كيفية كتابة دعوة رسمية

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تُعتبر عملية إرسال الدعوات الرسمية – سواء المكتوبة أو الإلكترونية – من الخطوات المهمة في تخطيط وتنظيم أي حدث رسمي، فالدعوات تُخبر المدعوين بطبيعة وتفاصيل الحدث. يجب أن تتعلم كيفية اختيار الكلمات المناسبة لكتابة دعوة رسمية بالإضافة إلى الطريقة الصائبة لتوجيه الدعوة للأشخاص المختلفين وأخيرًا يجب أن تحرص على أن تظهر الدعوة بشكل متميز لتُبهر المدعوين.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 4:

اختيار الكلمات المناسبة لكتابة الدعوات الرسمية

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب التواريخ بشكل مُفصل. يتوجب عليك في الدعوات الرسمية – أيًا كانت المناسبة – أن تكتب التواريخ والكلمات التي عادة ما يتم اختصارها بشكل مُفصل؛ هذا يعني أن تكتب التواريخ بالحروف وليس بالأرقام.

   • على سبيل المثال: "السبت، التاسع عشر من نوفمبر" بدلًا من "السبت، 19 نوفمبر".
   • مثال آخر: "225 شارع الزهور" بدلًا من "225 ش. الزهور".
2. 
   2
   اكتب اسم الشخص المدعو بالكامل. لا تكتب اسم الشخص المدعو بشكل مُختصر وإنما احرص على كتابته كاملًا مع كتابة الاسم الأخير، فمثلًا بدلًا من كتابة "عبده" أو "عبد الرحمن" يجب أن تكتب "عبد الرحمن حسين".
3. 
   3
   أضف معلومات عن مُضيف الحدث. من الضروري أن تشمل الدعوة الرسمية معلومات عن مُضيف الحدث أيًا كان، وذلك حتى يعرف المدعو من الذي تدعوه لهذا الحدث. تختلف طريقة كتابتك لاسم المُضيف على حسب من هو، ولكن هناك بعض القواعد الهامة الواجب إتباعها عند كتابة بعض أنواع الدعوات الرسمية مثل دعوات حفلات الزفاف.

   • على سبيل المثال: "يدعوكم علي جابر وزوجته مُنى الصاوي إلى حضور عشاء احتفالي بمناسبة تخرج ابنتهما رنا من المدرسة الثانوية".

طريقة 2

طريقة 2 من 4:

تعديل الدعوات الرسمية بالشكل المُلائم لنوع الحدث

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب اسماء المضيفين بالترتيب الصحيح. يتم تحديد مُضيف حفل الزفاف على حسب من يغطي تكاليف الحفل أو يُغطي الجزء الأكبر منها، وعلى هذا الأساس يتم ترتيب أسماء مضيفي الحفل على الدعوة. عادة ما يأتي أسماء أهل العروس في البداية ومن ثم أهل العريس، ويجب الحرص على أن يتم كتابة اسم العروس على سطر منفصل عن اسم العريس.

   • يُمكن في بعض الحالات ترتيب أسماء أهل المتزوجين بأي ترتيب مُمكن (إذا لم يُشارك أي منهم في تحمل التكاليف أو كانت هذه هي رغبة العروس والعريس، أو في بعض الحالات غير الشائعة في الدول العربية مثل حالات الزواج بين مثليي الجنس).
2. 
   2
   اكتب اسم مُضيف الحدث على نحو صحيح. هناك بعض القواعد التي تنظم كتابة أسماء مُضيف الحفل على الدعوات على حسب من هو وعلى حسب نوع الحدث. في حفلات الزفاف يجب كتابة أقرباء العروس أولًا.

   • إذا كان أهل العروس متزوجين فيتم كتابة الاسميْن معًا على هذا النحو "السيد وحرمه" ومن ثم كتابة اسم الأب ليصبح "السيد على جابر وحرمه" أو "السيد رحمي الشرقاوي وحرمه". اكتب أهل العروس في السطر الأول من الدعوة ومن ثم أهل العريس على نفس النحو.
   • إذا كان أهل العروسين يستضيفان الحفل على نحو متكافئ، ابدأ بكتابة "يدعوكم كل من وأسرهم الكريمة" ثم أضف اسم العروس في السطر الثاني، وكلمة "و" في السطر الثالث ثم اسم العريس في السطر الرابع.
   • إذا كان أحد الأهل منفصلين وغير متزوجين، يجب أن يتم كتابة اسم الأب والأم على نحو منفصل، يتم كتابة اسم الأم أولًا ثم اسم الأب. مثال: "السيدة مُنى حجازي" و"السيد علي جابر"، مع الحرص على كتابة كل اسم على سطر مستقل وكتابة "و" في سطر منفصل بينهما.
   • اكتب اسم قريب العروس الذي يستضيف الحفل إذا لم يكن الوالدان هم مُضيفي الحفل. على سبيل المثال: إذا كان شقيق العروس أو العريس هو من يقوم باستضافة الحفل، فيجب أن تكتب اسمه وعلاقته بالعريس أو العروس كالآتي "يدعوكم السيد مُحسن جابر إلى حضور حفل زفاف أخته المصونة رنا جابر".
3. 
   3
   ادع ضيوفك إلى حفل الزفاف. اكتب صيغة الدعوة المحددة لتدعو ضيوفك إلى الحفل، وذلك بعد أن قمت بكتابة أسماء مُضيفي الحفل. يُمكن أن تكون صيغة الدعوة كالآتي "ندعوكم لحضور حفل زفاف" أو "ندعوكم لتشريفنا بحضور حفل زفاف" ومن ثم كتابة تفاصيل أسماء العروس والعريس وهكذا بالإضافة إلى المُضيف بالطبع.

   • على سبيل المثال اكتب: "يدعوكم (اسم المُضيف) إلى حضور حفل زفاف كريمته رنا على المهندس عادل رجب" هذا في حالة قيام أهل العروس بالاستضافة، أما في حالة قيام أهل العريس بالاستضافة فتقوم بكتابة "يدعوكم (اسم المُضيف) إلى حضور حفل زفاف الآنسة رنا جابر على نجلهما المهندس عادل رجب".
4. 
   4
   أضف بقية المعلومات المطلوبة. أضف المعلومات المتبقية بعدما كتبت اسم المُضيف ودعوة ضيفك، يجب أن تضيف التاريخ والموعد ومكان الزفاف كُلٍ على سطر مستقل.
5. 
   5
   أضف المعلومات الخاصة بحفل العشاء اللاحق لحفل الزفاف. إذا كان الزفاف سيُلحق بحفل عشاء خاص فيجب أن يتم إضافة المعلومات الخاصة بالعشاء في الدعوة. إذا لم يكن الجميع مدعوين للعشاء، فيُمكن أن تُرفق معلومات العشاء في بطاقة منفصلة مع الدعوة.

   • إذا كُنت ستضيف معلومات العشاء في الدعوة ذاتها فيجب أن تكون في نهاية الدعوة وأن تشمل المكان والموعد الخاص بالعشاء. على سبيل المثال "عشاء الزفاف سيكون الساعة 8 مساءً في نادي اليخت، طريق الكورنيش، الإسكندرية"، يجب أن تكتب "عشاء الزفاف" و"8 مساءً" كل منهما على سطر منفصل، وكذلك المكان والعنوان والمدينة.
   • اكتب تفاصيل العشاء على نفس النحو حتى إذا ما كنت تكتبها في بطاقة مُنفصلة مُرفقة.
6. 
   6
   اطلب من المدعوين الرد على الدعوة بالطريقة التي تحددها. إذا كنت ترغب في معرفة الرد من المدعوين سواء بالسلب أو الإيجاب (وهو أمر هام لحساب عدد الحضور النهائي)، فيجب أن تتضمن الدعوة المعلومات الخاصة بهذه المسألة. اطلب من المدعوين الرد إما عن طريق هاتف محدد أو البريد الإلكتروني أو يُمكنك إرفاق بطاقة بريدية مدفوعة مُسبقًا ليكتبوا عليها ردهم ويقومون بإرسالها. احرص على أن تترك مكان على البطاقة لاسم المدعو وعدد المرافقين الذين قد يصطحبهم معه.

   • مثال على بطاقة تعقب الرد على الدعوة سيكون كالآتي: "السيد/ة ــــــــــــــــــــــ سوف يحضر ـــــ لن يتمكن من الحضور ـــــ" مع ترك مساحة لعدد المرافقين المحتملين.
   • إذا كنت تطلب من حضورك اختيار تفضيلاتهم في الوجبات، فيجب أن تتضمن بطاقة تعقب الرد على هذا الاختيار أيضًا من خلال وضع قائمة بالوجبات المتاحة وترك مساحة للمدعو ليقوم بتحديد اختياره المُفضل.

طريقة 3

طريقة 3 من 4:

كتابة الدعوات الرسمية لغير حفلات الزفاف

تنزيل المقال

1. 
   1
   ادع ضيوفك لحضور عشاء رسمي. يجب أن تتسم دعوات العشاء الرسمية بطريقة خطابية رسمية مثل "ندعوكم لتشريفنا في حفل العشاء المُقام..." أو "ندعوكم لحضور حفل العشاء على شرف..." ومن ثم تقوم بتوضيح الغرض من وراء العشاء.

   • إذا كان هُناك أشخاص محددين يستضيفون العشاء فيجب عليك أن تكتب اسمائهم في مقدمة الدعوة.
2. 
   2
   ادع ضيوفك لحضور حفل لذكرى سنوية. اكتب الدعوة مثلما تكتب دعوة لحضور حفل زفاف من خلال إضافة أسماء المضيفين ومن ثم تاريخ ومكان الحفل مع التنويه على كون الحفل بمناسبة ذكرى سنوية.

   • على سبيل المثال: "يحتفل السيد رامي نصر الدين وحرمه بمناسبة مرور 50 عامًا على زواجهما، يدعوكم أبنائهم إلى حضور الحفل الكريم بهذه المناسبة السعيدة في نادي البلدية".
   • يُمكن أن تضيف جملة "لا داع للهدايا" في نهاية الدعوة إذا كنت لا ترغب من المدعوين أن يقوموا بإحضار الهدايا.
3. 
   3
   ادع ضيوفك لحضور حفل الاحتفال بالزواج أو المولود. هذا النوع من الدعوات أقل رسمية من دعوات حفل الزفاف، يُمكن أن تقوم بإضافة اسم المضيف أو لا ولكن الأهم أن تكتب اسم الشخص أو الزوجين الذين يتم الاحتفال بهما أو بقدوم مولودهما. أتبع نفس طريقة الأسطر المستقلة كما في دعوات الزفاف.

   • على سبيل المثال: "أنتم مدعوون لحضور الاحتفال بالمولود القادم لكل من رنا وعادل رجب، وذلك يوم السبت الخامس من نوفمبر في تمام الساعة السادسة مساءً في منزل الأسرة بشارع الزهور"
4. 
   4
   اطلب من المدعوين الرد على الدعوة. تختلف ذوقيات وأصول الرد على الدعوات المختلفة، ولكن من حقك أن تطلب من المدعوين الرد على دعوتك بالسلب أو الإيجاب مع توضيح الطريقة الأنسب بالنسبة لقيامهم بالرد. يُمكن أن يتم إرفاق بطاقات الرد على الدعوة في حالات دعوات العشاء الرسمي، أما حفلات المواليد وحفلات الذكريات السنوية يُمكن الرد عليها عن طريق الهاتف.

طريقة 4

طريقة 4 من 4:

توجيه الدعوة

تنزيل المقال

1. 
   1
   وجه الدعوة إلى الأزواج. إذا كنت تدعو فردين متزوجين فيجب أن توجه الدعوة بصيغة "إلى السيد والسيدة" ثم إضافة اسم الزوج، ولكن في بعض الحالات كما في أغلب الدول العربية لا تحمل الزوجة اسم زوجها وإنما اسم أبيها ولهذا يجب مخاطبتهما بالأسماء المختلفة.

   • على سبيل المثال: "السيدة مُنى حجازي والسيد علي جابر" بدلًا من "السيد علي جابر وحرمه".
2. 
   2
   استعمل الألقاب المميزة لضيوفك أثناء دعوتهم. احرص على استخدام الألقاب إذا كان لضيفك المدعو لقبًا أو أكثر مثل "الدكتور" أو "الأستاذ الدكتور" ويُمكن استعمال كلمة "السيد" أو "السيدة" إذا كان الزوج أو الزوجة بدون لقب مميز.

   • على سبيل المثال: "السيد علي جابر وحرمه الدكتورة مُنى" هذا في حالة تشاركهم نفس الاسم، أو "الدكتورة مُنى حجازي والسيد علي جابر" إذا كانت الزوجة تحمل اسمها المستقل، أو "الدكتورة منى حجازي والدكتور علي جابر" في حال كان كليهما يحمل نفس اللقب.
3. 
   3
   وجه الدعوة لكل شخص بالغ فوق 18 سنة. يجب أن يحصل كل شخص بالغ فوق 18 سنة على دعوة مستقلة (إلا إذا كان يعيش مع أسرته). قم بتوجيه الدعوة إلى "الأستاذ" أو "الآنسة" في حالة عدم ارتباط الشخص المدعو.
4. 
   4
   وجه الدعوة إلى أسرة بأكملها. إذا كنت ترغب في دعوة أسرة أو عائلة بأكملها سواء كان الأبناء فوق 18 عامًا، فيُمكنك أن تكتب على الدعوة "عائلة السيد علي رجب" مع إضافة العنوان، هكذا سيفهم مُتلقي الدعوة أن أسرته بأكملها مدعو لحضور الحدث.

أفكار مفيدة

• يجب أن يتم اختيار الخط الذي تُكتب به الدعوة على أساس طبيعة الحدث سواء كان حدثًا رسميًا أم لا، ويُمكن أن يوضع في الاعتبار الهيئة الدعائية للشركات الكبيرة التي تستخدم أنواعًا مُحددة من الخطوط في الكتابة. من أمثلة الخطوط الرسمية المناسبة للأحداث المختلفة Aristocrat وBalmoral وBank Gothic.
• يجب أن يحصل كل شخص بالغ فوق 18 سنة على دعوة منفصلة.
• تتبع الدعوات الإلكترونية نفس أصول كتابة الدعوات المكتوبة.
• يجب إرسال الدعوات بشكل مُسبق قبل الحدث بثمانية أسابيع على الأقل.
• يتم إضافة معلومات بخصوص تسجيل أوراق الزواج الخاصة بالعروسين في دعوات حفل الزفاف في بعض الدول (غير شائع بالدول العربية).