Как правильно распределить свое время

Тайм-менеджмент – важный навык, который нужно развивать. Это поможет вам по максимуму использовать каждый день и принесет успех в работе и учебе. Чтобы управлять своим временем, используйте его продуктивно, работая в подходящей обстановке и правильно расставляя приоритеты. Сведите к минимуму все отвлекающие факторы, при необходимости отключая телефон и социальные сети. Непреклонно следуйте распорядку дня, чтобы по максимуму использовать каждый день.

Метод 1

Метод 1 из 3:

Используйте время продуктивно

Загрузить PDF

1
Создайте подходящую для работы обстановку. Атмосфера, в которой вы работаете, может в целом повысить вашу продуктивность. Нет четких требований к рабочей обстановке, поэтому выбирайте то, что вам подходит. Окружите себя вдохновляющими аксессуарами, которые наполняют вас энтузиазмом и страстью к работе. Эти чувства помогут вам фокусироваться на задании и сохранять продуктивность.^{[1]XИсточник информации}
- Например, возможно, вас вдохновляет какой-то художник. Купите несколько реплик его работ и повесьте их на стенах.
- Если у вас есть возможность выбрать рабочее место – выбирайте то, где вас меньше будет что-то отвлекать. Работать перед телевизором – плохая идея, но можно поставить рабочий стол в углу спальни и заниматься делами там.
2
Запишите все задания по степени их важности. Перед тем как приступить к работе, расставьте приоритеты. Списки дел – отличный инструмент, но лучше структурировать их, а не просто записывать все, что нужно сделать за день. Сгруппируйте все дела по важности.^{[2]XИсточник информации}
- Перед тем как составлять список, запишите категории важности. Например, задачи с пометкой "срочно" нужно завершить сегодня. Дела, обозначенные как "важные, но не срочные", необходимо закончить, но они могут подождать. Задания, попадающие под категорию "с низким приоритетом", можно отложить, если это необходимо.
- Разделите все дела на категории. К примеру, если вам нужно закончить отчет по работе, – это срочная задача. Если вам нужно приступать к новому проекту, крайний срок которого только через две недели, то это "важное, но не срочное" дело. Если вам хотелось бы совершить пробежку после работы, но это не жизненно важно, то это "низкоприоритетная" задача.
3
Сначала займитесь важными заданиями. Первым делом утром решите действительно важные дела, что подарит вам чувство выполненного долга. День начнется успешно, и большая часть стресса просто улетучится. Начинайте каждый новый день с разбора самых важных заданий в списке.^{[3]XИсточник информации}
- Например, если у вас пять электронных писем, ожидающих вашего ответа, и отчет, который нужно отредактировать, займитесь именно этим, как только переступите порог офиса.
4
Какая-то часть работы всегда должна быть под рукой. Если рядом с вами всегда будет часть дел, то даже вынужденный простой станет преимуществом. Если в автобусе есть парочка свободных минут, воспользуйтесь этим, чтобы почитать что-то связанное с работой или учебой. Дожидаясь своей очереди в овощном магазине, ответьте на несколько рабочих электронных писем с телефона. Если работа всегда под рукой, то вы сможете использовать свое время самым продуктивным образом.^{[4]XИсточник информации}
- Если вы студент, задумайтесь о покупке аудиокниг или записи лекций. Стоя в очереди или по дороге на занятия, вы сможете слушать материалы курсов.
5
Не делайте несколько дел одновременно. Многие считают многозадачность хорошим способом успеть больше за день и с умом распоряжаться своим временем. Несмотря на это, сосредоточение внимания на нескольких задачах одновременно на самом деле делает вас менее продуктивным. Все занимает больше времени, поскольку вы ничему не уделяете достаточно внимания. Вместо этого сосредоточьтесь на одном задании за раз. Таким образом вы проделаете всю работу быстрее, что позволит более эффективно использовать ваше время.^{[5]XИсточник информации}
- К примеру, ответьте на все электронные письма. Затем выйдите из своего электронного ящика и приступайте к следующему заданию. Не беспокойтесь о почте в данный момент. Если позже в течение дня вам еще нужно будет ответить на парочку писем, вы сможете заняться этим, покончив с тем заданием, которым занимаетесь сейчас.
Реклама

Метод 2

Метод 2 из 3:

Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Загрузить PDF

1
Отключите телефон. Если обстоятельства позволяют, выключайте мобильный. Телефоны отбирают кучу времени в течение дня, которое можно использовать более продуктивно. Когда в любой момент можно зайти на Facebook или просмотреть почту, скорее всего, так вы и поступите. Сделайте себе одолжение и выключите телефон, пока занимаетесь другими делами. Если вас одолевает прокрастинация и вы каждый раз импульсивно тянетесь к телефону, вы увидите лишь пустой погасший экран.^{[6]XИсточник информации}
- Если необходимо, чтобы ваш телефон был включен для работы, оставьте его в другом конце комнаты. Вы не будете постоянно к нему тянуться, если это будет не так уж просто сделать. Также можно выключить все уведомления, которые не важны для работы.
2
Закройте все ненужные браузеры. В наше время многие люди полагаются на компьютеры или интернет, чтобы сделать работу. Facebook, Twitter или другие отвлекающие сайты в качестве рабочего фона неблагоприятно скажутся на ваших навыках тайм-менеджмента. Также вас могут отвлекать вкладки, касающиеся старых проектов или историй поиска, не относящиеся к текущей работе. Возьмите за привычку закрывать вкладку, как только заканчиваете работу с сайтом. Сосредоточьте все внимание только на сайтах, необходимых для работы.^{[7]XИсточник информации}
- Приучите себя держать открытыми только одну-две вкладки за раз.
3
Заблокируйте социальные сети. Иногда трудно избежать искушения зайти на Facebook или Twitter. Если у вас проблемы с социальными сетями, есть множество приложений и вебсайтов, которые позволяют временно заблокировать отвлекающие сайты.^{[8]XИсточник информации}
- SelfControl – это приложение для пользователей Mac, блокирующее доступ к выбранным сайтам на заданный период времени. Его можно скачать бесплатно.
- Если вам нужно быть совсем оффлайн, приложение Freedom позволяет заблокировать доступ к интернету до восьми часов подряд.
- Встроенное приложение Firefox Leechblock позволяет лимитировать использование некоторых сайтов на определенное время в течение дня.
4
Максимально избегайте перерывов в работе. Это замедляют ваш рабочий процесс. Если во время роботы вы отвлекаетесь на что-то еще, вернуться в рабочий режим может быть довольно сложно. Работая над какой-то задачей, старайтесь закончить ее до того, как приступите к другим заданиям. Все остальное может подождать, пока вы усиленно работаете над завершением какого-то дела.^{[9]XИсточник информации}
- Например, если вы вдруг осознали, что нужно ответить на электронное письмо, пока вы выполняете какую-то работу, не прерывайтесь, чтобы написать ответ. Сделайте где-то пометку, что вам нужно отправить письмо и вернитесь к этому, после того как закончите текущее задание.
- Помните, иногда заминок не избежать. Если, например, во время работы вам вдруг позвонили по срочному делу, естественно, вам стоит ответить на звонок. Старайтесь избегать перебоев в работе, но не казните себя за периодические отвлечения от дел.
Реклама

Метод 3

Метод 3 из 3:

Придерживайтесь ежедневного графика

Загрузить PDF

1
Используйте цифровой календарь. Технологии – чудесный способ управлять временем, следить за сроками и деловыми встречами, и многим другим. Воспользуйтесь календарями в телефоне и на компьютере. Запишите задачи на день, такие как встречи и рабочий или учебный график. Поставьте напоминания. Например, установите напоминание в телефоне за неделю до срока подачи работы. Выделите в своем расписании время для учебы или работы над проектом.^{[10]XИсточник информации}
- В дополнение к цифровому календарю, обычный календарь тоже может прийти на помощь. Можете поставить его на рабочий стол или носить с собой в ежедневнике. Иногда процесс записи информации на бумаге помогает лучше ее запомнить.
2
Определите, в какое время вы наиболее продуктивны. Люди испытывают прилив сил в различное время в течение дня. Когда вы знаете, в какой промежуток вы используете свое время наиболее эффективно, вы можете спланировать работу именно в эти часы. Например, если вы наиболее энергичны по утрам, попытайтесь сделать большую часть работы в это время. Тогда вечером вы сможете расслабиться и заняться тем, что вам нравится.^{[11]XИсточник информации}
- Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики. Попробуйте на протяжении недели записывать свой уровень энергии и концентрации в целом в течение дня. Это поможет понять, когда вы наиболее продуктивны.
3
Планируйте свой день в первые 30 минут после пробуждения. Очень полезно составлять план на день по утрам. Как только вы проснулись, обдумайте перечень того, что вам нужно сделать, и определите приблизительные временные рамки для каждой задачи. Постоянно держите в уме и рабочие, и общественные обязанности и поручения.^{[12]XИсточник информации}
- Допустим, вы работаете с восьми до четырех, и вам нужно позвонить бабушке и поздравить ее с днем рождения, а после работы еще зайти забрать вещи из химчистки. Утром решите, в какой последовательности вам стоит выполнить эти задачи.
- Если бабушка живет в другом временном поясе, позвоните после работы, чтобы для нее не было слишком поздно. Потом заберите вещи из химчистки.
4
Внесите в расписание перерывы и короткие передышки. Никто не может работать непрерывно без передышек и остановок. Неплохо иногда специально устраивать себе маленькие перерывы в течение дня. Так перерывы не будут полностью занимать ваш день и пускать все планы под откос.^{[13]XИсточник информации}
- Запланируйте в течение дня большие перерывы в дополнение к маленьким передышкам от работы.
- Например, запланируйте каждый день выделять час на обед и полчаса на просмотр телевизора, чтобы расслабиться и "переключиться" после работы.
- Можно также запланировать небольшой отдых непосредственно во время работы. Например, вы пишете какой-то отчет. Выделите себе 5 минут на проверку социальных сетей за каждые 500 написанных слов.
5
Делайте часть работы на выходных. Выходные предназначены для расслабления и отдыха, поэтому не переусердствуйте. Однако выполнение маленькой части работы на выходных может принести значительную пользу. Подумайте, сколько маленьких дел скапливается за выходные, делая понедельники еще более трудными. Например, вы могли бы отправить несколько электронных писем утром в субботу, и тогда к понедельнику соберется меньше писем.^{[14]XИсточник информации}
- Помните, что отдых очень важен. Вы можете немного поработать на выходных, но дайте себе возможность расслабиться и радоваться жизни.
Если вы хотите управлять своим временем, четкий режим сна просто необходим. Продуманный режим сна позволит вам рано просыпаться и с готовностью начинать новый день. Чтобы придерживаться графика, ложитесь спать и просыпайтесь приблизительно в одно и то же время каждый день, даже по выходным. Организм привыкнет к такому циклу сна/бодрствования, и вы будете чувствовать усталость, когда нужно отходить ко сну, и прилив энергии по утрам.^{[15]XИсточник информации}
Реклама

Советы

Будьте гибким и расслабьтесь. Допускайте неожиданности в своей жизни. Некоторые вещи могут иметь приоритет над жесткой и методичной рутиной. Даже при самых необычных обстоятельствах вам понадобится не больше часа или нескольких дней для того, чтобы вернуться к привычному графику.