conoce tu audiencia de antemano y qué deberás explicar en mayor detalle o dónde deberás proveer fuentes adicionales. Por ejemplo, si vas a escribir un informe semanal acerca de un asunto legal y este será leído por un grupo de abogados, no hay necesidad de brindar un resumen detallado acerca de la Ley. Sin embargo, dicho resumen podría ser requerido si fueras a escribir acerca del mismo tópico para ejecutivos o administradores sin formación en asuntos jurídicos.
   • Si tu informe es requerido durante una pasantía, proyecto de investigación u otra actividad académica, ten presente que tu audiencia no es tu profesor o instructor, inclusive si es a él a quien se lo entregarás. Para encontrar a tu audiencia en este contexto, enfócate en la naturaleza de tu proyecto y de tu disciplina como un todo.
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   Dales prioridad a los puntos clave de tu informe. Si bien debes mantener tu informe tan conciso como sea posible, aun así, es probable que tu audiencia no lea la totalidad de este. Atendiendo a esto, tienes que ubicar la información más importante, o los resultados finales, al comienzo de tu informe.

   • Por ejemplo, si el propósito de tu informe es comparar y contrastar diferentes marcas de equipos y recomendar la que consideras sería la mejor para el uso por parte de la compañía, tu conclusión debería estar al principio. Posteriormente, puedes seguir con la explicación del porqué.
   • Por lo general, el objetivo es que la primera página de tu informe consista en un resumen de resultados, recomendaciones o conclusiones. Emplea el resto del informe para profundizar y los lectores avanzarán en el documento si lo sienten necesario o desean ampliar la comprensión que poseen acerca de tus hallazgos.
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   Sé cuidadoso con el "destino" típico de tu informe. En la mayoría de los casos, los informes semanales son requeridos para cumplir con propósitos de registro de archivos y serán gestionados de acuerdo con esto. No es común que un informe semanal sea leído de principio a fin en la mayoría de contextos y no debes esperar que vaya a serlo.

   • De todas maneras, no te apoyes en esto como excusa para falsificar tu informe o transformarlo en un trabajo descuidado de baja calidad. Tu informe debe ser un reflejo de ti y de tu ética laboral. Un informe descuidado tiene una alta probabilidad de ser notado, y repetirte “sabía que no lo iban a leerlo” no es excusa para hacer un producto laboral mediocre.
   • A la vez que quieres un informe de alta calidad y bien escrito en su totalidad, enfócate especialmente en las secciones del informe que serán probablemente las más leídas por tu audiencia. Por lo general, estas secciones son tu resumen ejecutivo y tus conclusiones o recomendaciones. Estas deben ser impecables.
   • Ten presente que tu empleador no deja de leer tu informe porque no tiene interés sobre este o porque carezca de importancia. Las personas que se encuentran en altos cargos administrativos o ejecutivos permanecen muy ocupadas y son hábiles en recopilar la información que necesitan para hacer una eficiente toma de decisiones. Ellas no leerán completo el informe a menos que tengan que hacerlo, pero lo conservarán dado el caso que quieran devolverse a leerlo nuevamente.
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Parte 2

Parte 2 de 3:

Dar formato a tu reporte

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   Solicita muestras. Muchas compañías tienen un formato estándar para la elaboración de los informes semanales y los administradores o ejecutivos pueden estar acostumbrados a recibir la información de esa manera. Emplear un formato diferente puede causar frustración y confusión.

   • Esto es especialmente importante con los informes de ventas. Los administradores se acostumbran a ojear los reportes y a conocer en qué parte de la página se encontrará una cifra o dato. Si utilizas un formato diferente, tu informe será virtualmente inservible para ellos porque se verán obligados a leerlo en detalle con tal de encontrar la información que necesitan.
   • Conversa con los asistentes del área administrativa para que te enteres si existe un formato que puedas utilizar a la hora de diligenciar el informe, de esta manera no tienes que crearlo desde cero en la aplicación de procesamiento de texto que emplees. Muchas compañías tienen un archivo del formato que contiene las configuraciones correctas, considerando márgenes, tablas, estilo de párrafo y fuentes.
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   Ten en cuenta el método de entrega. Si imprimes un documento en papel o si lo entregas de manera digital como archivo adjunto, deberás darle a tu informe un formato diferente a cuando este simplemente se encuentra incluido en el cuerpo de un correo electrónico.

   • Por ejemplo, si envías tu informe como un adjunto en un correo electrónico, debes incluir tu resumen ejecutivo en el cuerpo del correo. De esta manera, el lector no tiene que abrir el adjunto para entender el aspecto principal de tu informe.
   • Si entregas un informe en físico, es más probable que tendrás que incluir una carta de presentación o página de título para que de esta manera tu informe pueda ser adecuadamente identificado y archivado.
   • Sin importar de qué manera entregas el informe, asegúrate de que tu nombre esté incluido en todas las páginas y de que todas ellas estén numeradas en formato "X de Y". Las páginas deben ser fácilmente separables y quienes lo lean deben poder juzgar con una sola mirada si allí se encuentra el informe completo y quién lo elaboró.
   • Puedes incluir de manera sencilla toda la información requerida a modo de encabezado en cada una de las páginas. Por ejemplo, tu encabezado podría decir "María Pérez, Informe de ventas, Semana 32, Página 3 de 7".
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   Incluye un resumen ejecutivo. El resumen ejecutivo es un breve resumen del informe completo, generalmente compuesto por uno o dos párrafos, con un par de oraciones provenientes de cada sección de tu informe. La idea general es que los ejecutivos puedan leer este resumen y, teniendo en cuenta que este se ajuste a las expectativas originales con respecto al asunto a tratar, ellos puedan tomar medidas sin tener que seguir leyendo.

   • Para la elaboración del resumen ejecutivo, es de especial importancia emplear un lenguaje claro y conciso que sea fácil de entender. Evita jergas o términos especializados que requieran cualquier explicación, incluso si sabes que tu audiencia es bien versada en esos términos.
   • Escribe el resumen ejecutivo de último, después de que hayas completado todas las otras secciones de tu informe. Al fin y al cabo, no puedes resumir algo que no ha sido escrito aún. Así tengas una estructura a partir de la cual planeas escribir tu informe, muchas cosas pueden variar durante el proceso de escritura.
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   Provee una estructura a tus párrafos y secciones. Una vez que hayas comprendido el formato en el que tu informe será presentado, diseña una estructura para las secciones que lo conformarán que sea consistente con el propósito de tu informe.

   • Revisa la estructura que planteas para asegurarte de que fluya de manera lógica de una sección a la siguiente y cerciórate de que esté diseñada a la medida de la audiencia específica que lo leerá, la cual identificaste previamente.
   • Por lo general tu reporte incluirá un resumen ejecutivo, una introducción, conclusiones y recomendaciones, hallazgos y discusión, y una lista de referencias. Puedes incluir anexos que contengan datos relevantes, al igual que una tabla de contenidos cuando el informe es más extenso; sin embargo, normalmente los reportes semanales poseen una corta extensión.
   • Cada sección de tu informe aborda un tema en particular. Dentro de esa sección, cada párrafo discute acerca de una única idea. Por ejemplo, si tienes una sección en tu informe semanal de ventas titulada “Marcas populares para niños”, puedes tener un párrafo dedicado a cada marca. Si haces una distinción entre ropa para niños y niñas, puedes tener subsecciones (identificadas con los subtítulos adecuados) para cada una de las marcas, después de un párrafo donde discutes acerca de la ropa para niños ofertada por esa marca tendrías otro donde discutes acerca de la ropa ofertada para niñas.
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   De ser necesario, crea una pequeña página o una carta de presentación. Es posible que los informes más cortos no requieran una página pequeña separada; sin embargo, los informes más largos deben tener una página que te identifique como el redactor y que describa brevemente el propósito de este.

   • La hoja de presentación es diferente al resumen ejecutivo y en esencia incluye la información necesaria para satisfacer los propósitos administrativos de tal manera que el informe pueda ser archivado adecuadamente.
   • Es posible que tu empleador tenga una hoja de presentación específica que sea requerida para los informes semanales. Si ese es el caso, asegúrate de que utilizas el formato adecuado.
   • Como mínimo, tu hoja de presentación debe incluir el título o descripción de tu informe (como “Informe semanal de ventas”), tu nombre y el de cualquier otro colaborador que aportó a la elaboración del informe, el nombre de la compañía y la fecha en la que finalizaste o entregaste el informe.
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Parte 3

Parte 3 de 3:

Usar un lenguaje potente

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   Crea títulos y subtítulos efectivos. Tus títulos y subtítulos le permiten al lector encontrar rápidamente en tu informe secciones específicas que les sea de interés o acerca de las cuales quieran leer para manejar una mayor información general sobre tus conclusiones o recomendaciones.

   • Cerciórate de que tus títulos y subtítulos describan el contenido presente en esa sección o subsección de manera directa y con exactitud.
   • Por ejemplo, si estas diseñando un informe de ventas semanales, podrías incluir secciones que aborden tópicos como “Tendencias en ropa femenina”, “Tendencias en moda masculina” y “Marcas populares para niños”. Dentro de esas secciones, podrías poner subtítulos con tal de destacar tendencias particulares o marcas populares.
   • Utiliza la misma construcción gramatical para todos los títulos de modo que tu informe sea lógico y coherente. Por ejemplo, si el primer título es "Establecimiento de una posición inicial en moda masculina”, entonces el segundo título debe ser "Marcando el paso en ropa femenina”, no algo como “Cifras de venta en el área de mujeres”.
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   Escribe empleando oraciones claras y simples. Una escritura concisa con oraciones estructuradas en el orden estándar “sujeto-verbo-objeto”, demuestra claridad de pensamiento y les proporciona credibilidad a tus recomendaciones y conclusiones.

   • Después de que hayas elaborado la primera versión de tu informe, realiza una lectura atenta de este y deshazte de todo lenguaje innecesario. Encuentra la acción de cada frase y pon a quien la realiza junto al verbo. Piensa acerca de cada oración como si dijera "quién hace qué".
   • Borra las redundancias y ve directo al grano evitando el uso de frases como "a pesar de", "con el propósito de que" o "con el fin de".
   • Puedes pensar que este estilo de escritura es aburrido, pero el objetivo de tu informe semanal no es el de entretener. Este estilo hará que te entiendan y que la información sea transmitida a tus lectores de una manera más efectiva.
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   Mantén tu escritura objetiva e imparcial. A pesar de que hagas recomendaciones, estas deben basarse en evidencia factual, no en opiniones ni sentimientos. Convence a tus lectores con hechos bien sustentados y escritos con claridad.

   • Evita los adjetivos y otras palabras y frases recargadas que tienen connotaciones negativas o positivas. En vez de esto, enfócate en elaborar argumentos basados en hechos.
   • Por ejemplo, supón que en tu informe semanal de ventas estás recomendando ascender a uno de tus representantes de ventas. Respalda esa recomendación con hechos que demuestren el mérito del empleado en lugar de hacerlo con detalles subjetivos o apelando a emociones. "María constantemente realiza las ventas más altas en nuestra tienda, a pesar de que solamente trabaja 15 horas a la semana” es mejor que "María es la persona más amable que forma parte de mi personal y siempre hace un esfuerzo extra, a pesar de que se vio obligada a limitar sus horas laborales para cuidar de su madre convaleciente”.
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   Usa verbos fuertes. Cuando escribes en voz activa, tienes una palabra que le dice al lector qué acción está ocurriendo en la oración: el verbo. Usa verbos cortos y fuertes que describan claramente la acción que está sucediendo.

   • Elige verbos que son simples. Por ejemplo, “usar” es mejor que “utilizar”.
   • Los verbos que describen procesos de pensamiento (pensar, conocer, entender, creer) algunas son veces necesarios, pero generalmente son menos robustos que los verbos que describen una acción. Tendrías que profundizar en tu afirmación y esclarecerla para que pueda dar lugar a que se produzca una acción. Por ejemplo, supón que escribes "Creo que nuestras ventas aumentarán en los próximos meses". Esclarece esa afirmación y descubre por qué crees eso. Posteriormente, podrás escribir una oración que conlleve a una acción por el estilo de "Históricamente, las ventas aumentan durante la temporada de vacaciones. Pronostico que las ventas aumentarán en noviembre y diciembre”.
   • Con tal de mantener tu escritura orientada a la acción, revisa tu informe y procura eliminar preposiciones y reemplazar con verbos fuertes las palabras con la terminación -ión. Por ejemplo, “consenso de opinión” puede ser simplemente “consenso” y si alguien “brinda protección” es más fuerte decir simplemente que esa persona “protege”.
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   Evita la voz pasiva. Cuando escribes en voz pasiva, le restas énfasis a quien ejecuta la acción y enfatizas el objeto sobre el cual recae esa acción. En algunos casos esto es necesario debido a razones políticas o diplomáticas, pero con mayor frecuencia, esto genera una escritura enredada y confusa.

   • La voz activa le da crédito a aquellos que realizaron la acción y le muestra al lector del informe quién es responsable por esa acción. Para entender por qué esto es importante, imagina que estuvieras leyendo un artículo acerca de un incendio destructivo que dice “Por fortuna, todos los niños fueron salvados”. La identidad de la persona (o personas) que salvaron a los niños es importante. Si la oración dijera "El pastor local Pedro García ingresó al orfanato una docena de veces y rescató a los niños", ahora sabes quién merece el crédito por haber sido un héroe bajo aquellas circunstancias.
   • La voz activa es importante para asumir la responsabilidad de acciones que podrían tener consecuencias negativas. Si escribes en tu informe "Se cometieron errores", tu empleador querrá conocer quién cometió esos errores para que puedan ser debidamente sancionado. Si tu cometiste errores, admitir y asumir la responsabilidad sobre ellos, contribuirá en gran medida a fomentar la confianza en ti.
   • Para ubicar y eliminar la voz pasiva de tu texto, busca los verbos “ser” y “estar”. Cuando los encuentres, identifica la acción en la oración, analiza quién realiza la acción y reubícalo al principio o en el medio.
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   Transmite información empleando elementos visuales. Las tablas y gráficas son mucho más fáciles de leer y seguir que un párrafo que provee la misma información, en particular si la información que transmites está constituida por muchos números.

   • Elige el elemento visual apropiado para transmitir la información a tu lector de tal manera que sea de ayuda para ellos y refleje el propósito de tu informe.
   • Por ejemplo, puedes elegir una gráfica de líneas para demostrar la tendencia al alza en las ventas de abrigos de lana. Esta forma de presentar la información será más efectiva que mostrar el mismo alza en ventas en una tabla donde se muestra el número de abrigos de lana vendidos cada mes, porque la tabla obligará al lector a mirar todos los números, a compararlos y a reconocer que estos estaban incrementando su valor. Todo esto puede hacerse con una simple mirada a las líneas de la gráfica.
   • Ten presente que los ojos se ven atraídos hacia los elementos visuales. Asegúrate de que estos elementos tengan un aspecto organizado y esmerado, y de que se encuentren bien ubicados en la página. Solamente incluye elementos visuales si estos son esenciales para tus recomendaciones o conclusiones.
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   Elimina la jerga. Cada industria o disciplina académica posee ciertos términos que dan la impresión de no ser intercambiables por otros más comunes, al igual que palabras de moda que adquieren su popularidad a partir de libros o artículos famosos. Si bien ocasionalmente estas palabras pueden ser de utilidad, por lo general no brindan un valor adicional y fallan en transmitir tu mensaje de manera efectiva.

   • Escribir una lista de palabras de moda comunes en la industria puede ser útil para asegurarte de que no las uses en exceso en tus informes. Cuando tu informe esté completo, puedes simplemente buscar en el documento a aquellas palabras y reemplazarlas en la medida que sea necesario.
   • Ten presente que, para tu lector, el uso excesivo de palabras de moda no le demuestra que estás “al tanto” acerca de tu campo en particular; de hecho, todo lo contrario. Por lo general, los ejecutivos y administradores son de mayor edad y han sido testigos de los ires y venires de cientos de estas palabras a lo largo del tiempo. Úsalas con demasiada frecuencia y ellos asumirán que te domina la pereza, que realmente no sabes de qué estás hablando o que simplemente estás intentando impresionarlos.
   • De igual forma, también debes evitar el uso de términos demasiado complicados. Por ejemplo, solo porque estás escribiendo un informe que resume un asunto legal no significa que tengas que condimentarlo con grandes cantidades de jerga jurídica.
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   Haz una revisión cuidadosa. Si tu informe está lleno de errores tipográficos y gramaticales, distraerá a tu lector y reflejará una imagen negativa sobre ti. Diseña bien tu informe antes de elaborar la versión de entrega, de modo que tengas tiempo suficiente para asegurarte de revisarlo cuidadosamente.

   • Ejecuta una revisión de gramática y ortografía en tu aplicación de procesamiento de texto, pero no dependas de ellas por completo. Estos programas van a pasar por alto muchos errores, especialmente errores de tipografía que resultan en errores homofónicos (tal como escribir “cerrar” cuando lo que quieres decir es "serrar").
   • Hacer la revisión cuidadosa de tu informe desde el final al principio es una buena manera de asegurar que no estés pasando errores por alto. En especial si estás familiarizado con lo que tienes pensado escribir, podrás detectar más eficientemente errores tales como la omisión de palabras, porque normalmente lo que sucede en estos casos es que tu cerebro llena de forma automática los vacíos y eso puede hacer que no los notes. Esto no sucederá si lees partiendo desde el final y avanzas hacia el principio.
   • Leer tu informe en voz alta es otra buena manera de detectar errores y de facilitar la edición de estilo. Si percibes que te tropiezas a medida que lees una oración o párrafo en particular, es probable que esa porción del informe sea de difícil lectura, lo que hará que tu audiencia también tropiece mentalmente. Reelabora las secciones complicadas para que, de esa manera, fluyan mejor.
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