Prioriteiten stellen

Soms lijkt het wel of de hele wereld je overweldigt. Je taken voor je werk en school blijven zich maar opstapelen, evenals huishoudelijke taken en verantwoordelijkheden en je verplichtingen naar vrienden en familie. Het lijkt wel of sommige dagen gewoon niet uit genoeg uren bestaan. Als je leert om op een effectieve manier prioriteiten te stellen kan dit je helpen om efficiënter te werk te gaan, tijd en energie te besparen en stress te voorkomen. Leer hoe je je taken in afzonderlijke categorieën en moeilijkheidsgraden op kunt delen en pak ze aan op een professionele manier.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Een to-dolijst maken

Pdf downloaden

1
Kies een tijdsperiode waarvoor je een lijst wilt maken. Heb je een bijzonder drukke week voor de boeg? Een volle dag? Misschien word je gek van het nadenken over alles wat je nog moet doen voor het eind van het jaar. Wat je taken en bezigheden ook zijn, kies een tijdsperiode uit voor de to-dolijst die je wilt maken, om je te helpen prioriteiten te stellen en je stress om te zetten in zinvolle acties.^[1]XBron
- Onder je doelen op de korte termijn vallen vaak verschillende soorten taken. Het kan zijn dat je verschillende taken hebt die je voor je werk voor het eind van de dag af moet maken, evenals boodschappen die je moet doen voordat je weer naar huis gaat of verschillende klusjes die je in huis moet uitvoeren. Het kan zijn dat je een lijst hebt van zaken die stress veroorzaken, alle taken die je in de komende paar uur moet afmaken.
- Onder je doelen op de lange termijn kunnen grotere doelen vallen die je op moet delen in meerdere stappen en waarvoor je ook prioriteiten moet stellen. Misschien zet je op je to-dolijst voor de langere termijn wel iets als het vinden van en het aanmelden voor een vervolgopleiding. Dit doel omvat veel verschillende kleinere taken. Het simpelweg opdelen van dit doel in meerdere stappen zal het proces echter eenvoudiger voor je maken en het verhelderen.
Deel je werk op in verschillende taken en schrijf precies op wat je moet doen in de volgorde dat dit je te binnenschiet. Selecteer alle taken die je binnen die bepaalde tijdsperiode moet uitvoeren die je nu zo'n stress oplevert - of ze nu groot of klein zijn - en maak er een lijst van. Zet op je lijst alle projecten die je moet afronden, beslissingen die je moet nemen en de boodschappen die je moet doen.
3
Deel alle taken in in verschillende categorieën. Het kan helpen als je al je taken in aparte categorieën opdeelt en daarmee in feite verschillende to-dolijsten maakt voor de verschillende onderdelen van je leven. Je kunt een categorie maken voor alle huishoudelijke klussen, evenals een andere categorie voor alle taken voor je werk of projecten voor school. Als je een druk sociaal leven hebt, dan kan het zijn dat je tijdens het weekend veel bezigheden hebt waar je je ook op moet voorbereiden en prioriteiten voor moet stellen. Maak voor elke categorie een aparte lijst.
- Als het je helpt om één overzicht te hebben van al je taken, dan kun je erover nadenken om één complete to-dolijst te maken van alle huishoudelijke klussen en verantwoordelijkheden, verplichtingen op je werk en de nodige dingen die je moet doen voor je sociale leven. Als je je overweldigd voelt, dan kan het helpen om al je taken naast elkaar op papier te zetten, zodat je begint te zien hoe belangrijk sommige afzonderlijke taken zijn vergeleken met andere taken.^[2]XBron
4
Zet de taken op je lijst in de juiste volgorde. Bedenk welke taken op je lijst het meest belangrijk of het meest urgent zijn en herschrijf je lijst met die taken bovenaan. Het hangt allemaal van jou en de onderwerpen op je lijst af. Je kunt dus besluiten dat activiteiten voor school belangrijker zijn dan taken voor je werk of andersom.
- Als alle taken op je lijst even belangrijk en noodzakelijk zijn, breng dan geen volgorde in je lijst aan en werk je taken in een willekeurige of alfabetische volgorde af. Zolang je je maar actief bezighoudt met het afwerken en afstrepen van taken op je lijst, is het enige dat telt dat je dingen gedaan krijgt.
5
Bewaar de lijst op een zichtbare plek. Hang of leg je lijst op een zichtbare plek neer zodat je het kunt gebruiken als geheugensteuntje voor de taken die je nog af moet ronden. Dit geldt voor alle lijsten die je voor de lange termijn opgesteld hebt. Houd je actief bezig met het afstrepen of afvinken van taken nadat je ze afgerond hebt.
- Als je een fysieke lijst hebt op een vel papier, hang deze dan op een plek neer waar je vaak kijkt, zoals de deur van de koelkast, een prikbord vlakbij de voordeur of de muur van je kantoor.
- Je kunt ook een lijst op het bureaublad van je computer openhouden terwijl je aan andere dingen werkt. Zo kun je dit vers in je geheugen houden en taken verwijderen wanneer je ze afgerond hebt.
- Post-its zijn erg geschikt om in je huis op te hangen als geheugensteuntje. Als je een blaadje op je televisiescherm plakt dat je eraan herinnert dat je nog aan je essay moet werken, dan zul je eraan denken om de belangrijke taken aan te pakken in plaats van je tijd te verdoen met iets dat minder productief is.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Je taken rangschikken

Pdf downloaden

1
Bepaal hoe belangrijk elke taak is. Wat zijn de belangrijkste taken op je lijst? Over het algemeen zou je kunnen bepalen dat taken voor werk of school belangrijker zijn dan sociale verplichtingen en huishoudelijke klussen, maar er kunnen bepaalde uitzonderingen zijn. Je moet bijvoorbeeld ook eten en douchen, alhoewel je nog wel een dag zou kunnen wachten om de was te doen terwijl je eerst een belangrijke taak voor je werk afrondt.
- Stel enkele verschillende niveaus vast om de diverse taken en normen op je lijst te rangschikken. Drie zou een goed aantal kunnen zijn. De beste en eenvoudigste manier om de taken op je lijst te rangschikken naar hoe belangrijk ze zijn is om te kiezen voor categorieën als Hoog, Gemiddeld en Laag. Wees verstandig bij het bepalen.
2
Bepaal hoe urgent elke taak is. Neem daarbij naderende deadlines in overweging, evenals je vermogen om die deadlines aan te houden. Welke taak moet je het eerst afgerond hebben? Welke taken moet je voor het eind van de dag afmaken? Voor welke taak kun je nog wel wat meer tijd uittrekken?
- Het is belangrijk om ook de tijd die het je kost om elke taak af te ronden in overweging te nemen. Misschien kun je zelfs een vaste tijd aan bepaalde taken toewijzen. Als je het belangrijk vindt om elke dag te sporten maar je hebt een grote hoeveelheid werk te doen, stel dan een limiet in van een half uur om te sporten en probeer dit ergens in je dag in te passen.
3
Bepaal hoeveel moeite elke taak je kost. Het is misschien noodzakelijk dat je iets naar het postkantoor brengt voor het eind van de dag, maar dit is geen uitzonderlijk moeilijke taak. Rangschik alle taken op je lijst naar hoe moeilijk ze zijn. Zo weet je waar je een taak op je lijst moet plaatsen in vergelijking met andere taken.
- Het kan effectief zijn om moeilijkheidsgraden te gebruiken als Moeilijk, Gemiddeld en Gemakkelijk om de taken te ordenen, in plaats van de taken met elkaar te vergelijken en aan de hand van elkaar te rangschikken. Maak je geen zorgen als je de taken al op volgorde zet voordat je elk punt op je lijst een moeilijkheidsgraad toegekend hebt. Doe datgene dat het beste voor je werkt.
Zet bovenaan de lijst de belangrijkste en meest urgente taken die je de minste inspanning kosten. Zo kun je zo efficiënt mogelijk werken in de door jou vastgestelde tijdslimiet.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

De lijst aanpakken

Pdf downloaden

1
Voer één taak tegelijk uit en werk door totdat de taak helemaal afgerond is. Het is moeilijk om de lijst af te werken door selectief te werk te gaan en van elke taak een klein beetje te doen. Na enkele uren ziet je lijst er nog steeds zo uit als nu: onafgewerkt. In plaats van steeds een klein beetje te doen van elke taak, moet je aan één taak werken totdat je deze helemaal afgerond hebt en dan na het nemen van een korte pauze aan de volgende taak beginnen. Begin niet aan andere taken op je lijst totdat je de eerste en belangrijkste taken hebt afgerond.
- Je kunt ook taken van meerdere lijsten opzoeken die je misschien op een effectieve manier kunt combineren. Ook al is het misschien geen goed idee om je aantekeningen voor wiskunde te bestuderen en tegelijkertijd een opstel voor geschiedenis te schrijven, je kunt wel de was doen en wachten tot je kleren droog zijn terwijl je studeert. Zo bespaar je tijd terwijl je toch belangrijke taken af kunt ronden.^[3]XBron
2
Bepaal welke taken je aan anderen over kunt laten en welke je kunt overslaan. Als het internet bij je thuis niet meer werkt, dan kan het aanlokkelijk zijn om naar de bibliotheek te gaan en informatie op te zoeken over draadloze netwerken zodat je het probleem zelf kunt opsporen. Maar dit kun je niet doen als je het avondeten nog klaar moet maken, twintig opstellen moet beoordelen voor de volgende ochtend en nog vijftig andere dingen moet doen. Is het misschien beter om in plaats daarvan je internetprovider te bellen?
- Het is prima als je besluit dat een taak gewoon je tijd niet waard is, of dat het overlaten van een taak aan iemand anders voor een bepaalde prijs beter is dan de tijd die je er zelf aan zou besteden. Je kunt zelf nieuw, duur ijzerdraad kopen voor je afrastering of je kunt je eigen draad halen van de schroothoop, waar je meerdere uren moeizaam door het schroot moet zoeken in de hete zon. Maar als uiteindelijk blijkt dat je hier maar enkele euro's mee bespaart, dan is het waarschijnlijk meer de moeite waard om gewoon nieuw draad in de winkel te kopen.
Als je je tijd zo indeelt dat je aan verschillende soorten taken werkt, blijf je fris tijdens het werken aan je taken en kun je de lijst sneller afronden. Wissel af tussen een lijst met huiswerktaken en een lijst met huishoudelijke taken om zo effectief mogelijk te werken. Neem korte pauzes tussen de taken en rond verschillende taken af. Zo blijf je fris en kun je efficiënt blijven werken.
4
Begin met de minst leuke of de moeilijkste taken. Afhankelijk van je karakter, kan het goed zijn voor je zelfvertrouwen en doorzettingsvermogen als je eerst die taak afrondt waar je het minst naar uitkijkt. Dit is misschien niet noodzakelijk de moeilijkste of belangrijkste taak, maar voor sommige mensen kan het effectief werken om deze taak het eerst af te ronden om zo de gemakkelijkere taken voor een later moment te bewaren.
- Je opstel voor Engels is misschien een stuk belangrijker dan je huiswerk voor wiskunde, maar als je echt een hekel aan wiskunde hebt kun je daar het beste eerst aan gaan werken. Als je er dan vanaf bent kun je alle tijd vrijmaken die je nodig hebt om alleen aan je opstel te werken. Zo kun je je aandacht zonder problemen totaal op je opstel richten.
Het kan zijn dat je in een situatie zit waarin je maar 10 minuten hebt om de nieuwste dvd van Game of Thrones die je besteld hebt, op te halen bij de bibliotheek aan de andere kant van de stad. Hierdoor is het de meest urgente taak op je lijst, maar je kunt die tijd misschien beter besteden door te werken aan je opstel voor Engels dat belangrijker is. Door te wachten heb je jezelf meer tijd gegeven om je dvd op te halen. Morgen heb je er misschien meer tijd voor.
Gefeliciteerd! Neem als je aan je lijst werkt, steeds even een moment om triomfantelijk de afgeronde taak door te strepen, het uit het document op je computer te verwijderen of om de taak op een agressieve manier van het papier te snijden met een roestig zakmes en de snipper papier op ceremoniële wijze te verbranden. Neem even de tijd om jezelf te belonen voor elke kleine prestatie die je behaald hebt. Je bent goed bezig!
Advertentie

Benodigdheden

Potlood
Papier
Markeerstift

Tips

Help en instrueer anderen. Als je eerder klaar bent met je taken, bied je familie en vrienden dan aan om ze te helpen en ze zaken uit te leggen. Je ouders zouden je kunnen belonen met extra zakgeld.
Geef jezelf de tijd om uit te rusten, te ontspannen en jezelf op te laden.
Denk erover om een lange taak op te delen in meerdere kortere taken. Kortere taken zijn minder eng en gemakkelijker af te ronden.
Vraag om hulp. Laat je familie of vrienden een deel van de taken op je lijst uitvoeren.
Gebruik het kladblok of een spreadsheet op je computer. Zo hoef je je lijst niet opnieuw over te schrijven.
Als het om een schoolproject gaat, zet dan de opdrachten die meer punten waard zijn of eerder ingeleverd moeten worden bovenaan aan de lijst.
Voor taken die je meer moeite kosten, moet je waarschijnlijk overwegen om meer tijd in te plannen om ze af te kunnen ronden.
Wees realistisch in wat je in een bepaalde tijdsperiode kunt afronden.
Als je twee taken hebt die even belangrijk of urgent zijn, neem dan de taak in overweging die je de minste moeite kost.
Plan tijd in voor onverwachte taken.
Werk een half uur tot een uur aan een taak. Dit is een redelijke hoeveelheid tijd om je te concentreren voordat je een pauze nodig hebt.
Sla sommige taken over of stel ze uit als ze niet erg belangrijk zijn en ze je veel moeite kosten.

Advertentie

Waarschuwingen

Je eigen veiligheid en die van anderen is de eerste prioriteit bij het uitvoeren van elke taak.
Je privéleven, geluk en integriteit zouden bovenaan je prioriteitenlijst moeten staan.

Advertentie