Cara Melakukan Mail Merge di Microsoft Word

Artikel How.com.vn ini akan menunjukkan kepada Anda cara menggunakan fitur "Mail Merge" pada Microsoft Word. Fitur Mail Merge memungkinkan Anda untuk menggunakan lembar lajur informasi kontak untuk menetapkan alamat, nama, atau informasi yang berbeda ke setiap salinan dokumen secara otomatis. Fitur ini berguna ketika Anda perlu menyesuaikan laporan berkala atau surat pernyataan karena Anda tidak perlu menulis setiap nama atau alamat yang berbeda secara manual di bagian atas setiap dokumen.

Bagian 1

Bagian 1 dari 3:

Membuat Lembar Kontak

Unduh PDF

1
Buka Microsoft Excel. Ikon aplikasi Microsoft Excel menyerupai huruf “X” berwarna putih dengan latar belakang putih. Setelah itu, halaman "New" akan ditampilkan.
- Jika Anda sudah memiliki lembar kontak pada Excel, beralihlah ke langkah pemuatan atau impor kontak Excel.
Pilihan ini berada di pojok kiri atas halaman “New”. Setelah itu, dokumen Excel baru akan dibuka.
3
Tambahkan kepala kontak. Dimulai dari kotak “A1” ke arah kanan, masukkan kepala atau judul sebagai berikut: ^{[1]XTeliti sumber}
- ”FirstName” – Nama depan kontak perlu dimasukkan pada kolom ini (kotak “A1”).
- ”LastName” – Nama belakang kontak perlu dimasukkan pada kolom ini (kotak “B1”).
- ”Tel” – Nomor telepon kontak akan ditambahkan pada kolom ini (kotak “C1”).
- ”StreetAddress” – Alamat kontak perlu dimasukkan pada kolom ini (kotak “D1”).
- ”City” – Kota asal/tempat tinggal kontak perlu ditambahkan pada kontak ini (kotak “E1”).
- ”State” – Provinsi asal kontak akan ditambahkan pada kolom ini (kotak “F1”).
- ”ZIP” – Kode pos tempat tinggal kontak perlu ditambahkan pada kolom ini (kolom “G1”).
- ”Email” – Alamat surel kontak akan dimasukkan pada kolom ini (kotak “H1”).
4
Masukkan informasi kontak. Dimulai dari kolom A kotak 2, masukkan informasi kontak untuk setiap orang yang ingin Anda tambahkan ke fitur mail merge.
- Pastikan informasi yang dimasukkan sudah akurat sebelum Anda melanjutkan ke langkah berikutnya.
5
Simpan dokumen. Untuk menyimpannya:
- Windows - Klik “File”, pilih “Save As”, klik dua kali “This PC”, pilih lokasi penyimpanan berkas di sisi kiri jendela, tikkan nama dokumen pada kolom "File name", dan klik “Save”.
- Mac - Klik “File”, pilih “Save As...”, masukkan nama dokumen pada kolom "Save As", pilih lokasi penyimpanan dengan mengeklik kotak "Where" dan memilih folder, kemudian klik “Save”.
- Ingat lokasi penyimpanan berkas yang sudah dipilih. Anda nanti perlu mencari lembar lajur kontak Excel pada lokasi tersebut.
Klik tombol “X” yang ada di pojok kanan atas jendela Excel (Windows) atau lingkaran merah yang berada di pojok kiri atas jendela (Mac). Sekarang Anda bisa membuat atau menggunakan fitur mail merge pada Microsoft Word.
Iklan

Bagian 2

Bagian 2 dari 3:

Mengimpor Kontak ke Word

Unduh PDF

1
Buka Microsoft Word. Ikon aplikasi Microsoft Word tampak seperti huruf “W” berwarna putih dengan latar belakang biru tua. Seperti halnya pada Microsoft Excel, halaman "New" akan ditampilkan setelah program dibuka.
- Jika Anda sudah memiliki dokumen Microsoft Word yang ingin ditambahkan kontak dari Excel, Anda perlu mengeklik dua kali dokumen itu untuk membukanya. Lewati langkah berikutnya jika Anda sudah memiliki dokumen khusus.
Kotak putih tersebut berada di pojok kiri atas halaman. Setelah itu, dokumen kosong Microsoft Word akan ditampilkan.
Tab ini berada di bagian atas jendela Microsoft Word. Setelah itu, bilah peralatan akan ditampilkan tepat di bawah barisan tab.
Pilihan tersebut berada pada segmen "Start Mail Merge" di bilah peralatan “Mailings”. Setelah itu, menu drop-down akan ditampilkan.
5
Klik Use an Existing List…. Pilihan ini berada pada menu drop-down. Setelah itu, jendela baru akan dibuka.
- Jika Anda ingin menggunakan kontak dari Outlook, Anda bisa memilih opsi “Choose from Outlook Contacts” dari menu drop-down.
- Anda juga bisa mengetikkan daftar informasi kontak sementara pada Word dengan memilih “Type a New List”. Fitur ini berguna ketika Anda hanya perlu membuat beberapa informasi kontak saja.
Di sisi kiri jendela, klik folder yang memuat lembar kontak Excel. Setelah itu, klik lembar Excel untuk memilihnya.
Pilihan ini berada di pojok kanan bawah jendela.
8
Konfirmasi pilihan Anda. Klik nama lembar Excel pada jendela pop-up, kemudian klik tombol “OK” yang ada di bawah jendela. Lembar Excel Anda akan terpilih sebagai lokasi sumber kontak.
- Pastikan kotak tanda "First row of data contains column headers" yang berada di bagian bawah jendela sudah dicentang.
Iklan

Bagian 3

Bagian 3 dari 3:

Menggunakan Fitur Mail Merge

Unduh PDF

Carilah tempat yang ingin Anda tambahkan informasi kontak (mis. kepala dokumen) dan klik tempat tersebut untuk menempatkan kursor.
2
Klik Insert Merge Field. Pilihan ini berada pada segmen "Write & Insert Fields" di tab “Mailings”. Setelah itu, menu drop-down akan ditampilkan.
- Anda mungkin perlu mengeklik tab “Mailings” sekali lagi sebelum mengikuti langkah ini.
3
Pilih jenis informasi. Pada menu drop-down, klik nama salah satu judul atau kepala informasi dari dokumen Excel untuk menyisipkannya ke dokumen Word.
- Sebagai contoh, jika Anda ingin menambahkan penanda nama depan kontak, klik “FirstName” pada menu drop-down.
Informasi ini mencakup alamat, nama belakang, nomor telepon kontak, dan lain-lain.
Tombol ini berada di ujung kanan bilah peralatan tab “Mailings”. Setelah itu, menu drop-down akan ditampilkan.
6
Tentukan pilihan penggabungan. Klik salah satu pilihan berikut ini:
- “Edit Individual Documents” – Pilihan ini akan membuka setiap dokumen penerima sehingga Anda bisa menyesuaikan kembali dokumen.
- “Print Documents...” – Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mencetak salinan dokumen untuk setiap orang yang terdaftar di lembar kontak.
- “Send Email Messages...” – Pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan dokumen sebagai surel. Alamat surel kontak akan dipilih sebagai alamat surel tujuan.
Anda mungkin memiliki formulir tambahan untuk ditinjau, tergantung kepada opsi yang dipilih (mis. jika Anda memilih “Email”, Anda perlu memasukkan judul dan mengeklik “OK”). Setelah itu, proses mail merging selesai dilakukan.
Iklan

Tips

Fitur mail merge berguna, terutama ketika Anda membuat faktur, rekening, laporan, dan dokumen massal lainnya yang perlu dilengkapi dengan nama, alamat, dan informasi pribadi lainnya.

Peringatan

Selalu periksa kembali informasi kontak sebelum diimpor ke Word. Kesalahan informasi dapat menyebabkan beberapa masalah, seperti nama yang salah atau pengiriman dokumen ke alamat surel yang salah.