일의 우선순위 정하는 법

살다보면 가끔 일의 무게와 책임감에 짓눌려 세상이 무너져 내리는 듯한 느낌을 받을 때가 있다. 직장과 공부, 집안일과 책임감, 친구 및 가족과의 사이 유지, 헌신 등.. 혹시 당신도 이 모든 것을 다 하기에 하루라는 시간조차 부족하다고 느낄 때가 있는가? 그렇다면 일의 우선순위를 정하는 방법을 배우는 것은 당신이 더 효율적인 사람이 되기 위한 지름길일 것이다. 게다가 시간과 에너지를 절약하고 스트레스도 덜 받으니 배워서 손해보는 것은 없을 것이다. 이 글을 통해 자신에게 주어진 일을 여러 분류로 나누고 각각의 난이도를 정해 프로의 자세를 갖춰 접근해보자.

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할 일 목록 만들기

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할 일의 시간 정하기. 다음 주에 특별히 바쁘거나 아니면 당장 내일 바쁜 일정이 잡혀있는가? 당연하겠지만 올해 할 일을 처음부터 끝까지 일일히 다 생각하는 것은 당신을 힘들게 할 것이다. 방법을 바꿔 먼저 할 일 목록의 일들을 시간축으로 나눠 어떤 일을 먼저 할 것이고 어떤 일을 나중에 할 것인지 정해보도록 하자. 그러면 스트레스 없이 좀 더 유용한 시간을 보낼 수 있을 것이다.^{[1]X출처 검색하기}
- 단기 목표에는 보통 당신이 하루 일과 속에서 마무리 지어야 하는 다양한 분류에 속한 일을 적는다. 오늘이 지나가기 전에 어떤 일을 해야 하는지 적어보자. 집에 가기 전에 어딘가 들려 심부름을 해야 하는가? 아니면 다른 일을 해야 하는가? 무엇이든 상관없으니 오늘 안에 끝내야 하는 일을 단기 목표란에 적도록 하자. 할 일을 다 적고난 뒤 목록을 보면 당신이 스트레스를 받을 만한 일들이 잔뜩 적혀있는 것을 확인할 수 있을 것이다. 오늘이 끝나기 전에 다 해야한다는 점을 상기하도록 하자.
- 장기 목표에는 당신의 큰 계획을 적는다. 큰 계획이 있다면 먼저 여러 개의 작은 할 일로 나눠서 각각의 우선순위를 정해보도록 하자. 예를 들면 "대학 지원하기"를 여기에 쓸 수 있을 것이다. 대학에 지원하기 위해서는 여러가지 준비도 해야하며 실제로 다양한 과정을 거쳐야 하기 때문이다. 이런 식으로 큰 계획을 잘게 쪼개는 것은 일을 명확하고 이해하기 쉽게 만들어 줄 것이다.
할 일을 쪼개서 목록에 시간 순으로 어떤 일을 먼저 해야 할 지 적어보자. 당신에게 주어진 시간 동안 반드시 마쳐야 할 일을 찾아 표시해두자. 일을 마치는데 걸리는 시간의 길이와 상관없이 모든 할 일에 표시를 한다. 해야 할 일, 심부름, 내려야 하는 결정까지 모든 것을 적도록 한다
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할 일 분류하기. 당신이 해야 할 일들을 여러 다른 분류로 나누는 것은 꽤 도움이 될 것이다. 다른 분야에 속한 일을 하나로 모아 목록을 만들어라. 예를 들면 해야 할 집안일을 모아 목록을 만들고, 직장이나 학교에서 진행 중인, 혹은 예정된 프로젝트를 적을 다른 목록을 만들수 있다. 만약 사회 생활을 열심히 하고 있다면 주말에 다른 사람을 만나는 등의 해야 할 일이 많을 수도 있을 것이다. 각각의 목적에 맞게 분류해 다른 목록을 만들고 우선순위를 정하도록 한다.
- 만약 목록을 여러개 만드는 것 보다 하나의 긴 목록을 만드는 것을 선호한다면 그렇게 해도 좋다. 당신이 해야 할 집안일, 학교 숙제, 사회 생활, 직장일 등 모든 할 일을 적어 하나의 큰 목록을 만들자. 만약 목록의 길이에 부담을 느낀다면 세로로 길게 쓰지 말고 할 일을 나란히 가로로 나열해 적어보는 것도 좋다. 할 일을 나란히 적어놓고 보면 어떤 일이 더 중요한지 비교되어 보일 수도 있다.^{[2]X출처 검색하기}
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할 일 순서 정하기. 가장 먼저 해야 하는 일부터 별로 중요하지 않을 일까지 번호를 배정해 위에서부터 순서대로 나열하도록 하자. 다른 분류에 속한 일들 사이에서 어떤 것이 더 중요한지는 개개인마다 다르니 당신이 생각하기에 교내 활동이 학교 숙제보다 중요하다고 생각되면 교내 활동에 속한 일들에 우선적으로 번호를 매기도록 한다.
- 만약, 모든 일들이 중요하고 필수적이라서 서로 간의 우선순위를 정하는 것이 힘들다면 목록을 정리하려고 하지 말고 그냥 가나다 순으로 할 일을 적어서 위에서부터 차례대로 하는 것이 좋은 대안이 될 수도 있다. 꼭 가나다 순이 아니어도 좋다, 무작위로 할 일을 정해서 해도 상관없다. 당신이 시간을 낭비하지 않고 목록에 있는 일을 하기만 한다면 될 일이다.
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목록을 눈에 띄이는 장소에 놓기. 특히 장기 목표를 적은 목록은 눈에 잘 띄이는 장소에 배치하는 것이 좋다. 항상 지나다니면서 해야 할 일을 마음 속으로 상기할 수 있기 때문이다. 그리고 장기 목표를 여러 단계로 나누어 놓았다면 작은 과정들을 하나씩 끝내고 체크해나가면서 성취감을 느낄 수도 있을 것이다.
- 만약 종이에 펜으로 적어 목록을 만들었다면 냉장고 문이나 현관문 근처의 게시판, 사무실 벽 등 평소에 자주 지나다니거나 보는 장소에 목록을 붙여두도록 하자.
- 만약 컴퓨터에 목록을 만들어 놓았다면 바탕화면에 리스트를 적어놓아 다른 일을 하면서도 항상 내가 할 일이 무엇인지 기억할 수 있게 할 수 있다. 게다가 컴퓨터로 쉽게 마무리지은 일을 목록에서 지울 수도 있을 것이다.
- 포스트잇은 집이나 사무실에서 어떤 일을 계속해서 상기시키고 싶을 때 아주 유용히 사용할 수 있는 도구다. 벽이나 티비 화면에 포스트잇을 붙여 당신이 해야 할 중요한 일들을 기억하고 시간 낭비를 줄여보도록 하자.
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일의 순위 정하기

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각 일의 중요도 정하기. 먼저 목록을 훑어보라. 어떤 일이 가장 중요해 보이는가? 물론 예외가 있을 수는 있지만 일반적으로 학교 숙제나 직장 일이 사회 활동이나 집안일보다는 우선시될 것이다. 그리고 무엇보다 먹고 샤워하는 것은 미룰 수 없는 일이다. 당연하겠지만 빨래는 식사나 이 닦기보다 우선시되는 일은 아니다. 며칠 미룰 수 있는 일은 밑에, 지금 해야 할 중요한 일은 위에 적도록 한다.
- 중요도를 여러 단계로 나눠라. 만약 당신이 목록의 중요도를 세 개로 나누고 싶다면 상, 중, 하로 나눌 수 있을 것이다. 중요한 일은 "상"으로 표시하고 곧바로 시작할 수 있게 하고 별로 중요하지 않은 것은 "하"로 표시해 나중에 다른 일이 끝난 뒤에 하도록 하자. 중요도를 정할 때는 신중하게 해야 한다.
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일의 긴급도 정하기. 긴급도라는 것은 단순히 일이 얼마나 긴급한지를 확인하는 척도라고 할 수 있다. 예를 들어 내일까지 해야 하는 일이나 숙제가 있다면 당연히 그것을 가장 먼저 해야 할 것이다. 목록을 보고 어떤 일을 가장 먼저 끝내야 하는지, 당신에게 주어진 시간 내에 어떤 일을 가장 먼저 끝내야 문제 없이 일을 마무리 지을 수 있는지 살펴보라. 그러면 시간을 벌 수도 있을 것이다.
- 긴급도를 정할 때 또 하나 생각해야 할 것은 그 일을 끝내는데 얼마의 시간이 걸리는지 정하는 것이다. 예를 들어 당신이 매일 꾸준히 운동하는 것에 높은 중요도를 주었다면 일이 많은 날에는 최대 30분까지만 시간을 배정해 스케줄에 집어넣을 수 있을 것이다.
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노력량에 따라 순위 정하기. 만약 하루 일과가 끝나기 전까지 어떤 일을 반드시 끝내야만 한다고 가정하자. 하지만 이 일이 큰 노력 없이 간단히 끝낼 수 있는 일이라면 높은 우선순위를 차지할 필요는 없을 것이다. 당신의 기준에서 목록에 있는 일들을 투자해야 하는 노력량에 기반해 순위를 정해보도록 하자.
- 노력량에 따라 일의 순위를 정할 때는 어려움, 중간, 쉬움으로 나누는 것이 편할 것이다. 각각의 일이 서로에게 미치는 영향은 배제하고 단순히 어려운지 쉬운지만 생각하라. 순위를 배정하기 전에 목록에 일을 어떤 식으로 나열할지 고민할 필요도 없다. 물론 그것이 도움이 된다면 하는 것이 좋다.
목록의 맨 위에는 가장 중요하고 시급을 요하며 최소한의 노력을 요구하는 일을 적는다. 이 방법을 통해 당신의 일을 주어진 시간 내에 효율적으로 처리해보자.
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목록에 적힌 일 하기

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한 번에 한 가지 일을 끝까지 하기. 여러 일을 동시에 조금씩 하고 싶은 것만 골라서 하는 방식은 전혀 도움이 되지 않는다. 이런 식으로 일을 진행하다 보면 수 시간 뒤에 당신의 목록을 봤을 때 끝나있는 일이 거의 없게 될 것이다. 모든 일을 조금씩 하지 말고 하나를 잡았으면 끝까지 하라. 그리고 일을 완벽히 마무리 지은 다음 다른 일을 시작하도록 하자. 물론 한 가지 일을 끝낸 뒤에는 짧은 휴식 시간을 가지는 것이 나중에 집중할 때 더 도움이 될 것이다. 가장 중요하고 목록의 위에 있는 일을 끝내기 전에는 다른 일에 손도 대지 말아라.
- 다른 대안으로 여러 목록에 있는 일들을 효율적으로 합쳐 한꺼번에 작업하는 방법이 있다. 예를 들어 수학 공책을 정리하면서 국사 숙제를 쓰는 것은 좋은 아이디어가 아니겠지만, 빨래를 기다리는 동안 공부를 하는 것은 시간을 절약하고 동시에 여러 일을 하는 좋은 아이디어라고 할 수 있다.^{[3]X출처 검색하기}
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어떤 일을 하고 어떤 일을 안 할지 정하기. 만약 집의 인터넷이 고장났다면 도서관에 가서 와이파이에 접속에 어디에 문제가 생겼고 그 문제를 어떻게 해결할 수 있는지 방법을 찾고 싶을 수도 있을 것이다. 하지만 저녁을 요리하다 말고 도서관에 가는 것은 현명한 선택이 아닐 것이다. 마찬가지로 숙제가 쌓여있거나 채점할 답안지가 많이 남은 상태에서 다른 문제를 해결하려고 하는 것은 좋은 선택이 아니다. 그냥 인터넷 회사에 전화해 A/S를 부르는 것이 훨씬 나을 것이다.
- 목록에 적혀있는 일이라도 당신이 생각한 것 이상의 시간을 투자해야 한다면 목록에서 지워도 좋다. 단순히 인터넷 기사를 불러서 새집에 인터넷을 설치할 수 있을 때, 그것을 거부하고 직접 인터넷 선과 모뎀, 공유기 등을 사서 수 시간에 걸쳐 땀을 흘리며 직접 인터넷을 설치한다면 다시 되돌아 봤을 때 시간을 낭비했다고 느낄 수도 있다. 게다가 양쪽을 비교했을 때 당신이 절약하는 돈이 얼마 되지 않는다면 어느 쪽이 현명한 선택인지는 자명할 것이다.
당신의 목록에 적힌 일을 여러개로 쪼개서 하다보면 당신의 사고력을 건강하게 유지한채로 할 일을 빠르게 해결해나갈 수 있을 것이다. 할 일 목록을 번갈아가며 보는 것도 도움이 된다. 예를 들어 숙제 목록과 집안일 목록을 번갈아가며 하는 것은 당신이 일을 더 효율적으로 지루해하지 않고 하는데 도움을 줄 수 있을 것이다. 한 가지 일을 끝내고 다음 일로 넘어갈 때 짧은 휴식을 취해주는 것도 잊지 말자. 효율과 에너지 보존을 위해서이다.
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가장 하기 싫거나 어려운 일부터 시작하기. 이 방법은 당신의 성격에 따라 통할 수도 통하지 않을 수도 있다. 하지만 생각해보자. 당신이 가장 하기 싫은 일을 먼저 끝낸다면 일이 끝났을 때 큰 성취감을 느낄 수 있을 것이고 할 일 목록을 봤을 때 기분도 좋아질 것이다. 물론 가장 어려운 일이 꼭 가장 중요한 일이 되리라는 법은 없지만 어려운 일을 먼저 끝내놓는 것은 당신의 사기를 높은 상태로 유지시켜 줄 것이다. 그리고 나중에 힘든 일을 하지 않아도 된다는 점이 당신을 힘차게 만들어 줄 것이다.
- 영어 숙제가 수학 숙제보다 덜 중요할 수도 있다. 하지만 만약 당신이 수학을 정말 싫어한다면 수학을 먼저 끝내놓는 것이 나중에 영어 숙제를 할 때 훨씬 더 집중해서 할 수 있게 도와줄 것이다. 숙제의 퀄리티가 한층 더 높아질 것은 말할 필요도 없을 것이다.
예를 들어 막 주문한 게임이 편의점에 도착했다는 문자가 왔을 때 그 일을 가장 시급하다고 생각할 수 있을 것이다. 하지만 그 시간을 무언가 좀 더 중요하고 도움이 되는, 예를 들면 학교 숙제를 하는 것에 투자한다면 나중에 게임을 가지러 갈 때 훨씬 더 기분 좋게 갈 수 있지 않겠는가?
일을 끝냈는가? 그렇다면 스스로에게 작은 축하 표시를 하고 목록에서 끝낸 일을 지우도록 하자. 일을 지우는 방식은 당신에게 맡기도록 하겠다. 일에 두 줄을 그어도 좋고 종이에서 잘라내서 불에 태워도 좋다. 잠깐의 휴식 시간을 가지면서 성취감을 마음껏 느껴보도록 하자.
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준비물

연필
종이
형광펜

팁

긴 일을 여러 개의 짧은 일로 나누어 보자. 짧은 일은 부담도 적고 훨씬 쉽게 끝낼 수 있다.
주어진 시간 내에 할 수 있는 일에 대해 현실적인 판단을 하도록 하자.
학교 프로젝트 및 숙제와 관련해서는 제출일이 얼마 남지 않은 것과 더 많은 점수를 주는 것에 높은 우선순위를 주어야 할 것이다.
한 가지 일에 먼저 30분~1시간 정도를 집중해서 하고 휴식 시간을 가지는 것이 가장 효율적이다.
예측하지 못한 일이 일어날 수 있으니 항상 여분의 시간을 확보해 놓도록 한다.
만약 두 가지 일이 똑같은 중요도를 가졌고 시급함을 요구한다면 노력을 더 적게 요구하는 일을 먼저 하도록 한다.
더 많은 노력을 요하는 일은 일을 끝내기 위한 어느 정도의 시간을 정해놓고 하는 것이 도움이 될 수도 있다.
다른 사람을 도와주도록 하자. 만약 학교에서 먼저 과제를 끝냈다면 친구에게 도움을 주도록 하자. 아니면 집안일을 일찍 끝냈다면 가족의 일을 도와주도록 하자. 용돈을 받을 수도 있을지도 모른다.
만약 과도하게 노력을 요하거나 별로 중요하지 않은 일이 있다면 미루거나 생략하는 것이 좋은 방법일 수도 있다.
컴퓨터에서 목록을 작성할 때는 워드패드나 엑셀을 사용해 보자. 목록을 손쉽게 복사해서 출력할 수 있다.
할 일은 미루지 말고 항상 주어진 시간을 잘 활용하고 미리 계획을 세우도록 하자.