Microsoft Wordで差し込み印刷をする方法

差し込み印刷は、個人宛の手紙や電子メールを多くの人に同時に書き送るのにとても強力な機能です。また、封筒や宛先のラベル印刷といった作業にも活用できます。差し込み印刷はエクセルなどの別のデータソースから情報を読み込み、送信相手の情報を、メッセージに含まれたプレースホルダーと入れ替えていきます。この機能を使えば、何百人宛てのメッセージでも、一度に素早く作成することができます。

パート 1

パート 1 の 3:

宛先の入力

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差し込み印刷は、個々の異なる情報を差し込んで大量に手紙や電子メール、封筒やラベルの作成を行う機能です。宛先をデータベースから読みこむ、あるいは手動で入力してから、プレースホルダーまたは「フィ−ルド」を使って個々の宛先を自動的に入力します。この機能を使えば１つの書類を幾百幾千といった個人宛に送ることができるようになります。
差し込み印刷機能を使う際には手動で個々の宛先を入力する事も可能ですが、宛先の数が少ない場合以外は宛先リストのスプレッドシートかデータベースを事前に作成したほうが手入力よりも作業が簡単になります。
ワード２００３、またはそれより古いバージョンをお使いのユーザーは「ツール」メニューをクリックし、「はがきと差し込み印刷」、「差し込み印刷ウィザード」の順に選択します。
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「差し込み印刷の開始」ボタンをクリックし、書式を選択します。差し込み印刷機能は電子メール、手紙、封筒、ラベル、名簿の作成に利用できます。よく分からない場合は、「通常のワード形式」も選択できます。.
- 「封筒」を選択すると、封筒オプションが表示され、封筒のサイズと書式を選択することができます。
- 「ラベル」を選択した場合は、ラベルオプションが表示され、用紙の種類と個々のラベルサイズを選択することができます。
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「宛先の選択」をクリックし、差し込み印刷の宛先情報の入力方法を選択します。宛先は差し込み印刷機能の中でも最も有能な機能の一つで、個々の宛先の個人情報を手紙に含まれるプレースホルダーもしくは「フィールド」に差し込んでいきます。宛先は手入力、データベース、スプレッドシート、アウトルックの連絡先リストのいずれからでも入力できます。
- 「新しいリストの入力」を選択すると、宛先情報を手動で入力するウィンドウが開きます。この方法は、スプレッドシートに宛先の情報が記録されていない場合には便利ですが、情報を入力する方法としては最も時間がかかります。
- 「既存のリストを使用」を選択すれば、パソコン内にあるエクセルやアクセスを含む様々なスプレッドシートやデータベースのファイルを閲覧することができます。
- 「アウトルックの連絡先リストを選択」を選択すると、アウトルックの連絡先が読み込まれます。必要ではない連絡先は削除することもできます。
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パート 2

パート 2 の 3:

文書の作成

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宛先を入力したら文書の作成に取りかかります。新規に作成することも、ひな形を使うこともできます。重要なのは先ず最初に宛先を入力することで、そうしておけば文書作成の間に適切なフィールドを用いることができます。
差し込み印刷の際にどのように表示されるかをプレビューで確認できます。
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「差し込みフィールドの挿入」ボタンをクリックし、文書中の挿入したいフィールドを選択します。フィールドは差し込み印刷の実行時に宛先データベース内の情報と入れ替わります。
- 例えば、宛先の姓名を表示したい場合は、「姓」を選択して、スペースバーを押します。「差し込みフィールドの挿入」ボタンをもう一度押し、次に「名」を選択します。
- また、「住所ブロック」ボタンを使い、封筒に宛先の住所を印刷する方法もあります。自分の住所をひな形の送り主の欄に入力し、「住所ブロック」をひな形の宛先欄に加えます。
- 宛先情報に含まれたどのフィールドも選択可能です。情報に空白があると文書中で目立ってしまいます。フィールドが宛先リスト中の全てに共通しているかどうかを確認しましょう。
「差し込みフィールドの強調表示」ボタンをクリックすると、挿入したフィールドを強調表示できます。この機能を使うと文書編集中にフィールドがどう表示されるのかが分かり易くなります。
宛先情報の最初の宛先を差し込んだ書類が表示されます。
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パート 3

パート 3 の 3:

差し込み印刷の完了

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「自動エラーチェック」ボタンをクリックすると、ワードが差し込み印刷の書類をスキャンし、全てのフィールドが有効な情報を取得しているかどうかを確認します。無効と判断された時は実行前の状態に修正します。
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差し込み印刷を終了します。エラーがないことを確認したら、差し込み作業を終えて、個々の文書の作成に移ります。「完了と差し込み」ボタンをクリックすると、３つの選択肢が表示されます。^{[1]X出典文献}
- 「個々のドキュメントの編集」−実行条件を選択することができます。実行するとそれぞれの条件ごとに新規文書が作成されます。あとは手動で１つずつ修正していきます。
- 「文書の印刷」−実行条件を選択することができます。実行するとプリンターに送信された文書が印刷されます。
- 「電子メールメッセージ送信」−件名や宛先の電子メールに含まれるフィールドの設定が可能です。その後、アウトルックを利用して大量にメッセージを送信することができます。注意：メッセージは送信の実行とともに瞬時に発信されます。内容に間違いがないことをしっかりと確認しましょう。
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