كيفية دمج البريد في برنامج Microsoft Word

تنزيل المقال

تنزيل المقال

أداة دمج البريد أحد الأدوات القوية لكتابة وإرسال رسائل مخصّصة أو رسائل بريد إلكتروني لأشخاص مختلفين في نفس الوقت. يمكنك استخدام الأداة أيضًا لإنشاء مغلّفات أو ملصقات تحتوي على بيانات كل مُستقبل. تقوم أداة دمج البريد باستيراد البيانات من مصدر آخر كجدول بيانات Excel ومن ثم استخدامها لاستبدال الأماكن المخصّصة في رسائلك بالبيانات المتعلّقة لكل شخص تقوم بمراسلته. يمكنك استخدام الأداة لإنشاء رسائل مخصّصة بسرعة لمئات الأشخاص في نفس الوقت.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

إضافة المتلقّين

تنزيل المقال

1. 
   1
   افهم الإمكانيات التي تسمح لك خاصية دمج البريد بتحقيقها. خاصية دمج البريد خاصية مصممة لإنشاء مراسلات ورسائل إلكترونية جماعية، وكذلك لإنشاء مغلفات وملصقات تحتوي على بيانات مختلفة لكل منها. يمكنك تحميل قاعدة بيانات للمتلقين أو إدخال البيانات يدويًا ومن ثم استخدام أماكن مخصّصة أو "حقول" لملء البيانات أوتوماتيكيًا لكل متلقٍ حسب نسخته. يسمح لك ذلك بإنشاء مستند واحد يمكن إرساله لمئات أو آلاف الأشخاص.
2. 
   2
   أنشئ جدول بيانات للمتلقين (اختياري). يمكنك إدخال كل مُستقبِل يدويًا خلال عملية دمج البريد، وهذا أمر مناسب إن كنت تراسل مجموعة صغيرة من الأشخاص فقط، ولكنك ستجد بالتأكيد أن الأمر أكثر سهولة عند امتلاك قاعدة بيانات أو جدول بيانات بالمتلقّين قبل البدء.

   • ابحث عن إرشادات مفصّلة لطريقة إنشاء جدول بيانات Excel.
   • ابحث عن إرشادات مفصّلة لطريقة إنشاء قاعدة بيانات Access.
3. 
   3
   انقر على لسان تبويب المراسلات (Mailings) لفتح أدوات دمج البريد. إن كنت تستخدم Word 2003 أو إصدارًا أقدم، انقر على قائمة الأدوات (Tools) واختر الرسائل والمراسلات (Letters and Mailings) ← إظهار شريط أدوات دمج البريد (Show Mail Merge Toolbar).
4. 
   4
   انقر على زر بدء الدمج (Start Mail Merge) واختر الصيغة. يمكنك استخدام أداة دمج البريد لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني، والمغلفات، والملصقات، والأدلة. يمكنك كذلك اختيار مستند Word عادي إن لم تكن متيقّنًا.

   • إن اخترت خيار المغلّفات (Envelopes)، ستظهر لك نافذة خيارات المغلفات (Envelope Options) التي تسمح لك بتحديد تنسيق المغلفات وأحجامها.
   • إن اخترت خيار الملصقات (Labels)، ستظهر لك خيارات الملصقات التي تسمح لك بتحديد نوع أوراق الملصقات وحجم كل ملصق.
5. 
   5
   انقر على خيار تحديد المتلقّين (Select Recipients) واختر طريقة إضافة المتلقّين في أداة دمج البريد. خيارات المتلقّين أحد أقوى أجزاء أداة دمج البريد حيث أنها تسمح لك باستبدال الأماكن المخصصة أو "الحقول" في الرسالة ببيانات كل مُستقبِل حسب نسخته. يمكنك إدخال بيانات المتلقين يدويًا، أو استخدام جدول أو قاعدة بيانات، أو تحميل جهات اتصال Outlook.

   • إن اخترت خيار كتابة قائمة جديدة (Type a New List)، ستظهر لك نافذة جديدة تسمح لك بإدخال بيانات كل مستقبل يدويًا. يكون ذلك مفيدًا إن لم تكن تمتلك وصولًا إلى جدول بيانات يحتوي على بيانات المتلقّين، إلا أنه كذلك أبطأ طريقة لإدخال البيانات. يمكنك النقر على زر تخصيص الأعمدة Customize Columns... لإنشاء حقول مخصّصة للبيانات التي تدخلها.
   • إن اخترت خيار استخدام قائمة موجودة (Use an Existing List)، يمكنك تصفّح جهاز الكمبيوتر لتحديد عدة جداول بيانات وقواعد بيانات، بما في ذلك ملفات Excel و Access. يمكنك أيضًا النقر على خيار مصدر جديد New Source... للاتصال بخادم SQL على شبكة الإنترنت.
   • إن اخترت خيار جهات اتصال Outlook مخصّصة (Choose from Outlook Contacts)، سيتم تحميل جهات اتصال Outlook حيث يمكنك إلغاء تحديد جهات الاتصال التي لا ترغب بإضافتها.

جزء 2

جزء 2 من 3:

إنشاء المستند

تنزيل المقال

1. 
   1
   ابدأ بإنشاء المستند بشكل طبيعي. بعد إدخال المتلقّين، يمكنك البدء بإنشاء المستند. يمكنك إنشاء المستند بالكامل أو استخدام قالب متاح. من المهم إدخال المتلقين أولا حتى تتمكن من استخدام الحقول المناسبة عند إنشاء المستند.

   • ابحث عن إرشادات مفصّلة لطريقة كتابة خطاب رسمي.
   • ابحث عن إرشادات مفصّلة لطريقة كتابة قائمة بريدية فعّالة.
2. 
   2
   انقر على زر خط الترحيب (Greeting Line) لإنشاء خط ترحيب مخصّص. يمكنك استخدام المعاينة الموجودة في النافذة التي ستظهر لك لتعرف شكلها على كل نسخة من نسخ دمج البريد.
3. 
   3
   انقر على زر إدراج حقل دمج (Insert Merge Field) واختر الحقل الذي ترغب بإدراجه في المستند. سيتم استبدال هذه الحقول بالبيانات من قاعدة البيانات المحدّدة عند إنشاء المستندات.

   • على سبيل المثال، إن كنت ترغب بأن يقوم المستند بعرض اسم المستقبل الأول والأخير، يتوجّب عليك اختيار (First) ثم زر المسافة Space ثم النقر على زر إدراج حقل دمج (Insert Merge Field) مجدّدًا واختيار (Last).
   • كمثال آخر، يمكنك استخدام زر (Address Block) لإنشاء مغلّفات تحمل اسم كل مستقبل ليكون مطبوعًا عليها. اكتب عنوانك في خانة عنوان المُرسل من قالب المغلف ثم أضف "Address Block" إلى جزء المستقبل من القالب.
   • يمكنك اختيار أي حقل يحتوي على بيانات المُستقبِل. احرص على أن ذلك ينطبق على كل المتلقين في القائمة، حيث أنه يسهل ملاحظة الحقول الفارغة عند قراءة المستند.
4. 
   4
   انقر على زر تعليم حقول الدمج (Highlight Merge Fields) لإظهار الحقول المدرجة. يسهّل ذلك من إظهار شكل الحقول عند التحرير.
5. 
   5
   انقر على زر معاينة النتائج (Preview Results) لرؤية الناتج النهائي. ستتغيّر الشاشة لإظهار مستند الدمج بعد ملئه ببيانات أول مُستقبِل.

جزء 3

جزء 3 من 3:

إتمام دمج البريد

تنزيل المقال

1. 
   1
   تفقّد وجود الأخطاء. انقر على خيار تفقّد الأخطاء (Check for errors) لجعل برنامج Word يفحص كل مستند في دمج البريد للتأكد من أن كل المتلقّين يمتلكون بيانات سليمة لكل الحقول. سيتم التبليغ عن أي نتائج خاطئة، مما يسمح لك بإصلاحها قبل المتابعة.
2. 
   2
   قم بإنهاء عملية الدمج. بعد انتهاء عملية تفقّد الأخطاء، يمكنك إنهاء عملية الدمج وإنشاء المستندات الفردية. هناك 3 خيارات متاحة عند النقر على زر الإنهاء والدمج (Finish & Merge):

   • تحرير مستندات فردية (Edit Individual Documents) - ستتمكن من اختيار المُدخلات التي ترغب بإجراء هذا التصرّف عليها. بعد فعل ذلك، سيتم إنشاء مستند جديد، وسيمثّل كل مُدخل صفحة جديدة. يمكنك بعد ذلك الاستمرار بإجراء تحريرات يدوية لكل مستند.
   • طباعة المستندات (Print Documents) - ستتمكن من اختيار المدخلات التي ترغب بإجراء هذا التصرّف عليها. سيتم إرسال المستندات إلى الطابعة بعد فعل ذلك حيث يتم طباعة كل مستند على حدة.
   • إرسال المستندات بالبريد الإلكتروني (Email Documents) - ستتمكن من تحديد سطر الموضوع وتحديد الحقل الذي سيحتوي على عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالمستقبلين. ستتمكن بعد ذلك من إرسال رسالة البريد الإلكتروني المجمّعة من خلال برنامج Outlook. لاحظ أن ذلك يؤدي إلى إرسال الرسالة فورًا، لذا احرص على أن كل شيء يظهر بشكل سليم.