Como Escrever um Relatório de Progresso

Os relatórios de progresso são fundamentais no gerenciamento de projetos, quer se trate de uma dissertação ou de um dos projetos realizados no trabalho. Você precisará fazê-los para manter o supervisor, os colegas ou os clientes atualizados sobre aquilo em que está trabalhando no momento. Será preciso manter o foco no que conquistou e no que ainda precisa ser realizado.

Método 1

Método 1 de 3:

Dando início ao processo

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Defina qual é a sua finalidade na proposta. Há diversas razões diferentes pelas quais alguém pode pedir um relatório de progresso. É claro que qualquer um deles será escrito com o fim de revelar o progresso alcançado em um projeto específico. Entretanto, há tipos diferentes de propostas a serem consideradas:^{[1]XFonte de pesquisa}
- O relatório de progresso para um programa ou projeto de pesquisa será ligeiramente distinto àquele para um projeto no trabalho. Nesse caso, você mais provavelmente terá que citar informações e estará menos propenso a ter que considerar itens como o custo (embora nem sempre).
- O relatório de trabalho para um cliente será redigido de forma diferente que o feito para um superior no trabalho. É preciso primeiro considerar as razões pelas quais o está escrevendo.
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Pense na audiência. Depois de definir o propósito do relatório, você deve considerar os tipos de tópicos que o recipiente precisa receber. Embora todos os relatórios de progresso costumem incluir certos dados gerais, é importante observar pontos específicos:
- Como os leitores estão conectados ao projeto? Como o resultado os afetará? A conexão e a influência diferirão entre o superior e o cliente, por exemplo.
- Pense em que decisão os leitores precisam fazer após a leitura do relatório de progresso (que apoio, dinheiro ou tempo terão que investir, por exemplo).
- Considere a informação que os leitores devem conhecer para realmente supervisionar e participar do projeto. Que aspectos técnicos terão que saber? Sentem-se já familiarizados com jargões técnicos?
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Defina a melhor forma de se comunicar com a audiência. O relatório de progresso não é apenas um documento escrito a ser enviado ao professor ou superior. Ele pode tomar diversas formas com base no que é necessário.
- O relatório de progresso pode ser um breve relatório oral em encontros semanais ou mensais de equipe.
- Ele pode ter a forma de e-mails ocasionais aos colegas.
- Pode adquirir a forma de memorandos formais ou informais enviados aos supervisores.
- Ainda poderia ser feito como relatórios formais a clientes ou agências governamentais.
A menos que já tenha redigido esse tipo de relatório antes (então por que estaria aqui?), é importante receber o máximo possível de direcionamento por parte de seus superiores. Pode haver um formato específico usado pela empresa e, nesse caso, é importante seguir as regras apropriadas.
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Observe o tom. Nem todos os relatórios precisam ser formais. Na verdade, relatórios internos feitos para colegas ou supervisores costumam conter uma linguagem mais informal. É por isso que é tão importante conversar com o seu supervisor quanto ao que espera encontrar.
- Quando se trata de informações passadas a um cliente ou uma agência governamental, ou mesmo de uma tese a ser analisada por uma banca, vale pecar mais pelo lado da formalidade.
- Independente do nível de formalidade ou informalidade, é importante prosseguir de forma clara, focada e transparente.
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Método 2

Método 2 de 3:

Redigindo o relatório

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Decida como gostaria de apresentar o material. No momento em que começar a redigir o relatório, você já terá definido o tom que ele precisa ter, bem como seu objetivo. Agora, é preciso definir a melhor forma (ou formas) na qual apresentar essa informação.^{[2]XFonte de pesquisa}
- Você pode escolher fazer uma lista de tópicos. Essa é uma forma clara de se apresentar materiais, sendo fácil de folhear e obter as informações necessárias. Entretanto, ela pode ser um meio ligeiramente menos formal de escrita para um relatório de progresso, podendo estar mais indicado para memorandos voltados a supervisores e e-mails para colegas de trabalho.
- Você pode também incluir gráficos ou tabelas. Isso pode ser muito bom se você estiver redigindo um relatório de progresso em um projeto para o qual deseja obter financiamento ou para revelar por que razões merece a bolsa que já recebeu.
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Use subseções. Para redigir um bom relatório de progresso, é preciso ser tão claro quanto possível. Dividi-lo em subseções é uma ótima forma de se reunir todo o material relevante.^{[3]XFonte de pesquisa}
- Incluir subtítulos no relatório pode deixá-lo ainda mais claro, uma vez que avisa aos leitores ou à audiência o que esperar de cada subseção. Se houver materiais nos quais estão especialmente interessados, será possível que pulem diretamente para ela.
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Escreva o cabeçalho. Ele geralmente atravessa o topo do papel, se estiver usando um formato paginado. Uma vez mais, isso dependerá do que a empresa ou universidade prefere, então lembre-se de fazer esse questionamento antes de começar.
- O cabeçalho deve incluir a data, quando o relatório foi enviado, o nome e o cargo do recipiente, o nome e o cargo do remetente e o assunto sendo tratado.
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Redija a introdução. Essa seção vai abaixo do cabeçalho e pode ser separada dos demais materiais através da formatação em itálico. Ela traz uma breve visão do projeto, resumindo seu status. Você conseguirá estabelecer os progressos realizados e se certos objetivos já foram alcançados.
- Lembre-se de incluir o propósito do relatório, de introduzir o projeto e de reiterar que essa é uma atualização nos progressos conquistados.
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Redija o corpo da proposta. Essa parte, quer seja dividida em seções e subseções, é apenas uma versão mais detalhada da introdução. Observe as informações postas na introdução e tente expandi-las.
- Especifique as tarefas realizadas desde o último relatório e quais estão ainda em progresso.
- Mencione os problemas que foram encontrados, os problemas que precisam ser resolvidos e as resoluções para esses obstáculos.
- Mencione as mudanças que ocorreram e suas razões.
- Você também pode incluir pontos como mudanças de pessoal, a dificuldade em obter materiais, que excessos de custos foram encontrados e os atrasos ou problemas com segurança ou tecnologia.
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Explore o que vem por aí em seu projeto. Embora seja basicamente parte do corpo do relatório, é importante aqui que a audiência entenda onde você quer chegar com esse projeto. Lembre-se de mencionar os desafios que podem afetar os prazos de conclusão, o orçamento ou a estrutura de gerenciamento.
- Você realmente precisa informar se os prazos de conclusão mudaram ou não.
- Evite florear os problemas para a audiência, mas não é preciso alarmá-la desnecessariamente ou prometer o que não pode ser entregue.
É preciso revelar quanto trabalho você e a sua equipe (se for o caso) investiram nesse projeto. Isso revela à audiência (quer se trate de seu supervisor, de seus clientes ou da agência governamental que poderá financiá-lo) que você tem trabalhado duro.
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Método 3

Método 3 de 3:

Evitando dificuldades comuns

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Atenha-se ao assunto. Enquanto for fiel às informações básicas delineadas acima, você estará bem. É muito importante evitar desvios para outras áreas apenas superficialmente associadas ao projeto, por mais interessantes que sejam.
- Se o seu projeto é sobre reativar uma organização de artes local e sem fins lucrativos, por exemplo, pode ser tentador sair do foco e entrar em uma discussão sobre o estado deplorável em que o financiamento artístico se encontra, mas isso não ajuda a detalhar como está o andamento do projeto.
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Mantenha a simplicidade. O objetivo de um relatório de progresso é expor os avanços realizados sem sobrecarregar o público com ideias e palavras. Tudo em que precisa se concentrar é na forma como o projeto tem caminhado, no que precisa ser trabalhado e em que mudanças devem ser feitas.
- A depender do destinatário de seu relatório, você talvez esteja restrito a um certo limite de páginas. Uma boa regra geral é ser tão objetivo quanto possível, mas tendo a certeza de incluir todas as informações apropriadas.
Tenha a certeza de dar detalhes específicos sobre o andamento atual do projeto. Evite dizer algo como "Estamos progredindo bem na busca pelo financiamento artístico", por exemplo, preferindo dizer "Com os dois subsídios de R$ 5.000 dessas organizações distintas, faltará apenas R$ 2.000 para chegarmos em nosso objetivo de R$ 12.000".
Uma vez mais, o seu relatório deve estar claro e conciso. É importante não sobrecarregar a audiência com palavras supérfluas, que nada acrescentam ao resultado final. Frases como "completa catástrofe" e "êxito vertiginoso", por exemplo, são muito emocionais e vagas para serem usadas com clientes ou supervisores.^{[4]XFonte de pesquisa}
Quaisquer informações usadas que tenham vindo de uma fonte externa, bem como os gráficos e os dados, devem estar devidamente representadas. Você pode acrescentar uma seção adicional de fontes e referências em seu relatório.
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Dicas

Tente analisar o estilo de seu supervisor. Pode ser que ele tenha alguma preferência quanto aos tipos de relatórios que prefere ver. Alguns querem ver mais listas ou informações em tópicos, enquanto outros optam por saber o mínimo possível para avançar. Ainda outros preferirão o máximo de informações possível, independente de quantas páginas sejam necessárias.
Seja específico ao delinear o progresso, mas evitando o excesso de palavras.

Avisos

Para não ser pego desprevenido quando chegar a hora do relatório, é útil ir anotando informações importantes à medida em que avança para facilitar o resumo posterior.