Een bevestigingsbrief schrijven

Een bevestigingsbrief of zakelijke brief is een briefwisseling om details te bevestigen, zoals mondelinge overeenkomsten, afspraken en sollicitatiegesprekken. De brief kan ook een reservering bevestigen, een antwoord geven op een uitnodiging, een ontvangstbewijs zijn van verschillende items of diensten, of een reisbevestiging zijn. Zakelijke brieven zijn kort, en zijn makkelijk te schrijven door een simpele opmaak te volgen.

Deel 1

Deel 1 van 2:

Een zakelijke brief schrijven

Pdf downloaden

1
Gebruik een briefhoofd. Zakelijke brieven moeten worden geschreven met een briefhoofd als de brief een zakelijke kwestie behandelt. Dit maakt de brief een formeel en officieel bedrijfsdocument. Schrijf de volledige naam en het adres van de geadresseerde op vlak boven de aanhef. Dit is onder andere de naam van de persoon aan wie je de brief schrijft, hun juiste titel, hun afdeling of het bedrijf waar ze voor werken (indien van toepassing) en het adres van het bedrijf.
- Als het een persoonlijke kwestie betreft of je reageert persoonlijk naar een bedrijf toe, gebruik dan een opmaak voor zakelijke brieven. Vermeld je eigen naam en adresgegevens tegen de linkermarge, sla een regel over en vermeld dan het adres van de geadresseerde. Sla weer een regel over en vermeld je plaatsnaam en de datum tegen de linkermarge of tegen de rechtermarge.^[1]XBron
2
Begin met een geschikte aanhef. Wanneer je een zakelijke brief schrijft, moet je de juiste aanhef gebruiken, en de naam en titel van de geadresseerde vermelden. De algemeen geaccepteerde opmaak is ‘Geachte heer / mevrouw / heer of mevrouw’, gevolgd door de achternaam van de geadresseerde.
- Als je de naam niet weet, schrijf dan ‘Geachte heer of mevrouw’
- Als je een informele brief of een persoonlijke zakelijke brief schrijft, kun je de voornaam van de geadresseerde gebruiken.
3
Bevestig de details van de gemaakte afspraak in de eerste paragraaf. Kom gelijk terzake in een zakelijke brief. Beleefdheden of een introductie zijn niet nodig. Gebruik de eerste paragraaf in plaats daarvan om de specifieke details van wat je bevestigt te geven. Dit kan onder andere de datum zijn, tijd en locatie. Wees specifiek.
- Een aantal gebruikelijke manieren om dit soort paragrafen te beginnen zijn: ‘Ik schrijf u om te bevestigen…’, ‘Ik wil graag bevestigen dat…’ of ‘Deze brief is om te bevestigen dat…’^[2]XBron
- Als je een ontvangstbevestiging van goederen verstuurt, vermeld dat dan in de eerste paragraaf. Wees specifiek en vermeld precies wat het item is, de hoeveelheid en het bestelnummer. Begin de paragraaf met het volgende: ‘Graag bevestig ik dat…’ of ‘Tot mijn blijdschap heb ik … ontvangen’.
4
Vermeld andere details. Vermeld ofwel in de eerste paragraaf, ofwel in een korte tweede paragraaf, eventuele andere details die relevant zijn. Dit kunnen onder andere financiële afspraken zijn, voorwaarden of iets anders dat bevestigd moet worden. Deze details kunnen ook verantwoordelijkheden voor bepaalde taken zijn of taken die nog moeten worden volbracht.
- Je moet altijd de afgesproken voorwaarden herhalen om te zorgen dat er geen misverstand is over wat is afgesproken. Het herhalen van de voorwaarden helpt je ook om duidelijk te maken wat er van jou wordt verwacht.
- Als je iemand verzoekt om verantwoordelijkheid te nemen over een taak, stel dan voor dat ze bevestigen of die afspraak acceptabel is. Je kunt dit in de brief aangeven, door te bellen of door een e-mail te sturen.
- Zakelijke brieven zijn er niet alleen om een afspraak te bevestigen, een overeenkomst of een wederzijdse ontvangstbevestiging te sturen, maar ze dienen ook als bewijs. Zakelijke brieven zijn voor beide partijen documenten die als correspondentiebewijs dienen. Dit helpt om beide partijen te dekken in het geval er een probleem of misverstand ontstaat.^[3]XBron
5
Vraag indien nodig om een follow-up. De laatste paragraaf moet een regel bevatten die de geadresseerde aanspoort om contact met je op te nemen als het nodig is. Vertel dat als ze meer duidelijkheid willen, er een misverstand is of andere problemen, dat ze het aan je moeten laten weten.
- De volgende zinnen kun je gebruiken: ‘Mocht u verdere informatie willen, kunt u mij altijd bereiken’ of ‘Gelieve te reageren, mocht u meer informatie nodig hebben’^[4]XBron
Zorg ervoor dat je de brief afsluit op een gepaste manier. Gebruik een uitdrukking zoals ‘Hoogachtend’, ‘Dank u wel’, ’Met vriendelijke groet’ of ‘Met hoogachting’. Typ je naam en plaats je handtekening erboven. Gebruik je volledige naam voor zakelijke brieven.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 2:

De zakelijke brief nakijken

Pdf downloaden

1
Kijk de zakelijke brief na. Voordat je zakelijke documenten verstuurt, zelfs over persoonlijke kwesties, moet je de brief nakijken. Dit is zeker belangrijk als de brief een zakelijke overeenkomst behandelt. Check op spelfouten, woorden die missen, incorrecte grammatica, fouten in de interpunctie of andere problemen.
- Het sturen van een nette brief zorgt ervoor dat je verantwoordelijk, professioneel en met een oog voor detail overkomt.
2
Gebruik geschikt papier en een goede printer. Wanneer je een brief namens een bedrijf uitprint, gebruik dan het briefpapier van het bedrijf, waar de eigen adresgegevens al op zijn voorgedrukt. Als je niet gelieerd bent aan een bedrijf en geen briefpapier hebt, print de brief dan uit op kwaliteitspapier. Zorg ervoor dat je de brief print op een goede printer waarvan de inkt of toner niet al bijna op is.
- Print zakelijke brieven altijd uit als je ze niet per e-mail verstuurt. Je moet een zakelijke brief nooit met de hand schrijven.
3
Gebruik een standaard lettertype en standaard marges. Wanneer je een formele brief schrijft, gebruik dan een standaard lettertype zoals Times New Roman of Arial. De grootte van het lettertype moet 12 zijn en het moet niet in bold, italics of onderstreept zijn. De marges moeten 2,5 cm zijn.
- Voor formele brieven zoals een zakelijke brief moet je een eenvoudige tekstopmaak gebruiken. Dit betekent dat je een enkele regelafstand moet gebruiken, een regel over moet slaan tussen paragrafen en de paragrafen niet laat inspringen.
Zakelijke brieven zijn kort. Je moet ze beknopt houden en eventuele onnodige woorden, zinnen en informatie verwijderen.^[5]XBron Houd de inhoud van de brief enkel over de details die je wilt bevestigen.
5
Gebruik een zakelijke toon. Omdat de meeste zakelijke brieven van nature kort zijn, is de toon die je gebruikt erg formeel en onpersoonlijk. Dit helpt om te focussen op de details die worden bevestigd en vermindert onnodige beleefdheden.^[6]XBron
- Als je een persoonlijke zakelijke brief schrijft, een brief naar een kennis of naar iemand waarmee je een iets meer informelere relatie mee hebt, kun je een beetje meer persoonlijk zijn. Als je echter niet zeker bent, houd het dan formeel.
- Hoewel je het formeel moet houden, is het prima om je dankbaarheid of enthousiasme te tonen. Als je bijvoorbeeld bent ingepland voor een sollicitatiegesprek, kun je terugschrijven en zeggen: ‘Ik waardeer deze kans om te solliciteren naar de positie van…’ of ‘Ik kijk uit naar het sollicitatiegesprek’.
6
Weet wanneer je een zakelijke brief moet versturen. Er zijn meerdere redenen waarom je een zakelijke brief kunt versturen. Data bevestigen van afspraken, meetings, interviews, conferenties of andere evenementen zijn gebruikelijke redenen waarom mensen zakelijke brieven versturen. Andere gangbare situaties waarin je een zakelijke brief kunt versturen zijn onder andere:
- Aanbod voor een dienstverband
- Het aanvaarden van een baan
- Ontvangst van een bestelling
- Arbeidspositie
- Reisplannen
- Een ander persoon machtigen
- Presentielijst^[7]XBron
Advertentie