Jak zvládat svůj čas

Zdá se, že v dnešní době je toto velmi důležité. Vlastníme zařízení, díky kterým jsme neustále spojeni s prací, s přáteli a rodinou, a někdy dokonce i s úplně cizími lidmi. V důsledku toho je snadné nás rozptýlit. Pokud jste jako většina z nás, máte toho moc co zlepšovat. Zde vám ukážeme, jak na to!

Postup

Stáhnout PDF

1
Připravte se tak, že si uděláte 30 minut na to, abyste si dali něco k jídlu a odpočinuli si. Potom si napište seznam úkolů, které musíte zvládnout. Předtím, než dokážete zvládat svůj čas, musíte vědět, co chcete stihnout. Seznam úkolů, od těch nejjednodušších až po ty nejsložitější a nejdůležitější vám pomůže uvědomit si, co musíte udělat.
- Každému úkolu přidělte realistickou prioritu:
  - Priorita 1: musí být hotovo do 18.00 dnes
  - Priorita 2: musí být hotovo do 18.00 zítra
  - Priorita 3: musí být hotovo do konce týdne
  - Priorita 4: musí být hotovo příští týden
- Můžete si dále dělit úkoly podle priority tím, že přidáte desetinné místo – například Priorita 1.0 – musí se udělat okamžitě, zatímco priorita 1.5 počká do konce dne.
2
Vyrovnejte své snahy. Pracujte každý den po malých částech na úkolech, které budou muset být hotové do konce týdne, ale začněte s těmi nejdůležitějšími.
- Udělejte dnešní úkoly. Zaměřte se na to, co je zrovna po ruce a nedovolte si, abyste se přestali soustředit. Potom přejděte k dalšímu úkolu. Jakmile skončíte dnešní úkoly, označte si je a přejděte k zítřejším úkolům.
- Když budete mít hotové úkoly na zítřek, pracujte na dalších, které budete muset mít hotovy ke konci týdne a když skončíte i s těmi, pracujte na úkolech na příští týden. Malý kousek práce každý den je lepší, než velké množství těžké práce najednou a budete se také cítit lépe a vyhnete se stresu a syndromu vyhoření.
- Každý den si jako jeden z posledních úkolů určete, že si napíšete seznam na další den. Každý den byste měli ukončit s novým seznamem na následující den, abyste nebyli ve skluzu.
Některým lidem se lépe pracuje po ránu a jiní se zase více soustředí večer.
4
Snažte se udělat práci v rekordním čase. Zkuste si hrát na honěnou s hodinami!
- Pracujte v patnácti, třicetiminutových nebo hodinových intervalech. Vědecky je prokázáno, že nejlepší je pracovat 45 minut s 10 minutovou přestávkou potom.
- Stanovte si například časovou hranici, kdy dokončíte určitou část vaší práce.
5
Dejte si přestávku. Vyčistěte si mysl a osvěžte se, abyste se lépe soustředili.
- Rozhodněte se předem, zda budete mít 5, 10 nebo 15 minutové přestávky a dodržujte to přesně.
- Přestávky vám poskytnou něco, na co se můžete těšit.
6
Sledujte své pokroky.
- Odškrtávejte si věci ze svého seznamu, když je dokončíte.
- Budete se cítit uvolněnější jen díky tomu, že ukončíte denní úkoly. Nejen že dokončíte vše, co jste si stanovili, ale také budete mít pocit celistvosti a získáte novou motivaci.
7
Pravidelně kontrolujte svůj seznam, přepisujte a dopisujte nové úkoly.
- Přidávejte si do seznamu nové úkoly. Měli byste to dělat denně, obzvláště pokud právě začínáte s tímto modelem časového managementu.
- Upravujte úkoly podle toho, zda jsou hotové, nebo podle toho, jak se mění jejich priorita.
- Převádějte některé úkoly na ostatní. Není pravda, že musíte vše udělat sami. Pokud dokážete úkoly zadávat také ostatním, budete mnohem efektivnější.
- Používejte technologie, abyste dokončili své úkoly dříve a přesněji. Dnešní mobilní technologie má mnoho aplikací, které vám pomohou zvládat své úkoly lépe.
Někdy se prostě člověk musí prokousat těžkým projektem, ale je důležité nechat si čas také na zábavu. Nejen že si tím osvěžíte mysl, ale také je to skvělé pro vaše tělo. Nemusíte se bavit zrovna dlouho, ale dávejte pozor, abyste pouze nepracovali!
Když budete mít sílu díky spánku, budete se cítit svěží a budete mít více energie. Také budete jasněji myslet a budete schopni tvrději pracovat.
Reklama

Tipy

Dělejte všechny úkoly až do konce. Znáte ten pocit, kdy si musíte říct, že si zasloužíte něco dobrého? Je to skvělé, že? Nastavte si přesné body a držte se jich, kdykoli nějakého dosáhnete, odměňte se něčím malým, co vám udělá radost.
Nesnažte se během jednoho dne dokázat příliš mnoho úkolů, musíte mít realistický seznam úkolů, které chcete zvládnout.
Využijte malých chvil, které během dne většinou promarníte. Ať už čekáte 15 minut mezi obědem a přednáškou, nebo dvacet minut mezi tím, než vstanete vy a než vstanou vaše děti, využijte tuto dobu k tomu, abyste pracovali na svých úkolech, protože malé chvíle práce se také počítají.
Zapisujte si podstatná jména, ne slovesa. Přiřaďte ke každému úkolu jeho čas splnění.
Buďte flexibilní a uvolněte se. Připravte se na neočekávané události. Mohou se vynořit různé věci, které vám mohou narušit vaši rutinu. I z těch nejvíce neočekávaných situací se můžete zpět vrátit do svého rytmu během hodin, nebo několika dní.
Zvládat čas může být tak jednoduché, jako zapisovat si úkoly na kus papíru, nebo si například vytvořit tabulku v počítači a spojit ji s kalendářem. Záleží jen na vás, jakou metodu si vyberete.
Mezi úkoly si dávejte malé pauzy, například telefonní hovor, malou svačinku nebo rychlou procházku.
Dávejte pozor na Paretův princip. Jedním z nejhorších způsobů, jak ztratit čas je strávit 95% času na 5% úkolů, které se musejí udělat. Předpokladem je, že pouze těch 5% je pro vás důležitých. Nemusí to tak ale být vždy.
Zapomeňte na koncept „vše musí být hotovo zítra“, raději si vytvořte realistické priority.
Nastavte si vlastní pravidla, podle kterých budete měřit své úspěchy.
Sledujte svoji produktivitu pomocí šachových hodin. Nastavte si realistický čas splnění a vždy se předem ujistěte, jak dlouho vám bude trvat daný úkol splnit. Když budete vědět, že vám to nepotrvá déle, než půl hodiny, budete mít silnější motivaci pracovat.

Reklama