ดาวน์โหลดบทความดาวน์โหลดบทความX
บทความนี้ร่วมเขียนโดยเหล่าบรรณาธิการและนักวิจัยที่ผ่านการฝึกฝนมาเพื่อความถูกต้องและครอบคลุมของเนื้อหา
ทีมผู้จัดการด้านเนื้อหาของวิกิฮาว จะตรวจตราผลงานจากทีมงานด้านเนื้อหาของเราเพื่อความมั่นใจว่าบทความทุกชิ้นได้มาตรฐานตามที่เราตั้งไว้
บทความนี้ถูกเข้าชม 30,829 ครั้ง
บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการใช้ฟีเจอร์ "Mail Merge" ใน Microsoft Word ให้คุณเอง Mail Merge ให้คุณใช้ spreadsheet ที่มีข้อมูล contacts กำหนดที่อยู่ ชื่อ และอื่นๆ ไปยังเอกสารแต่ละฉบับได้อัตโนมัติ สะดวกเวลาจะทำจดหมายข่าวหรือประกาศ เพราะไม่ต้องมานั่งเขียนชื่อหรือที่อยู่ที่หัวเอกสารเองทีละฉบับ
ขั้นตอน
เปิด Microsoft Excel. ไอคอนของ Microsoft Excel จะเป็นตัว "X" สีขาวบนพื้นเขียวเข้ม คลิกแล้วหน้า "New" ของ Excel จะเปิดขึ้นมา- ถ้ามี contact sheet ใน Excel อยู่แล้ว ก็ข้ามไปอ่านวิธีการ import รายชื่อ contacts จาก Excel ได้เลย
คลิก Blank workbook. ที่ด้านซ้ายบนของหน้า "New" เพื่อเปิดเอกสารใหม่ว่างๆ ขึ้นมาใน Excel
ใส่ contact headers. เริ่มจากเซลล์ A1 แล้วขยับไปทางขวา ให้ใส่ headers ดังต่อไปนี้[1]- FirstName - ชื่อของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ A1)
- LastName - นามสกุลของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ B1)
- Tel - เบอร์โทรของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ C1)
- StreetAddress - ที่อยู่ของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ D1)
- City - เมือง/อำเภอ/เขตของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ E1)
- State - รัฐ/จังหวัดของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ F1)
- ZIP - รหัสไปรษณีย์ของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ G1)
- Email - อีเมลของ contacts จะอยู่ในคอลัมน์นี้ (เซลล์ H1)
พิมพ์ข้อมูลของ contacts. เริ่มจากคอลัมน์ A เซลล์ 2 ให้กรอกข้อมูล contact ของแต่ละคนที่จะใช้ mail merge- ต้องตรวจทานความถูกต้องของข้อมูลก่อนไปต่อ
เซฟเอกสาร. โดย- Windows - คลิก File คลิก Save As ดับเบิลคลิก This PC คลิกเลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ ทางซ้ายของหน้าต่าง พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "File name" แล้วคลิก Save
- Mac - คลิก File คลิก Save As... พิมพ์ชื่อเอกสารในช่อง "Save As" เลือกตำแหน่งเซฟไฟล์ โดยคลิกช่อง "Where" แล้วคลิกโฟลเดอร์ จากนั้นคลิก Save
- จดจำตำแหน่งเซฟไฟล์ไว้ให้ดี เพราะเดี๋ยวต้องมาหา spreadsheet ของ Excel นี้ทีหลัง
ปิด Excel. คลิก X มุมขวาบนของ Excel (Windows) หรือวงกลมสีแดง มุมซ้ายบน (Mac) เท่านี้ก็ไปสร้าง mail merge ใน Microsoft Word ได้แล้วโฆษณา
เปิด Microsoft Word. ไอคอนของ Word จะเป็นตัว "W" สีขาวบนพื้นน้ำเงิน คลิกแล้วหน้า "New" จะเปิดขึ้นมาเหมือนของ Excel- ถ้ามีเอกสาร Microsoft Word ที่จะ import contacts ของ Excel อยู่แล้ว ก็ให้ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดขึ้นมา แล้วไม่ต้องทำขั้นตอนถัดไป
คลิก Blank document. ที่เป็นช่องสีขาว ด้านซ้ายบนของหน้า เพื่อเปิดเอกสาร Microsoft Word ว่างๆ
คลิก tab Mailings. ที่เป็น tab ด้านบนของหน้าต่าง Microsoft Word แล้ว toolbar จะโผล่มาล่างแถว tab ต่างๆ
คลิก Select Recipients. ในหัวข้อ "Start Mail Merge" ของ toolbar Mailings แล้วเมนูจะขยายลงมา
คลิก Use an Existing List…. ที่เป็นตัวเลือกในเมนูที่ขยายลงมา เพื่อเปิดหน้าต่างใหม่- ถ้าอยากใช้ contacts ของ Outlook แทน ให้เลือก Choose from Outlook Contacts ในเมนูที่ขยายลงมา
- หรือพิมพ์รายการข้อมูล contact ชั่วคราว ใน Word โดยเลือก Type a New List สะดวกเวลาจะทำข้อมูล contacts แค่นิดเดียว
เลือก contact sheet ของ Microsoft Excel. ทางซ้ายของหน้าต่าง ให้คลิกโฟลเดอร์ที่เซฟ sheet ของ Excel ไว้ แล้วคลิกเพื่อเลือก sheet นั้น
คลิก Open. มุมขวาล่างของหน้าต่าง
ยืนยันตัวเลือก. คลิกชื่อ sheet ของ Excel ในหน้าต่าง pop-up แล้วคลิก OK ทางด้านล่างของหน้าต่าง เพื่อเลือก sheet Excel นั้นเป็นตำแหน่งโหลด contacts- อย่าลืมติ๊กช่อง "First row of data contains column headers" ทางด้านล่างของหน้าต่างด้วย
โฆษณา
ไปยังตำแหน่งที่จะใส่ข้อมูล contact. หาจุดที่จะใส่ข้อมูล contact (เช่น หัวเอกสาร) แล้วคลิกเพื่อให้เคอร์เซอร์โผล่มา
คลิก Insert Merge Field. ที่เป็นตัวเลือกในหัวข้อ "Write & Insert Fields" ของ tab Mailings แล้วเมนูจะขยายลงมา- อาจจะต้องคลิก tab Mailings อีกรอบซะก่อน
เลือกประเภทข้อมูล. ในเมนูที่ขยายลงมา ให้คลิกชื่อหนึ่งใน headers จากไฟล์ Excel เพื่อใส่- เช่น ให้คลิก FirstName ในเมนูที่ขยายลงมา ถ้าจะใส่แท็กของชื่อ contacts
ใส่ข้อมูลอื่นๆ ตามต้องการ. เช่น ที่อยู่ นามสกุล เบอร์โทร และอื่นๆ ของ contacts
คลิก Finish & Merge. ที่ด้านขวาสุดของ toolbar ใน tab Mailings เพื่อขยายเมนูลงมา
เลือก merge option. คลิกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้- Edit Individual Documents - เปิดไฟล์ของแต่ละผู้รับ เพื่อปรับแต่งเฉพาะไฟล์ไป
- Print Documents... - พริ้นท์เอกสารของแต่ละคนใน contact sheet
- Send Email Messages... - ส่งเอกสารไปทางอีเมล อีเมลของ contacts จะถูกเลือกเป็นอีเมลปลายทาง
ทำตามขั้นตอนในหน้าจอ. อันนี้แล้วแต่ว่าคุณเลือกอะไรไป อาจจะมีแบบฟอร์มเพิ่มเติม (เช่น ถ้าเลือก Email จะมีให้ใส่ subject แล้วคลิก OK) เพื่อทำขั้นตอน mail merge ให้เสร็จสิ้นโฆษณา
เคล็ดลับ
- Mail Merge เหมาะสำหรับสร้างใบแจ้งหนี้, ประกาศ, รายงาน หรือเอกสารอื่นๆ ที่ต้องใช้เป็นจำนวนมาก โดยเป็นเอกสารที่มีชื่อ-นามสกุล ที่อยู่ และอื่นๆ
โฆษณา
คำเตือน
- ต้องตรวจทานข้อมูล contact ก่อน import เข้า Word เสมอ ไม่งั้นถ้าผิดพลาดไป เช่น ชื่อผิด อีเมลผิด ก็อาจส่งเอกสารไปผิดคนได้
โฆษณา
ข้อมูลอ้างอิง
เกี่ยวกับวิกิฮาวนี้
นักเขียนในทีมวิกิฮาว
บทความนี้ร่วมเขียนโดยเหล่าบรรณาธิการและนักวิจัยที่ผ่านการฝึกฝนมาเพื่อความถูกต้องและครอบคลุมของเนื้อหา
ทีมผู้จัดการด้านเนื้อหาของวิกิฮาว จะตรวจตราผลงานจากทีมงานด้านเนื้อหาของเราเพื่อความมั่นใจว่าบทความทุกชิ้นได้มาตรฐานตามที่เราตั้งไว้ บทความนี้ถูกเข้าชม 30,829 ครั้ง
ทีมผู้จัดการด้านเนื้อหาของวิกิฮาว จะตรวจตราผลงานจากทีมงานด้านเนื้อหาของเราเพื่อความมั่นใจว่าบทความทุกชิ้นได้มาตรฐานตามที่เราตั้งไว้ บทความนี้ถูกเข้าชม 30,829 ครั้ง
หมวดหมู่: ออฟฟิศ
มีการเข้าถึงหน้านี้ 30,829 ครั้ง
บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม
⚠️ Disclaimer:
Content from Wiki How ไท language website. Text is available under the Creative Commons Attribution-Share Alike License; additional terms may apply.
Wiki How does not encourage the violation of any laws, and cannot be responsible for any violations of such laws, should you link to this domain, or use, reproduce, or republish the information contained herein.
- - A few of these subjects are frequently censored by educational, governmental, corporate, parental and other filtering schemes.
- - Some articles may contain names, images, artworks or descriptions of events that some cultures restrict access to
- - Please note: Wiki How does not give you opinion about the law, or advice about medical. If you need specific advice (for example, medical, legal, financial or risk management), please seek a professional who is licensed or knowledgeable in that area.
- - Readers should not judge the importance of topics based on their coverage on Wiki How, nor think a topic is important just because it is the subject of a Wiki article.
โฆษณา
