كيفية ترتيب الأولويات

قد تشعر أحيانًا أن عاتقك يئن من وزن المسؤوليات الملقاة عليه؛ إذ تتراكم عليك متطلبات العمل والدراسة، وأعمال المنزل، والالتزامات الأسرية والعائلية، وواجبات الصداقة؛ فلا ترى في بعض الأيام متسعًا لكل هذا. ولذلك، عليك تعلُّم كيف ترتب أولوياتك؛ لكي تصير أكثر كفاءة في استثمار وقتك، وتوفر من وقتك ومجهودك، وتهدئ من توترك النفسي. تعلم كيف تفصِّل مهامك إلى أقسام محددة، وتحدد درجاتها من الصعوبة؛ كي تتعامل معها كالمحترفين.

جزء 1

جزء 1 من 3:

إنشاء قائمة المهام الخاصة بك

تنزيل المقال

1
حدد الإطار الزمني للقائمة. هل أنت مقبل على أسبوع حافل المتطلبات؟ أم على يوم مزدحم؟ قد يُتلِف أعصابك فرط التفكير في كل تلك الأمور التي ينبغي القيام بها قبل نهاية العام. أيًا كانت طبيعة المهام لديك، قسمها حسب الإطار الزمني المناسب لها بما يسمح لك بالتعامل معها وتحويل التوتر إلى طاقة إيجابية.^{[١]Xمصدر بحثي}
- أهداف المدى القصير. وهذه تتضمن أمورًا من أقسام متنوعة. فقد يتوجب عليك في ذلك اليوم الانتهاء من عدد من الأمور الخاصة بالعمل، وبعض لوازم المنزل قبل العودة إليه، وكذلك بعض الأعمال المنزلية عندما تعود. عندها يمكنك أن تضع قائمة بالمهام المسببة للتوتر التي ترغب في الانتهاء منها خلال الساعات القادمة.
- أهداف المدى البعيد. منها طموحاتك الكبيرة التي ينبغي تقسيمها إلى عدة مراحل يتم ترتيبها بدورها حسب الأولوية. مثلا قد تضع في قائمة الأهداف طويلة المدى "التقديم على منحة دراسية"، ثم تدرج تحتها العديد من الأمور المختلفة التي ينبغي القيام بها. وبمجرد تقسيم الأهداف الكبيرة إلى مكوناتها، يصير الأمر أكثر بساطة وأقل غموضًا.
ابدأ بتفصيل كل ما ينبغي عمله بأي ترتيب يخطر لك. وفيما يخص ما يثير توترك في إطار زمني معين، اكتب كل المهام التي تريد الانتهاء منها فيه- أيًا كان حجمها- في القائمة؛ مثل المشاريع التي يجب تنفيذها، والقرارات التي يجب اتخاذها، والحوائج التي يجب قضاؤها.
3
نظم المهام المطلوب عملها. قد تجد من المفيد تنظيم كل ما ينبغي عمله في أقسام منفصلة؛ أي أن تنشئ قائمة مهام خاصة بكل جانب من جوانب حياتك، كقائمة لأعمال المنزل، وأخرى خاصة بالعمل أو الدراسة. إذا كنت شخصًا اجتماعيًا؛ فستحتاج مثلًا لتنظيم ما تريد عمله في الأجازة الأسبوعية. أنشيء لذلك قائمة خاصة.
- يمكنك كبديل عن ذلك أن تنشيء قائمة موحدة تتضمن أعمال المنزل والدراسة والأمور الاجتماعية؛ إذا كان ذلك يناسبك أكثر. وفي حالة ما طغت عليك كثرة المهام؛ ضعها كلها متجاورة؛ كي يتضح لك أيها أكثر أهمية مقارنة بغيرها.^{[٢]Xمصدر بحثي}
4
رتب القائمة. حدد المهام الأكثر أهمية والمهام الأكثر إلحاحًا وضعها أعلى القائمة، وهو أمر نسبي ويخضع لرؤيتك؛ فقد ترى أن مهام الدراسة أولى من مهام العمل أو العكس.
- يمكنك عوضًا عن ذلك، إذا تساوت المهام في الأهمية، أن تترك القائمة بلا ترتيب وتتعامل معها بشكل أبجدي أو عشوائي؛ فما دمت تنجز المهام وتشطبها في القائمة، فأنت تحقق الهدف الأساسي من هذا كله.
5
ضع القائمة في مكان ظاهر. بالذات فيما يخص قوائم المدى الطويل؛ كي تذكر نفسك بما يجب تحقيقه، وتعلّم على كل خطوة تم إنجازها.
- إذا كنت تستخدم قائمة ورقية؛ فعلّقها في مكان تراه باستمرار كباب الثلاجة، أو الباب الرئيسي، أو على حائط مكتبك.
- إذا كنت تستخدم قائمة إلكترونية، فاجعلها مفتوحة في نافذة على الكمبيوتر ريثما تقوم بعملك؛ حتى تبقى حاضرة في ذهنك، وتمسح ما تنتهي منه أولًا بأول.
- يمكنك أن تلصق وريقات في أنحاء المنزل لتذكيرك. مثلًا، ألصق وريقة على التلفاز لتذكرك بالعمل على البحث المطلوب منك؛ فتتذكر أن تقوم بالأمور المهمة، بدلًا من تضييع الوقت فيما لا يفيد.

جزء 2

جزء 2 من 3:

ترتيب المشاريع المطلوبة

تنزيل المقال

1
حدد أهمية كل مهمة. ما الأمور الأكثر أهمية في قائمتك؟ قد تجد في العموم أن مهام العمل والدراسة، أهم من الأعمال المنزلية والاجتماعيات؛ مع بعض الاستثناءات. مثلًا، يجب أن تأكل وتستحم، لكن يمكنك تأجيل غسل الملابس يومًا آخر ريثما تنتهي من المشروع الخاص بالعمل.
- حدد درجة الأهمية بالاختيار من بين عدد قليل من المستويات، كالثلاثة: مهم ومتوسط وقليل الأهمية؛ فتلك أفضل وأبسط طريقة لترتيب المهام حسب الأهمية. اختر بحكمة.
2
رتب المهام من حيث الإلحاح. ضع في الاعتبار مواعيد استحقاق المهام المختلفة وقدرتك على إنجازها في الوقت المحدد. أيها أعجل في موعده؟ ما الذي ينبغي الانتهاء منه اليوم؟ ما الذي يمكنك أن تكسب لتنفيذه وقتًا أطول؟
- من المهم تقدير الوقت الذي ينتظر أن تستغرقه منك كل مهمة؛ وحتى أن تقيد بعض المهام بوقت محدد كذلك. إذا كنت ترى مثلًا أنه من الأساسي بالنسبة لك القيام بتمارين كل يوم، لكن كان عليك القيام بكم كبير من الأعمال؛ فحدد 30 دقيقة كحد أقصى للتمارين، وجِد لها مكانًا في يومك.
3
رتب المهام حسب المجهود الذي تحتاجه كل مهمة. فقد يكون في غاية الأهمية أن تمر على مكتب البريد لتنجز أمرًا ما قبل أن ينتهي اليوم، لكن ذلك ليس بالأمر شديد الصعوبة. رتب كل شيء بناء على صعوبته لتعرف كيف تضعه موضعه المناسب.
- قد يحسن أن تضع مستويات ثابتة مثل "صعب" و"متوسط الصعوبة" و"سهل" بدلًا من أن تحاول أن تقيس كل مهمة إلى الأخريات. لا مشكلة، إن أحببت، في أن ترتب المهام قبل أن تضع لكل واحدة تقديرها.
ضع بالأعلى المهام الأهم والأعجل التي لا تحتاج مجهودًا كبيرًا كي تنجز أكبر قدر ممكن في الوقت المتاح.

جزء 3

جزء 3 من 3:

إنجاز القائمة

تنزيل المقال

1
تناول القائمة عنصرًا واحدًا فقط في المرة حتى تنتهي منه. من الصعب أن تنجز عملك إذا كنت تنتقي من هنا وهناك وتقوم بالقليل من كل شيء؛ فبعد عدة ساعات ستجد قائمتك كما هي: لما ينتهِ منها شيء. بدلًا من تبديد الجهد، قم بأمر واحد حتى تنهيه ثم انتقل للتالي بعد استراحة قصيرة. لا تبدأ في عنصر آخر في القائمة حتى تتم أوائلها وأهمها تباعًا.
- يمكنك أيضًا أن تبحث في القوائم المختلفة عن المهام التي يمكن جمعها؛ فليس من الحكمة أن تراجع درس الرياضيات وتكتب بحث التاريخ في ذات الوقت، لكن يمكنك إذ تستذكر دروسك ريثما تنتهي الغسالة الأوتوماتيكية من غسل الملابس، بدلًا من الانتظار؛ موفرًا بذلك وقتًا ثمينًا.^{[٣]Xمصدر بحثي}
2
قرر ما الذي يحسن تركه لغيرك وما الذي يحسن تركه بالكلية. إذا حدث عطل بشبكة الإنترنت لديك في المنزل، فقد ترغب في أن تذهب إلى المكتبة، وتقرأ عن تركيب شبكات الإنترنت كي تفهم المشكلة من جذورها، لكن إذا كان عليك طهو العشاء، وتصحيح عشرين واجبًا منزليًا أو القيام بخمسين أمرًا مختلفًا؛ فقد تجد من الأفضل الاتصال بشركة مختصة.
- لا تشفق من أن تتخلى عما لا يستأهل وقتك، أو أن تتركه لغيرك، ولو كلفك. مثلًا، قد تشتري سياجأ غالي الثمن لبيتك، وقد تقضي الساعات الطوال في الجو الحار تجمع القطع الحديدية المطلوبة من الخردوات القديمة بحرص ودأب كي توفر بعض المال. قد يكون من الأفضل حينئذٍ أن توفر وقتك ومجهودك وتشتري السياج الجديد.
فتغيير نوعية ما تقوم به أدعى لأن تحتفظ بنشاطك وتسرع في الانتهاء من المهام. بدل مثلًا ما بين واجبات الدراسة وأعمال المنزل لكي تصل لأكثر كفاءة لك، وخذ فترات راحة بينهما وقم بمهام أخرى فلا تمل أو يقل إنجازك.
4
ابدأ بالمهام الصعبة أو التي لا تحبها. الأمر يرجع لطبيعة شخصيتك؛ فقد يرفع من روحك المعنوية أن تنتهي أولًا من أمضّ المهام التي قد لا تكون بالضرورة الأصعب أو الأهم، لكن الفراغ منها وإفساح المجال أمام المهام الألطف على النفس قد يزيد من كفاءة وإنجاز بعض الناس.
- قد يكون مقال اللغة المطلوب أهم من واجب الرياضيات، لكن إن كنت لا تحب الرياضيات؛ فأزح واجبها من على كاهلك أولًا كي تتفرغ للمقال وتمنحه كل الوقت والتركيز الذي يحتاجه.
قد تجد نفسك مثلًا في وضع تريد فيه الذهاب لاستلام طرد ما قبل أن يغلق مكتب التسليم بعد نصف ساعة؛ وبالتالي تكون هذه المهمة الأكثر إلحاحًا في القائمة، لكن قد يكون من الأفضل أن توفر ذلك الوقت لإتمام مقال اللغة المطلوب منك، وهو أمر أكثر أهمية، ثم تتسلم طردك في اليوم التالي حيث يوجد له متسع أكثر من الوقت.
تهانينا! فإذ تنهي المهام تباعًا، استمتع بمذاق لحظة الإنجاز وأنت تشطب كل عنصر، أو تمسحه من الملف، أو تمزقه من الورقة تمزيقًا بسكين صدئة ثم تشعل النار في بقايا الورق وأنت ترقص حولها! خذ دقيقة تهنئ نفسك فيها عند كل إنجاز بسيط فأنت على الطريق الصحيح!

الأشياء التي ستحتاج إليها

قلم رصاص
ورق
قلم تظليل

أفكار مفيدة

فصّل المهام الكبيرة إلى خطوات أصغر؛ فذلك يجعلها أقل رهبة وأسهل في التنفيذ.
كن واقعيًا في تقديرك لما يمكن تحقيقه في الوقت المتاح.
بالنسبة لمشاريع الدراسة، اجعل ما عليه درجة أكبر أو ما قَرُب موعده على رأس القائمة.
لتعمل على فترات من نصف ساعة إلى ساعة باعتبارها فترة كافية للتركيز على مهمة ما قبل الاحتياج إلى راحة قصيرة.
جنّب بعض الوقت للطوارئ.
إذا تساوت مهمتان في الأهمية والإلحاح؛ فربما الأفضل أن تبدأ بالأسهل.
قد تحتاج المهام التي ينتظر أن تستغرق وقتًا طويلًا إلى معاملة خاصة. خصص لها من الوقت ما يكفي لإنهائها.
ساعد الآخرين وعلّمهم. إذا أنهيت مهامك قبل الوقت المحدد، فاعرض خدماتك على أصدقائك وعائلتك. قد يكافئك والداك بزيادة في مصروفك!
أرجئ أو أسقط من حسبانك المهام قليلة الأهمية ثقيلة العبء.
استخدم برامج الكمبيوتر كمعالج للكلمات أو برنامج جداول كيلا تضطر إلى تكرار كتابة القوائم.
عليك تملك زمام وقتك والتخطيط للمستقبل؛ وتفاءل، ولا تسوّف.