Cách để Quản lý Thời gian

Quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng mà chúng ta nên trau dồi. Nó có thể giúp bạn tận dụng tối ưu thời gian trong ngày để từ đó đạt được thành công trong các lĩnh vực như công việc và học tập. Để quản lý thời gian của mình, bạn cần sử dụng thời gian một cách hữu ích bằng cách làm việc trong môi trường phù hợp và biết những nhiệm vụ cần ưu tiên. Tắt điện thoại và mạng truyền thông khi cần thiết để hạn chế các yếu tố gây xao lãng và đảm bảo tuân theo lịch trình hàng ngày để đạt năng suất tối đa.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 3:

Sử dụng thời gian một cách hữu ích

Tải về bản PDF

1
Tạo môi trường phù hợp để làm việc. Môi trường làm việc có thể giúp bạn đạt năng suất tổng thể. Không có nguyên tắc nghiêm ngặt nào về môi trường làm việc, do đó bạn cứ chọn theo cảm tính của mình. Hãy trang hoàng không gian xung quanh bạn bằng các đồ trang trí gợi cảm hứng để duy trì ngọn lửa nhiệt tình và say mê. Cảm giác này sẽ giúp bạn chuyên tâm vào nhiệm vụ và làm việc hiệu quả.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
- Ví dụ, nếu bạn được truyền cảm hứng bởi một hoạ sĩ nào đó, hãy mua vài bản sao tranh của hoạ sĩ đó và treo lên tường.
- Nếu được chọn không gian làm việc, bạn hãy chọn nơi nào không có các yếu tố gây phân tâm. Làm việc trước màn hình ti vi có lẽ là không hay lắm, nhưng bạn có thể đẩy chiếc bàn vào góc phòng ngủ và làm việc ở đó.
2
Lập danh sách các nhiệm vụ cần làm dựa vào mức độ quan trọng. Trước khi bắt đầu xử lý khối lượng công việc trong ngày, bạn hãy xác định những nhiệm vụ cần ưu tiên. Danh sách những việc cần làm là một công cụ tuyệt vời, nhưng bạn nên sắp xếp một chút thay vì chỉ liệt kê ra mọi việc cần hoàn thành. Phân loại các nhiệm vụ dựa vào mức độ quan trọng.^{[2]XNguồn nghiên cứu}
- Trước khi lập danh sách, bạn hãy ghi ra các mức độ quan trọng của nhiệm vụ. Ví dụ, các nhiệm vụ gắn nhãn “khẩn cấp” phải được hoàn thành ngay hôm nay. Các nhiệm vụ gắn nhãn “quan trọng nhưng không khẩn cấp” cũng quan trọng nhưng có thể làm sau được. Các nhiệm vụ gắn nhãn “không ưu tiên” thì có thể hoãn lại nếu cần thiết.
- Viết ra các nhiệm vụ bên dưới từng hạng mục. Ví dụ, nếu bạn cần phải hoàn thành báo cáo ở công ty thì đây là nhiệm vụ khẩn cấp. Nếu bạn cần phải bắt đầu một dự án mới nhưng hạn chót không nằm trong 2 tuần tới, đây sẽ là nhiệm vụ “quan trọng, nhưng không khẩn cấp”. Nếu bạn muốn chạy bộ sau giờ làm việc nhưng không nhất thiết, nhiệm vụ này sẽ nằm trong mục “không ưu tiên”.
3
Thực hiện các nhiệm vụ quan trọng trước. Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm khi đã hoàn thành nhiệm vụ quan trọng trong buổi sáng. Cảm giác thành công trong ngày đã đạt được và cảm giác nặng gánh do căng thẳng đã được dỡ bỏ. Hãy bắt đầu mỗi ngày bằng cách giải quyết các nhiệm vụ quan trọng nhất ghi trong danh sách.^{[3]XNguồn nghiên cứu}
- Nếu bạn có năm e-mai phải trả lời và một báo cáo cần phải đọc lại, hãy thực hiện việc này ngay khi bạn đến văn phòng.
- Ngừng các hoạt động giao tiếp xã hội không cần thiết trước khi bạn bắt đầu thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên.
4
Luôn đem công việc theo mình mọi nơi mọi lúc. Tận dụng thời gian rỗi bằng cách luôn đem tài liệu để làm việc. Nếu có vài phút rảnh rỗi trên xe buýt, bạn hãy tận dụng thời gian này để đọc tài liệu cho bài học hoặc công việc. Nếu đang xếp hàng trước quầy tính tiền ở siêu thị, bạn có thể tranh thủ trả lời e-mai trên điện thoại. Nếu lúc nào cũng đem công việc theo mình, bạn sẽ tận dụng được thời gian tối đa.^{[4]XNguồn nghiên cứu}
- Nếu là sinh viên, bạn hãy cân nhắc mua sách nói hoặc ghi âm các bài giảng. Bạn có thể nghe nội dung của bài học trong khi xếp hàng hoặc đi bộ đến lớp.
5
Không làm nhiều việc cùng lúc. Có người cho rằng làm nhiều việc cùng lúc là một cách tuyệt vời để hoàn thành được khối lượng lớn công việc mỗi ngày và quản lý thời gian một cách thông minh. Tuy nhiên, điều này thực ra sẽ làm giảm năng suất của bạn. Bạn sẽ phải mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành mọi việc vì không thể toàn tâm toàn ý vào bất cứ việc gì. Thay vào đó, hãy tập trung lần lượt vào từng nhiệm vụ một. Bạn sẽ hoàn thành nhanh hơn nếu làm việc theo cách này, và như vậy là bạn sẽ tận dụng tốt thời gian của mình.^{[5]XNguồn nghiên cứu}
- Ví dụ, bạn có thể trả lời tất cả các email, sau đó đăng xuất khỏi tài khoản email và chuyển sang nhiệm vụ khác. Đến lúc này bạn đừng bận tâm về email nữa. Nếu cần trả lời các email gửi đến sau đó, bạn có thể thực hiện sau khi hoàn thành nhiệm vụ đang làm.
Quảng cáo

Phương pháp 2

Phương pháp 2 của 3:

Giảm tối đa các yếu tố xao lãng

Tải về bản PDF

1
Tắt điện thoại. Hãy tắt điện thoại khi có thể. Điện thoại có thể ngốn rất nhiều thời gian trong ngày mà bạn có thể dành cho những việc hữu ích hơn. Bạn sẽ bị cám dỗ kiểm tra Facebook hoặc liếc qua email vì việc này rất dễ dàng. Hãy giúp bản thân mình bằng cách tắt điện thoại trong khi đang làm những việc khác. Nếu có với lấy điện thoại theo thói quen vô thức, bạn sẽ chỉ đối diện với màn hình đen kịt.^{[6]XNguồn nghiên cứu}
- Nếu bạn cần điện thoại để làm việc, hãy để nó ở xa bên kia phòng. Bạn sẽ ít xem điện thoại hơn nếu không dễ dàng với tới được nó. Bạn cũng có thể tắt thông báo trên điện thoại nếu chúng không phục vụ cho công việc.
2
Đóng các trình duyệt không cần thiết. Ngày càng có nhiều người dựa vào máy tính hoặc internet để giải quyết công việc. Nhưng Facebook, Twitter hoặc các trang web gây xao lãng khác mà bạn để trên trên nền máy tính trong khi làm việc sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Bạn cũng có thể bị phân tâm bởi các tab mở ra thông tin của dự án cũ hoặc các kết quả tìm kiếm không liên quan. Hãy tập thói quen đóng tab ngay sau khi đã xem xong và tập trung hoàn toàn vào các trang cần thiết cho công việc.^{[7]XNguồn nghiên cứu}
- Tự thách đố mình chỉ để mở một hoặc hai tab mỗi lần.
3
Chặn mạng xã hội. Đôi khi Facebook hoặc Twitter có sức cám dỗ lớn đến mức bạn khó mà cưỡng lại. Tuy nhiên, bạn có thể dùng một số ứng dụng và trang web để tạm thời chặn các trang mạng xã hội khiến bạn phân tâm.^{[8]XNguồn nghiên cứu}
- SelfControl là một ứng dụng dành cho máy Mac để chặn truy cập vào bất cứ trang nào mà bạn chọn trong một khoàng thời gian nhất định. Bạn có thể tải ứng dụng này miễn phí.
- Nếu bạn cần chặn internet hoàn toàn, ứng dụng Freedom sẽ cho phép bạn tạm thời chặn truy cập internet đến 8 tiếng mỗi lần.
- Leechblock là một tiện ích mở rộng của Firefox cho phép hạn chế sử dụng một số trang nhất định trong một khoảng thời gian được thiết lập mỗi ngày.
4
Cố gắng hạn chế tối đa sự gián đoạn. Sự gián đoạn sẽ ngắt mạch làm việc của bạn. Nếu đang làm việc nào đó mà phải ngừng lại để xử lý một việc khác, bạn sẽ khó lấy lại cảm hứng. Hãy cố gắng hoàn thành nhiệm vụ đang làm trước khi chuyển sang việc khác. Không vội gì phải làm ngay những việc khác khi bạn đang tập trung làm cho xong công việc trước mắt.^{[9]XNguồn nghiên cứu}
- Ví dụ, nếu trong lúc làm việc mà nhận được email phải trả lời, bạn đừng ngừng lại để trả lời email. Thay vào đó, bạn hãy ghi lại để nhớ gửi email sau khi đã hoàn thành việc đang làm.
- Lưu ý rằng đôi khi sự gián đoạn xảy ra là bất khả kháng. Ví dụ, bạn sẽ không thể không bắt máy nếu có điện thoại khẩn gọi đến trong lúc làm việc. Hãy cố gắng hết sức tránh bị ngắt quãng khi đang làm việc, nhưng đừng tự trách mình nếu thỉnh thoảng bạn bị phân tâm.
Quảng cáo

Phương pháp 3

Phương pháp 3 của 3:

Bám sát lịch trình hàng ngày

Tải về bản PDF

1
Sử dụng lịch điện tử. Công nghệ là một phương tiện tuyệt vời giúp bạn quản lý thời gian và theo dõi các thời hạn, các cuộc hẹn và nhiều thứ khác. Hãy tận dụng lịch trong điện thoại và máy tính của bạn. Ghi lại các nhiệm vụ hàng ngày như các cuộc hẹn và công việc hoặc lịch học ở trường. Đặt lời nhắc trên điện thoại, chẳng hạn như điện thoại sẽ gửi đến bạn lời nhắc trước thời hạn phải nộp bài một tuần. Xếp lịch cho các nhiệm vụ để hoàn thành đúng hạn các dự án ở trường hoặc ở cơ quan.^{[10]XNguồn nghiên cứu}
- Bên cạnh lịch điện tử, lịch in cũng là một trợ thủ của bạn. Bạn có thể đặt một cuốn lịch trên bàn hoặc đem theo một cuốn lịch sổ tay. Đôi khi vài chữ viết vội trên lịch cũng giúp bạn nhớ những việc cần làm.
2
Xác định những khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất. Mỗi người đều có các thời điểm làm việc hiệu quả trong ngày. Sẽ rất hữu ích nếu bạn biết mình có thể tận dụng thời gian tối ưu vào những lúc nào và dựa vào đó để sắp xếp công việc. Ví dụ, nếu bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng vào buổi sáng, bạn hãy cố gắng hoàn thành phần lớn khối lượng công việc trong buổi sáng để ban đêm có thể thư giãn và làm những việc nhẹ nhàng mà bạn yêu thích.^{[11]XNguồn nghiên cứu}
- Có thể bạn phải mất một thời gian mới xác định được điều này. Hãy theo dõi mức năng lượng và khả năng tập trung của bạn trong khoảng 1 tuần. Cách này sẽ giúp bạn nhận biết những khoảng thời gian nào mình có khả năng làm việc hiệu quả nhất.
3
Dành ra 30 phút đầu buổi sáng để lên kế hoạch trong ngày. Mỗi sáng sau khi thức dậy, bạn hãy nhẩm trong đầu những việc cần làm và phác thảo sơ qua lịch trình làm việc. Ghi nhớ các nhiệm vụ trong công việc, trách nhiệm xã hội và các việc vặt cần làm.^{[12]XNguồn nghiên cứu}
- Giả sử như giờ làm việc của bạn là từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều; nhưng hôm nay bạn cần phải làm hai việc là gọi điện chúc mừng sinh nhật bà và đến tiệm giặt khô lấy quần áo. Sáng dậy, bạn hãy nghĩ xem nên sắp xếp làm những việc này vào lúc nào.
- Nếu bà của bạn sống ở khu vực có múi giờ muộn hơn, bạn có thể gọi cho bà sau khi đi làm về để không bất tiện cho bà. Sau đó, bạn có thể sắp xếp thời gian đi lấy quần áo.
4
Lên lịch cho giờ giải lao và những khoảng gián đoạn. Không ai có thể làm việc liên tục không ngừng nghỉ hoặc không ngắt quãng. Bạn cần cho phép mình thỉnh thoảng nghỉ ngơi hoặc tiêu khiển. Thời gian tạm nghỉ có thể chen vào giữa các nhiệm vụ cần làm. Như vậy, giờ giải lao sẽ không chiếm nhiều thời gian và làm xáo trộn kế hoạch trong ngày của bạn.^{[13]XNguồn nghiên cứu}
- Sắp xếp các khoảng thời gian nghỉ ngơi lâu hơn bên cạnh các giờ giải lao ngắn trong cả ngày.
- Ví dụ, bạn có thể dành ra một tiếng để nghỉ ăn trưa mỗi ngày và nửa tiếng xem tivi để thư giãn sau giờ làm.
- Bạn cũng có thể đặt ra thời gian giải lao chớp nhoáng ngay trong lúc làm việc. Ví dụ, nếu đang viết luận, bạn có thể cho phép mình cứ viết được 500 từ thì kiểm tra Facebook 5 phút.
5
Làm bớt một số công việc vào cuối tuần. Những ngày cuối tuần là để nghỉ ngơi, thư giãn và tận hưởng thú vui, thế nên bạn đừng tham công tiếc việc. Tuy nhiên, làm việc chút ít vào cuối tuần cũng có ích. Bạn hãy cân nhắc làm những việc lặt vặt dồn đống vào cuối tuần và chất thêm gánh nặng cho ngày thứ hai.^{[14]XNguồn nghiên cứu}
- Ví dụ, bạn có thể kiểm tra nhanh và xem qua các email vào cuối tuần, sau đó gửi một vài email để giảm bớt việc cho thứ hai tuần sau. Hoặc, bạn cũng có thể chỉ cần đánh dấu các email cần giải quyết ngay vào sáng thứ hai.
Nếp ngủ là một phần rất quan trọng khi bạn muốn quản lý thời gian. Thói quen đi ngủ đúng giờ sẽ giúp bạn dễ dàng dậy sớm vào buổi sáng và sẵn sàng cho ngày mới. Để duy trì nếp ngủ, bạn cần đi ngủ và thức dậy đúng giờ, kể cả những ngày cuối tuần. Cơ thể bạn sẽ thích nghi với chu kỳ ngủ/thức của bạn, rồi bạn sẽ bắt đầu buồn ngủ vào giờ đi ngủ và cảm thấy khoẻ khoắn vào mỗi buổi sáng.^{[15]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Lời khuyên

Hãy linh động và thư giãn. Chấp nhận những bất ngờ trong cuộc sống. Đôi khi có những thứ cần được ưu tiên hơn một lịch trình quy củ và cứng nhắc. Trong hầu hết các trường hợp đột xuất, bạn chỉ cần vài giờ hoặc vài ngày để trở lại lịch trình thường ngày.
Vẽ ra hình ảnh bản thân mình trong tương lai mà bạn mơ ước. Tưởng tượng ra hình ảnh đó mỗi lần bạn cảm thấy muốn trì hoãn bất cứ nhiệm vụ nào. Hãy phấn đấu trở thành con người mà bạn mong muốn bằng cách hoàn thành những công việc cụ thể để tiến gần đến mục tiêu.