Excel bestanden verkleinen

Pdf downloaden

Pdf downloaden

In dit artikel:

Een paar eenvoudige oplossingen om te proberen

Voor spreadsheets met zowel grafieken als opmaak

Voor spreadsheets met alleen tekst

Met behulp van WinZip

Weten wat de oorzaak is van de foutmelding

Opslaan als

Overige secties weergeven...

Secties verbergen...

Tips en waarschuwingen

Gerelateerde artikelen

Bronnen

Excel-bestanden hebben de neiging om snel groter te worden terwijl je ermee aan het werken bent. Je spreadsheet bevat meestal tekst, maar kan ook grafieken en kleurrijke afbeeldingen bevatten die veel bytes beslaan. Het versturen van dergelijke enorme bestanden via e-mail verstopt je server, en het opslaan op je harde schijf neemt waardevolle beschikbare ruimte in. Gelukkig kun je diverse stappen ondernemen om je Excel-bestanden te verkleinen.

Stappen

Methode 1

Methode 1 van 6:

Een paar eenvoudige oplossingen om te proberen

Pdf downloaden

1. 
   1
   Controleer de indeling van de ongebruikte cellen. Door het verwijderen van alle ongebruikte rijen tot aan de onderkant van het document in elk werkblad, kun je de bestandsgrootte sterk terugdringen.
2. 
   2
   Bewaar het bestand als Excel in binaire vorm (.xlsb). Hiermee deel je de spreadsheet in als een gecomprimeerde map met diverse binaire bestanden. De mate van compressie die mogelijk is, hangt af van de inhoud van de spreadsheet. Daarnaast merk je wellicht dat het openen, sluiten en opslaan van het bestand meer tijd in beslag neemt dan als het gewoon als regulier bestand (.xls) is opgeslagen.

   • Na het opslaan van het bestand als .xlsb, selecteer je alle cellen buiten het data-bereik (meestal aan de onderkant en aan de rechterkant) om deze te verwijderen.
   • Selecteer dezelfde cellen en verwijder alle formattering (kleuren, lijnen, etc.). Verwijder de formattering in elke blad binnen de spreadsheet.
   • Bewaar de spreadsheet als een xlsx-bestand. Ga na in hoeverre deze acties de bestandsgrootte hebben teruggebracht.
3. 
   3
   Bewaar je spreadsheet als hetzelfde bestand en type, maar dan wel met een andere bestandsnaam. De conversie op zich kan wellicht extra ruimte of inefficiëntie in het bestand verwijderen.
   Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 6:

Voor spreadsheets met zowel grafieken als opmaak

Pdf downloaden

1. 
   1
   Open het Excel-bestand.
2. 
   2
   Bewaar het Excel-bestand in html-indeling.
3. 
   3
   Wijzig de bestandsnaam van het html-document. Bewaar het nieuwe document vervolgens als xls-bestand.
   Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 6:

Voor spreadsheets met alleen tekst

Pdf downloaden

1. 
   1
   Open het Excel-bestand.
2. 
   2
   Bewaar het Excel-bestand in xml-indeling.
3. 
   3
   Wijzig de naam van het xml-bestand en bewaar het vervolgens nogmaals als xls-bestand onder de nieuwe naam.
   Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 6:

Met behulp van WinZip

Pdf downloaden

1. 
   1
   Open Documenten en zoek het bestand dat je wilt comprimeren. Klik op de bestandsnaam en wijzig de extensie xls in zip.
2. 
   2
   Klik op het bestand en kies "Openen met WinZip." Kies vervolgens een locatie voor de uitgepakte inhoud.
3. 
   3
   Comprimeer het bestand nogmaals met WinZip.
4. 
   4
   Open Documenten. Selecteer het bestand en wijzig de extensie zip in xlsx. Als het goed is zie je nu een substantiële vermindering van de grootte van het bestand.
5. 
   5
   Als alternatief kun je ook naar de onderliggende map van de spreadheat gaan om de grootste (te grote) spreadsheets eruit te lichten. Open nu het oorspronkelijke Excel-bestand weer en creëer het vereiste aantal nieuwe bladen en open een voor een ieder te grote werkblad. Selecteer cellen met gegevens en kopieer en plak die in een nieuw werkblad. Verwijder de te grote werkbladen en sla je werk op.
   Advertentie

Methode 5

Methode 5 van 6:

Weten wat de oorzaak is van de foutmelding

Pdf downloaden

1. 
   1
   Nadat je erachter bent gekomen welk werkblad de oorzaak is van het te grote bestand, BEWAAR JE DE BESTANDEN ALS bestandsnaam.xls, waarmee het blad en het probleem wordt geïdentificeerd. Dit betekent dat de gegevens een bepaalde limiet binnen Excel hebben overschreden.
2. 
   2
   Maak een kopie van het Excel-bestand (om mee te testen), verwijder elke kolom en blijf het werkblad opslaan.
3. 
   3
   Je zult merken dat na het verwijderen van de 'defecte' kolom de tijd nodig om het op te slaan zal afnemen, en als je de bestandsgrootte controleert, dat deze is gekrompen van megabytes naar kilobytes.
   Advertentie

Methode 6

Methode 6 van 6:

Opslaan als

Pdf downloaden

Deze methode werkt bij spreadsheets met afbeeldingen.

1. 
   1
   Klik op bestand, en daarna op Opslaan als.
2. 
   2
   Naast de knop Opslaan vind je het keuzemenu voor tools. Klik erop.
3. 
   3
   Comprimeer de afbeeldingen.
4. 
   4
   Comprimeer naar de schermgrootte of afdrukgrootte.
5. 
   5
   Opslaan. Klaar.
   Advertentie

Tips

• Om Excel-bestanden op een Mac op te slaan, kun je andere software gebruiken, zoals FILEminimizer Office of Express Zip Mac Compression Software.
• Ben je een Excel-bestand van een Mac naar een Windows-computer aan het e-mailen, zorg dan dat je het Mac-spreadsheet als een xlsx-bestand opslaat. Zo weet je zeker dat Windows geen problemen zal ondervinden bij het openen van het bestand en dat het bestand niet op een vreemde manier opnieuw zal worden ingedeeld wanneer het op een PC wordt geopend.

Advertentie

Waarschuwingen

• Maak altijd een back-up van je originele bestand voor je probeert om die te comprimeren. Door het uitproberen van deze tips kun je formattering, grafieken en andere cruciale componenten van je originele spreadsheet kwijtraken.
• Heb je een Excel-bestand met macro's, dan zal het opslaan als HTML of XML je code weghalen. Beter is het om elk werkblad handmatig door te ploegen en de formattering van onnodige cellen te verwijderen.

Advertentie