Comment déléguer

Que vous soyez chef d'entreprise ou parent au foyer, être capable de déléguer les responsabilités est une compétence vitale pour être le plus efficace possible. Cependant, déléguer peut être délicat : vous devez être ferme et faire confiance à la personne à qui vous déléguez. Cet article vous aidera à dépasser l'anxiété que vous pourriez ressentir en déléguant, puis vous guidera pour déléguer avec tact et respect.

Méthode 1

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Avoir le bon état d'esprit

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Laissez votre égo de côté. « Si tu veux que quelque chose soit fait, fais-le toi-même » est un gros obstacle à la délégation. Vous n'êtes pas la seule personne au monde à pouvoir bien le faire. Vous « pourriez » être la seule personne capable de bien le faire pour le moment, mais si vous prenez le temps d'entrainer quelqu'un, il sera probablement en mesure de le faire aussi. Qui sait ? Il pourrait même le faire plus vite ou mieux que vous (aïe !) et c'est quelque chose que vous devez non seulement accepter, mais aussi encourager.
- Pensez de manière logique et réaliste. Pouvez-vous faire ce travail vous-même ? Est-ce que vous devrez travailler jusqu'à en mourir pour gérer ce travail et vos responsabilités habituelles ? Si c'est le cas, vous devriez probablement vous préparer à déléguer certaines de vos tâches. N'ayez pas honte et ne pensez pas que vous êtes incompétent parce que vous avez besoin d'aide : vous êtes en réalité quelqu'un de « plus » efficace en vous faisant aider lorsque vous en avez besoin.
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Arrêtez d'attendre que les gens se portent volontaires. Si vous êtes réticent à l'idée de déléguer, vous avez peut-être le syndrome du martyre : vous êtes probablement débordé et vous vous demandez souvent pourquoi les gens ne vous offrent jamais leur aide. Soyez honnête avec vous-même : lorsqu'ils vous la proposent, est-ce que vous la refusez juste pour être poli ? Est-ce que vous vous demandez pourquoi ils « n'insistent » pas ? Est-ce que vous ressentez que, si c'était l'inverse, vous les aideriez dans la minute même ? Si vous avez répondu « oui », vous devez travailler pour « prendre le contrôle » de votre situation. Prenez l'aide dont vous avez besoin : n'attendez pas qu'elle vienne à vous, car elle ne viendra pas.
- Beaucoup de personnes sont assez inconscientes de ce que d'autres traversent et vous ne pouvez pas les changer. Laissez tomber toute frustration que vous pourriez ressentir envers les personnes qui ne proposent jamais d'aide. Souvenez-vous : c'est à vous d'exprimer vos besoins.
Beaucoup de gens sont mal à l'aise lorsqu'il faut demander de l'aide. Vous pourriez vous sentir coupable, comme si vous alourdissiez les autres, parce que vous pensez (pour diverses raisons) que vous êtes censé tout faire vous-même. Vous pourriez simplement vous sentir fier de votre bataille et la voir comme la preuve que vous êtes une personne noble (c'est une autre manifestation du syndrome du martyre). Si vous pensez que demander de l'aide est une forme de faiblesse, vous devez arrêter illico presto. En réalité, c'est l'inverse : essayer de tout faire vous-même est un signe de faiblesse dans le sens où cela indique que vous n'avez pas une vision réaliste de vos capacités.
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Apprenez à faire confiance aux autres. Si vous avez peur de déléguer parce que vous pensez que personne ne peut faire ce travail aussi bien que vous, souvenez-vous de deux choses : premièrement, que presque tout le monde peut maitriser quelque chose avec un peu de pratique et deuxièmement, que vous n'êtes probablement pas aussi talentueux que vous le pensez. Lorsque vous déléguez une tâche, vous ne faites pas que vous dégager du temps, vous donnez également une chance à la personne qui vous aide de s'entrainer à une nouvelle compétence ou de s'attaquer à un nouveau genre de tâche. Soyez patient : avec assez de temps, cette personne sera surement capable de faire le travail presque aussi bien que vous l'auriez fait. Sauf si le travail que vous envisagez de déléguer est « très » important, c'est probablement bien que la personne qui vous aide apprenne à le faire. Si le travail est « très » important, réfléchissez-y à deux fois avant de le déléguer !
- Même si vous « êtes » le meilleur dans le travail que vous envisagez de déléguer, prenez conscience que déléguer vous permet de faire d'autres choses. Si vous êtes la personne la plus douée du bureau pour faire la tâche relativement monotone qu'est l'assemblage de disques durs, mais que vous avez une présentation importante à préparer, vous pouvez donner cette tâche à un stagiaire. Il est bien mieux pour vous de donner la priorité aux tâches complexes et difficiles : ne vous en voulez pas de déléguer des tâches simples et répétitives si vous avez des choses plus importantes à faire.
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Méthode 2

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Déléguer efficacement

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Lancez-vous. Le premier pas est le plus difficile, mais c'est le plus crucial. Vous devez faire le grand saut et demander à quelqu'un de vous aider (ou, si vous êtes le patron, « dire » à quelqu'un de vous aider). Ne vous en voulez pas de le faire : tant que vous êtes poli, gentil et courtois, vous n'êtes pas grossier juste parce que vous demandez (ou dites) à quelqu'un de vous aider. Essayez d'être courtois et aimable tout en maintenant le sérieux de votre demande.
- Si vous ne savez pas trop comment demander à quelqu'un de faire un travail pour vous, essayez de faire court et agréable. Dites quelque chose comme « Hé, est-ce que je peux vous parler une minute ? Je me demandais si vous pouviez m'aider à assembler tous les disques durs qu'on vient de recevoir. Je ne peux pas le faire parce que je suis à l'extérieur aujourd'hui. Est-ce que vous pouvez m'aider ? » Ne mettez pas la pression à la personne qui vous aide, mais assurez-vous qu'elle sache que vous avez « besoin » de son aide.
- Demandez et vous recevrez (probablement). N'ayez pas peur de déléguer parce que vous pourriez passer pour quelqu'un d'impoli ou qui s'impose. Voyez-le sous cet angle : comment vous sentez-vous lorsqu'on vous demande de l'aide ? Est-ce que vous êtes blessé ou offensé ? Ou est-ce que, généralement, vous êtes parfaitement disposé à aider ? La deuxième réponse est certainement plus probable !
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Ne prenez pas les refus personnellement. Parfois, les gens ne pourront pas vous aider : c'est triste, mais vrai. Il peut y avoir beaucoup de raisons. La plus courante est que la personne à qui vous demandez de l'aide est très occupée avec son propre travail. Ne le prenez pas trop personnellement. Ce n'est pas parce qu'une personne ne peut (ou ne veut) pas vous aider à un moment précis qu'elle vous déteste. Cela veut généralement juste dire qu'elle est occupée ou paresseuse, rien de plus.
- Si on refuse de vous aider, passez vos options en revue. Généralement, vous pouvez insister poliment, mais fermement, sur le fait que vous avez vraiment besoin de l'aide de cette personne (ce qui fonctionnera particulièrement bien si vous êtes le patron ou quelqu'un qui fait autorité), vous pouvez demander à quelqu'un d'autre ou vous pouvez le faire vous-même. Si vous avez réellement besoin d'aide, n'ayez pas peur d'essayer la 1re option ou la 2e !
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Déléguez les objectifs, mais pas la procédure. C'est la clé pour ne pas devenir un manageur cauchemardesque. Établissez des critères clairs concernant le genre de résultat que vous recherchez et montrez à la personne comment le faire, mais dites-lui qu'elle peut le faire à sa manière tant que c'est bien fait et terminé à temps. Donnez-lui assez de temps pour apprendre, expérimenter et innover. Ne l'entrainez pas comme un robot, mais comme un humain, quelqu'un qui peut s'adapter et s'améliorer.
- C'est aussi judicieux parce que cela épargne votre temps et vos nerfs. Vous devez utiliser le temps que vous avez dégagé pour faire quelque chose de plus important, pas pour vous inquiéter constamment de si la personne qui vous aide progresse. Souvenez-vous, vous déléguez ce travail afin d'être « moins » stressé, pas « plus ».
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Préparez-vous à entrainer la personne qui vous aide. Vous devriez vous placer près d'elle pendant un petit moment pour lui apprendre à faire la tâche que vous lui avez déléguée, même si elle est plutôt simple. Souvenez-vous que les processus qui vous semblent simples et directs pourraient ne pas l'être pour quelqu'un qui n'y a jamais eu affaire auparavant. Ne soyez pas uniquement prêt à guider cette personne dans le travail que vous lui avez délégué, mais soyez également prêt à répondre patiemment à toutes les questions qu'elle aura probablement.
- Considérez le temps que vous avez passé à entrainer cette personne comme un investissement à long terme judicieux. En passant un peu de temps à lui apprendre à faire correctement une tâche, à l'avenir, vous gagnerez le temps que vous auriez autrement passé à corriger ses erreurs.
Vous avez peut-être les ressources nécessaires à l'exécution de la tâche, mais la personne à qui cette tâche a été assignée ne pourra peut-être pas y accéder. Les choses comme les mots de passe qui protègent des données, des équipements spéciaux et certains outils peuvent être essentiels pour faire une tâche, alors, assurez-vous que la personne qui vous aide a tout ce qu'il faut pour réussir.
Pendant qu'elle vous aide, elle ne s'occupe pas de ses responsabilités habituelles. Ne l'oubliez pas. Comme vous, elle a un emploi du temps serré. Demandez-vous : quel travail est-ce qu'elle va mettre de côté ou déléguer afin de terminer le vôtre ? Assurez-vous de connaitre la réponse à cette question lorsque vous déléguez une tâche à quelqu'un.
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Soyez patient. La personne à qui vous déléguer « fera » des erreurs lorsqu'elle apprendra comment faire une nouvelle tâche. Cela fait partie du processus d'apprentissage. Planifiez cela. Ne déléguez pas une tâche en pensant qu'elle la fera parfaitement avant même d'avoir de l'expérience. Si un projet ne fonctionne pas comme vous l'aviez prévu parce que votre partenaire n'a pas été capable d'exécuter « parfaitement » une tâche totalement nouvelle que vous lui avez déléguée, c'est votre faute, pas la sienne. Être une ressource pour elle et le travail délégué peut être une expérience d'apprentissage pour elle plutôt qu'une chose à redouter.
- Lorsque vous entrainez quelqu'un à faire quelque chose, vous faites un investissement. Au départ, cela vous ralentira, mais à long terme, cela augmentera grandement votre productivité puisque vous aurez abordé les choses avec une attitude réaliste et positive.
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Préparez-vous à d'éventuelles difficultés. Mettez en œuvre des plans de secours et tenez-vous prêt à vous impliquer si les choses tournent mal. Sachez ce qui se passera si une référence ou un délai ne sont pas respectés. Les obstacles et les défis inattendus arrivent tout le temps, que ce soit au travail ou à la maison. Même la technologie échoue parfois. Faites savoir à la personne à qui vous déléguez que si quelque chose se passe, vous le comprendrez et l'aiderez à tenir les délais. Ne vous contentez pas de la jeter sous un bus au moindre souci.
- Faire cela est aussi judicieux d'un point de vue égoïste : si la personne à qui vous déléguez sent qu'elle va être blâmée, elle passera beaucoup plus de temps à couvrir ses arrières qu'à réellement effectuer la tâche.
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Soyez reconnaissant envers la personne qui vous a aidé. Déléguer des tâches à quelqu'un d'autre est nécessaire si vous avez de plus en plus de responsabilités. Cependant, il est contreproductif de déléguer une tâche en laissant la personne qui vous aide travailler dur, puis en récoltant tous les lauriers. Soyez reconnaissant et félicitez les efforts des autres.
- Assurez-vous de mentionner le nom de la personne qui vous a aidé chaque fois que vous êtes complimenté sur un travail pour lequel vous avez reçu de l'aide.
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Dites « merci ». Lorsque quelqu'un fait quelque chose pour vous, il est important de le remercier, de reconnaitre l'importance de son aide et de lui faire savoir que vous l'appréciez. Sinon, vous passerez pour un ingrat, même si vous ne l'êtes pas. Souvenez-vous que les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées. Les gens auront plus tendance à vous aider à nouveau s'ils se sentent appréciés.
- Soyez courtois. Être sincèrement reconnaissant en disant tout simplement « Je n'aurais pas pu le faire sans vous ! » peut faire beaucoup. Si le travail que cette personne a fait pour vous était conséquent, vous pourriez même lui offrir un repas, un verre, une carte de remerciement ou un petit cadeau.
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Conseils

Créez une liste de toutes les choses à déléguer à quelqu'un d'autre. Ne modifiez rien sur cette liste. Mettez simplement tout par écrit et décidez plus tard ce qui est faisable ou non. Vous serez surpris du nombre de choses que vous faites vous-même pour lesquelles une autre personne pourrait vous aider.

Avertissements

Ne vous déchargez pas des tâches ingrates en prétendant que vous faites une faveur. S'il n'y a pas de bénéfice réel, ne prétendez pas le contraire. Il est mieux d'accomplir ce genre de tâche « après » en avoir terminé quelques-unes en équipe. Cela vous permettra de dire honnêtement « Michel, c'est vraiment un travail pourri, mais j'ai vraiment besoin de ton aide » ou « Je te promets que s'il y a quelque chose de positif à en retirer, je m'assurerai que tu en bénéficies, Agnès. Je sais que ce n'est pas une tâche géniale, mais elle doit être faite et je sais que je peux te faire confiance pour la faire ». Il existe beaucoup de tâches désagréables et ingrates à faire. La bonne façon de faire est de vous assurer que lorsque les occasions en or se présentent, vous pensez à la bonne personne.