Télécharger l'articleTélécharger l'articleCet article a été coécrit par Tami Claytor. Tami Claytor est coach en bonnes manières, consultante en image, et propriétaire d'Always Appropriate Image and Etiquette Consulting à New York. Tami a plus de 20 ans d'expérience, et elle est spécialisée dans l'enseignement de l'étiquette aux particuliers, aux étudiants, aux personnels des entreprises et des organisations communautaires. Tami a passé des décennies à étudier les cultures au cours de ses nombreux voyages sur les cinq continents. Elle a organisé des ateliers sur la diversité culturelle pour promouvoir la justice sociale et la sensibilisation interculturelle. Elle est titulaire d'une licence en économie de l'université Clark, avec une dominante en relations internationales. Tami a étudié à Ophelia DeVore School of Charm et au Fashion Institute of Technology, où elle a obtenu sa certification de consultante en image.
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En tant que consommateur, écrire une lettre de réclamation est souvent le meilleur moyen d'exprimer son mécontentement. Vos doléances peuvent porter sur un problème rencontré avec l'organisation d'un service ou avec l'un des produits d'une entreprise. Vous avez peut-être déjà rédigé le corps de votre lettre, mais vous ne parvenez pas à terminer le tout en adoptant un ton professionnel. Il faut impérativement que le paragraphe de conclusion de votre courrier soit impeccable. Il ne vous restera plus qu'à ajouter une formule de politesse qui paraisse à la fois protocolaire et authentique.
Étapes
Exigez une réponse. Commencez ce paragraphe en précisant bien que vous souhaitez qu'il y ait une suite à votre réclamation. Cela indiquera au destinataire du courrier que vous attendez de lui qu'il réponde à vos questions [1].- Vous pouvez par exemple écrire « Dans l'attente de votre réponse au sujet de ma réclamation » ou « En espérant que mon courrier ne restera pas sans réponse. »
Soulignez votre implication en tant que consommateur. Si vous avez déjà acheté cette marque par le passé et que vous êtes un client fidèle, faites-le remarquer dans le paragraphe de conclusion. Vous ferez ainsi savoir que votre satisfaction est importante pour le chiffre d'affaires de l'entreprise [2].- Par exemple, vous pouvez écrire « En tant que client fidèle, j'espère que vous voudrez bien tenir compte de mon problème et y apporter une solution » ou bien « Je suis depuis plusieurs années un client fidèle de votre enseigne et j'espère que vous prendrez ma réclamation au sérieux. »
Fixez un délai. Faites pression sur l'entreprise en donnant une date butoir avant laquelle vous exigez de recevoir une réponse à votre courrier. Ajoutez que s'il n'y a pas eu de suite à votre demande avant cette date, vous avez l'intention de faire appel à une association de consommateurs ou à la Direction de la concurrence et de la répression des fraudes [3].- Vous pouvez par exemple formuler la chose ainsi : « Je vous laisse une semaine pour donner suite à ma demande, au-delà de cette date, je me verrai contraint de demander conseil à une association de consommateurs ou à la Direction de la concurrence et de la répression des fraudes. »
Répertoriez les factures jointes au courrier. Si vous joignez à votre envoi la copie d'un ticket de caisse ou d'une facture pour attester de votre achat, précisez-le à la fin de la lettre, de façon à être certain que votre destinataire en prendra connaissance. Fournir ce type de justificatif permet d'appuyer votre demande et de prouver que votre réclamation est légitime.- Par exemple, n'hésitez pas à inscrire noir sur blanc « Pour mémoire, veuillez trouver ci-joint une copie du ticket de caisse en guise de preuve d'achat de l'article concerné. »
Donnez vos coordonnées. Concluez votre dernier paragraphe en mentionnant à l'intention de votre interlocuteur votre adresse, votre mail ou votre numéro de téléphone. Précisez s'il s'agit de votre numéro privé ou professionnel et si vous vous adressez à une entreprise étrangère, n'oubliez pas l'indicatif téléphonique de votre pays [4].- Indiquez par exemple : « Vous pouvez me contacter par téléphone au (+33) 0499990000. »
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Employez « Veuillez agréer mes salutations distinguées. » Cette tournure longue et soutenue est celle qui est la plus utilisée pour conclure une lettre destinée à quelqu'un que l'on ne connait pas personnellement dans un contexte officiel, par exemple si l'on s'adresse à une entreprise. Finir une correspondance de cette façon est une preuve de sérieux [5].
Terminez par « Bien à vous » ou « Cordialement ». Si vous désirez employer une formule de politesse moins guindée et un peu plus chaleureuse, ces deux expressions pourront vous être utiles [6].
Signez. Placez votre nom juste en dessous de la formule de politesse finale. Vous pouvez inscrire votre signature à la main ou bien la taper à l'ordinateur si vous le préférez.Publicité
Références
- ↑ https://www.usa.gov/complaint-letter
- ↑ https://www.scribendi.com/advice/example_complaint_letter.en.html
- ↑ https://www.infoplease.com/business-finance/consumer-protection/sample-complaint-letter
- ↑ https://www.infoplease.com/business-finance/consumer-protection/sample-complaint-letter
- ↑ https://letterpile.com/correspondence/How-to-end-a-letter-in-English-Examples-of-closing-sentences
- ↑ https://letterpile.com/correspondence/How-to-end-a-letter-in-English-Examples-of-closing-sentences
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