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이 글은 Microsoft 워드에서 "편지 병합" 기능의 사용 방법에 대해 설명한다. 편지 병합을 사용하면 연락처 정보가 들어있는 스프레드 시트를 문서마다 다른 주소, 이름 또는 해당 정보에 자동으로 할당할 수 있다. 문서 상단에 사람들 이름이나 주소를 일일이 작성할 필요가 없기 때문에 따로 뉴스레터나 명세서를 보낼 때 유용하다.
단계
Microsoft 엑셀을 연다. Microsoft 엑셀은 짙은 녹색 배경에 하얀색 "X" 가 있는 것처럼 생겼다. 엑셀의 "새" 페이지가 열린다.- 이미 엑셀에 연락처 시트가 있는 경우, 엑셀 연락처 가져오기로 넘어간다.
빈 워크북을 클릭한다. "새" 문서 왼쪽 상단에 있다. 그러면 빈 엑셀 문서가 새로 열린다.
연락처 헤더를 추가한다. 셀 A1에서 시작하여 오른쪽으로 이동하며 다음 헤더를 입력한다.[1]- 이름 - 연락처의 이름을 해당 열에 입력한다. (셀 A1).
- 성 - 연락처의 성을 해당 열에 입력한다. (셀 B1).
- 전화번호 - 연락처의 전화번호를 해당 열에 입력한다. (셀 C1).
- 도로명 주소 - 연락처의 도로명, 건물 번호 등을 해당 열에 입력한다. (셀 D1).
- 시 - 연락처가 거주하는 시를 해당 열에입력한다.(셀 E1).
- 도 - 연락처가 거주하는 도를 해당 열에 입력한다. (셀 F1).
- 우편번호 - 연락처의 우편번호를 해당 열에 입력한다. (셀 G1).
- 이메일 - 연락처의 이메일 주소를 해당 열에 입력한다. (셀 H1).
연락처 정보를 입력한다. A 열 , 셀2에서 시작해서 편지 병합을 생성할 해당 사람들에 맞는 연락처 정보를 입력한다.- 정보가 맞는지 확인하고 다음 단계로 넘어가야 한다.
문서를 저장한다. 다음과 같이 하면 된다.:- Windows - 파일을 클릭하고, '다음으로 저장을 클릭 후, 내 컴퓨터를 더블클릭하고, 창 왼쪽에서 저장 위치를 선택하고 "파일 이름" 칸에 문서 이름을 입력한 후 저장을 누른다.
- Mac - 파일을 클릭 후, 다음으로 저장...을 클릭 하고, "다음으로 저장" 칸에 문서 이름을 입력하고 "위치"를 클릭하고 폴더를 클릭해서 저장 위치를 선택한 후 저장을 누른다.
- 선택한 저장 위치를 기억해야 한다. 나중에 엑셀 스프레드시트를 찾아야 한다.
엑셀을 닫는다. 엑셀 오른쪽 상단 코너에 있는 X(Windows) 또는 왼쪽 상단 코너에 있는 빨간 원 (Mac)을 누른다. 이제 Microsoft 워드에서 편지 병합을 하는 단계로 넘어갈 수 있다. .광고
Microsoft 워드를 연다. 워드는 짙은 파란색 배경에 하얀색 "W" 아이콘이 있는 모양이다. 엑셀처럼 "새" 페이지가 열린다.- 엑셀 연락처를 가져올 워드 문서가 이미 있는 경우, 해당 문서를 더블클릭하여 열고 다음 단계로 넘어간다.
빈 문서를 클릭한다. 페이지 왼쪽 상단에 있는 하얀색 박스다. 빈 워드 문서가 열린다.
편지 탭을 누른다. 워드 상단에 있는 탭이다. 여기 있는 탭 줄 밑에 툴바가 뜰 것이다.
받는 사람 선택을 누른다. "편지" 툴바에서 "편지 병합 시작"에 있다. 누르면 드롭다운 메뉴가 뜬다.
기존 목록 사용…을 클릭한다. 드롭다운 메뉴에 있다. 새 창이 열릴 것이다.- Outlook 연락처를 사용하고 싶다면, 드롭다운 메뉴에서 연락처에서 선택을 누르면 된다.
- 새 목록 입력을 눌러서 임시 연락처 정보 목록을 입력할 수도 있다. 몇 개 안되는 연락처 정보를 입력할 때 유용하다.
자신의 Microsoft 엑셀 연락처 시트를 누른다. 창 왼쪽에 엑셀 시트를 저장했던 폴더를 클릭하고 엑셀 시트를 눌러서 선택한다.
열기를 클릭한다. 창 오른쪽 하단 코너에 있다.
확인한다. 팝업창의 엑셀 시트 이름을 클릭하고 창 하단에 확인을 클릭한다. 연락처가 로딩되는 위치로 엑셀 시트가 선택된다.- 창 하단에 있는 "데이터 첫 행은 헤더열을 포함함"이 체크되어 있어야 한다.
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연락처 정보를 넣고싶은 곳으로 이동한다. 연락처 정보를 삽입하고 싶은 곳을 찾아서(예: 문서 상단) 클릭하여 커서를 둔다 .
병합 필드 삽입을 클릭한다. 편지 탭에 있는 필드 작성 및 삽입" 옵션에 있다. 드롭다운 메뉴가 뜬다.- 먼저 편지 탭을 클릭해야 할 수도 있다.
정보 유형을 선택한다. 드롭다운 메뉴에서 엑셀 문서 헤더 중 하나를 선택하여 삽입한다.- 예로, 연락처 이름 태그를 삽입하고 싶다면, 드롭다운 메뉴에서 이름을 클릭한다.
필요한 곳에 다른 정보를 추가한다. 연락처 주소, 성, 전화번호, 등이 포함된다.
완료 & 병합을 클릭한다. 편지 탭 툴바 오른쪽에 있다. 드롭다운 메뉴가 뜬다.
병합 옵션을 누른다. 다음 중 하나를 누른다:- 문서 편집 - 각각의 받는 사람 문서를 열어서 문서에 맞게 편집한다.
- 문서 인쇄... - 연락처 시트에 들어있는 각 문서의 복사본을 인쇄할 수 있다.
- 이메일 메시지 전송... - 문서를 이메일로 전송할 수 있다. 연락처의 이메일 주소가 이메일 주소로 선택된다.
화면 순서를 따라 진행한다. 선택한 옵션에 따라, 확인해야 되는 것들이 있을 것이다(예로, 이메일을 선택한 경우, 제목을 입력하고 확인을 눌러야 한다). 이렇게 하면 편지 병합이 완료된다.광고
팁
- 편지 병합은 특히 인보이스, 명세서, 보고서 또는 이름과 주소가 개별로 들어가야 하는 많은 양의 문서를 만들 때 유용하다.
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경고
- 워드로 가져오기 전에 연락처 정보는 항상 두 번 확인해야 한다. 제대로 확인하지 않으면 잘못된 이름이 들어간 문서를 보내거자 잘못된 이메일 주소로 전송될 수도 있다.
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출처
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