Cara Mendelegasikan

Apakah Anda seorang eksekutif di perusahaan, seorang manajer, atau tinggal di rumah sebagai orang tua, bisa mendelegasikan tanggung jawab adalah kemampuan yang penting untuk membuat diri Anda menjadi lebih efektif. Tetapi, mendelegasikan bisa menjadi rumit – Anda harus tegas, mempercayai orang yang Anda delegasikan tanggung jawab Anda. Artikel ini akan membantu Anda menghadapi kekhawatiran yang mungkin ada mengenai mendelegasikan, kemudian membawa Anda melalui proses yang sesungguhnya dari mendelegasikan pekerjaan secara bijaksana dan terhormat.

Bagian 1

Bagian 1 dari 2:

Masuk ke Dalam Pola Pikir yang Benar

Unduh PDF

1
Kesampingkan ego Anda. Penghalang paling besar dalam mendelegasikan adalah kalimat "Jika Anda menginginkan sesuatu dikerjakan dengan benar, maka Anda harus melakukannya sendiri." Anda juga bukan satu-satunya orang di dunia yang bisa melakukannya dengan benar. Anda mungkin satu-satunya orang yang bisa mengerjakannya dengan benar di saat ini, tetapi jika Anda menyisihkan waktu untuk melatih seseorang, mereka mungkin juga akan bisa melakukannya dengan benar. Siapa tahu – mereka mungkin bisa melakukannya lebih cepat atau lebih baik dari Anda dan hal ini bukan hanya sesuatu yang harus Anda terima, namun bahkan harus Anda minta.
- Berpikirlah secara logis dan realistis – apakah Anda bisa melakukan pekerjaan ini sendiri? Apakah Anda harus bekerja sampai mati untuk menyeimbangkan pekerjaan ini dan tanggung jawab Anda sendiri? Jika iya, Anda harus bersiap-siap untuk mendelegasikan beberapa pekerjaan Anda. Jangan merasa malu atau tidak mampu hanya karena Anda butuh bantuan untuk sesuatu – Anda sesungguhnya menjadi seorang pekerja yang lebih efektif dengan mendapatkan bantuan waktu Anda membutuhkannya.
2
Berhentilah menunggu sampai ada orang yang mau menawarkan bantuan. Jika Anda segan untuk mendelegasikan pekerjaan, Anda mungkin menderita sindrom martir yang ringan – Anda mungkin kewalahan, dan Anda sering heran kenapa tidak ada orang yang menawarkan bantuan. Jujur dengan diri Anda sendiri – waktu orang menawarkan bantuan, apakah Anda menolaknya, hanya untuk bersikap sopan? Apakah secara diam-diam Anda bertanya kenapa mereka tidak memaksa? Apakah Anda merasakan hal itu, jika posisi Anda dibalik, apakah Anda menolong mereka dengan jantung yang berdebar? Jika Anda menjawa "iya, " Anda perlu melatih "mengambil kendali" dari keadaan Anda. Dapatkan bantuan yang Anda butuhkan – jangan menunggu hal itu datang kepada Anda, karena hal itu mungkin tidak akan pernah terjadi.
- Banyak orang yang lupa dengan apa yang dialami oleh orang lain, dan tidak ada yang bisa Anda lakukan untuk merubah mereka. Lupakan semua rasa kecewa yang mungkin ada kepada orang yang tidak menawarkan bantuan; harap diingat hal itu adalah tugas Anda untuk membicarakan apa yang Anda butuhkan.
Banyak orang yang merasa tidak enak untuk meminta bantuan. Anda mungkin merasa bersalah, seperti Anda memberikan beban kepada orang lain, atau malu, karena Anda pikir (untuk alasan tertentu) bahwa seharusnya Anda sendiri bisa menangani semuanya. Anda mungkin hanya merasa bangga dengan perjuangan, dan melihat itu sebagai bukti bahwa Anda adalah manusia yang mulia (manifestasi lain dari sindrom martyr). Jika Anda melihat meminta bantuan adalah salah satu bentuk kelemahan , Anda perlu untuk melupakannya dengan cepat Sebaliknya: mencoba untuk melakukan semuanya sendirian adalah tanda kelemahan dalam pengertian bahwa hal itu mengindikasikan Anda tidak punya pandangan yang realistis dari kemampuan Anda.
4
Belajarlah mempercayai orang lain. Jika Anda takut untuk untuk mendelegasikan karena Anda berpikir orang lain tidak bisa melakukannya sebaik Anda, ingatlah dua hal: pertama, hampir semua orang bisa menjadi bagus dalam suatu hal dengan latihan yang cukup, dan yang kedua Anda mungkin tidak berbakat untuk mengerjakan semua hal. Saat Anda mendelegasika pekerjaan, Anda tidak hanya membebaskan waktu untuk Anda – Tetapi Anda juga memberi kesempatan kepada penolong Anda sebuah kesempatan untuk untuk melatih kemampuan baru atau melakukan sebuah tugas yang baru. Bersabarlah – dengan berjalannya waktu, penolong Anda mungkin akan bisa melaksanakan pekerjaan yang didelegasikan sebaik Anda. Kecuali pekerjaan yang Anda rencanakan untuk di delegasikan sangat penting, mungkin bagus untuk penolong Anda bagaimana cara melakukannya dengan baik seiring berjalannya waktu. Jika pekerjaan adalah sangat penting, pikir dua kali sebelum mendelegasikannya!
- Bahkan jika Anda adalah yang terbaik dalam mengerjakan pekerjaan yang Anda rencanakan untuk di delegasikan, menyadari bahwa mendelegasikan pekerjaan memungkinkan Anda melakukan hal lain dengan waktu Anda. Jika Anda adalah pegawai terbaik di kantor yang melakukan pekerjaan merakit hardisk yang cukup monoton, tetapi Anda ada presentasi penting yang harus disiapkan, maka tidak apa-apa untuk memberikan tugas itu ke pihak internal. Lebih baik Anda memprioritaskan tugas yang sulit – jangan merasa buruk mengenai mendelegasikan tugas yang sederhana dan berulang-ulang waktu Anda ada hal lebih penting lain yang harus dikerjakan.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 2:

Mendelegasikan Secara Efektif

Unduh PDF

1
Buat tugasnya berjalan. Langkah pertama adalah yang tersulit, tetapi yang paling penting. Anda harus berani meminta seseorang untuk membantu Anda (atau jika anda seorang boss, suruh seseorang untuk membantu Anda.) Jangan merasa buruk mengenai hal ini – selama Anda sopan, baik, dan ramah, Anda tidak menjadi kasar hanya karena minta bantuan dari orang lain. Coba untuk menjadi ramah dan baik sambil mempertahankan keseriusan danri permintaan Anda.
- Jika Anda tidak yakin bagaimana cara meminta orang lain untuk mengerjakan sesuatu untuk Anda, coba untuk membuat hal menjadi pendek dan manis. Katakan sesuatu seperti, "Hai, apakah saya bisa bicara dengan kamu sebentar? Saya apakah Anda bisa membantu saya merakit tumpukan besar hardisk yang baru datang. Saya tidak bisa melakukannya sendiri karena hari ini saya ke luar kantor. Apakah kamu bisa membantu saya? " jangan menekan orang itu, tetapi pastikan bahwa bantuan diadibutuhkan.
- Mintalah dan anda (mungkin) akan menerima. Jangan takut untuk mendelegasikan karena anda berpikir akan kelihatan kasar atau mengesankan. Lihat dengan cara ini – bagaimana perasaan Anda waktu orang meminta bantuan Anda? Apakah Anda merasa tersakiti dan tersinggung? Atau Anda (biasanya) mau menolong? Mungkin Anda memilih yang terakhir!
2
Jangan terima penolakan secara pribadi. Kadang-kadang orang tidak bisa membantu Anda – hal yang menyedihkan, tetapi benar. Hal ini bisa karena berbagai macam alasan – hal yang paling umum adalah orang yang Anda minta tolong sedang sangat sibuk dengan pekerjaannya. Janga ambil terlalu pribadi – hanya karena seseorang tidak bisa (atau tidak mau) melakukan sesuatu untuk Anda di saat itu bukan berarti dia membenci Anda. Biasanya karena meereka sibuk atau malas – tidak lebih.
- Jika Anda di tolak, pertimbangkan pilihan Anda – biasanya, Anda bisa memaksa secara sopan bahwa Anda butuh bantuan dari orang itu (biasanya akan berhasil jika Anda adalah seorang boss atau orang yang punya kewenangan), Anda bisa coba meminta ke orang lain, atau Anda melakukan pekerjaan itu sendiri. Jika Anda butuh bantuan, jangan takut untuk memilih pilihan pertama atau keduanya!
3
Delegasikan tujuan, bukan prosedur. Hal ini adalah kunci supaya tidak menjadi mimpi buruk dari seorang manajer-mikro. Buat standar yang jelas mengenai hasil apa yang Anda inginkan, dan tunjukkan ke orang tersebut caranya, tetapi katakan bahwa mereka bisa melakukannya dengan cara yang mereka mau, selama bisa dilakukan dengan baik dan selesai tepat waktu. Berikan mereka waktu yang cukup tidak hanya untuk belajar, tetapi juga untuk melakukan percobaan dan berinovasi. Jangan latih mereka seperti sebuah robot; latih mereka seperti seorang manusia—seseorang yang bisa menyesuaikan diri dan bertambah baik.
- Hal ini juga pintar karena akan meluangkan waktu Anda dan mengurangi kegelisahan. Anda ingin menggunakan waktu yang telah bebas untuk melakukan hal lain yang lebih penting, tidak selalu khawatir tentang kemajuan dari penolong Anda. Ingat, Anda mendelegasikan pekerjaan untuk mengurangi stress – bukan tambah stress.
4
Bersiaplah untuk melatih penolong Anda. Anda harus selalu menyisihkan waktu untuk mengajari penolong Anda bagaimana cara melakukan tugas yang di delegasikan, bahkan jika itu hal yang mudah. Ingat bahwa proses yang kelihatan langsung dan sederhana untuk Anda mungkin tidak sesederhana untuk orang yang belum pernah menanganinya. Bersiaplah tidak hanya untuk membawa penolong Anda melalui pekerjaan yang telah Anda delegasikan, tetapi juga sabar menerima pertanyaan yang mungkin ada.
- Pertimbangkan waktu yang Anda habiskan untuk melatih penolong sebagai investasi jangka-panjang yang bijak. Dengan menyisihkan waktu untuk mengajari penolong Anda dengan benar, Anda mendapat waktu luang di masa depan daripada menghabiskan waktu mengkoreksi kesalahan dia.
Anda mungkin punya sumber daya yang tersedia yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tetapi orang yang diberi tugas mungkin tidak bisa mengaksesnya. Hal seperti data yang diproteksi password, peralatan khusus, dan alat tertentu bisa penting untuk menyelesaikan tugas, jadi pastikan penolong Anda punya apapun yang dibutuhkan untuk berhasil.
Waktu penolong Anda sedang membantu Anda, dia sedang tidak mengerjakan tanggung jawab normalnya. Jangan lupakan hal itu, seperti Anda, penolong Anda mungkin punya jadwal yang padat. Tanyakan kepada diri Anda-pekerjaan apa yang akan mereka kesampingkan atau delegasikan untuk menyelesaikan tugas dari Anda? Pastikan Anda tahu jawabannya di saat Anda mendelegasikan sebuah tugas ke seseorang.
7
Sabar. Orang yang Anda delegasikan akan membuat kesalahan saat dia belajar mengerjakan tugas yang baru. Hal itu adalah bagian dari proses belajar. Rencanakan hal itu. Jangan mendelegasikan tugas dengan asumsi orang itu akan mengerjakannya dengan sempurna sampai mereka punya hasil kerja yang sudah terbukti. Jika sebuah pekerjaan hasilnya tidak sesuai dengan yang diharapkan karena rekan Anda tidak bisa mengerjakan tugas dengan sempurna, maka itu adalah kesalahan Anda, bukan dia. Jadilah sumber untuk penolong Anda dan pekerjaan yang di delegasikan bisa menjadi pengalaman belajar untuk dia, daripada membuat orang takut.
- Waktu Anda melatih seseorang untuk melakukan sesuatu, maka Anda sedang berinvestasi. Pada awalnya hal itu akan memperlambat Anda, tetapi untuk jangka panjang, hal itu akan meningkatkan produktivitas, berdasarkan pendekatan Anda dengan tingkah laku yang positif dan realistis.
8
Bersiap untuk mendapat kesulitan. Buat rencana cadangan dan bersiaplah untuk bertindak jika terjadi sesuatu yang salah. Ketahui apa yang akan terjadi jika sebuah target atau tenggat waktu terlewati. Rintangan dan tantangan yang tidak terduga selalu muncul setiap saat, apakah Anda berada di kantor atau di rumah – bahkan kadang-kadang teknologi bisa gagal. Biarkan penolong Anda percaya bahwa jika sesuatu muncul, Anda akan mengerti dan membantu dia untuk memenuhi tenggat waktu – jangan hanya membiarkan mereka berada di posisi yang sulit.
- Melakukan hal ini juga pintar dalam pengertian egois – jika penolong Anda takut akan di salahkan, lebih banyak waktu yang akan dihabiskan dalam menutupi kekurangannya daripada mengerjakan tugasnya.
9
Menghargai penolong Anda jika layak. Mendelegasikan tugas ke seseorang adalah hal yang penting jika tanggung jawab Anda semakin banyak. Tetapi akan menjadi kontra produktif saat Anda mendelegasikan sebuah tugas membiarkan penolong Anda bekerja keras untuk itu, kemudian Anda sendiri yang mendapat pujian. Hargai dan puji usaha orang lain yang bekerja untuk kepentingan Anda.
- Pastikan setiap Anda mendapat pujian untuk pekerjaan Anda yang di bantu orang lain, Anda juga menyebut nama orang yang membantu Anda.
10
Ucapkan "Terima Kasih." Saat seseorang melakukan sesuatu untuk Anda, maka penting untuk mengucapkan terima kasih kepada orang itu, untuk mengakui pentingnya bantuan dia, dan supaya penolong tahu bahwa dia dihargai. Jika tidak, Anda akan kelihatan tidak tahu berterima kasih, meskipun Anda tidak seperti itu. Ingat bahwa orang tidak bisa membaca pikiran Anda. Orang akan lebih senang untuk menawarkan bantuan jika mereka merasa dihargai.
- Jadi orang yang ramah. Pengakuan yang sederhana seperti "Saya tidak bisa melakukannya tanpa kamu!" bisa menjadi hal yang bagus. Jika pekerjaan yang dilakukan oleh orang ini penting untuk Anda, Anda mungkin perlu untuk mentraktir atau memberi kado yang sederhana.
Iklan

Tips

Buat sebuah daftar pendelegasian untuk hal-hal yang tidak terlalu penting ke orang lain. Jangan edit daftar tersebut. Buat di sebuah kertas dan putuskan mana yang berhasil dan mana yang tidak. Anda akan takjub dengan banyaknya kerjaan yang Anda lakukan sendiri yang bisa dibantu oleh orang lain.

Peringatan

Jangan singkirkan tugas yang tidak menyenangkan dan berpura-pura bahwa Anda membantu mereka. Jika tidak ada keuntungan yang nyata untuk mereka, jangan berupra-pura bahwa keuntungan tersebut ada. Hal ini paling baik dilakukan setelah menyelesaikan salah satu tugas atau lebih sebagai tim. Ini memungkinkan Anda untuk berkata jujur, "Pekerjaan ini tidak menyenangkan, tetapi saya benar-benar butuh bantuan kamu," atau "Saya berjanji bahwa jika ada hal yang positif yang bisa di ambil dari ini, saya akan pastikan kamu mendapatkannya. Saya tahu ini bukan tugas yang hebat, tetapi ini butuh untuk diselesaikan, dan saya tahu saya bisa mempercayai kamu untuk melakukan hal ini." Ada banyak pekerjaan untuk diselesaikan, cara untuk menyelesaikan mereka adalah memastikan bahwa saat bisa di delegasikan, pastikan Anda menyerahkannya kepada orang yang tepat.