So schreibst du eine formelle Einladung

Das Aussenden einer offiziellen Einladung – ob in Papierform oder elektronisch – ist einer der wichtigsten Schritte bei der Planung und Vorbereitung eines formellen gesellschaftlichen Anlasses. Die Einladung gibt Aufschluss über die zu erwartende Atmosphäre der Veranstaltung, sodass die Gäste sich darauf einrichten und etwa ihre Kleidung angemessen wählen können. Mit einem toll gestalteten und formulierten Einladungsschreiben kannst du deine geladenen Gäste nicht nur beeindrucken, sondern auch ihre Vorfreude auf dein Event wecken.

Methode 1

Methode 1 von 4:

Die richtige Formulierung einer formellen Einladung

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Schreib Datumsangaben aus. Ganz gleich um was für eine Art von Veranstaltung es sich handelt, bei einer formellen Einladung sollten auch formelle Regeln eingehalten werden. Dazu gehört unter anderem, dass man Datumsangaben und Wörter, die man sonst normalerweise abkürzen würde, ausschreibt. ^{[1]XForschungsquelle}
- Zum Beispiel sollte es „Samstag, der 19. November“ heißen, nicht „Sa., 19.12.“.
- Außerdem solltest du „Bahnhofstraße 31“ schreiben und nicht „Bahnhofstr. 31“.
Du lädst „Stephanie Schmidt“ ein, nicht „Steffi Schmidt“. Auf keinen Fall solltest du auf den Nachnamen verzichten.
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Erwähn die Gastgeber namentlich. Mit das Wichtigste bei einer formellen Einladung ist die Erwähnung, wer überhaupt einlädt. Die Gäste möchten sicher wissen, bei wem sie sich für die Einladung bedanken können. Wie genau und in welcher Reihenfolge du die Gastgeber auflistest, hängt von der Natur der Veranstaltung ab. Insbesondere bei formellen Hochzeitseinladungen gibt es hier spezielle Regeln zu beachten. ^{[2]XForschungsquelle}
- Wenn es sich um eine Einladung zu einem Essen handelt, könnte es folgendermaßen aussehen: „Sascha und Ellen Schmidt laden hiermit herzlich ein, mit der Familie Schmidt den Schulabschluss ihrer Tochter Lena zu feiern“.
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Methode 2

Methode 2 von 4:

Besonderheiten bei formellen Hochzeitseinladungen

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Liste die Gastgeber in der richtigen Reihenfolge auf. Die Reihenfolge hängt maßgeblich davon ab, wer die Hochzeitsfeier bezahlt. Normalerweise werden jedoch erst die Eltern der Braut aufgeführt, und anschließend in einem neuen Absatz die Eltern des Bräutigams. Ein „und“ zwischen beiden Paaren bekommt eine eigene Zeile. Bei der Erwähnung des eigentlichen Brautpaares steht immer die Braut an erster Stelle.
- Geht es um die Hochzeit eines gleichgeschlechtlichen Paares, bleibt es dir überlassen, in welcher Reihenfolge du die Elternpaare auflisten willst. Du kannst dabei das Alphabet heranziehen oder schlicht eine Münze werfen. ^{[3]XForschungsquelle}
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Schreibe die Namen der Gastgeber in der korrekten Form auf die Einladung. Es gibt einen ganzen Haufen Regeln dazu, wie das geschehen sollte, je nachdem wer die offiziellen Ausrichter der Feier sind. Normalerweise wird erst die Familie der Braut erwähnt und dann die des Bräutigams.
- Wenn die Eltern von Braut oder Bräutigam (noch) miteinander verheiratet sind, schreibst du „Frau _____ und Herr ______“. Die Eltern von Tina Schmidt sollten also als „Frau Monika Schmidt und Herr Johann Schmidt“ ganz oben auf der Einladung stehen. Dann folgen die Eltern des Bräutigams in der gleichen Form in einer eigenen Zeile, ein „und“ bekommt ebenfalls eine eigene Zeile dazwischen.
- Sind beide Familien zusammen mit Braut und Bräutigam Gastgeber, schreibst du „zusammen mit ihren Familien“ in die erste oder unterste Zeile, ansonsten den Namen der Braut, das „und“ und den Namen des Bräutigams, wie bei den Eltern über drei Zeilen verteilt.
- Sind die Eltern der Braut geschieden und neu verheiratet, richten aber gemeinsam die Hochzeit ihrer Tochter aus, wird zuerst die Mutter mit ihrem neuen Namen aufgeführt und anschließend der Vater: „Frau Monika Wilhelm und Herr Johann Schmidt“. Gegebenenfalls kannst du auch die Stiefeltern mit auflisten, dann steht wieder ein Paar pro Zeile. Sollen nur die Eltern selbst auf der Karte stehen, bekommt jeder seine eigene Zeile mit einem „und“ dazwischen.
- Ist jemand anderes als die Eltern oder Stiefeltern Gastgeber, musst du sie nicht nur namentlich aufführen sondern auch erwähnen, in welchem Verhältnis zu Braut oder Bräutigam stehen. Spendiert der Bruder der Braut das Fest, könnte das so aussehen: „Herr Stefan Schmidt lädt hiermit herzlich zur Hochzeit seiner Schwester Stephanie Schmidt ein“.
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Nun ist es an der Zeit, die Gäste auch wirklich einzuladen. Wenn einmal in der richtigen Reihenfolge festgehalten ist, wer die Feier ausrichten wird, sollte als nächstes offiziell und förmlich eine Einladung zur Hochzeit formuliert werden. Ganz egal wer die Party nun bezahlt, auf der Karte sollte eine Floskel stehen wie „lädt hiermit ganz herzlich ein“ oder „bittet um die Ehre, diesen Anlass mit uns zu feiern“, gefolgt von „zur Hochzeit unserer Kinder/unseres Sohnes/ meines Bruders/...” oder, wenn Braut und Bräutigam selbst einladen, eben „zu unserer Hochzeit“.
- Ein Beispiel: „[Namen der Gastgeber] möchten Sie hiermit herzlich einladen, gemeinsam mit uns die Vermählung unserer Tochter Tina Schmidt mit Adam Jonas zu feiern” (wenn die Eltern der Braut die Hochzeit ausrichten) oder “[Namen der Gastgeber] bitten darum, ihnen anlässlich der Vermählung von Tina Schmidt mit ihrem Sohn Adam Jonas die Ehre Ihrer Gesellschaft zu erweisen” (wenn die Eltern des Bräutigams die Hochzeit ausrichten). ^{[4]XForschungsquelle}
Du hast erwähnt, wer Ausrichter ist, und hast deine Gäste offiziell eingeladen, nun müssen sie noch wissen, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit sie sich wo genau einfinden sollten. Dabei sollte jede Information ihre eigene Zeile bekommen.
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Gib Informationen dazu, wie die Feierlichkeiten ablaufen werden. Wenn es sowohl eine Trauung als auch eine anschließende Feier gibt, zu denen alle eingeladen sind, kannst du diese Information mit auf die Einladung schreiben. Möchtest du nicht jeden bei der Trauung (oder bei der Feier) dabei haben möchtest, kannst du die Informationen für beide Teile der Hochzeit auf getrennte Einladungskarten schreiben und nur den Leuten beide Karten in den Umschlag legen, die auch zu beiden Teilveranstaltungen eingeladen sind.
- Wenn du die Eckdaten der Trauung und der Feier zusammen auf eine Einladung schreibst, sollte zunächst die Trauung abgehandelt werden und anschließend die Feier. Etwa so: „Die standesamtliche Trauung findet am xx.xx.xxxx um 15 Uhr im Standesamt Amtsstadt, Amtsstraße 123, statt. Im Anschluss an die Trauung werden wir uns für die Hochzeitsfeier um 17 Uhr im Vereinsheim xy, Vereinsheimstraße 123, 12345 Vereinsheimhausen einfinden.“ Dabei sollten Uhrzeit, Bezeichnung des Veranstaltungsortes und die Details der Anschrift jeweils in einer eigenen Zeile stehen.
- Schreibst du separate Karten, bleibt der Text an sich gleich, nur dass beide Teile auf verschiedenen Einladungen stehen. ^{[5]XForschungsquelle}
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Teil deinen Gästen mit, welche Art von Reaktion du von ihnen erwartest. Wenn du eine feste Zu- oder Absage brauchst (bei den meisten Mieträumlichkeiten ist es notwendig, dass eine endgültige Anzahl der Gäste angegeben wird), dann lass sie wissen, wie diese Antwort aussehen soll. Im Normalfall legt man einfach eine Antwortkarte zusammen mit einem frankierten Rückumschlag bei. Auf der Karte sollte späteste Antwortdatum stehen. Außerdem brauchen deine Gäste Platz, um dir mitteilen zu können, mit wie vielen Leuten sie kommen werden. ^{[6]XForschungsquelle}
- Auf einer ganz normalen Antwortkarte steht meist so etwas wie “(Name) wird/werden an der Feier __ mit __ Personen teilnehmen __ nicht teilnehmen“, sodass du auch weißt, ob vielleicht nur einige Mitglieder einer Familie kommen werden.
- Wenn deine Gäste ihr Essen selbst wählen können, gehört auch diese Auswahlmöglichkeit mit auf die Antwortkarte. Liste die Optionen auf lass nach jedem Vorschlag etwas Platz, damit die Gäste, die sich für das jeweilige Essen entscheiden, ihre Namen darunter schreiben können.
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Methode 3

Methode 3 von 4:

Die richtige Form bei sonstigen Veranstaltungen

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Eine Einladung zu einem formellen Abendessen. Wenn du Gäste zu einem schicken Abendessen einlädst, sollte die Formulierung in etwa so aussehen: „Wir würden uns sehr freuen, Sie zu einem Abendessen in unserem Haus willkommen heißen zu dürfen“ oder „Anlässlich ____ möchten wir Sie hiermit allerherzlichst zu einem Abendessen in unserem Haus einladen“. ^{[7]XForschungsquelle}
- Bei einem solchen Anlass kannst du die Gastgeber namentlich erwähnen, musst es aber nicht. Wenn du es tust, sollten ihre Namen im Briefkopf der Einladung stehen.
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Eine Einladung zu einem Jubiläum. Eine solche Einladung ähnelt der zu einer Hochzeit in vielen Punkten. Auch hier sollten die Gastgeber ausdrücklich erwähnt werden, ebenso das Datum und der Ort der Veranstaltung. Zudem solltest du anmerken, dass es sich um ein Jubiläum handelt. ^{[8]XForschungsquelle}
- So könntest du beispielsweise schreiben: „Daniel und Carolin Schmidt begehen ihren 50. Hochzeitstag. Ihre Kinder laden zu diesem Anlass herzlich ein, diesen Tag mit ihnen im Vereinsheim xy zu feiern”.
- Wenn Geschenke für das Paar nicht erwünscht sind, kannst du das einfach kurz am Ende der Einladung erwähnen: „Von Geschenken bitten wir abzusehen.“
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Eine Einladung zu einer Babyparty oder einem Junggesellenabschied. Diese Arten von Events sind meist weniger förmlich, und das trifft auch auf die Einladungen zu. Du kannst einen offiziellen Gastgeber angeben oder nicht, aber natürlich sollte aus der Einladung ersichtlich werden, wessen Baby es ist oder wer die Braut ist. Ansonsten kann die Form annähernd der einer Hochzeitseinladung entsprechen. ^{[9]XForschungsquelle}
- Ein Beispiel: „Du bist herzlich eingeladen, mit uns Sabrina Schmidts Junggesellinnenabschied zu feiern. Wir treffen uns am 5. November um 18 Uhr vor dem Vereinsheim xy.”
Eine wirkliche Antwortetikette gibt es fast nur bei Hochzeitseinladungen. Dennoch solltest du deine Gäste darum bitten, dir zeitig genug mitzuteilen, ob sie die Einladung wahrnehmen werden oder nicht. Wie genau das geschehen soll, kannst du selbst entscheiden. Wenn du ein sehr formelles Abendessen organisierst, kannst du wie bei einer Hochzeitseinladung eine Antwortkarte beilegen, aber bei Jubiläen oder Babypartys reicht es völlig aus, wenn du um eine kurze telefonische Rückmeldung bittest.
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Methode 4

Methode 4 von 4:

Eine Einladung richtig adressieren

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Du lädst (verheiratete) Paare ein? Traditionell schrieb man „Eheleute Schmidt“ oder „Herr und Frau Jan Schmidt“, jedoch gilt dies mittlerweile als absolut überholt! Beide Partner sollten namentlich genannt werden, wobei der Name der Frau an erster Stelle steht. Richtet sich deine Einladung an ein gleichgeschlechtliches Paar, bleibt es dir überlassen, wen du zuerst nennen möchtest. ^{[10]XForschungsquelle}
- Schreib zum Beispiel „Frau Emma Schmidt und Herr Sascha Schmidt“ oder „Frau Julia Gold und Frau Elisabeth Gold”.
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Du lädst ein Paar mit bestimmten Titeln ein? Wenn sich unter deinen Gästen etwa Doktoren oder Professoren befinden, solltest du ihre Titel unbedingt erwähnen. Hat nur einer der Partner einen Titel, benutz ihn in Kombination mit der Anrede, während du für den anderen Partner nur die Anrede verwendest. ^{[11]XForschungsquelle}
- So könntest du zum Beispiel „Frau Dr. Stephanie und Herr Jan Schmidt“, wenn sie sich einen Nachnamen teilen, „Frau Dr. Stephanie Müller und Herr Jan Schmidt”, wenn sie verschiedene Nachnamen haben, oder „Frau Dr. Stephanie Müller und Herr Dr. Jan Schmidt“, wenn sie verschiedene Nachnamen aber beide spezielle Titel haben.
Sofern sie nicht mehr bei ihren Eltern leben, sollten sie ihre eigene Einladung erhalten. Du kannst sie ruhig einfach wie alle anderen mit „Frau“ oder „Herr“ anreden. „Fräulein“ hingegen gilt als veraltet und wird teilweise sogar als sexistisch aufgefasst. ^{[12]XForschungsquelle}
Wenn du eine ganze Familie - mit oder ohne volljährige Kinder - zu deiner Veranstaltung einladen möchtest, kannst du einfach „Familie Schmidt“ in die Anrede und auf den Umschlag schreiben. Damit wird deutlich, dass alle Mitglieder des Haushaltes eingeladen sind. ^{[13]XForschungsquelle}
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Tipps

Die Schriftart, die du in der Einladung verwendest, sollte zur Atmosphäre der Veranstaltung bzw. zur Corporate Identity der Marke hinter dem Event passen. Recht übliche Schriftarten, sowohl für soziale als auch geschäftliche Anlässe wären etwa Aristocrat, Balmoral oder Bank Gothic.
Üblicherweise sollten Einladungen für wichtige Veranstaltungen etwa acht Wochen vor dem Datum ausgesandt werden.
Singles, volljährige Kinder eingeladener Familien oder Paare sollten jeweils eine eigene Einladung bekommen.
Wenn du eine Hochzeitseinladung schreibst, informiere auf einer separaten Karte darüber, ob ein Paar bei einem bestimmten Laden eine Wunschliste für Geschenke hinterlegt hat. Es würde seltsam aussehen, das direkt auf die Einladung zu schreiben. Die meisten Läden, die diesen Service anbieten, verfügen auch über entsprechende Kärtchen, die du beilegen kannst.
Bei einer Einladung in elektronischer Form gelten die gleichen Regeln wie bei einer postalischen Einladung.

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