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Existen distintos tipos de cartas de confirmación y cada una requiere un formato diferente. Por lo general, las cartas de confirmación básicas para confirmar los detalles de un encuentro, un evento u otro tipo de actividad suelen ser breves y directas. Las cartas de confirmación de los empleados suelen ser más largas, dado que incluyen condiciones y términos específicos. Si tienes que escribir una carta para alguien que recibirá el sacramento católico de la confirmación, tu carta será mucho más personal.
Pasos
Utiliza un formato comercial con el membrete de la empresa. Una carta comercial formal con el membrete de la empresa permite establecer el tono apropiado para llevar a cabo una comunicación comercial oficial. Configura la fuente estándar y los márgenes. Escribe el cuerpo de la carta en forma de bloques de párrafos (interlineado sencillo con doble espacio entre los párrafos).[1]- Evita usar abreviaciones al escribir las direcciones en una carta comercial. Por ejemplo, en vez de escribir “Av. Libertad 432”, escribe “Avenida Libertad 432”.
- No es necesario que escribas la dirección de la empresa si figura en el membrete.
Consejo: Los membretes de las agencias gubernamentales y las pequeñas empresas generalmente se pueden descargar de internet de manera gratuita para cubrir todos los aspectos legales de una carta en respuesta a una oferta formal de empleo.
Incluye el puesto, el salario y la fecha de inicio de trabajo. Comienza la carta con una actitud entusiasta, felicitando al destinatario por unirse como nuevo empleado. Puedes enviar una breve descripción de las responsabilidades del trabajo, a menos que esto sea obvio a partir del título del puesto.[2]- Por ejemplo, puedes escribir "En nombre de la empresa XYZ, me complace ofrecerle el puesto de secretario con un salario de $28 500 por año. Su primer día de trabajo será el 22 de enero de 2019".
Resume los términos y las condiciones de la oferta. Indica claramente si existen limitaciones con respecto a tu oferta. Además, si la misma depende de otro factor, dichas contingencias se deben establecer con anticipación.[3]- Por ejemplo, la oferta podría estar sujeta a una verificación de datos personales o una prueba de drogas.
- Esta sección también debe incluir cualquier documento que el empleado nuevo deba firmar como, por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad o uno de no competencia.
- Si estableces contingencias o condiciones, indica una fecha límite para que el destinatario de la carta complete dichas cuestiones de manera oportuna. Si solo necesitas que firme un documento, infórmale que puede hacerlo el primer día de trabajo.
Describe los beneficios proporcionados por la empresa. Si tu empresa otorga beneficios de seguro de salud, pensiones, asistencia educativa, vacaciones pagas y otros beneficios, asegúrate de incluirlos brevemente en la carta. Permite que el empleado nuevo sepa cuándo podrá hacer uso de dichos beneficios y cómo puede obtener más información.[4]- Algunos empleadores ofrecen beneficios desde el primer día de trabajo, pero la mayoría requiere que los empleados trabajen entre 60 y 90 días antes de poder hacer uso de ellos.
Consejo: Si bien una carta de confirmación laboral puede tener más de una página, procura que no abarque más de dos. Evita incluir detalles que el destinatario pueda encontrar en otros documentos que reciba.
Termina la carta con un agradecimiento. Dile al destinatario que estás agradecido por su interés en tu empresa y que estarás feliz de trabajar con él. Transmite tu entusiasmo o emoción por tener un empleado nuevo en tu equipo de trabajo.[5]- Por ejemplo, puedes escribir: "Muchas gracias por su interés en nuestra misión aquí en XYZ. Nos entusiasma su presencia en el equipo de trabajo y esperamos atentamente su contribución al progreso de la empresa".
- Usa un cierre formal inmediatamente después de tu firma como, por ejemplo: "Reciba un cordial saludo" o "Atentamente".
Escribe tu puesto debajo de tu nombre. Los modelos de cartas comerciales proporcionan cuatro líneas en blanco para la firma después del saludo de cierre. Bajo la firma, incluye tu nombre completo. Debajo de este último, incluye tu puesto y el nombre de la empresa.[6]- Por ejemplo, puedes escribir “Director de Operaciones, XYZ S.A.”.
Revisa la carta detenidamente. Asegúrate de que la carta no tenga errores tipográficos, gramaticales u ortográficos. Pídele a alguien del Departamento de Recursos Humanos que la revise para verificar la precisión del contenido.[7]- Verifica dos veces los números. Es fácil cometer errores al escribir números, lo cual puede llevar a malentendidos. Este tipo de error incluso puede tener consecuencias legales.
Imprime y firma la carta para enviarla. Las cartas impresas en papel de calidad son más profesionales. Por más que envíes una confirmación por correo electrónico, envía una carta oficial firmada. Usa un bolígrafo con tinta azul o negra para firmar en el espacio correspondiente. Incluye cualquier credencial o título, como contador público o abogado, si correspondiera.[8]- Envía la carta cuanto antes para que el empleado nuevo la reciba antes de la fecha programada para el primer día de trabajo.
Consejo: Imprimir el sobre también proporciona un aspecto más profesional. Muchos procesadores de texto cuentan con modelos que puedes usar para escribir la dirección correcta en el sobre.
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Comienza la carta indicando la importancia de la confirmación. El sacramento de confirmación profundiza la gracia bautismal y fortalece el vínculo entre el confirmando y la iglesia. Dirige la carta directamente hacia el confirmando y felicítalo por dar este paso y recibir el sacramento.[9]- Por ejemplo, puedes escribir "Mientras te preparas para recibir el sacramento de la confirmación, me siento honrado por tener la oportunidad de apoyarte para dar este importante paso que profundizará tu vínculo con Jesucristo y la iglesia".
- Usa palabras y frases del Catecismo católico para hacer énfasis en la importancia de esta decisión del confirmando hacia el camino de la fe.
Aborda tu relación con el destinatario. Describe recuerdos y experiencias compartidos para motivar y fortalecer al confirmando. Acompaña tus historias con versículos de las Escrituras u otras fuentes. Escoge anécdotas o eventos que demuestren tu amor por él y su camino hacia la fe.[10]- Por ejemplo, puedes compartir el recuerdo de cuando el destinatario ha sido bautizado. Las preguntas que te haya realizado con respecto a la iglesia o la fe también son buenos temas de reflexión al comienzo de la carta.
- No te preocupes por escribir una carta demasiado extensa o detallada. La brevedad también puede ser muy poderosa.
Consejo: Haz un resumen de la carta antes de comenzar a escribirla. Prepárate para realizar varios borradores hasta que logres la mejor versión.
Incluye versículos de las Escrituras que lo motiven e inspiren. Usa estas citas para expresar el significado del sacramento y otras enseñanzas de la iglesia. Puedes hacer una búsqueda en internet o usar la concordancia de la Biblia para encontrar versículos que te resulten inspiradores.[11]- Por ejemplo, puedes escribir: “Torre fuerte es el nombre del Señor; a Él correrá el justo, y será levantado” (Proverbio 18:10).
- Otra frase motivadora puede ser: “Porque yo sé muy bien los planes que tengo para ustedes, afirma el Señor, planes de bienestar y no de calamidad, a fin de darles un futuro y una esperanza” (Jeremías 29:11).
- También puedes escribir: “Todo lo puedo en Cristo que me fortalece” (Filipenses 4:13).
Asegúrale al destinatario de que cuenta con tu apoyo. Termina la carta al hacerle saber que lo apoyas en su camino y que rezarás por él. Agradécele por ser parte de tu vida y por brindarte amor y alegría.[12]- Por ejemplo, puedes escribir "Me siento muy orgulloso de ti y de todas las bendiciones que has traído a mi vida. Me siento honrado por ser tu padrino de confirmación y rezaré para que sigas creciendo en la fe, la esperanza y la caridad".
Alternativa: Si conoces el nombre de confirmación del destinatario, puedes terminar la carta con una oración a su santo.
Escribe la carta a mano para que sea más personal. A diferencia de las cartas formales que se escriben en computadora, las cartas de confirmación se escriben a mano para darles un toque más personal y auténtico, como si las palabras fluyeran desde el fondo de tu corazón. Este puede ser un detalle muy significativo.[13]- Tómate un tiempo al escribir la carta a mano. Procura ser tan prolijo como sea posible y asegúrate de no cometer errores. Una buena idea puede ser escribirla en la computadora y luego copiarla en un papel.
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Escribe la carta con un formato comercial y formal. Una carta comercial formal transmite seriedad y permite establecer el tono correcto. La mayoría de los procesadores de texto cuentan con plantillas de cartas comerciales que puedes usar para escribir tu carta de confirmación. Escoge una fuente estándar, como Times New Roman o Arial.[14]- Desde el punto de vista legal, una carta de confirmación también se puede usar para crear un registro de un acuerdo verbal. El formato de una carta comercial formal es apropiado, dado que se puede utilizar como evidencia en los tribunales.
- Dado que las cartas de confirmación suelen ser extremadamente breves, es posible que tu versión solo tenga un párrafo. Ten en cuenta que nunca debe abarcar más de una hoja.
Escoge un saludo correcto. Por lo general, la carta de confirmación comienza con un saludo de bienvenida como "Estimado o Estimada" seguido por "Sr." o "Sra." y el nombre completo del destinatario. Coloca dos puntos después del nombre para comenzar la carta. Si el destinatario es doctor, incluye “Dr.” antes de su nombre.[15]- Si desconoces la identidad de género del destinatario, simplemente escribe su nombre completo.
- No uses la abreviatura "Sra." a menos que sepas que el destinatario es una mujer casada que prefiere dicho título.
Confirma el acuerdo alcanzado. Las cartas de confirmación no necesitan tener una introducción larga o un cumplido. Aborda directamente el evento o el acuerdo que deseas confirmar como, por ejemplo, la fecha, la hora y el lugar.[16]- Por ejemplo, puedes comenzar la carta escribiendo "El propósito de esta carta es confirmar…" o "Escribo para confirmar…" seguido por la información que desees confirmar.
- Si escribes para notificar la recepción de algo, puedes comenzar la carta escribiendo "Me complace informar…" o "Recibo con satisfacción…" seguido por una lista de los artículos que hayas recibido.
Peca por exceso de formalidad. Si bien puedes adoptar una postura más personal al confirmar un acuerdo personal con alguien que conozcas bien, generalmente, es preferible conservar un tono formal y profesional.
Expresa otra información importante. Otros detalles pueden incluir a los nombres y los roles de las personas involucradas, las tareas específicas, las condiciones del acuerdo o los convenios monetarios. Repite los términos y las condiciones que formen parte del acuerdo para aclarar el comportamiento que se espera.[17]- Por ejemplo, si quieres escribir una carta para confirmarle al destinatario que serás voluntario en un evento sin fines de lucro, puedes incluir el día, la hora y la ubicación del mismo, como así también las funciones específicas que llevarás a cabo.
Pide un seguimiento, en caso de ser necesario. Cerca del final de la carta, infórmale al destinatario si necesitas que se comunique contigo para proporcionarte información adicional. Si la confirmación incluye una solicitud o designación de responsabilidades, pide una confirmación del acuerdo con respecto a dichos términos.[18]- Por más que no haya algo específico por lo que la persona tenga que contactarte, siempre es una buena idea incluir una oración con tu método de comunicación preferido y mencionar que puede contactarse contigo si tiene alguna duda. Por ejemplo, puedes escribir: "Si tiene alguna duda o comentario, puede comunicarse conmigo al número (999) 444-1212".
Agradécele al destinatario. Comienza un párrafo nuevo y añade una oración para agradecerle al destinatario por unirse al acuerdo o aceptar los términos, dependiendo de lo que sea apropiado según el asunto de la carta.[19]- Por ejemplo, si estás confirmando el acuerdo de voluntariado para un evento sin fines de lucro, puedes escribir: "Gracias por su compromiso con nuestra causa. Agradecemos todos sus esfuerzos".
- Añade una oración entusiasta, en caso de ser apropiado. Por ejemplo, si quieres escribir una carta para confirmar una entrevista laboral, puedes escribir: "Agradezco mucho la oportunidad" o "Quedo a la espera de poder hablar con usted".
Edita y revisa la carta antes de imprimirla. La carta de confirmación no transmitirá seriedad si incluye errores tipográficos o gramaticales. Además de revisarla, asegúrate de que el texto sea tan claro y conciso como sea posible.[20]- Leerla en voz alta podría ayudarte a percibir oraciones que podrías escribir de manera más sencilla y directa, como así también a detectar posibles errores.
- Evita la jerga legal o de la industria. Sé claro y directo con respecto a lo que quieres confirmar.
Imprime la carta en un papel de buena calidad. Una vez que estés seguro de que la carta no tiene errores, imprímela en un papel de alta calidad. Puedes comprar una pequeña cantidad de papeles en la mayoría de las tiendas de productos de oficina o en internet.[21]- Si estás enviando la carta en tu capacidad como empleado o representante de una empresa u organización, usa el membrete correspondiente. Sin embargo, si quieres escribir una carta para confirmar un asunto personal, no uses el membrete comercial, por más que seas el dueño de la empresa.
- La mayoría de los procesadores de texto cuentan con plantillas que puedes usar para crear tu propio membrete personal para darle un toque más elaborado a tu carta.
Firma la carta con un bolígrafo con tinta azul o negra. Después de imprimir la carta, fírmala en el espacio asignado, arriba del nombre escrito. Procura usar una firma profesional y relativamente legible, sin intentar ser demasiado estilístico o elegante.[22]- Firma tu nombre completo tal como figure en las letras impresas. Por lo general, no es apropiado usar un apodo o una abreviación al firmar una carta de confirmación.
Envía la carta cuanto antes. Procura enviar la carta el mismo día que la firmes. No crearás una buena impresión si la fecha de la carta es muy anterior a la fecha que figure en el sello postal. [23]- Si el propósito de la carta es confirmar algo que podría tener una importancia legal, haz una copia para tus registros antes de enviarla.
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Referencias
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Categorías: Escritura
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