كيفية كتابة تقرير سير العمل

تلعب تقارير سير العمل دورًا رئيسيًا في عملية إدارة المشاريع، سواء أشار ذلك إلى تقرير تقدمه في أثناء عملك على رسالتك العلمية أو فيما يتعلق بالمشاريع العملية في الشركات والمنظمات. يُكتب هذا النوع من التقارير لإبقاء المديرين أو زملاء العمل أو العملاء على إطلاع بالتحديثات الجديدة والخطوات التي تتم في أثناء العمل على المشروع، وتُقدم بشكل دوري متفق عليه. تحتاج في تقارير سير العمل إلى التركيز على توضيح ما تم إنجازه من المهام وتلك التي ما زالت بحاجة للمزيد من الوقت والعمل. واصل القراءة لمعرفة المزيد.

جزء 1

جزء 1 من 3:

الإعداد والتجهيز

تنزيل المقال

1
تعرف على الغرض من التقرير. يوجد العديد من الحالات التي قد يُطلب منك بسببها كتابة تقارير سير العمل، لكن يظل الغرض العام من هذا النوع من التقارير هو أن تشرح مدى التقدم الذي حققته في خطة عملك على مشروع معين. خلاف ذلك، يوجد تفصيلات إضافية تميز الأنواع المختلفة لمحتوى تقارير سير العمل التي تقدمها للجهة المعنية. ضع في اعتبارك ما يلي:
- تكون تقارير سير العمل الخاصة بالبرامج البحثية أو المشاريع الدراسية مختلفة نوعًا ما إذا قارنتها بتقارير سير العمل في المشاريع المهنية التي تقدمها في وظيفتك في مؤسسة أو شركة. في حالة البرامج البحثية، ستحتاج إلى توثيق المعلومات ومصادرها على حساب بعض الجوانب الأخرى، مثل التكلفة والمصاريف المالية (عادة وليس دائمًا).
- يختلف التقرير الموجه إلى العميل عن ذلك الموجه إلى المشرف أو المدير في العمل. يجب عليك أن تضع في اعتبارك لمن تكتب التقرير ولماذا.
2
تعرف على الجمهور المستهدف. عند تحليلك للغرض من كتابتك لتقرير سير العمل، يجب أن تضع في الاعتبار الأنواع المختلفة للبنود والعناصر التي يحتاج القارئ المتوقع للتقرير لإيجادها في المحتوى الذي تقدمه. يوجد إطار عام ثابت نسبيًا في كل تقارير سير العمل، لكن يظل من الضروري أن تنتبه بالتفصيل إلى المحددات التالية:
- ما هي علاقة القارئ بالمشروع الذي تعمل عليه؟ كيف تؤثر نتائج المشروع النهائية عليهم؟ (على سبيل المثال: تختلف علاقة مديرك في العمل عن العميل بالمشروع الذي تعمل عليه، وكذلك شكل تأثرهم بالنتائج النهائية للمشروع، وهو ما يؤثر كليًا على شكل محتوى التقرير وطريقة صياغته).
- فكر في القرارات التي يحتاج القارئ إلى القيام بها بعد الاطلاع على التقرير الذي تقدمه إليه (نوعية الدعم أو الأموال أو الوقت الذي يفترض بهم استثماره لدعم إتمام المشروع، على سبيل المثال)
- فكر في المعلومات التي يجب أن يتعرف عليها القارئ ليقدر على الإلمام بجوانب العمل على المشروع، ومن ثم المشاركة بإيجابية والتأثير على دعمه في المرحلة المقبلة؛ ما هي الجوانب التقنية التي يجب أن يتعرف عليها القارئ (بصفته، سواء كان زميل عمل أو مشرف أو عميل)؟ ما مدى إلمام القارئ المتوقع بالمصطلحات العلمية؟
3
حدد الطريقة الأمثل للتواصل مع الجمهور المتوقع. من الشائع اعتقاد أن تقرير سير العمل يتم كتابته وتوجيهه فقط إلى المدير في العمل أو الأستاذ الجامعي المشرف على رسالة علمية، بل على خلاف ذلك يوجد عدد كبير من أنواع تقارير سير العمل التي تختلف بناءً على سياق تقديمها ونوعية الاحتياج لها.
- يمكن أن يتم عرض تقرير سير العمل بشكل شفوي مختصر أسبوعيًا أو شهريًا في اجتماعات فرق العمل.
- يمكن أن يكون على شكل رسائل بريد إلكتروني دورية لزملاء العمل أو الدراسة.
- يمكن أن يكون على شكل مذكرات (رسائل قصيرة) رسمية أو غير رسمية موجهة للمشرفين.
- يمكن أن يكون كذلك على شكل تقرير رسمي للعملاء أو الجهات الحكومية.
قد تحتاج إلى بعض النصائح والتوجيهات لإعداد التقرير، خاصة إذا لم يسبق لك كتابة هذا النوع من التقارير من قبل (لهذا السبب أنت تقرأ هذا المقال على الأغلب)! اطلب المشورة من مديرك المباشر أو المشرف المعني بمراقبة مهامك في الدعم وتقديم الدعم والنصيحة. يوجد العديد من الصيغ والأشكال التي قد يتم استخدامها في الشركة أو المنظمة التي تعمل بها، وسيكون عليك وقتها أن تراعي بكل حرص التزامك بالقواعد والتعليمات الخاصة بتلك التوجيهات.
5
اختر نبرة الكتابة المناسبة. لا يتم كتابة كل تقارير متابعة سير العمل بلغة رسمية، بل على العكس، عادة ما تكون التقارير الداخلية (داخل إطار الشركة أو المنظمة) بين الزملاء والموظفين والمشرفين أكثر ميلًا للأسلوب غير الرسمي. بناءً على ما سبق، تحتاج إلى التواصل مع مديرك المباشر لمعرفة نوعية وأسلوب صياغة التقرير المنتظر منك أن تقدمه.
- بالحديث عن تقديم المعلومات إلى الجهات الحكومية أو عملاء الشركة أو عند تقديمك أطروحتك العلمية لمجلس الجامعة، كن أكثر ميلًا لكتابة تقرير سير عمل بلغة رسمية وقورة.
- بعيدًا عما يخص الصياغة اللغوية الرسمية أو غير الرسمية، يجب أن تكون صياغتك في أي حالة من الاثنين ملتزمة بالوضوح والتركيز والأمانة.

جزء 2

جزء 2 من 3:

كتابة التقرير

تنزيل المقال

1
حدد الطريقة التي ترغب في عرض المحتوى من خلالها. يفترض أنك حددت في مرحلة الإعداد للتقرير الصياغة ونبرة الكتابة التي تريد أن تكتب بها التقرير، وبالطبع الغرض من وراءه وكذلك الجمهور الذي سوف يقرأه. نحن الآن في مرحلة كتابة التقرير نفسه. يفترض بك الآن أن تحدد الطريقة الأفضل (أو مجموعة الوسائل والطرق) التي يمكنك من خلالها أن تعرض المعلومات الضرورية المُدرجة في التقرير. ^{[١]Xمصدر بحثي}
- يمكنك الاعتماد على القائمة النقطية، وهي الطريقة المثالية لعرض مجموعة من المعلومات بصيغة واضحة يسهل الاطلاع عليها وقراءتها بسرعة دون أن يؤثر ذلك سلبًا على إدراج كل المعلومات المطلوبة. على الجانب الآخر، عادة ما ينظر لها على أنها وسيلة أقل رسمية نوعًا ما لكتابة تقارير تقدم سير العمل، ما يجعلها مناسبة أكثر للرسائل القصيرة للمشرفين ورسائل البريد الإلكتروني مع زملاء العمل والدراسة.
- قد تفكر في إمكانية إضافة الرسوم البيانية والجداول التوضيحية التي تعرض من خلالها بيانات ومعلومات التقرير. قد يكون ذلك مثاليًا إذا كنت تكتب تقرير تقدم سير العمل في مشروع معين تبحث عن ممولين لاستكماله أو لتوضيح نواحي صرف التمويل الذي حصلت عليه.
2
فكر في الاعتماد على الأقسام الفرعية. يجب في تقرير سير العمل الجيد أن يكون واضحًا ويسهل تصفح أقسامه إلى أقصى درجة ممكنة. يمكنك أن تحقق تلك الغاية صعبة المنال عن طريق الاعتماد الذكي على الأقسام الفرعية، والتي تتيح لك تقسيم المحتوى في عدة عناوين أساسية ثم تصنيفات فرعية تمكنك من وضع كل بند من المعلومات بشكل واضح في مكانه الصحيح، ومن ثم تجمع كل المعلومات الوثيقة بالغرض من التقرير سويًا.
- استفد من وضع تسمية أو عنوان لتلك الأقسام الفرعية بما يضمن أن يكون المحتوى أكثر وضوحًا، من منطلق أنك تتيح للقارئ توقع ما ينتظره في كل قسم فرعي؛ يقدر القارئ أو من يطلع على التقرير، في حالة كان مهتمًا أكثر بجزئية معينة من المحتوى دون غيرها، أن يقفز إليها مباشرة دون الاضطرار لقراءة التقرير كلمة بكلمة بحثًا عما يريد الوصول إليه.
3
اكتب ترويسة التقرير. تُكتب هذه الترويسة عادة في الجزء العلوي من الصفحة في حالة اعتمادك على تنسيق الصفحة التقليدي. يختلف شكل ومحتوى تلك الترويسة بناءً على الصياغة المفضلة والمتبعة في شركتك أو جامعتك، لذا تأكد من معرفة الشكل المطلوب لترويسة التقرير من المشرف على المشروع.
- يفترض بهذه الترويسة أن تتضمن التاريخ (تاريخ إرسال هذا التقرير وتاريخ الفترة التي يغطيها التقرير بالتحليل والرصد) واسم والمسمى الوظيفي لمستقبل التقرير، واسم والمسمى الوظيفي لكاتب التقرير. يكتب كذلك عنوانًا للتقرير، سواء كان عنوان جامد "تقرير سير العمل عن الفترة من ... إلى …" أو عنوانًا وصفيًا بناءً على المحتوى نفسه.
4
اكتب قسم المقدمة. تكتب فقرة المقدمة مباشرة أسفل ترويسة التقرير، ويفضل عادة تمييزها عن بقية المحتوى من خلال اعتماد التنسيق المائل للخط في كتابتها. قدم من خلال تلك الفقرة ملخصًا عامًا حول المشروع والوضعية/ الحالة التي يمر بها. يفترض بك أن تمهد للحديث عن نقاط تقرير سير العمل، موضحًا الجوانب التي حققت فيها تقدمًا ملحوظًا وما إذا كانت أهداف معينة قد تحققت أم لا.
- تأكد من إدراج: الغرض من التقرير والمقدمة حول المشروع والتأكيد على أن هذا التقرير بمثابة تحديث لوضعية مسار العمل الخاصة بالمشروع.
5
اكتب متن التقرير أو العرض. يكون متن التقرير أكثر تفصيلًا وعرضًا لأدق الجوانب الخاصة بالمحتوى الذي قررت إدراجه في التقرير. قد تعرضه على شكل أقسام أو أقسام وأقسام فرعية، وفي الحالتين ستستفيض في شرح ما ذكرته في المقدمة. ضع نصب عينيك المعلومات الواردة في الفقرة التقديمية، وتأكد من أنك تسهب في الحديث عنها بوضوح أكثر وأكثر من خلال كل كلمة في متن التقرير.
- اعرض المهام التي تم الانتهاء منها منذ تقرير سير العمل الأخير وما هي المهام المستمر العمل عليها.
- ناقش المشكلات التي واجهتك في الفترة السابقة والقضايا التي يجب العمل على حلها. اعرض كذلك الحلول المحتملة التي تقترحها للتغلب على تلك المشكلات والقضايا من واقع خبرتك وتفاعلك المباشر مع العمل على المشروع.
- اذكر التغييرات التي طرأت على خطة العمل ولماذا كان من الضروري اتخاذها.
- يمكنك كذلك أن تدرج أي تغييرات حدثت على الموظفين وفريق العمل والمشاكل التي واجهتك في توفير المواد (أو متطلبات العمل على المشروع) وتجاوز ميزانية الصرف الذي اضطررت له مع شرح السبب بوضوح. اذكر كذلك أي تأخيرات أو مشاكل متعلقة بالتقنية أو الأمن والحماية.
6
تحدث حول الخطوات القادمة في المشروع. نحن ما زلنا نتحدث حول جزئيات متن التقرير، والذي يجب ألا ينتهي بدون أن توضح للجمهور المسار المستقبلي للمشروع في الفترة الزمنية المقبلة بالتفصيل. تأكد من الإشارة إلى المشكلات المتوقع أن تقف عائقًا في طريق تنفيذ المشروع في الموعد النهائي للانتهاء من العمل، وكذلك الأمور المتعلقة بالميزانية وتحديات الهيكلة الإدارية.
- يجب أن تؤكد بوضوح ما إذا كان فريق العمل لا يزال ملتزمًا بتسليم المشروع في الموعد النهائي المتفق عليه أم أنه حدث تغيير طارئ على ذلك الموعد لسبب أو آخر.
- تجنب تجميل الأزمات أو محاولة إخفائها عن أعين الجهة التي تقدم لها التقرير. على خلاف ذلك، يفترض بالتقرير أن يرصد المشكلات بشجاعة ووضوح. التزم فقط بتجنب كلًا من إثارة المخاوف غير الضرورية أو تقديم الوعود التي لا تقدر على الالتزام بها.
يجب أن تذكر في نهاية التقرير عدد ساعات العمل التي بذلتها أنت وفريق العمل (في حالة وجود فريق عمل معاون) في العمل على هذا المشروع. يظهر ذلك للجهة التي تطلع على التقرير (سواء كان المشرف أو العميل أو الجهة الحكومية التي تدعمك بالأموال) أنك تبذل عدد الساعات المتفق عليه ولا تتأخر عن مهام العمل، وهو ما يعني ضمنيًا أن أي تأخير خارج عن إرادتك. اذكر عدد الساعات الحقيقي الذي يمكن ربطه بنتائج العمل التي تتحقق، فالكذب في عدد الساعات سوف يكون من السهل اكتشافه.

جزء 3

جزء 3 من 3:

تجنب الأخطاء الشائعة

تنزيل المقال

1
تأكد من الاختصار والحديث عن الموضوع دون الدخول في نقاط فرعية. يفترض ألا تواجه صعوبة في تحقيق ذلك حال التزامك بالنقاط المذكورة في الأعلى دون إضافة أو حذف. يجب عليك في صياغتك لتقرير سير العمل أن تتجنب نهائيًا أي ميل للاستفاضة في النقاط الهامشية غير وثيقة الصلة بالمشروع أو الغرض الرئيسي من التقرير، مهما بدت لك شيقة أو ترغب في الحديث حولها. اسأل نفسك: هل يتأثر التقرير سلبًا إذا حذفت هذه الفقرة؟^{[٢]Xمصدر بحثي}
- على سبيل المثال: إذا كان مشروعك حول إعادة إحياء منظمات الفن المحلية غير الهادفة للربح، فقد يكون من المغري لاهتماماتك أن تستفيض في نقاش الوضعية المؤسفة لتمويل المشاريع الفنية، لكن حقيقة الأمر أن هذا الموضوع – على الرغم من أهميته العامة – غير وثيق الصلة بمحتوى التقرير وكيفية تطور سير العمل على المشروع المحدد الذي تعمل عليه. لا مجال للجدالات والنقاشات العامة؛ هذه هي القاعدة.
2
اكتب تقريرًا بسيطًا وواضحًا. الغرض الأصلي لتقرير سير العمل – وكما يتضح من اسمها– أن تتناول مستوى التقدم في العمل على تنفيذ المشروع؛ أي أنه لا مجال لطرح أفكار عامة وعشوائية أو إرباك القارئ بالكثير من النقاشات غير وثيقة الصلة بعملية سير العمل وتنفيذ خطة المشروع. كل ما تحتاج إليه هو التركيز كليًا على كيفية تطور العمل على المشروع وما هي الجوانب التي تحتاج للمزيد من العمل وما هي التغييرات على الخطة التي طرأت.
- قد تحتاج كذلك إلى المزيد من الاقتطاع والحذف بناءً على تحديدك للقارئ المتوقع للتقرير. بعض الجوانب الهامة للعميل غير هامة لمديرك في العمل. قد يفرض عليك كذلك حدًا أقصى لعدد الصفحات؛ القاعدة المثالية هي أن تلتزم بالاختصار قدر الإمكان وأن تكتب التقرير في أقصر صيغة ممكنة، طالما لم يؤثر ذلك على إدراج كل المعلومات الضرورية والهامة.
أنت بحاجة لذكر التفاصيل المحددة التي توضح أين أنت من خطة العمل على تنفيذ المشروع. على سبيل المثال: يجدر بك أن تتجنب قول جملة بالصيغة التالية: "نحن نحقق تقدمًا مذهلًا في تحصيل التمويل الفني المطلوب"، بينما في المقابل يفضل أن تقول: "لقد حصلنا على منحة 50 ألف جنيه من العديد من الجهات المانحة، بالإضافة لجوانب الدخل الأخرى، ينقصنا الآن 10 آلاف جنيه إضافية فقط لتحقيق الهدف المطلوب بالوصول إلى 75 ألف جنيه".
نؤكد من جديد على أهمية أن يكون تقريرك بسيطًا ومختصرًا. لا حاجة لإرباك القارئ بالجمل الإنشائية والأوصاف والتشبيهات اللغوية، فهناك فرق بين الشعر وبين كتابة التقارير المهنية. احذف كل ما لا حاجة لوجوده في التقرير. مثلًا، جمل مثل "كارثة مهولة" أو "النجاح العظيم الساحق" هي تعبيرات عاطفية ومبهمة، ولا يصح استعمالها في مخاطبتك للعميل أو مديرك في العمل على حد سواء. بدلًا من ذلك استخدم الصيغ الخبرية والأوصاف المحايدة وأدرج في تقريرك الحقائق والأرقام بدلًا من الجمل العاطفية والحماسية.
يجب أن تدرج مصدر المعلومات التي تستشهد بها من مصادر خارجية، تحديدًا المعلومات والرسومات البيانية. فكر في إضافة صفحة خاصة لإدراج المصادر في تقرير سير العمل الذي تعده، خاصة إذا كان هناك الكثير من المصادر. يكتسب تقريرك الكثير من المصداقية والقوة بناءً على جودة المصادر التي تعتمد عليها.

أفكار مفيدة

حاول التعرف على أسلوب صياغة التقارير المفضل من قبل مديرك في العمل، فربما يفضل نوعية معينة من التقارير مقارنة بغيرها أو يجد راحة لاستقبال تقارير تمت صياغتها بأسلوب معين، نظرًا لاقتناعه أن ذلك هو ما يؤدي الغرض من التقرير على النحو الأمثل. قد يكون للشركة نمط شائع متعارف عليه وملزم أنت بدورك على الإيفاء به. يفضل البعض رؤية القوائم والمعلومات المُصاغة على هيئة ترقيم وتنقيط، بينما يفضل البعض الآخر الجمل القصيرة المباشرة وعدد الصفحات القليل. قد تجد على خلاف ذلك أن مديرك أو المشرف في العمل يفضل التقارير المطولة مهما كان عدد الصفحات الختامي؛ الأهم أن تذكر كل معلومة بالتفصيل.
كن مفصلًا ودقيقًا خلال فقرة ملخص سير العمل لكن دون الإفراط في استخدام الصياغات اللغوية غير الضرورية.

تحذيرات

يمكنك أن تتجنب الوقوع فريسة لضغط تجهيز تقرير مسار العمل في فترة قصيرة من الوقت عن طريق الاستعداد لذلك وتسجيل المعلومات والبيانات الضرورية يوميًا وأسبوعيًا خلال عملك، بما يضمن لك ألا تحتاج إلى إلا جمع تلك المعلومات سويًا وإدراجها في التقرير.