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Une lettre de confirmation est une lettre qu'on envoie pour confirmer des détails, comme un accord oral, des rendez-vous et des entretiens d'embauche. Elle peut également confirmer une réservation ou des préparatifs de voyage, répondre à une invitation ou réceptionner divers objets ou services. Elle doit être brève et facilement rédigée si l'on suit un format simple.
Étapes
Utilisez un papier à entête. Les lettres de confirmation doivent être rédigées sur une lettre à entête si elles concernent des questions professionnelles [1]. Cela leur donne un aspect plus formel et en fait des documents d'entreprise officiels. Juste au-dessus des salutations, ajoutez le nom complet et l'adresse du destinataire de la lettre. Cela inclut le nom de la personne à qui vous écrivez, son titre exact, le service auquel elle appartient ou l'entreprise pour laquelle elle travaille ainsi que l'adresse de l'entreprise.- S'il s'agit d'un sujet personnel ou que vous répondez personnellement à l'entreprise, utilisez le bon format. Notez votre adresse en haut à gauche et la date en haut à droite. Sautez une ligne, puis écrivez l'adresse du destinataire de la lettre sous la date.
Commencez par les salutations appropriées. Lorsque vous envoyez une lettre de confirmation, vous devez utiliser les bonnes salutations et le nom et titre de la personne. Le format qui est généralement accepté est « Cher(e) M., Mme, Mlle, Dr » suivi du nom de famille de la personne.- N'appelez pas une femme « Mlle », sauf si vous savez qu'elle n'est pas mariée. Dans les administrations, mademoiselle est « interdit », cela peut aussi être interprété comme de la discrimination par certaines personnes [2].
- Si vous rédigez une lettre de confirmation plus informelle, plus personnelle, vous pouvez utiliser le prénom de la personne.
Confirmez les détails de l'accord dans le premier paragraphe. Entrez dans le vif du sujet. Ce n'est pas la peine d'ajouter des informations introductrices ou des civilités. Utilisez plutôt le premier paragraphe pour exposer les grandes lignes des détails de ce que vous confirmez. Il peut s'agir de dates, d'horaires et de lieu. Soyez précis.- Voici quelques façons courantes de débuter ces paragraphes : « Je vous écris pour confirmer... », « J'aimerais confirmer... » ou « Cette lettre confirme [3]... »
- Si vous envoyez une confirmation de réception d'objets, dites-le dans le premier paragraphe. Soyez précis en faisant une liste exacte des objets, leur quantité et le numéro de commande. Commencez le paragraphe en écrivant : « Je suis heureux de confirmer » ou « J'ai reçu avec plaisir ».
Précisez d'autres détails. Que ce soit dans le même paragraphe ou dans un deuxième paragraphe bref, mentionnez tout autre détail qui pourrait être pertinent. Ce peut être des accords monétaires, des termes et conditions ou toute autre chose qui doit être confirmée. Ces détails peuvent aussi être des responsabilités concernant des tâches précises ou celles qui restent à terminer.- Vous devriez toujours rappeler les termes et conditions sur lesquels vous vous êtes mis d'accord pour vous assurer qu'il n'y aura aucune incompréhension. Faire cela aide aussi à clarifier ce qu'on attend de vous.
- Si vous voulez que quelqu'un prenne la responsabilité d'une tâche, suggérez de vous le confirmer lorsque l'accord sera passé. Vous pouvez indiquer que vous avez besoin qu'on vous le confirme par écrit, par téléphone ou par e-mail.
- Les lettres de confirmation ne servent pas qu'à confirmer un rendez-vous, un accord ou la réception d'objets : ce sont également des traces écrites. Ce sont des documents destinés aux deux parties et qui servent de preuve de correspondance. Ils aident à couvrir les deux parties en cas de problème ou d'incompréhension [4].
Demandez un suivi si vous en avez besoin. Le dernier paragraphe doit inclure une ligne qui encourage le destinataire à vous contacter si nécessaire. Dites-lui de vous signaler tout problème, comme une demande de clarification, une incompréhension ou un souci.- Voici quelques exemples à écrire : « Veuillez m'informer si vous avez besoin d'informations complémentaires... » ou « Merci de répondre si vous avez quelque chose à ajouter [5]... »
Terminez la lettre par un remerciement. Assurez-vous de la terminer correctement. Utilisez un terme comme « Cordialement », « En vous remerciant », « Salutations » ou « Respectueusement ». Ajoutez votre nom et signez en dessous. Utilisez votre nom complet pour les lettres professionnelles.Publicité
Relisez votre lettre. Avant de l'envoyer accompagnée de documents officiels, même si elle est personnelle, vous devriez la relire. C'est particulièrement important si elle est liée à un accord professionnel. Cherchez les fautes d'orthographe, s'il manque des mots, s'il y a des fautes de syntaxe, des erreurs de ponctuation ou d'autres problèmes.- Envoyer une lettre impeccable vous présente comme une personne responsable, professionnelle qui a l'œil pour les détails.
Utilisez un papier approprié et une imprimante de qualité. Lorsque vous imprimerez votre lettre, utilisez le matériel de votre entreprise, y compris pour la lettre à entête. Si vous n'appartenez pas à une entreprise et que vous n'avez pas de matériel, imprimez votre lettre sur du papier de bonne qualité. Assurez-vous de l'imprimer sur une imprimante qui ne manquera ni d'encre ni de toner.- Imprimez toujours vos lettres de confirmation si vous ne les envoyez pas par e-mail. Vous ne devez jamais écrire une lettre professionnelle à la main.
Utilisez une police standard et des marges. Lorsque vous écrivez une lettre officielle, utilisez une police standard comme Times New Roman ou Arial. La police doit être de taille 12, pas en gras, ni en italique ou surlignée. La marge doit mesurer 2,5 cm de chaque côté.- Pour les lettres officielles, vous devez utiliser une mise en forme. Cela signifie qu'il faut que la lettre ait un interligne simple, que vous devez passer à la ligne entre chaque paragraphe et ne pas mettre d'alinéa.
Soyez bref et direct. Les lettres de confirmation sont des lettres courtes. Vous devez être concis et supprimer les mots, les phrases et les informations inutiles [6]. Le contenu doit strictement concerner les détails que vous confirmez.
Gardez un ton professionnel. La plupart des lettres de confirmation sont brèves, alors, leur ton est très officiel et impersonnel. Cela aide à rester concentré sur les détails confirmés et écarte les civilités inutiles [7].- Si vous écrivez une lettre de confirmation personnelle, une lettre à une connaissance ou à une personne avec qui vous entretenez une relation moins formelle, vous pouvez la personnaliser un peu plus. Cependant, si vous avez un doute, restez protocolaire.
- Même si votre lettre doit rester officielle, vous pouvez montrer votre gratitude ou votre enthousiasme. Par exemple, si on vous a convoqué pour un entretien d'embauche, vous pouvez répondre et dire « J'apprécie que vous me donniez l'occasion de passer un entretien pour ce poste... » ou « J'ai réellement hâte de passer cet entretien... »
Sachez quand envoyer votre lettre. Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pourriez envoyer une lettre de confirmation. Confirmer des dates de rendez-vous, des réunions, des entretiens, des conférences ou tout autre évènement sont des raisons courantes. Voici quelques autres situations courantes dans lesquelles vous en enverrez peut-être une :- lorsqu'on vous offre un emploi
- lorsque vous acceptez un emploi
- lorsque vous recevez un ordre
- lorsque vous recevez les statuts de votre poste
- lors de préparatifs de voyage
- lorsque vous donnez une autorisation
- lorsque vous attestez d'une présence [8]
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Références
- ↑ http://www.asampleletter.org/confirmation-letter.html
- ↑ https://www.liberation.fr/checknews/2018/06/29/est-il-vraiment-interdit-de-dire-mademoiselle_1662793/
- ↑ http://www.nlc.cl/estr-downloads/Phrases%20to%20use%20in%20business%20letters%20and%20emails.pdf
- ↑ http://howtowritealetter.net/letter-of-confirmation.html
- ↑ http://www.writeexpress.com/confirmation.htm
- ↑ http://howtowritealetter.net/letter-of-confirmation.html
- ↑ http://www.letters.org/confirmation-letter/confirmation-letter.html
- ↑ http://www.letters.org/category/confirmation-letter
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