Een formele uitnodiging schrijven

Het versturen van een formele uitnodiging - per post of digitaal - is een van de meest belangrijke stappen in het plannen van een formeel evenement. Het zet de algemene toon van het evenement en laat je gasten weten wat ze kunnen verwachten. Door de juiste woorden te kiezen en een correcte adressering te gebruiken, laat je je uitnodigingen er geweldig uitzien en maak je een goede indruk op je gasten.

Methode 1

Methode 1 van 4:

Het correcte woordgebruik voor formele uitnodigingen

Pdf downloaden

1
Schrijf de datum uit. Gebruik een formele schrijfstijl voor een formele uitnodiging, ongeacht het soort evenement waar je je gasten voor uitnodigt. Dit betekent dat je de datum en andere woorden die normaal gesproken afgekort worden helemaal moet uitschrijven.^[1]XBron
- Je moet bijvoorbeeld ‘Zaterdag negentien november’ opschrijven in plaats van ‘Zaterdag 19 November’.
- Ook moet je het adres uitschrijven: ‘Heemstrastraat 23’ in plaats van ‘Heemstrastr. 23’
Gebruik geen afgekorte versies van de namen. Schrijf ‘Sophie de Wit’ op in plaats van ‘Sop de Wit’ en gebruik altijd de achternaam.
3
Vermeld de gastheren. Een van de meest belangrijke onderdelen van een formele uitnodiging is dat je de gastheer of gastvrouw van het evenement vermeldt. Het vermelden van de gastheren laat je gasten weten wie hen uitnodigt voor het evenement. Hoe je de namen opschrijft van de gastheren en in welke volgorde hangt af van wie de gastheer is. Deze regels zijn helemaal belangrijk als je een formele huwelijksuitnodiging schrijft.^[2]XBron
- Je moet een uitnodiging voor een diner bijvoorbeeld beginnen met ‘Sam en Ellen de Wit nodigen je uit voor een diner ter ere van het afstuderen van hun dochter Leslie’.
Advertentie

Methode 2

Methode 2 van 4:

Aanpassingen maken voor een formele trouwkaart

Pdf downloaden

1
Vermeld de ouders van de bruid en bruidegom in de juiste volgorde. Wie het huwelijk organiseert - meestal bepaald door wie het huwelijk betaalt - beïnvloedt de volgorde van de namen op de uitnodiging. De ouders van de bruid staan meestal op de eerste regel, gevolgd door die van de bruidegom op de derde regel. ‘En’ moet op een aparte regel ertussen. De naam van de bruid komt meestal voor die van de bruidegom.
- Als je een uitnodiging schrijft voor een homohuwelijk, kun je de namen van de ouders in een volgorde naar jouw keuze schrijven. Dit kan alfabetisch zijn of je kunt een muntje opgooien om te kijken wie als eerst is.^[3]XBron
2
Schrijf de namen van de ouders correct op. Er zijn veel regels over hoe je de namen van de ouders opschrijft, afhankelijk van wie ze zijn. Over het algemeen komen de ouders aan de kant van de bruid het eerst, gevolgd door de verwanten van de bruidegom.
- Als de ouders van de bruid of bruidegom nog getrouwd zijn, schrijf dan ‘De heer en mevrouw’ op, gevolgd door de achternaam van de vader van de bruid. Dus de ouders van Sophie de Wit moeten worden vermeld als ‘De heer en mevrouw de Wit’ op de eerste regel van de uitnodiging. De ouders van de bruidegom moeten op dezelfde manier moeten worden opgeschreven, maar op de derde regel (met ‘en’ op een aparte regel ertussen).
- Als beide families - die van de bruid en bruidegom - het huwelijk organiseren, moet je op de eerste regel ‘Samen met de familie’ opschrijven, gevolgd door de naam van de bruid, ‘en’ en de naam van de bruidegom op respectievelijk de tweede, derde en vierde regel.
- Als de ouders van de bruid gescheiden zijn en hertrouwd, maar wel samen het huwelijk organiseren, moet je de nieuwe naam van de moeder eerst opschrijven, gevolgd door de naam van de vader. Dus je kunt bijvoorbeeld opschrijven ‘De heer en mevrouw Tulpenveld en de heer en mevrouw de Wit’. Beide stellen staan apart op een eigen regel.
- Als iemand anders dan de ouders of stiefouders het huwelijk organiseren, schrijf dan de namen van de gastheren en hun relatie met de bruid of bruidegom op. Dus als de broer van de bruid bijvoorbeeld het huwelijk organiseert, kun je opschrijven ‘De heer de Wit nodigt u uit voor de huwelijksvoltrekking van zijn zuster Sophie de Wit’.
3
Nodig je gasten uit voor het huwelijk. Wanneer je de organisatoren van het evenement hebt vastgelegd (in de juiste volgorde), moet je de gasten uitnodigen voor het huwelijk. Ongeacht wie de organisator is, moet op de volgende regel na de namen van de organisatoren staan: ‘is/zijn blij het huwelijk aan te kondigen’ of ‘heeft/hebben het genoegen u kennis te geven van hun voorgenomen huwelijk’.
- Je kunt bijvoorbeeld zeggen: ‘[De namen van de organisatoren] zijn blij het huwelijk aan te kondigen van hun dochter en schoonzoon Sophie & Jeroen’ (als de ouders van de bruid het organiseren) of [de namen van de organisatoren] zijn blij het huwelijk aan te kondigen van hun aanstaande schoondochter Sophie met hun zoon Jeroen’ (als de ouders van de bruidegom het organiseren).^[4]XBron
Wanneer je hebt vastgelegd wie het organiseert en je je gasten hebt uitgenodigd voor het evenement, moet je de rest van de details van het huwelijk vermelden. Vermeld het in de volgorde: datum, tijd en plek van het huwelijk. Het kan op dezelfde regel, of elk op een aparte regel.
5
Vermeld informatie over de receptie. Als de trouwceremonie gevolgd wordt door een receptie waarvoor iedereen is uitgenodigd, kun je die informatie aan de uitnodiging toevoegen. Als niet iedereen is uitgenodigd, kun je de informatie over de receptie op een aparte kaart schrijven die je toevoegt aan de trouwkaart.
- Als je de informatie over de receptie op de trouwkaart zelf zet, moet het op het laatst komen en de tijd en plek bevatten. Dus je kunt bijvoorbeeld zeggen ‘De receptie vindt plaats om 17.00 uur in het koetshuis ‘De Overkant’. Groteweg 453, Utrecht’. Dit kan op dezelfde regel, of je zet het tijdstip, het adres, de plek en de stad elk op een eigen regel.
- Als je een aparte kaart voor de receptie toevoegt, schrijf het dan op dezelfde manier op als dat je op de trouwkaart zou doen.^[5]XBron
6
Vertel je gasten hoe ze moeten reageren. Als je wilt dat je gasten reageren of ze komen of niet (en de meeste organisatoren vragen dat omdat locaties het uiteindelijke aantal gasten moeten weten), vermeld dan hoe ze dat moeten doen. Dit betekent meestal dat je een RSVP kaart moet toevoegen met de reactiedatum, en een geadresseerde en gefrankeerde envelop. Laat ruimte over voor de namen en hoeveel gasten ze meebrengen.^[6]XBron
- Op een standaard RSVP kaart staat bijvoorbeeld: ‘________ is/zijn aanwezig______is/zijn niet aanwezig’. Op de lege ruimte kunnen de gasten hun namen (en eventueel die van hun partner of andere gasten) invullen en dit laat je weten hoeveel mensen er in totaal komen.
- Als je je gasten vraagt om een maaltijdkeuze te maken, moet dit ook op de RSVP kaart staan. Vermeld de maaltijdopties en laat ruimte over onder elke optie voor de namen van de gasten die een speciale maaltijd nodig hebben.
Advertentie

Methode 3

Methode 3 van 4:

De juiste vorm gebruiken voor evenementen anders dan huwelijken

Pdf downloaden

1
Nodig gasten uit voor een formeel diner. Wanneer je gasten uitnodigt voor een formeel diner, zorg ervoor dat je het zo verwoordt dat ze worden uitgenodigd ‘voor een diner’ of ‘bij een diner’, en niet ‘voor het avondeten’. In je uitnodiging moet staan: ‘Graag nodigen we u uit voor een diner’ of ‘U bent van harte uitgenodigd voor een diner’, gevolgd door de reden voor het diner.^[7]XBron
- Je hebt misschien wel of geen organisatoren die je wilt vermelden, maar zo ja dan moeten hun namen bovenaan de uitnodiging staan.
2
Nodig gasten uit voor een jubileumfeest. Het schrijven van een uitnodiging voor een jubileumfeest is hetzelfde als het schrijven van een trouwkaart. Je moet de namen van de organisatoren vermelden, de datum en de locatie, en je moet vermelden dat het een jubileumfeest is. ^[8]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘Daan en Carol de Wit vieren hun 50ste jubileum. Hun kinderen nodigen u van harte uit om de receptie in kasteel Blijenburg bij te wonen’.
- Als je niet wilt dat mensen cadeaus meebrengen voor het stel, kun je simpelweg ‘Geen cadeaus alstublieft’ schrijven onderaan de uitnodiging.
3
Nodig gasten uit voor een vrijgezellenfeest of babyborrel. Dit soort uitnodigingen zijn meestal wat minder formeel dan trouwkaarten. Je kunt wel of niet een organisator vermelden, maar je moet moet wel de naam van de bruid en/of het stel en overige informatie vermelden. De regels voor een vrijgezellenfeest zijn hetzelfde als die voor een trouwkaart.^[9]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘U bent van harte uitgenodigd voor het vrijgezellenfeest ter ere van Sophie de Wit op 5 november om 18.00 uur. Café De Monnik, Amsterdam.’
De RSVP etiquette voor evenementen anders dan huwelijken verschilt behoorlijk. Je kunt je gasten vragen om je te laten weten of ze aanwezig zullen zijn of niet, maar het is aan jou hoe je wilt dat ze reageren. Formele uitnodigingen voor een diner moeten een RSVP kaart bevatten gelijk aan die voor een huwelijk, maar voor verjaardagsfeesten, vrijgezellenfeesten of babyborrels kun je de gasten gewoon vragen om de organisator te bellen met hun antwoord.
Advertentie

Methode 4

Methode 4 van 4:

De uitnodiging adresseren

Pdf downloaden

1
Adresseer een uitnodiging voor een getrouwd stel. Als je een getrouwd stel uitnodigt, is de traditie dat je ‘De heer en mevrouw’ opschrijft, gevolgd door de achternaam van de man. Maar als het stel niet dezelfde achternaam heeft, moet je beide namen opschrijven. Als je een uitnodiging adresseert aan een homostel, moet je ook beide namen vermelden.^[10]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘De heer en mevrouw de Wit’, ‘De heer de Wit en mevrouw Barendrecht’ of ‘Mevrouw Tengulder en mevrouw Rosendaal’.
2
Adresseer de uitnodiging voor een stel met een of meer titels. Als een van je gasten een titel heeft - zoals dr. - zorg er dan voor dat je hem gebruikt. Als iemand van een stel een titel heeft, gebruik die titel en gebruik voor de ander ‘De heer’ of ‘Mevrouw’.^[11]XBron
- Je kunt bijvoorbeeld schrijven: ‘dr. Sophie de Wit en De Heer de Wit’ als ze dezelfde achternaam hebben, ‘dr. Sophie Bloem en De Heer de Wit ‘ als ze verschillende achternamen hebben of ‘dr. Sophie Bloem en dr. James de Wit’ als ze verschillende achternamen hebben, maar allebei een titel hebben.
Tenzij ze bij hun ouders wonen, moet elke volwassene ouder dan 18 zijn of haar eigen uitnodiging ontvangen. ^[12]XBron
Als je de hele familie wilt uitnodigen voor je evenement, ook al zijn de kinderen ouder dan 18 of niet, kun je simpelweg schrijven: ‘De familie Bloem’ en hun adres vermelden. Dit laat de ontvanger weten dat iedereen in het huishouden is uitgenodigd.^[13]XBron
Advertentie

Tips

Het lettertype dat je gebruikt voor een formele uitnodiging moet overeenkomen met de stemming van het evenement en/of de bedrijfsidentiteit van het bedrijf dat het evenement organiseert. Algemene lettertypes voor zowel uitnodigingen voor bedrijfsevenementen als sociale bijeenkomsten zijn onder andere Aristocrat, Balmoral en Bank Gothic.
Uitnodigingen moeten 8 weken voor het evenement worden verzonden.
Elke alleenstaande, kind ouder dan 18 of stel moet zijn of haar eigen uitnodiging krijgen.
Als je een trouwkaart schrijft, vermeld dan de informatie waar het stel is geregistreerd op een aparte kaart (de meeste winkels met een cadeaulijst bieden deze service aan). Schrijf het niet direct op de uitnodiging.
Voor een digitale uitnodiging gebruik je hetzelfde woordgebruik en dezelfde etiquette als voor een geschreven uitnodiging.

Advertentie