Come Scrivere un Business Plan

La creazione di un Business Plan può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi imprenditoriali. Un business plan chiaro e accattivante è uno strumento necessario al fine di costruire un'impresa di successo che ti permetta di raggiungere i tuoi obiettivi finanziari. È anche un documento che può persuadere gli altri, incluse le banche, a investire in ciò che stai creando. Sebbene ci siano molte tipologie di imprese, le principali categorie di informazioni di cui devi occuparti in un business plan sono piuttosto simili e di vasta applicazione. Puoi imparare come condurre una ricerca, come strutturare un’azienda correttamente, e come scrivere una bozza. Leggi il passaggio uno per scoprire come approcciare nel giusto modo al business plan.

Metodo 1

Metodo 1 di 3:

Fai i Tuoi "Compiti a Casa"

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Analizza i potenziali mercati per la tua azienda. Considera quale segmento di popolazione (locale e/o internazionale) potrebbe aver bisogno dei tuoi prodotti o servizi. Non basta "tirare a indovinare", è invece necessaria una ricerca accurata e strutturata. Dovrai analizzare i dati raccolti da osservatori esterni, ma fare anche una ricerca in prima persona, in base ai tuoi metodi e alle tue osservazioni dirette. Prendi in considerazione le seguenti aree di ricerca:
- Il mercato in questione è ricettivo nei confronti del tuo prodotto servizio?
- Qual è l'età dei tuoi potenziali clienti?
- Qual è la loro professione?
- Il tuo prodotto o servizio è gradito in particolar modo da uno specifico gruppo etnico o ceto sociale?
- È accessibile solo a persone facoltose?
- Il cliente ideale vive in una zona o un quartiere particolare?
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Identifica le dimensioni del tuo potenziale mercato. È importante scendere il più possibile nello specifico riguardo il tuo mercato e il tuo prodotto. Se stai avviando un'azienda di sapone, per esempio, potresti credere che tutti abbiano bisogno del tuo prodotto, ma all'inizio il tuo mercato non può essere il mondo intero. Anche se hai sviluppato un prodotto utilizzato in tutto il mondo come il sapone, devi comunque individuare un primo gruppo di clienti più piccolo e mirato, ad esempio i bambini sotto gli otto anni a cui potrebbero piacere fare un bagno con bolle profumate, oppure un sapone specifico per meccanici. Partendo da qui, potrai analizzare i dati demografici più in dettaglio:
- Quanti potrebbero essere i meccanici della tua città che hanno bisogno di sapone?
- Quanti sono i bambini italiani sotto gli otto anni?
- Quanto sapone consumano in un mese o in un anno?
- Quante sono le aziende che producono sapone nel tuo stesso mercato?
- Quanto sono grandi le aziende concorrenti?
Di cosa hai bisogno per cominciare? Se vuoi comprare un'azienda già esistente con 300 impiegati o avviarne una tutta tua aggiungendo una linea telefonica extra all'ufficio di casa tua, sarà necessario fare un elenco di tutto ciò di cui avrai bisogno. Alcune cose potrebbero essere oggetti materiali, ad esempio 500 raccoglitori e un grande archivio nel quale conservarli. Altri beni potrebbero essere immateriali, come il tempo necessario a progettare un prodotto o a fare una ricerca di mercato sui potenziali clienti.
Se hai intenzione di costruire la trappola per topi del secolo, magari avrai assemblato, a casa, un prototipo fatto di tubetti di dentifricio usati e graffette piegate, ma dovrai farne uno che sia più attraente e più resistente da mostrare agli investitori. Come sarà il progetto della tua trappola? Di che materiali avrai bisogno? Richiederai del denaro per fare ricerca e sviluppo in modo da migliorare il tuo prototipo originario? Hai bisogno di un progettista per realizzare il disegno per la produzione? Devi brevettare la tua invenzione? Avrai bisogno di sapere se ci sono degli standard di sicurezza da rispettare in materia di trappole per topi?
Chiama un agente immobiliare e vai alla ricerca di locali specifici nei dintorni dove potresti magari aprire un ristorante. Fai una tabella dei i locali più cari e meno costosi e in base alla metratura. Valuta poi lo spazio che ti sarà necessario e la somma di denaro che ti servirà per l'affitto.
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Determina i costi di start-up. Fai una lista di tutte le risorse, materiali e non, di cui hai bisogno per mantenere operativo il tuo business. La stima del costo totale di tutte queste voci diventerà il tuo costo di startup (avviamento), sia che compri computer altamente sofisticati o semplicemente installi una nuova linea telefonica a casa tua. Se nella tua previsione dei costi ci sono ancora dei prodotti che sembrano essere irragionevolmente costosi, ricerca possibili soluzioni alternative. Tieni presente, comunque, che è meglio includere ogni elemento di cui avrai veramente bisogno con una stima ragionevole del costo di ogni risorsa, in maniera da non rischiare di finire i soldi o di andare in rosso con il prestito. Sii onesto e prudente nelle tue previsioni, ma anche ottimista.
- Almeno all'inizio non prendere sempre il meglio di tutto. Puoi risparmiare su finiture costose per l’ufficio, più adatte a una sua azienda già avviata, e all'inizio accontentati dell’indispensabile. Compra ciò che puoi permetterti, che funziona e che è necessario, lascia stare il superfluo.
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Mettiti nei panni del tuo investitore. Chiediti: "se sto per investire una quantità X di denaro in un concetto o idea, o magari un prodotto, cosa vorrei sapere?" Raccogli più informazioni che puoi, che siano utili e credibili. In funzione del tipo di prodotto che hai, magari è necessario lavorare duramente per ottenere informazioni che siano importanti.
- Non ti scoraggiare se scopri che alcune, o persino tutte le tue idee sono già state adeguatamente soddisfatte dal mercato. Non ignorarlo, ma lavoraci sopra. Potresti fare meglio oppure offrire un prodotto migliore dei tuoi concorrenti? In questo caso, probabilmente conosci bene il mercato e sai come aggiungere valore al tuo prodotto in modi che i tuoi concorrenti non conoscono. In altri casi, potrebbe essere necessario concentrarsi su settori più esclusivi o più ampi rispetto ai tuoi concorrenti.
Le banche ed altre fonti di finanziamento non prestano denaro in base alla bravura delle persone: vengono seguite direttive specifiche, concepite per assicurare che loro guadagnino denaro investendo nel tuo business, o facendo prestiti. Generalmente, chi presta denaro vorrà esaminare il Capitale dell'azienda, la Capacità, il Collaterale (le Garanzie), le Condizioni e le Caratteristiche... le famose “5C” per la sottoscrizione di un prestito.
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Metodo 2

Metodo 2 di 3:

Come Strutturare l'Azienda

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Definisci l'attività aziendale. Un business plan è completamente inutile se non si è sicuri di quale sia lo scopo dell’attività. Cosa vuoi offrire? Quali prodotti o servizi vuoi produrre o offrire? Elenca i bisogni specifici della tua azienda deve soddisfare. I potenziali finanziatori devono pensare che tua attività potrà interessare a persone che possono usare il tuo prodotto o servizio. Perciò concentrati sui bisogni esterni che la tua attività andrà soddisfare.
- In che modo il tuo prodotto/servizio renderà la gente capace di fare le cose meglio, a un minor prezzo, in maniera più sicura, in modo più efficace? Il tuo ristorante, maderà in estasi i palati delle persone con nuove sensazioni di gusto? La tua trappola per i topi aiuterà la gente a catturare il topo senza che si sentano male? Il tuo bagnoschiuma al profumo di bubble gum rivoluzionerà la maniera in cui i bimbi faranno il bagno la sera?
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Scegli una strategia vincente. Dopo aver stabilito quali potrebbero essere i tuoi vantaggi competitivi, potrai scegliere la migliore strategia per raggiungere i tuoi obiettivi. Sebbene ci siano milioni di tipologie di business, esistono in effetti solo alcune strategie base che possono essere applicate in maniera da rendere vincente qualsiasi impresa. Il primo passo nello scegliere una strategia efficace è quello di identificare un vantaggio competitivo per il tuo prodotto/servizio.
- Il tuo vantaggio competitivo potrebbe includere una speciale caratteristica che non si trova nei prodotti concorrenti. Può implicare caratteristiche di servizio superiore come consegne più rapide, un prezzo inferiore, o venditori più premurosi, attenti - questi sono strategie che non devono mai essere sottovalutate, perché molte aziende con il tempo “si siedono sugli allori” e possono essere messe in difficoltà offrendo ai clienti esperienze e prodotti migliori di quanto non si aspettino. Anche se il tuo prodotto o servizio è già ben presente sul mercato, magari stai creando una immagine o un brand di qualità o una reputazione eccezionale.
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Progetta la tua impresa. Valuta come assumere e organizzare i tuoi dipendenti. Dal momento in cui avrai cominciato a pensare a la tua concezione di attività, probabilmente avrai una buona idea sul numero di persone di cui avrai bisogno, e sulle competenze necessarie per avviare l'impresa e mandarla avanti.
- Tieni presente che, senza dubbio, i tuoi piani iniziali cambieranno non appena il tuo business comincia a crescere. Potresti avere bisogno di assumere più manager per supervisionare il tuo staff sempre più numeroso o di allestire nuovi dipartimenti per soddisfare la crescente richiesta dei clienti. Le proiezioni di crescita e l’espansione aziendale dovrebbero trovare spazio nel tuo business plan, ma non è quello l'elemento principale su cui concentrarsi. Per ora, avrai sicuramente bisogno di aiuto per cominciare e per ottenere dei finanziamenti che ti permetteranno di avviare l’attività e renderla produttiva.
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Valuta gli aspetti pratici della conduzione di un'azienda. Pensa al tuo ruolo di guida e di capo dell'azienda. Quando pensi di assumere personale e organizzare la forza lavoro, per essere un bravo leader dovrai anche rapportarti ai desideri e alle capacità dei tuoi dipendenti. Decidi come gestire i rapporti con i tuoi impiegati. Per esempio i salari e gli stipendi, l'assicurazione e i contributi, così come tutto quello che riguarda le tasse.
- Gli investitori vorranno sapere se sei in grado di gestire il tuo business. Hai bisogno di assumere dei manager con esperienza da subito? Terrai alcuni degli impiegati già presenti o ne assumerai di nuovi? E dove puoi trovare questi potenziali impiegati?
- Gli "sponsor" vorranno sapere anche se i tuoi soci lavoreranno insieme a te o se la loro è sia solo una partecipazione finanziaria. La tua pianificazione dovrà specificare ruoli e persone chiave. Posizioni come Presidente, Vice, Direttore finanziario, e i vari Manager di divisione dovranno essere ben definite.
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Definisci il tuo piano di marketing. Uno dei difetti più comuni in fase di pianificazione è l'incapacità dell'imprenditore di descrivere esattamente in che modo è previsto che i clienti vengano raggiunti e come il prodotto verrà loro presentato. I potenziali investitori, il personale e i partner commerciali non si lasceranno convincere sulla bontà della tua vena fintanto che non avrai definito dei metodi accurati ed efficaci di contatto con i clienti – e li rassicurerai che una volta che li avrai raggiunti, saprai convincerli a comprare il prodotto o servizio.
- Valuta come potrai raggiungere clienti. Cosa dirai loro per persuaderli e convincerli che il tuo prodotto o servizio è migliore, più puntuale, più utile ecc. rispetto prodotti della concorrenza? Se ancora non ci sono prodotti concorrenti, come riuscirai a spiegare in maniera appropriata l'utilizzo e l'utilità del tuo prodotto in relazione ai bisogni del cliente?
- Quali iniziative pubblicitarie e promozionali adotterai? Per esempio, offerte due al prezzo di uno oppure omaggi contenuti in scatole di cereali per bambini? Dove puoi trovare la più grande concentrazione di bambini sotto gli otto anni o un qualsiasi gruppo che costituisca il tuo mercato?
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Struttura una forza vendite dinamica. La parola "vendite" interessa tutto ciò che ha che vedere con il prendere contatto con potenziali clienti, una volta che avrai stabilito come raggiungerli attraverso la strategia di marketing. In poche parole, questa parte del business plann ha a che vedere con l’attrarre i clienti e vendere loro prodotti e servizi.
- Quale sarà la tua filosofia di vendita di base? Costruire dei rapporti di lungo periodo con pochi clienti importanti o sviluppare una clientela di breve termine ma numerosa?
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Metodo 3

Metodo 3 di 3:

Scrivere il Business Plan

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Organizza tutte le informazioni in tuo possesso sull’attività aziendale. Comincia creando le intestazioni delle diverse sezioni e inserendo le informazioni approviate sotto ciascun capitolo:
- Intestazione e Indice dei Contenuti
- Riepilogo del Progetto, un riassunto della visione aziendale
- Descrizione Generale dell'Azienda, nella quale offrirai una visione generale dell’azienda e dei servizi offerti al mercato
- Prodotti e Servizi, all'interno del quale descriverai, in dettaglio, le specificità del tuo prodotto o servizio
- Piano di Marketing, nel quale descriverai come potrai portare il prodotto ai tuoi clienti
- Piano Operativo, nel quale andrai a descrivere come opererà l’azienda giorno per giorno
- Management e Organizzazione, nel quale descriverai la struttura dell'organizzazione e la filosofia che la guiderà
- Pianificazione Finanziaria, nella quale andrai a descrivere la struttura finanziaria e le richieste di fabbisogni rispetto a i finanziatori
Il riepilogo del progetto è fondamentalmente ciò che dovrà attirare gli investitori, o chiunque leggerà il business plan, e dovrebbe riassumere e spiegare la forza il tuo modello aziendale e del prodotto. Dovrebbe occuparsi più della visione generale dell'attività aziendale e degli obiettivi da raggiungere che dei dettagli operativi.
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Metti insieme tutte le informazioni raccolte e prepara alcune bozze. Dopo aver fatto un duro lavoro di ricerca, è il momento di scegliere l'attività, stabilire obiettivi con precisione e provare a vendere il progetto. È il momento di organizzare il business plan e articolare tutti gli aspetti e tutte le tue idee, le ricerche, il duro lavoro in una descrizione esauriente della struttura e del servizio.
- All'inizio, non ti preoccupare troppo dei maiuscole e minuscole, della punteggiatura o la grammatica. Tutto ciò di cui ti devi occupare è tirare fuori delle buone idee e scriverle. Una volta che avrai un’idea generale, potrai investire il tempo leggendo il piano e correggendo gli eventuali errori. Trova anche qualcun altro che lo ricontrolli e che ti dia dei consigli.
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Vendi te stesso e la tua azienda. Lo scopo del business plan è di presentarti sotto la migliore luce possibile. Il talento, l'esperienza ed entusiasmo che porti alla tua impresa sono unici. Forniscono alcune tra le ragioni più convincenti perché un investitore decida di finanziare il tuo progetto. Tieni presente che gli investitori investono sulla persona più che sulle idee. Anche se il tuo potenziale business ha molta concorrenza o non rientra nel settore più all'avanguardia, le qualifiche e l'impegno dimostrato nel tuo business plan potrebbero convincere altri ad offrire il loro supporto.
- Il tuo curriculum sarà incluso nell’appendice posta alla fine del piano, quindi non è questo il posto per elencare tutti i lavori che hai fatto finora o il fatto che tu possa avere una specializzazione in Storia dell'Arte, specialmente se queste esperienze non esprimono le tue capacità di far partire il tuo Business. Non sottovalutare, comunque, l'impatto di alcune parti del tuo background che potrebbero anche sembrare estranee alla tua nuova impresa. Concentrati su esperienze di lavoro di gruppo, di leadership e valorizza i risultati ottenuti a tutti livelli.
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Presenta e illustra gli aspetti finanziari del progetto. Come farai a convincere altre persone a investire nel tuo progetto? Offrendo delle informazioni di carattere finanziario chiare, trasparenti e realistiche che facciano intendere che sai ciò di cui parli e non hai niente da nascondere.
- L'accuratezza dei tuoi numeri e le proiezioni finanziarie è assolutamente cruciale per convincere investitori, istituti finanziari e soci l'idea del tuo business merita di essere finanziata. I dati devono essere anche meticolosamente verificati ed estremamente chiari.
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Consigli

Su Internet ci sono alcuni archivi di business plan che di aziende che hanno avuto successo e hanno penetrato il mercato in base a un piano operativo e di marketing ben definito. Dedica il tempo necessario a studiare il mercato osservando il comportamento di un'azienda di successo e considera cosa potrà offrire la tua azienda che la possa distinguere il suo prodotto servizio dagli altri. Assicuravi che la tua attività sia competitiva.
Puoi trovare molte fonti di informazione per il tuo business plan. La biblioteca locale e internet sono sempre risorse utili. Se vivi nei pressi di una Università, potresti essere in grado di chiedere un appuntamento con uno dei professori. Potrebbe essere capace di darti delle opinioni utili.
Assicurati di citare la fonte delle tue informazioni. In questa maniera troverai supporto per qualsiasi tipo di statistica che metti nel tuo business plan.
L'amministrazione per imprese di piccole dimensioni è una risorsa utile per ottenere informazioni; molti altri paesi hanno delle risorse simili, talvolta finanziate dal governo; cerca aiuto su Internet.

Avvertenze

Mai presentare un business plan improvvisato a potenziali investitori! È consigliabile dare piuttosto un riepilogo del progetto invece che tutta la pianificazione, una volta completata. A volte, investitori troppo impegnati non hanno il tempo di guardare al piano completo, che talvolta può arrivare anche ad essere di 50 pagine.