كيفية كتابة خطاب تأكيد

خطاب التأكيد هو رسالة يتم إرسالها لتأكيد تفاصيل معينة، مثل: الاتفاقات الشفوية أو المواعيد أو مقابلات الوظائف. يمكن لخطاب التأكيد أن يؤكد أيضًا على حجز أو رد على دعوة أو لاستلام أشياء معينة أو خدمات مختلفة أو لتأكيد ترتيبات السفر. تكون خطابات التأكيد مختصرة ويمكن كتابتها بسهولة من خلال اتباع صيغة بسيطة.

جزء 1

جزء 1 من 2:

كتابة خطاب تأكيد

تنزيل المقال

1
استخدم الترويسة. يجب أن يحتوي خطاب التأكيد على ترويسة إذا كان غرض كتابته هو التعاملات الرسمية أو المهنية. الترويسة هي المعلومات التي يتم كتابتها أعلى الصفحة، مثل: اسم المؤسسة وعنوانها. يعطي ذلك الخطاب طابعًا رسميًا ويجعلها بمثابة خطاب رسمي للشركة. ابدأ خطابك بالتحية ثم اتبعها بالاسم الكامل لمُتلقي الخطاب وعنوانه؛ يشمل ذلك اسم الشخص المُرسل إليه الخطاب وعنوانه والقسم الذي يعمل فيه أو الشركة التي يعمل فيها (إن وجدت) وعنوان الشركة.
- إذا كان الخطاب يتعلق بمسألة شخصية أو إذا كنت ترد بصفتك الشخصية على شركة ما، فعليك الالتزام بالتنسيق الرسمي المناسب. ضع عنوانك والتاريخ في الهامش الأيسر أو يمكنك محاذاته يمين الخطاب. اترك سطرًا ثم أدرج عنوان مُتلقي الرسالة في الهامش الأيسر.^{[١]Xمصدر بحثي}
2
ابدأ الخطاب بالتحية المناسبة. يجب استخدام التحية المناسبة بالإضافة إلى اسم الشخص ولقبه عند إرسال خطاب تأكيد. الصيغة المقبولة في العموم هي: السيد/ السيدة/ الآنسة/ الدكتور المحترم، ويليها اسم الشخص (الأول أو الأخير، على حسب الأسلوب المتبع في بلدك).
- تجنب الإشارة إلى امرأة بلقب "السيدة" إلا إذا كنت متأكدًا من كونها متزوجة.
- يمكنك استخدام اسم الشخص الأول إذا كنت تكتب خطاب تأكيد شخصي أقل رسمية، أو إذا كان هذا هو الأسلوب المقبول والمتعارف عليه في بلدك.
3
أكد على تفاصيل الترتيبات المُتفق عليها في الفقرة الأولى. كن مباشرًا وواضحًا في خطاب التأكيد، فليس هناك داعِ لأي معلومات تمهيدية أو مجاملات. بدلَا من ذلك، استخدم الفقرة الأولى لإيجاز ما اتفقتم عليه بوضوح، وقد يشمل ذلك التواريخ والأوقات والمكان. كن دقيقًا فحسب.
- من بعض الطرق الشائعة لبدء مثل هذه الفقرات: أكتب إليك لكي أؤكد على.....، أرغب أن أؤكد على...، يؤكد هذا الخطاب على ......^{[٢]Xمصدر بحثي}
- أمّا إذا كنت تُرسل خطابك من أجل تأكيد استلام أشياء ما، اذكر ذلك في الفقرة الأولى. كن واضحًا واذكر ما هو نوع المنتج المُستلم بالظبط وعدده ورقم الطلب. يمكنك بدء الفقرة بالتالي: "يُسعدني تأكيد وصول المنتج" أو "أسعدني استلام المنتج".
4
اذكر التفاصيل الأخرى. اذكر أي تفاصيل أخرى لها صلة بالموضوع سواء في نفس الفقرة الأولى أو اكتبهم يإيجاز في الفقرة الثانية. قد يشمل ذلك الاتفاقيات المالية أو الأحكام والشروط أو أي شيء آخر يحتاج لاتفاق. قد تكون هذه التفاصيل أيضًا مسئولة عن مهام محددة أو عن إكمال مهام متبقية.
- يجب عليك دائمًا إعادة تأكيد الشروط المتفق عليها للتأكد من عدم وجود أي سوء فهم فيما تم الاتفاق عليه. فإعادة ما تم الاتفاق عليه تُساعدك في توضيح ما المتوقع منك في المستقبل.
- على سبيل المثال، إذا كنت تطلب من شخص أن يتولى أمر مهمة ما، اطلب منه أن يؤكد عليك إذا كان موافقًا على ترتيبات المهمة أم لا. يجب أن تطلب منه أن تكون موافقته مكتوبة أو من خلال مكالمة هاتفية أو من خلال البريد الالكتروني.
- لا تعد خطابات التأكيد مجرد عملية تأكيد بين الطرفين على موعد أو اتفاق أو استلام سلع فقط، ولكنها أيضًا دليلًا ورقيًا. خطابات التأكيد هي وثائق بين كلا الطرفين تكون بمثاية الدليل على وجود المراسالات بينهما، ويمكن اللجوء إليها في حالة ظهور مشكلة أو حدوث سوء فهم.^{[٣]Xمصدر بحثي}
5
اطلب من الطرف الآخر التواصل معك إذا لزم الأمر. يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة في الخطاب على خط يُشجع القارئ على مراسلتك والاتصال بك إذا لزم الأمر. أطلب أن تتم مراسلتك إذا قضت الحاجة، مثل توضيح أمر ما أو سوء فهم أو مشاكل من أي نوع.
- من أمثلة تلك الجمل: "يُرجى الاتصال بي إذا احتجت لأي معلومات إضافية" أو يُرجى معاودة الاتصال بي إذا أردت إضافة...".^{[٤]Xمصدر بحثي}
تأكد من إنهاء الخطاب بشكل ملائم. استخدم عبارات مثل: "مع خالص التقدير" أو "شكرًا لك" أو "تحياتي" أو "مع كامل احترامي". اكتب اسمك بالأسفل وضع توقيعك أعلاه. استخدم اسمك الكامل في خطابات العمل.

جزء 2

جزء 2 من 2:

مراجعة خطاب التأكيد

تنزيل المقال

1
راجع خطاب التأكيد. يجب عليك مراجعة خطابك قبل إرساله وتذكر القيام بذاك مع أي وثيقة رسمية حتى إذا كانت بشأن أمر شخصي. تكون مراجعة الخطاب أكثر أهمية إذا تعلق الأمر بترتيبات العمل. ابحث عن الأخطاء الإملائية أو الكلمات المفقودة أو القواعد الخاطئة أو أخطاء علامات الترقيم أو أي أخطاء أخرى تواجهك.
- إرسال خطابًا مُنمقًا يجعلك تبدو شخصًا مسئولًا ومهتمًا بالتفاصيل.
2
استخدم ورق ملائم مطبوع بجودة عالية. عند طباعة خطاب من عمل معين، استخدم مكتبة الشركة التي تشتمل على ترويسة الشركة. أمّا إذا كنت لا تتبع عمل معين ولا تمتلك مكتبة مخصصة، اطبع الخطاب على ورق ذي جودة عالية. تأكد من طباعة الخطاب من طابعة جيدة بحيث لا تُسرب الحبر أو البودرة الخاصة بالطباعة.
- حاول دائمًا طباعة خطابات التأكيد إذا كنت ستقوم بإرسالهم عبر البريد الإلكتروني. تجنب كتابة خطاب عمل بيدك.
3
استخدم الخط والهوامش القياسية. يجب استخدام أي خط كتابة قياسي عند كتابة خطاب رسمي، مثل: "تايمز نيو رومان" أو "آريال". يجب كذلك أن يكون حجم الخط 12 وألا يكون غامقًا أو مائلًا أو تحته خط. كما يجب أن تكون الهوامش 2.5 سم من كل جانب.
- بالنسبة للخطابات الرسمية كما هو الحال مع خطاب التأكيد، يجب استخدام صيغة الكتلة الواحدة. يعني ذلك أن يكون الخطاب متساوي المسافات وأن تترك سطرًا بين الفقرات وبدون مسافة بادئة عند بداية كل فقرة.
خطابات التأكيد خطابات قصيرة من نوعها، لذلك عليك تجنب استخدام الكلمات أو العبارات أو المعلومات غير الضرورية^{[٥]Xمصدر بحثي}. حافظ على دقة محتوى الخطاب وإشارته للتفاصيل التي تؤكدها فقط لا غير، دون إضافة أي معلومات زائدة.
5
اجعل أسلوبك يتماشى مع أسلوب العمل. يكون أسلوب خطابات التأكيد رسمية وغير شخصية لأن معظمها يكون مختصرًا بطبيعة الحال. يساعد ذلك في تسليط الضوء على التفاصيل التي تود تأكيدها ويُقلل من استخدام الكلمات غير الضرورية.^{[٦]Xمصدر بحثي}
- إذا كنت تكتب خطاب تأكيد شخصي أو خطاب إلى أحد معارفك أو إلى شخص تربطك به علاقة غير رسمية، يمكنك أن تكون أكثر انفتاحًا في كتابتك. ولكن إذا كنت غير متأكد من ماهية العلاقة، كن رسميًا أفضل.
- لا بأس بإظهار امتنانك أو حماسك حتى مع الاحتفاظ بالرسمية في الكتابة. على سبيل المثال، إذا تم تحديد موعدًا معك لمقابلة عمل، يمكنك الرد بالآتي: "أقدر هذه الفرصة التي منحتوني إياها لإجراء مقابلة لتلك الوظيفة" أو "أتطلع كثيرًا لإجراء مقابلة العمل لشغل هذه الوظيفة".
6
اعرف المواقف التي يناسبها إرسال خطابات التأكيد. يوجد العديد من الأسباب المختلفة التي قد تدفعك إلى إرسال خطاب تأكيد؛ يشمل ذلك تأكيد تواريخ مواعيد معينة أو مقابلات أو اجتماعات أو مؤتمرات أو أي أحداث أخرى. فيما يلي بعض أسباب إرسال خطابات التأكيد:
- عرض التوظيف
- قبول الوظيفة
- استلام طلب
- حالة التوظيف
- ترتيبات السفر
- تفويض لشخص آخر
- الحضور^{[٧]Xمصدر بحثي}