Delegeren

Of je nou winkelmanager bent, een leidinggevende functie bij een groot bedrijf hebt, of thuis voor je kinderen zorgt, om het beste uit jezelf te halen en zo efficiënt mogelijk te presteren is het van groot belang dat je in staat bent een deel van je verantwoordelijkheden te delegeren. Delegeren kan alleen nog best lastig zijn – aan de ene kant moet je tegenover degene aan wie je je verantwoordelijkheden delegeert een ferme houding aannemen, aan de andere kant moet je ook laten merken dat je hem of haar vertrouwt. In dit artikel vind je de antwoorden op een groot aantal veel gestelde vragen op het gebied van delegeren en leiden we je stap voor stap door het delegeerproces zelf heen, zodat ook jij kunt leren delegeren op een tactvolle manier die getuigt van respect.

Deel 1

Deel 1 van 2:

De juiste houding aannemen

Pdf downloaden

1
Zet je ego even aan de kant. Een grote mentale hobbel op de weg naar delegeren is de gedachte dat je als je iets goed gedaan wilt krijgen, je het beter zelf kunt doen. Jij bent niet de enige persoon op aarde die het op de juiste manier kan doen. Jij bent misschien wel de enige die het goed kan doen op dit precieze moment, maar als je er de tijd voor neemt om iemand in te werken dan zal diegene het uiteindelijk ook best goed kunnen doen. Misschien kan die ander het zelfs wel sneller of beter dan jij en dat is niet alleen iets wat je moet accepteren, maar ook iets wat je moet verwelkomen.
- Denk logisch en realistisch – kun je dit werk zelf doen? Zul je jezelf dood moeten werken om dit werk met je normale verantwoordelijkheden te kunnen combineren? Als dat zo kun je maar beter zorgen dat je een deel van je werk delegeert. Je hoeft je er heus niet voor te schamen of het gevoel te hebben dat je niet goed genoeg bent – je doet je werk in feite juist op een efficiëntere manier wanneer je hulp zoek wanneer dat nodig is.
2
Blijf niet wachten tot mensen zich vrijwillig aanbieden. Als je er moeite mee hebt om taken te delegeren kan het zijn dat je aan lichte vorm van het zogenaamde martelaarsyndroom lijdt – het wordt je misschien allemaal te veel, en je vraagt je vaak af waarom mensen nooit eens aanbieden om je te helpen. Wees eerlijk tegen jezelf – wanneer ze het wel doen, sla jij hun hulp dan niet, min of meer automatisch of uit beleefdheid, meestal af? Vraag je je bij jezelf af waarom ze niet wat meer hebben aangedrongen? Heb je het gevoel dat, als jullie rollen omgedraaid zouden zijn, jij die anderen waarschijnlijk zonder aarzelen zou helpen? Als je deze vragen met "ja" hebt beantwoord, zul je moeten werken aan je vermogen om de situatie onder controle te krijgen. Zorg er zelf voor dat je de hulp die je nodig hebt ook krijgt – en wacht niet tot de hulp naar jou toekomt, want misschien komt hij dan helemaal niet.
- Veel mensen zijn zich niet zo bewust van wat een ander doormaakt, en er is niet veel wat je kunt doen om ze te veranderen. Vergeet de frustratie die je voelt tegenover mensen die niet uit zichzelf hulp bieden even en bedenk dat het uiteindelijk aan jou is om te laten weten wat je nodig hebt.
Veel mensen voelen zich er ongemakkelijk bij als ze om hulp moeten vragen. Misschien voel je je schuldig, of heb je het gevoel dat je anderen tot last bent, of schaam je je ervoor, omdat je (om de één of andere reden) denkt dat je alles zelf op moet kunnen lossen.
4
Leer vertrouwen te hebben in anderen. Als je het eng vindt om te delegeren omdat je denkt dat niemand het werk zo goed kan doen als jij, bedenk dan twee dingen: Ten eerst is het een feit dat bijna iedereen met genoeg oefening ergens goed in kan worden, en ten tweede ben jij misschien wel helemaal niet zo’n wereldtalent als je zelf misschien denkt. Als je werk delegeert maakt je daarmee niet alleen tijd vrij voor jezelf – je geeft tegelijkertijd degene die je helpt een kans een nieuwe vaardigheid te oefenen of een nieuwe soort klus te doen. Heb geduld – als je hem of haar maar genoeg tijd geeft zal je assistent het werk dat je gedelegeerd hebt waarschijnlijk ongeveer net zo goed doen als jij het gedaan zou kunnen hebben. Tenzij het werk dat je delegeert heel erg belangrijk is, is het waarschijnlijk geen probleem als je assistent in de loop der tijd leert het goed te doen. Als het werk wèl heel belangrijk is kun je beter eerst goed nadenken voordat je het delegeert!
- En zelfs als jij inderdaad de beste bent in het werk dat je van plan bent te delegeren, realiseer je dan dat jij door werk te delegeren andere dingen met je tijd kunt doen. Als jij bij jullie op kantoor de beste bent in het installeren van harde schijven, of in het uitvoeren van een bepaalde eentonige taak, maar je hebt een belangrijke presentatie die je moet voorbereiden, dan is het helemaal geen probleem om de taak door een stagiair te laten opknappen. Je kunt veel beter voorrang geven aan lastige, complexe taken – voel je niet schuldig over het feit dat je relatief eenvoudige, eentonige werkzaamheden delegeert als je belangrijkere dingen te doen hebt.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

Adequaat delegeren

Pdf downloaden

1
Breng de bal aan het rollen. De eerst stap is het moeilijkste, maar tegelijkertijd de belangrijkste. Je moet de stoute schoenen aantrekken en iemand vragen om je te helpen (of, als jij de leidinggevende bent, tegen iemand zeggen dat hij of zij je moet helpen.) Voel je hier niet schuldig over – zolang je maar beleefd, aardig en elegant bent, is er niks onbeleefds aan om iemand te vragen (of opdracht te geven) je te helpen. Probeer vriendelijk en begripvol te zijn terwijl je tegelijkertijd het serieuze karakter van je verzoek niet uit het oog verliest.
- Als je niet zo goed weet hoe je iemand specifiek kunt vragen een deel van je werk voor je te doen, probeer het dan kort en aardig te houden. Zeg bijvoorbeeld iets als: "Hee, zou ik even met je kunnen praten? Ik vroeg me af of jij me zou kunnen helpen die grote stapel harde schijven die we net hebben binnengekregen te installeren. Mij lukt het niet want ik ben vandaag niet op kantoor. Kun jij me misschien helpen?" Zet de helper niet onder druk, maar zorg ervoor dat hij/zij weet dat zijn of haar hulp nodig is.
- Vraag om hulp en je zult die hulp (waarschijnlijk) ook krijgen. Wees niet bang om te delegeren omdat je denkt dat je dan grof of bevelend overkomt. Kijk er als volgt tegenaan: hoe voel jij je als anderen je vragen iets voor hen te doen? Voel jij je dan beledigd of onrechtvaardig behandeld? Of ben jij (normaal gesproken) maar al te graag bereid om te helpen? Waarschijnlijk is het laatste het geval!
2
Neem een weigering niet persoonlijk op. Soms kunnen mensen je gewoon echt niet helpen, al zouden ze het nog zo graag willen – dat is jammer, maar waar. Dit kan verschillende redenen hebben – de meest voorkomende reden is dat de persoon die je om hulp vraagt het al erg druk heeft met zijn of haar eigen werk. Neem het niet te persoonlijk op – als iemand je op dat moment niet kan (of wil) helpen wil dat nog niet zeggen dat hij of zij een hekel aan je heeft. Meestal betekent het alleen maar dat die ander het ofwel druk heeft, of er te lui voor is – niks meer en niks minder.
- Als je verzoek om hulp geweigerd wordt, ga dan na wat je mogelijkheden zijn – meestal kun je beleefd maar dringend nog een keer zeggen dat je de hulp van diegene echt nodig hebt (en dit werkt meestal met name goed als jij de leidinggevende bent of iemand anders met autoriteit), je kunt het iemand anders vragen, of je kunt de klus zelf opknappen. Als je echt hulp nodig hebt, wees dan niet bang om optie één en/of twee te proberen!
3
Delegeer het uiteindelijke doel, niet de procedure. Dit is de sleutel om te voorkomen dat je verandert in de nachtmerrie van wat bekend staat als een micromanager. Bepaal duidelijke richtlijnen voor wat betreft het soort resultaat dat je verwacht, en laat de ander zien hoe hij of zij het kan doen, maar zeg erbij dat de ander het op zijn of haar eigen manier mag doen, als het maar goed gebeurt en op tijd klaar is.
- Dit is bovendien slim omdat je er niet alleen tijd mee bespaart, maar ook je zenuwen. Wat je wilt is de tijd die je vrij hebt gemaakt gebruiken om iets te doen wat belangrijker is, en niet met het je de hele tijd zorgen maken over de vorderingen van je assistent.
4
Wees erop voorbereid dat je je assistent zult moeten inwerken. Je zult in bijna alle gevallen een beetje van je tijd moeten reserveren om degene die jou gaat helpen te leren hoe de taak die je aan hem of haar gedelegeerd hebt uitgevoerd moet worden, ook als het om een relatief simpele klus gaat. Bedenkt dat processen die voor jou tamelijk eenvoudig en rechtstreeks lijken, voor iemand die er nog nooit mee te maken heeft gehad misschien niet zo simpel zijn. Zorg dat je er niet alleen klaar voor bent om je assistent stap voor stap het werk dat je aan hem of haar gedelegeerd hebt uit te leggen, maar ook om met geduld alle vragen te beantwoorden die hij of zij je waarschijnlijk zal willen stellen.
- Zie de tijd die je besteedt aan het inwerken van je assistent als een wijze investering voor de lange termijn. Door een klein beetje van je tijd op te offeren en degene die je gaat helpen te leren hoe de taak op de juiste manier uitgevoerd moet worden zul je in de toekomst tijd besparen die je anders misschien zou hebben besteed aan het corrigeren van zijn of haar fouten.
Het kan zijn dat jij bepaalde hulpmiddelen tot je beschikking hebt die nodig zijn voor het uitvoeren van de taak, terwijl degene aan wie je de taak toevertrouwt daar geen toegang toe heeft. Dingen als gegevens die met een wachtwoord zijn beschermd, gespecialiseerde apparaten, en bepaalde andere hulpmiddelen kunnen noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de taak, dus zorg ervoor dat je assistent alles kan gebruiken wat hij of zij nodig heeft om de taak met succes te kunnen uitvoeren.
Terwijl je assistent jou aan het helpen is, is die persoon niet met zijn of haar gebruikelijke verantwoordelijkheden bezig. Vergeet niet dat je assistent, net als jij, waarschijnlijk een drukke agenda heeft. Stel jezelf de volgende vraag: wat voor werk zal hij of zij laten liggen om jouw klus uit te voeren? Zorg er wanneer je een taak aan iemand delegeert voor dat je weet wat het antwoord op deze vraag is.
7
Wees geduldig. Degene aan wie je delegeert zal hoe dan ook fouten maken tijdens het leren uitvoeren van de nieuwe taak. Dat hoort bij het leerproces, dus neem het op in je planning. Delegeer geen taak in de veronderstelling dat je assistent het werk perfect zal doen, tenzij hij of zij al aantoonbare kennis en ervaring heeft op het betreffende gebied. Als het resultaat van een project niet helemaal is zoals jij het wilde omdat je partner niet in staat was een volledig nieuwe taak uit te voeren die jij perfect aan hem of haar gedelegeerd had dan is dat jouw fout, en niet die van hem of haar. Zorg dat degene die je helpt op jou terug kan vallen zodat het gedelegeerde werk voor hem of haar een interessante leerervaring kan worden, en niet iets om bang voor te zijn.
- Als je iemand ergens in traint, ben je aan het investeren. In het begin zul je er langzamer door worden, maar op de lange termijn zal het de productiviteit met sprongen tegelijk doen toenemen, omdat je de hele zaak met een positieve en realistische houding hebt aangepakt.
8
Bereid je voor op voorspelbare problemen. Stel back-upplannen op en zorg dat je klaar staat om bij te springen mocht er iets fout gaan. Zorg dat je weet wat er zal gebeuren als er een belangrijk moment of een deadline gemist wordt. Hindernissen en onverwachte uitdagingen doen zich continu voor, of je nu op je werk bent of thuis – zelfs de technologie faalt weleens. Zorg ervoor dat je assistent erop kan vertrouwen dat mocht er onverwacht iets tussendoor komen, jij het zult begrijpen en hem of haar zal helpen die deadline te halen – schuif niet meteen bij het eerste het beste probleem alle schuld op je assistent.
- Dat is bovendien slim op een egoïstische manier – als je assistente bang is ergens de schuld van te krijgen zal hij of zij veel meer tijd besteden aan het veiligstellen van zijn of haar eigen reputatie dan aan de feitelijke uitvoering van de taak.
9
Erken de hulp van je assistent wanneer hij of zij het verdient. Taken delegeren aan iemand anders is nodig als je steeds maar meer verantwoordelijkheid op je moet nemen. Maar het werkt contraproductief als je een taak delegeert, je assistent er hard aan laat werken en dan voor jezelf alle lof opeist. Erken en prijs de inspanningen die anderen in jouw naam geleverd hebben.
- Vergeet nooit om telkens wanneer je een compliment krijgt voor een taak waar je hulp bij gekregen hebt, de naam van je assistent te noemen.
10
Zeg: "Dankjewel." Wanneer iemand iets voor je doet is het belangrijk hem of haar te bedanken, het belang van zijn of haar hulp te erkennen, en degene die je geholpen heeft te laten weten dat hij of zij gewaardeerd wordt. Doe je dat niet, dan maak je een ondankbare indruk, ook al ben je het misschien niet. Bedenk dat mensen je gedachten niet kunnen lezen. De kans dat iemand je opnieuw zal helpen is veel groter als hij of zij zich gewaardeerd voelt.
- Wees aardig. Met een eenvoudige blijk van erkenning die recht uit je hart komt, zoals: "Zonder jou was het me niet gelukt!" kun je een heleboel bereiken. Als het werk dat de ander voor jou gedaan heeft erg omvangrijk of belangrijk was, zou je zelfs kunnen overwegen hem of haar te trakteren op een etentje of een drankje, of je zou een bedankkaart of een klein cadeautje voor hem of haar kunnen kopen.
Advertentie