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एक फॉर्मल लैटर लिखना (Writing a Formal Letter)

एक इनफॉर्मल लैटर लिखना (Writing an Informal Letter)

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लैटर या पत्र या चिट्ठी लिखना आना एक ऐसी बेसिक स्किल है, जिसका इस्तेमाल आप बिजनेस, स्कूल और पर्सनल रिलेशनशिप में किसी बात की जानकारी देने, हालचाल जानने या फिर बस एक-दूसरे से जुड़े रहने के लिए कर सकते हैं। यहाँ पर आपके विचारों और फीलिंग को सही तरीके से पेपर में उतारने के कुछ तरीके दिये हुए हैं।

चरण

विधि 1

विधि 1 का 2:

एक फॉर्मल लैटर लिखना (Writing a Formal Letter)

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   पहले ये तय करें, कि आपको कब एक फॉर्मल लैटर लिखना है: आप जब किसी ऐसे इंसान को लैटर लिख रहे हों, जिसे आप सिर्फ प्रोफेशनली जानते हैं। इसमें किसी गवरमेंट डिपार्टमेंट को या फिर किसी बिजनेस को लैटर लिखना शामिल है, जिन्हें आप पर्सनली नहीं जानते हैं।

   • इस तरह के लैटर को पहले टाइप करना, फिर प्रिंट करना होता है। इसके लिए आप किसी भी टेक्स्ट एडिटिंग सॉफ्टवेयर, जैसे माइक्रोसॉफ़्ट वर्ड (Microsoft Word), ओपनऑफिस (OpenOffice) या टेक्स्ट एडिट (Text Edit) का इस्तेमाल भी कर सकते हैं। अगर आपको जल्दी लैटर लिखना है या फिर इसे पाने वाला इंसान इसे मेल (Mail) के जरिये पाना चाहता है, तो फिर आप इसकी जगह पर ईमेल (email) भी भेज सकते हैं।
   • जब आप अपने मौजूदा बॉस को या कोवर्कर को लैटर भेज रहे हों, तब आप थोड़ा कम फॉर्मल हो जाएँ, तो भी चलेगा। वैसे तो ईमेल करना भी अच्छा होता है, और इसमें आपको पेज में सबसे ऊपर एड्रेस की जरूरत भी नहीं होती है।
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   पेज में सबसे ऊपर आपका एड्रेस और आज की डेट को लिखें: पेज में सबसे ऊपर, बाँई ओर आपका नाम और एड्रेस लिखें। अगर आप एक बिजनेस लैटर लिख रहे हैं, तो इसकी जगह पर आपकी कंपनी का नाम और एड्रेस लिखें या फिर सीधे आपकी कंपनी के लैटरहेड पर ही लैटर लिखें। आपको जो सही लगे, वो इस्तेमाल करें, ऊपर से दो लाइन छोड़ दें और आज की डेट लिखें।।

   • उस दिन की डेट को पूरा लिखें। 19 सितंबर 2014 या सितंबर 19, 2014, इन दोनों को ही सितंबर 19, 2014 या 19/9/14 की तरह लिखा जा सकता है।
   • अगर आप ईमेल लिख रहे हैं, तो आपको इसमें डेट लिखने की कोई जरूरत नहीं है।
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   लैटर पाने वाले का नाम और एड्रेस लिखें: अगर आप ईमेल नहीं लिख रहे हैं, तो और दो लाइन छोड़ दें और उसमें उस इंसान की कांटैक्ट डीटेल लिख दें, जिसे आप लैटर लिख रहे हैं। इन सबको अलग-अलग लाइन में लिखें:

   • पूरा टाइटल और नाम।
   • कंपनी या ऑर्गनाइज़ेशन का नाम (अगर जरूरी हो)
   • पूरा एड्रेस (अगर जरूरत हो, तो दो और दो से ज्यादा लाइन भी इस्तेमाल कर सकते हैं)
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   उनका अभिवादन करें: फिर से एक लाइन छोड़ दें, फिर इसे पाने वाले के लिए "Dear (प्यारे)" के बाद उनका नाम लिखते हुए, अभिवादन करें। आप यहाँ पर लास्ट नेम या फिर फुल नेम (फर्स्ट और लास्ट) भी लिख सकते हैं, लेकिन कभी भी फर्स्ट नेम अकेला ना लिखें। अगर सही लगे, तो एक छोटा प्रोफेशनल टाइटल भी शामिल करें।

   • अगर आपको जॉब टाइटल पता है, लेकिन आपको उनका नाम नहीं मालूम, तो आप यहाँ पर ऐसा, "आदरणीय हेल्थ इंस्पेक्टर (Dear Health Inspector):" या ऐसा ही कुछ भी लिख सकते हैं। वैसे तो ऑनलाइन सर्च करके उसका नाम भी पा सकते हैं, इसलिए पहले ऐसा ही करके देख लें।
   • अगर आपका उनसे कोई खास कांटैक्ट नहीं है, तो फिर सिर्फ "आदरणीय सर या मैडम (Dear Sir or Madam):" या "ये पत्र जिसे भी प्राप्त हो (To Whom It May concern):" लिखना भी सही रहेगा। वैसे तो ये लिखना ज़रा सा स्ट्रेट फॉरवर्ड और ओल्ड फैशन भी लग सकता है, इसलिए जितना हो सके, उतना इन्हें इस्तेमाल करने से बचें।
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   लैटर लिखें: फॉर्मल लैटर की शुरुआत में ही असली उद्देश्य को स्पष्ट रूप से व्यक्त कर देना चाहिए। किसी भी तरह के दबाव को दर्शाने (जैसे कि aren't की जगह पर are not लिखें) करें। लिखने के बाद किसी भी तरह की स्पेलिंग मिस्टेक की जांच कर लें या फिर आपके किसी फ्रेंड से मदद की माँग करें।

   • अगर आप एक औपचारिक बिजनेस के लिए लिख रहे हैं, तो जितना बन सके कम और स्पष्ट लिखें। अगर आप अपने किसी रिश्तेदार को या फिर किसी जान-पहचान वाले को लिख रहे हैं, तो आप इसमें जरा सा ज्यादा भी लिख सकते हैं। लेकिन फिर भी इसे एक पेज के अंदर लिखना ही सही माना जाता है।
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   आखिर में प्रशंसनीय विराम लगाएँ: इस तरह का तारीफ करते हुए लगाया हुआ पूर्णविराम, आपके लैटर को एक अच्छे नोट पर खत्म करेगा और साथ ही इसे पाने वाले के साथ में आपका एक तरह का संबंध भी स्थापित करेगा। आपके लैटर के आखिरी पैराग्राफ के बाद में दो लाइन छोड़ते हुए, आपकी तरफ से बधाई देते हुए पूर्णविराम लगाएँ। फॉर्मल लैटर के लिए, आखिरी में "आपका आभारी (Sincerely yours)," "आपका सादर अभिनंदन (Kindest regards)," या "शुभकामनाएँ (Best wishes)" जरूर लिखें। फिर इस पूर्णविराम के बाद में, कुछ इस तरह से साइन करें:

   • टाइप किए जाने वाले फॉर्मल लैटर के लिए, प्रसंशा करने वाली लाइन के बाद में दो स्पेस दें और फिर आपका पूरा नाम टाइप कर दें। लैटर प्रिंट करें, फिर खाली जगह में नीले या काले रंग के इंक पेन से आपका नाम साइन करें।
   • फॉर्मल ईमेल में, आखिर में प्रसंशा करने के बाद आपका पूरा नाम टाइप कर दें।
   • आप जब आपके फॉर्मल लैटर के अंत में आपका नाम लिखें, तब आप वहाँ पर आपका कर्ट्सी टाइटल भी इस्तेमाल कर सकते हैं। जैसे कि, एक शादीशुदा महिला यहाँ ऐसा "श्रीमति सुधा रानी" लिख सकते हैं।
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   लैटर को मोड़ें (वैकल्पिक): अगर आप पोस्ट के जरिये लैटर भेज रहे हैं, तो इसे दो-तिहाई मोड़ दें। शीट के नीचे के भाग को ऊपर ले आएँ, ताकि ये पेज के दो-तिहाई भाग ऊपर हो और एक लाइन में हो। फिर इसके ऊपरी भाग को कुछ इस तरह से मोड़ें, ताकि ये लाइन पेपर के निचले हिस्से से मेल खाए। लैटर को इस तरह से फ़ोल्ड करने से इस बात की पुष्टि हो जाएगी, कि आपका लैटर ज़्यादातर सारे एनवेलोप (लिफाफे) में फिट आ जाएगा।
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   एनवेलोप (लिफाफे) पर पता (वैकल्पिक) लिखें: आपके लिफाफे में लंबाई और चौड़ाई दोनों तरफ से बीच का भाग पता करें। ये वही जगह है, जहाँ पर आपको इसके प्राप्तकर्ता का पूरा एड्रेस लिखना होगा, कुछ इस तरह से:

   • श्री बहादुर सिंह
   • करोलबाग
   • दिल्ली, पिन: 122015
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   लिफ़ाफे पर अपना वापसी का पता (वैकल्पिक) लिखें: अगर आपकी पोस्टल सर्विस किसी भी वजह से आपका लैटर सही जगह पर नहीं भेज पाती है, तो ऐसे में ये आप से बिना कोई एक्सट्रा चार्ज लिए, इसे आपके एड्रेस पर वापस भेज देगी। आपको इसे ठीक इसे पाने वाले इंसान के एड्रेस (ऊपर दर्शाए अनुसार) की तरह ही लिखना है, इसमें सिर्फ इतना अंतर होगा कि आपको यहाँ पर आपके फुल नेम की बजाय सिर्फ लास्ट नेम लिखना है।

विधि 2

विधि 2 का 2:

एक इनफॉर्मल लैटर लिखना (Writing an Informal Letter)

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   पहले ये तय करें, कि आपको कब एक फॉर्मल लैटर लिखना है: आप किस तरह से लैटर लिखते हैं, ये आपके और आपके द्वारा लैटर पाने वाले इंसान के बीच के रिश्ते पर निर्भर करेगा। इसके लिए इन दिशा-निर्देशों पर विचार करें:

   • यदि आप एक दूर रहने वाले इंसान या फिर बुजुर्ग रिश्तेदार को लिख रहे हैं या फिर किसी जान-पहचान वाले इंसान को लिख रहे हैं, तो फिर आपको ज़रा सा फॉर्मल रहना होगा। अगर सामने वाले ने इसके पहले कभी आपको ईमेल भेजा है, तो आप भी उन्हें ईमेल कर सकते हैं। अगर ऐसा नहीं है, तो ऐसे में हांथ से लिखा गया लैटर भी आपके काम आएगा।
   • अगर आप आपके किसी फ्रेंड या किसी खास फैमिली मेंबर को लिख रहे हैं, तो ऐसे में ईमेल या हांथ से लिखा हुआ लैटर, दोनों ही सही रहेंगे।
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   अभिवादन के साथ में शुरुआत करें: यहाँ पर आपके द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाला अभिवादन इस बात पर निर्भर करेगा, कि आपका, उस लैटर को पाने वाले के साथ में किस तरह का रिश्ता है, साथ ही वो लैटर कितना फॉर्मल है। यहाँ पर कुछ संभावनाएं मौजूद हैं:

   • आप अगर एक सेमी-फॉर्मल लैटर लिख रहे हैं, तो आप यहाँ पर अभिवादन के तौर पर "प्रिय (Dear)" या "नमस्ते (Hello)" का इस्तेमाल कर सकते हैं। अगर आप दोनों एक-दूसरे को नाम लेकर पुकारा करते हैं, तो उसके फर्स्ट नेम का इस्तेमाल करें या फिर उनके लिए एक सम्मान भरे टाइटल (श्री या श्रीमति) का इस्तेमाल करें।
   • अगर आप एक इनफॉर्मल लैटर लिख रहे हैं, तो आप इसमें "प्रिय (Dear)" या "हेलो (Hello)" के साथ-साथ कुछ और इनफॉर्मल ग्रीटिंग्स, जैसे कि "हाय (Hi)" या "हे (Hey)" भी इस्तेमाल कर सकते हैं। इसके बाद में आपका फर्स्ट नेम लिखें।
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   लैटर की शुरुआत करें: अगली लाइन पर जाएँ और लिखना शुरू करें। अगर आप कोई एक पर्सनल लैटर लिख रहे हैं, तो इसमें पहले इसे पाने वाले का हालचाल पूछने के बाद लिखना शुरू करें। ये कुछ "मैं आशा करता हूँ, कि आप सकुशल हैं" की तरह फॉर्मल या फिर "और सब कैसा चल रहा है?" जितना इनफॉर्मल भी हो सकता है। ऐसा सोचें, कि इस लैटर को पाने वाला इंसान आपके सामने बैठा हुआ है; फिर आप उनसे किस तरह से बात करेंगे?
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   अब बताने के लिए जरूरी बात को लिखें: किसी भी लैटर का असली उद्देश्य बातचीत करना या कोई जानकारी देना होता है। सामने वाले को, आपकी लाइफ में चलने वाली हलचल की जानकारी दें, जिसमें सारी बातें स्पष्ट भी हों। उदाहरण के लिए, आपकी दादी माँ या नानी माँ को सिर्फ इतना न बताएँ, कि "आपके गिफ्ट के लिए शुक्रिया" — बल्कि उन्हें ये बताएँ, कि उनका दिया गिफ्ट आपके लिए कितने मायने रखता है: "मैं और मेरे फ्रेंड सारी रात आपके दिये उस गेम को ही खेलते रहे। आपका शुक्रिया!" आपकी बात का विषय चाहे जो भी क्यों न हो, लेकिन दोनों के बीच किसी जानकारी को शेयर करना, किसी भी लैटर का सबसे पहला उद्देश्य होना चाहिए।

   • इस बात को भी जानें, कि लैटर में क्या नहीं लिखना चाहिए। गुस्से में या हमदर्दी में लिखे हुए लैटर को कभी नहीं भेजना चाहिए। अगर आपने भी एक ऐसा ही लैटर लिख लिया है, लेकिन इसको भेजने या न भेजने की कश्मकश में उलझे हुए हैं, तो इसे मेल के जरिये भेजने से पहले इसे कुछ दिनों के लिए आपके ही पास रखे रहने दें — हो सकता है, कि इससे आपका माँ बदल जाए।
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   लैटर का अंत करें: इनफॉर्मल लैटर के लिए, आपके लैटर के इस अंत में आपके और इसे पाने वाले के बीच के रिश्ते की झलक मिलनी चाहिए। अगर आप अपने पति/पत्नी, किसी प्यारे फ्रेंड या फिर किसी करीबी रिश्तेदार को लिख रहे हैं, तो आप इसमें "स्नेही," "प्यार से" या "प्यार" भी लिख सकते हैं। सेमी फॉर्मल लैटर के लिए, आप "ईमानदारी/निष्ठा से," "सम्मान," या "बेस्ट" भी लिख सकते हैं।

   • लैटर के आखिर में कोई बहुत पुराने ढंग से इस्तेमाल किए जाने वाला अंत भी फिट बैठेगा। वैसे तो ये असल में लिखने की एक एक फॉर्मल स्टाइल है, लेकिन अगर आप आपके किसी फ्रेंड को ऐसे ही एक हल्का सा हँसी-मज़ाक से भरा लैटर लिख रहे हैं, तो आप इसे अपने हिसाब से मजेदार भी बना सकते हैं। जैसे कि, आपके लैटर का आखिरी पैराग्राफ कुछ ऐसा भी हो सकता है, कि "मैं हमेशा ऐसा ही रहूँगा, तुम्हारा समर्पित नौकर" और फिर आपका नाम लिख दें।
   • अगर आप लैटर लिखने के बाद उसमें और कुछ एड करना चाहते हैं, तो इसके लिए पी. एस. (P.S), जिसका अर्थ पोस्ट स्क्रिप्ट ("लिखने के बाद ") होता है, का इस्तेमाल करें।
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   लैटर भेजें: लैटर को एक एनवेलोप (लिफाफे) में रखें। इस पर स्टैम्प (Stamp) लगाएँ, इस पर सामने वाले का एड्रेस लिखें, फिर इसे इसके रास्ते रवाना कर दें।

सलाह

• आपके लैटर के असली उद्देश्य को केन्द्रित रखने की कोशिश, इसमें इसे पाने वाले का ध्यान बनाए रखता है।
• वैसे तो "प्यारे (Dear)" और इसी तरह के अन्य शब्दों के बाद में कौमा (,) लगाया जाता है, लेकिन किसी फॉर्मल लैटर में इसकी जगह पर कोलोन (colon) भी इस्तेमाल किया जा सकता है।
• एक शिकायत पत्र लिखते वक़्त आप से जितना बन सके, उतना उचित और विनम्र बनने की कोशिश करें — अगर आप ऐसा करेंगे, तो उम्मीद तो यही है, कि आपको आपके पक्ष में प्रतिक्रिया मिल सकती है।
• अगर आप एक ज्यादा-फॉर्मल लैटर प्रिंट कर रहे हैं, तो इसके लिए एक ऐसे पेपर का इस्तेमाल करें, जो कॉपी पेपर से थोड़ा ज्यादा हैवी हो।
• अगर आप एक फॉर्मल या सेमीफॉर्मल ईमेल भेज रहे हैं, तो इस बात की भी पुष्टि कर लें, कि आपका ईमेल एड्रेस भी देखने में उचित है। क्योंकि "sweetstar189" से भेजे जाने वाले लैटर को "jay.shrikant" से आए हुए लैटर की अपेक्षा जरा कम गंभीरता से देखा जाता है।
• सही ढंग से एड्रेस लिखने की पुष्टि कर लें।
• आपके पैराग्राफ की शुरुआत indentations) के साथ करें।
• आपके लैटर को क्रॉसचेक करना या दो बार पढ़ना न भूलें।
• अगर आप आपके लैटर को लिख रहे हैं, तो इस बात की भी पुष्टि कर लें, कि आप एक ऐसे डॉट पेन का ही इस्तेमाल कर रहे हैं, जो कि फैलता नहीं।

चेतावनी

• एनवेलोपे पर की जाने वाली ड्राविंग या स्टिकर आदि आपके लैटर की डिलिवरी को प्रभावित कर सकते हैं। अगर आप लिफाफे पर स्टिकर लगाना या इसे सजाना चाहते हैं, तो आप ये इसके पीछे के भाग में कर सकते हैं।