Comment rédiger un rapport de visite

Que vous soyez un professionnel ou un étudiant, un rapport de visite vous donnera des informations sur les processus et les procédures d'un site industriel ou des locaux d'une entreprise. Ces documents sont plutôt simples à rédiger. En premier lieu, faites une description du lieu et expliquez ce que vous avez fait pendant que vous y étiez. S'il le faut, faites le point sur que vous avez appris pendant votre visite. Il n'est pas nécessaire de mener d'autres recherches ou d'inclure des informations complémentaires.

Partie 1

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Décrire le site

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Passez en revue les exigences. Il y a plus d'une manière de rédiger un rapport de visite. Si vous êtes étudiant, relisez la consigne de votre professeur. Dans un contexte professionnel, vous devriez consulter d'autres documents similaires rédigés par votre entreprise afin de vous en servir comme modèle ^{[1]XSource de recherche}.
- En général, les rapports ne font que 2 à 3 pages, mais parfois, ils peuvent être plus longs.
- Dans certains cas, l'on peut vous demander de donner vos avis ou de faire des recommandations. Il peut arriver aussi que l'on vous demande ne faire uniquement la description du site.
- Demandez à votre enseignant ou à votre patron de vous fournir des modèles d'autres rapports de visite. Si ce n'est pas possible, faites une recherche sur Internet.
Cela fera office d'introduction. Dans un paragraphe, faites savoir au lecteur la date de la visite et l'emplacement du lieu visité. Précisez le nom de votre contact. S'il a fallu que vous voyagiez, vous pouvez également raconter de façon brève comment vous êtes arrivé sur les lieux ^{[2]XSource de recherche}.
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Définissez les objectifs du site. En un paragraphe, voire deux, faites une description du type de site visité. Est-ce une usine, une société, un chantier de construction ou un établissement scolaire ? Donnez des détails sur la taille, l'aménagement et l'équipement utilisés sur les lieux. Précisez le nombre de personnes qui y travaillaient ou le nom du propriétaire ^{[3]XSource de recherche}.
- Si vous avez visité une usine, précisez ce que l'on y fabrique et le matériel utilisé.
- S'il s'agit d'un chantier, décrivez ce qui est en construction et l'avancement des travaux. Vous devez aussi faire une petite description du terrain du site et de sa disposition.
- S'il s'agit d'une société, décrivez son activité. Indiquez le département ou la section de l'entreprise ayant été l'objet de votre visite.
- S'il s'agit d'une école, précisez quels sont les niveaux d'enseignement de l'établissement. Mentionnez le nombre d'élèves qui fréquentent l'école. Donnez les noms des enseignants dont vous avez assisté les cours.
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De façon chronologique, expliquez le déroulement de la visite. Commencez par le début. Qu'avez-vous fait ? Qui avez-vous rencontré ? Décrivez le déroulement de la journée jusqu'à votre départ. Vous pourriez le faire en quelques paragraphes ou en quelques pages. N'oubliez pas de répondre aux questions suivantes ^{[4]XSource de recherche}.
- À qui avez-vous parlé ? Que vous ont-ils dit ?
- Qu'est-ce que vous avez vu sur le site ?
- Que s'est-il passé là-bas ? Avez-vous assisté à une séance de questions-réponses, à un séminaire ou à un entretien ?
- Avez-vous suivi une démonstration de techniques ou d'équipements ?
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Résumez les opérations effectuées sur le site. Fournissez autant de détails que possible en décrivant les processus et les procédures qui ont été opérés. Si une technique donnée a été utilisée, indiquez de quelles manières elle a été exécutée. Si un produit a été fabriqué d'une façon spéciale, faites un compte rendu détaillé de ce processus ^{[5]XSource de recherche}.
- Par exemple, si vous avez visité une usine automobile, vous pouvez préciser si le processus de fabrication des voitures implique des humains ou des robots. Faites une description de chaque étape de la chaine de montage.
- Si vous avez visité une compagnie, présentez dans le document les différents départements. Décrivez la structure corporative de la société et recensez les programmes dont elle se sert pour mener ses activités.
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Partie 2

Partie 2 sur 3:

Faire le point sur sa visite

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Si vous êtes étudiant, décrivez ce que vous avez appris sur le site. Faites des comparaisons entre ce qu'on vous a enseigné en classe et ce que vous avez appris sur les lieux. Expliquez comment votre excursion vous a aidé à comprendre ce que vous avez appris en classe. Vous pourriez vous poser les questions suivantes ^{[6]XSource de recherche}.
- Y a-t-il un sujet que vous ignorez avant de l'avoir appris sur le site ?
- Qui vous a fourni des informations utiles lors de la visite ?
- Quelle partie de l'excursion avez-vous le plus aimée ? Pourquoi ?
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Indiquez les forces et les faiblesses du lieu. Quels sont les processus, les politiques et les pratiques qui représentent la force du site ? Si vous avez remarqué des insuffisances, essayez de les décrire aussi. Assurez-vous d'être aussi précis que possible. Précisez avec exactitude la machine, le processus, l'équipement ou la politique qui pourrait avoir besoin d'une amélioration ^{[7]XSource de recherche}.
- Par exemple, vous pourriez préciser qu'une technologie très avancée est utilisée par l'usine, tout en soulignant le fait que le personnel a besoin de plus de formation pour pouvoir maitriser l'usage de ce nouvel équipement.
- S'il y a eu un détail important qui a été omis lors de la visite, précisez de quoi il s'agissait. Peut-être que vous espériez visiter l'étage principal de l'usine ou discuter avec le directeur.
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Au besoin, formulez des recommandations d'amélioration. S'il vous a été demandé de formuler des recommandations, partagez vos observations et vos réflexions en quelques paragraphes. Identifiez les domaines qui posent problème et faites des recommandations réalisables et spécifiques pour les améliorer ^{[8]XSource de recherche}.
- Essayez d'émettre des recommandations en fonction de l'institution ou de l'organisation qui possède l'emplacement. Que peut-elle faire de façon pratique et judicieuse afin d'améliorer ses activités ?
- Soyez précis. Ne vous contentez pas de dire qu'il faut améliorer les infrastructures. Précisez le type d'équipement qui nécessite des améliorations ou donnez des conseils sur la façon d'améliorer le moral du personnel.
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Partie 3

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Mettre en forme le rapport

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Incluez une page de titre au début. Le titre de votre document doit refléter le nom de la visite et du site, tel que « visite d'une usine d'avions » ou « rapport de visite des sièges sociaux d'entreprise ». Sous le titre, précisez votre nom, l'institution en question et la date de la visite. N'incluez aucune autre information sur cette page ^{[9]XSource de recherche}.
- Si vous êtes en train de suivre des règles stylistiques données, assurez-vous de mettre en forme le titre de la page selon les normes choisies.
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Employez un langage clair et objectif. Assurez-vous que vos phrases soient courtes et précises. Tâchez d'utiliser beaucoup d'adjectifs ou un langage fleuri. Cela rendra votre document plus clair et direct ^{[10]XSource de recherche}.
- Ne dites pas simplement « la visite fût intéressante » ou « je me suis ennuyé ». Au moment de décrire votre expérience sur les lieux, soyez précis.
En général, il n'est pas nécessaire de les inclure, mais elles pourraient s'avérer utiles dans certains rapports de visite. Des photos de groupe, des graphiques illustrant le plan du site ou des images de machines pourraient être utiles ^{[11]XSource de recherche}.
Vérifiez s'il y a des erreurs de grammaire ou des fautes de frappe. Faites-le relire par une autre personne pour vous assurer que tout est parfait. Si vous êtes étudiant, vérifiez les instructions de votre professeur pour vous assurer que vous avez respecté toutes les sections ^{[12]XSource de recherche}.
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