시간을 잘 관리하는 방법

시간관리는 매우 중요한 기술이다. 하루를 효율적으로 사용하면 직장이나 학교에서 좋은 성과를 기록할 수 있다. 시간을 잘 관리하기 위해서 올바른 환경에서 업무를 보고 우선순위를 설정해서 진행하는 등 생산성을 높여야 한다. 필요하다면 휴대폰과 SNS를 차단해서 집중력이 흐트러지지 않도록 해보자. 일일 스케줄 작성도 하루를 꽉 차게 사용하는데 도움을 준다.

방법 1

방법 1 의 3:

스케줄 지키기

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디지털 캘린더 활용하기. 기술의 도움을 받아서 마감 날자, 약속 등을 잘 추적해보자. 휴대폰이나 컴퓨터에서 사용할 수 있는 캘린더 프로그램이 많이 있다. 약속이나 미팅, 학교 행사와 같은 일과를 기록하고 알림 기능을 설정해보자. 예를 들어, 휴대폰에 마감일로부터 1주일 전에 해당 일자를 상기시켜줄 수 있는 알림 기능을 설정하고, 날짜를 놓치지 않도록 미리미리 계획하자.^{[1]X출처 검색하기}
- 디지털 캘린더과 함께 프린트 캘린더나 플래너도 활용해보자. 플래너를 책상에 두고 이동할 때 가지고 다녀보자. 손으로 일과를 적으면 더 머릿속에 오래 기억된다.
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가장 생산력이 높은 시간이 파악하기. 사람마다 생산성이 증대되는 시간이 모두 다르다. 생산력이 증대되는 시간을 파악하고 나면 시간을 더 현명하게 활용하는데 도움이 된다. 예를 들어, 오전에 에너지가 넘치는 편이라면 일의 대부분을 오전에 처리하고 저녁 시간에는 여유로운 시간을 가져보자.^{[2]X출처 검색하기}
- 생산성이 높아지는 시간을 파악하기까지 오랜 시간이 걸릴 수 있다. 나의 생산성이 최고에 달하는 시점을 파악할 수 있도록 일주일 동안 에너지 수치와 전반적인 집중 능력이 하루 중 언제 상승하는지 살펴보자.
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오전의 30분을 하루 계획을 세우는데 사용하기. 오전에 하루 전략을 세워보자. 일어나자마자 오늘 해야 할 일의 전반적인 윤곽을 잡아보고, 업무적인 일 뿐만 아니라 처리해야 되는 개인적인 일들이 무엇인지, 약속이 있는지 생각해보자.^{[3]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 근무 시간이 오전 8시부터 오후 4시까지이고, 할머니 생신에 맞춰 전화를 드려야 하며, 퇴근 후 세탁물을 찾아야 한다면, 아침에 일어나서 오늘 처리해야 하는 일들을 쭉 정리해보자.
- 할머니에게 전화드려야 하는 시간을 파악하고, 퇴근길에 세탁소에 들를 수 있도록 계획한다.
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휴식 시간도 지정하기. 휴식이나 업무 중단없이 일을 계속 해나갈 수 있는 사람은 없다. 하루 중 잠시 쉬거나 일을 중단해도 괜찮다. 다만 주된 업무에서 너무 벗어나지 않도록 휴식 시간도 계획해보자. 이렇게 하면 업무가 중단될 가능성이 줄어들고 업무 흐름이 끊어지지 않는다.^{[4]X출처 검색하기}
- 업무 중간중간 짧은 휴식뿐 아니라, 조금 더 긴 휴식도 계획해보자.
- 예를 들어, 오후 1시에 1시간의 점심 식사 시간을 가져보고, 사무실로 돌아와서 30분 동안 TV를 시청할 수 있는 시간을 계획해보자.
- 업무 중간중간 쉴 수 있는 시간도 계획한다. 리포트를 쓰고 있다면, 잠시 페이스북에 들어가서 500자 정도를 적는 휴식을 가져도 괜찮다.
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주말에도 일하기. 주말은 스트레스를 풀고, 재미있는 여가 활동을 할 수 있는 매우 중요한 시간이다. 그러니 주말에도 일해야 한다는 사실을 너무 심각하게 받아들이지 말자. 하지만 주말에 몇 가지 작은 업무를 해결하면 월요일이 그리 끔찍하게만 느껴지지 않기 때문에 큰 도움이 될 수 있다.^{[5]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 주말에 잠시 이메일을 확인하고 중요한 이메일 몇 개에 답장을 보내면, 월요일에 처리해야 하는 업무가 줄어든다. 혹은 월요일 오전에 바로 처리해야 하는 일들을 확인해두는 것도 괜찮다.
시간을 더 잘 관리하고자 할 때 수면 시간을 엄수하는 것도 중요하다. 아침에 일찍 일어나서 하루를 준비할 수 있는 시간을 가질 수 있는 수면 스케줄이 좋다. 수면 스케줄을 지속적으로 유지하기 위해서 주말을 포함한 매일 동일한 시각에 잠에 들고 일어나도록 노력해보자. 수면 주기에 몸이 익숙해지면 수면 시간이 다가왔을 때 피로도가 느껴지고, 아침에 더 상쾌하게 일어날 수 있다.^{[6]X출처 검색하기}
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방법 2

방법 2 의 3:

시간을 효율적으로 사용하기

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중요도에 따라 나열하기. 하루 일과를 시작하기 전에 우선순위를 지정해보자. 할 일 목록을 만들어 두면 도움이 될 수 있는데, 단순히 일과를 나열하는 것보다 꼭 처리해야 하는 순서대로 적어보자. 그리고 중요도에 따라 그룹을 나눠보자.^{[7]X출처 검색하기}
- 목록을 만들기 전에 중요도에 따라 카테고리를 나눠보자. 예를 들어, 오늘 꼭 처리해야 하는 일들은 "긴급한 업무," 중요하지만 당장 처리하지 않아도 되는 일이라면 "중요하지만 급하지 않은 업무"로 구분해보자. 그리고 당장 처리하지 않아도 되는 업무는 "중요하지 않음" 카테고리로 설정한다.
- 각 카테고리에 할 일을 적어보자. 예를 들어, 마무리를 지어야 하는 성과 보고서가 있다면 급한 업무 카테고리에 넣어보자. 시작해야 하는 프로젝트가 있지만 마감 기한이 2주나 남았다면 "중요하지만 급하지 않은 업무"에 넣어준다. 퇴근 후 조깅을 계획했지만 그리 중요하지 않다면 "중요하지 않음" 카테고리에 적는다.
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중요한 업무부터 마치기. 오전에 중요한 업무부터 처리하면 성취감이 높아진다. 오늘 하루가 벌써 성공적인 하루처럼 느껴지며 스트레스도 크게 줄어든다. 매일 하루를 시작할 때 할 일 목록에 적힌 가장 중요한 일부터 처리해나가 보자.^{[8]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 답변을 해야만 하는 5개의 이메일과 교정해야 하는 리포트가 있다면, 회사에 가자마자 이 업무부터 시작해보자.
- 우선순위에 따른 할 일 목록 업무를 시작하기 전 지나치게 수다를 떠는 등의 행동을 하지 않는다.
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일부 업무는 항상 곁에 두기. 항상 일을 곁에 두면 자투리 시간을 활용할 수 있다. 버스에서 몇 분의 시간을 할애할 수 있다면, 중요한 자료를 읽는데 활용해보고, 마트에서 줄을 서고 기다릴 때 휴대폰으로 중요한 이메일에 답변해보자. 항상 할 수 있는 일이 곁에 있다면 시간을 최대로 활용할 수 있다.^{[9]X출처 검색하기}
- 학생이라면 오디오북을 활용해보거나 강의를 녹음해서 들어보자. 등굣길이나 줄을 서서 기다릴 때 강의 내용을 들으면 도움이 된다.
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멀티태스킹은 하지 않기. 멀티태스킹을 효율적인 시간 관리법이라고 생각하는 사람들이 많다. 하지만, 한 번에 여러 업무에 집중하는 것이 오히려 생산력을 저하시킬 수 있다. 여러 일에 집중력이 분산되기 때문에 업무를 마치는데 시간이 더 오래 소요된다. 한 번에 하나의 업무에만 온전히 집중하면 더 빨리 일을 마칠 수 있기 때문에, 시간 활용도가 높아진다.^{[10]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 이메일 답변을 다 마친 후 이메일 계정을 로그아웃하고 다른 업무로 넘어간다. 다른 업무를 처리하는 동안 이메일 걱정은 하지 않도록 하자. 지금 맡고 있는 업무를 모두 마무리한 후에 다시 이메일 업무로 넘어간다.
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올바른 작업 환경 마련하기. 일하는 환경이 전반적인 생산성에 도움을 줄 수 있다. 올바른 작업 환경에 대한 엄격한 규칙이 있는 것은 아니니, 나에게 잘 맞는 환경을 선택한다. 열정과 동기를 불어넣어 줄 장식품들을 주위에 배치시켜 보자. 생산력과 집중력 향상에 도움이 될 것이다.^{[11]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 나에게 영감을 주는 화가가 있다면 해당 화가의 이미지나 그림들을 벽에 걸어보자.
- 주의력을 흐리지 않는 공간을 선택한다. TV 앞과 같은 공간은 피하는 것이 좋으며, 책상을 방의 코너로 밀어 넣으면 도움이 될 수 있다.
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방법 3

방법 3 의 3:

방해 요소 최소화하기

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휴대폰의 전원은 꺼두기. 가능하면 휴대폰 전원은 꺼둔다. 생산적인 일을 하며 보낼 수 있는 시간을 우리는 휴대폰에 많이 낭비하고 있다. 휴대폰이 켜져 있으면 쉽게 페이스북에 접속하거나 이메일을 살펴보며 시간을 낭비할 수 있으니, 즉흥적으로 휴대폰을 만지더라도 꺼져 있는 화면이 오히려 나를 무안하게 만들어줄 수 있도록 다른 일을 할 때 휴대폰을 꺼둔다.^{[12]X출처 검색하기}
- 업무에 휴대폰이 꼭 필요하다면 잘 닿지 않는 곳에 휴대폰을 둔다. 쉽게 휴대폰이 손에 닿지 않으면, 휴대폰의 사용 빈도가 낮아진다. 그리고 꼭 일에 필요하지 않은 알림 기능을 꺼두면 도움이 된다.
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불필요한 브라우저는 종료하기. 컴퓨터와 인터넷에 의존해서 업무를 보는 경우가 많다. 페이스북이나 트위터 등 주의력을 흐리는 웹사이트가 배경에 있다면, 업무 능력에 부정적인 영향을 줄 수 있다. 이전 프로젝트나 관계없는 인터넷 검색창이 탭으로 열려 있다면 집중력이 흐트러질 수 있으니 보았던 인터넷 탭은 볼일을 마친 후 바로 종료하고, 꼭 필요한 웹사이트에만 집중한다.^{[13]X출처 검색하기}
- 한 번에 열린 탭을 1-2개로 한정하도록 노력해보자.
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SNS 차단하기. 페이스북이나 트위터에 접속하고자 하는 유혹을 이겨내기 어려울 때가 있다. SNS 유혹에 잘 빠지는 편이라면 일정 시간 동안 특정 웹사이트 접속을 차단하는 프로그램을 사용해보자.^{[14]X출처 검색하기}
- 맥 유저라면 지정한 시간 동안 내가 설정한 웹사이트에 접속하지 못하도록 차단해주는 앱인 셀프 컨트롤을 무료로 다운로드해서 사용해보자.
- 완전히 오프라인 상태로 작업할 필요가 있다면, 한 번에 8시간까지 인터넷 접근을 막아주는 프리덤 앱을 사용해보자.
- 파이어폭스의 부가 기능 중 하나인 리치블록(Leechblock)도 설정한 시간 동안 특정 웹사이트의 접근을 차단하는 기능을 한다.
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최대한 방해 요소를 차단하기. 방해 요소가 나타나면 업무의 흐름이 깨진다. 업무를 보는 중간에 멈추고 다른 일을 해야 한다면, 하고 있던 일로 돌아가는 것이 쉽지 않을 수 있다. 다른 일을 시작하기 전에 하던 일을 모두 마무리한 후 넘어가도록 하자.^{[15]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 다른 일을 하던 도중 이메일에 답변을 해야 한다는 사실이 떠올랐다면, 바로 이메일 업무로 넘어가지 말고, 이메일 업무를 할 일 목록에 적어두고 하고 있던 업무를 모두 마친 후 이메일 업무를 볼 수 있도록 한다.
- 업무를 보던 도중 중요한 전화를 받아야 하는 등, 일을 중단해야만 하는 상황이 생기기도 한다. 최대한 하던 일의 흐름이 끊기지 않도록 노력하되, 업무가 중단되는 상황이 발생하더라도 너무 자책하지 말자.
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팁

매사에 느긋하고 유연하게 임해보자. 삶을 살다 보면 예상치 못한 일들이 발생하기도 한다. 그런 일들을 빡빡하고 체계적인 하루 일과 중 가장 우선해서 처리해야 할 수도 있다. 하지만 원래의 행로를 벗어났더라도 일상으로 돌아오는 데는 한 시간이나 단 며칠밖에 걸리지 않으니 너무 걱정하지 말자.