Een voortgangsverslag maken

Voortgangsverslagen vormen een belangrijk onderdeel van projectmanagement, of het nu gaat om een proefschrift of een project op het werk. Je moet deze gebruiken om je toezichthouders, collega's of klanten op de hoogte te houden van het project waarmee je bezig bent. Je gaat je richten op wat je hebt bereikt en wat er nog moet gebeuren.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Met het proces beginnen

Pdf downloaden

1
Bepaal wat je doel is van het voorstel is. Er zijn verschillende redenen waarom iemand je kan vragen om een voortgangsverslag te schrijven. Uiteraard om te laten zien wat voor soort vooruitgang je hebt bereikt met een specifiek project. Er zijn echter enkele verschillende soorten voorstellen die je zal moeten overwegen.
- Een voortgangsverslag voor een onderzoeksprogramma of een project gaat iets anders dan een voor een project op je werk. In het eerste geval zal je vaker informatie moeten aanhalen en in mindere mate dingen hoeven te overwegen zoals kosten (maar niet altijd).
- Een zakelijk rapport voor een klant zal wat anders lezen dan die voor een leidinggevende op het werk. Je moet overwegen waarom je dit verslag voor hen schrijft.
2
Houd rekening met je publiek. Wanneer je weet wat het doel is van je voortgangsverslag, dan moet je overwegen wat je publiek uit het verslag moet kunnen halen. Hoewel alle voortgangsverslagen dingen overeenkomstig hebben, zal je de volgende bijzonderheden moeten overwegen:
- Wat is de betrokkenheid van je lezers bij het project? Hoe zal het resultaat van het project invloed op hen hebben? (De connectie en het effect op de lezer zal anders zijn voor je leidinggevende dan voor de klant, bijvoorbeeld).
- Overweeg welke beslissing je lezers zullen moeten maken na het lezen van het voortgangsverslag (welke steun, geld, tijd ze investeren, bijvoorbeeld).
- Overweeg de informatie die de lezer nodig heeft om het project te overzien en er effectief aan deel te nemen. Welke technische aspecten van het project moet de lezer kennen. Is de lezer bekend met het technisch jargon?
3
Beslis over de beste manier om met je doelgroep te communiceren. Een voortgangsverslag is niet alleen een schriftelijk document dat je aan je leidinggevende of docent doorgeeft. Er kunnen meerdere formulieren voor nodig zijn, afhankelijk van wat nodig is.
- Een voortgangsrapport kan een kort mondeling verslag zijn bij wekelijkse of maandelijkse personeelsvergaderingen.
- Het kunnen periodieke e-mails zijn naar collega's.
- Het kunnen formele of informele memo's zijn aan toezichthouders.
- Het kunnen ook formele verslagen zijn voor klanten of overheidsdiensten.
Tenzij je dit specifieke type voortgangsverslag al eens eerder hebt geschreven (in dat geval: waarom bent je hier?), zal je zo veel mogelijk begeleiding van je leidinggevend willen. Is er wellicht een specifieke indeling die binnen je bedrijf wordt gebruikt, in welk geval je er zeker van moet zijn dat je je aan de regels houdt.
5
Overweeg je toon. Niet alle voortgangsverslagen hoeven formeel te zijn. In feite zijn interne rapporten voor collega's of toezichthouders vaak meer informeel van toon. Daarom is het zo belangrijk om met je leidinggevende te overleggen wat de bedoelding is.
- Als het gaat om informatie voor een klant of overheidsinstelling, of scriptiecommissie, dan kun je het beter formeel houden.
- Ongeacht de formaliteit of informaliteit van je toon, wil je dat je verslag duidelijk, gericht en eerlijk is.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Je rapport schrijven

Pdf downloaden

1
Beslis hoe je het materiaal wilt presenteren. Tegen de tijd dat je begint met het schrijven van het rapport of verslag, zal je al hebben bedacht wat de toon moet worden en waar het over gaat. Nu moet je de beste manieren bepalen om die informatie te presenteren.^[1]XBron
- Je zou ervoor kunnen kiezen om een lijst met opsommingen te maken. Het is een zeer duidelijke manier om het materiaal te presenteren en gemakkelijk voor een snel overzicht, zonder dat dit ten koste gaat van de informatievoorziening. Het is echter wellicht een iets minder formele manier om een voortgangsverslag te schrijven, zodat het wellicht beter is om dit te bewaren voor memo's aan leidinggevenden en e-mails naar collega's.
- Je kunt ook overwegen om grafieken en/of tabellen toe te voegen. Dit kan vooral nuttig zijn als je een voortgangsverslag maakt voor een project waar je financiering voor probeert te krijgen, of wilt aantonen waarom je de financiering verdient die je hebt gekregen.
2
Overweeg de indeling in paragrafen. Als je een succesvol voortgangsverslag wilt schrijven, dan moet dit zo duidelijk mogelijk zijn. Het splitsen van je verslag in paragrafen is een geweldige manier om al het relevante materiaal te clusteren.
- Onderverdelingen kunnen ook bijdragen aan duidelijkheid, omdat het de lezers of je publiek laat weten wat te verwachten in elke paragraaf. Als er materiaal is waarin ze met name zijn geïnteresseerd, dan kunnen ze daar meteen naartoe springen.
3
Schrijf de titel. Deze komt meestal aan de bovenkant van de tekst, als je een pagina-indeling gebruikt. Dit is weer afhankelijk van dat waar je bedrijf of universiteit de voorkeur aan geeft, dus zorg ervoor dat je dit eerst nagaat.
- De kop dient de datum waarop het verslag werd ingediend, de naam en functie van de ontvanger, de naam en functie van de schrijver, en het onderwerp van het verslag te bevatten.
4
Schrijf de inleiding. Het inleidende gedeelte komt onder de titel. Het onderscheid zich vaak van de rest van het materiaal, omdat het in cursief staat aangegeven. Het geeft een beknopt overzicht van het project, en bevat een overzicht van de status. Je geeft aan welke vooruitgang er is geboekt, en of bepaalde doelen zijn bereikt.
- Neem het volgende erin op: het doel van het verslag, een inleiding, of het gaat om een update over de vorderingen van het project.
5
Schrijf de kern van het voorstel. De kern van het voorstel, hetzij onderverdeeld in paragrafen en verder, is eigenlijk gewoon een meer gedetailleerde versie van de inleiding. Denk na over de informatie die je in de inleiding hebt gegeven en zorg ervoor dat uit te breiden.
- Geef taken aan die zijn afgerond sinds het vorige verslag, en welke taken nog lopen.
- Bespreek de problemen die je hebt ondervonden, kwesties die moeten worden aangepakt, en mogelijke oplossingen voor deze problemen en kwesties.
- Geef wijzigingen aan die zijn doorgevoerd en waarom ze moesten worden gemaakt.
- Je kunt tevens dingen zoals personele veranderingen, moeilijkheden bij het verkrijgen van materiaal, eventuele kostenoverschrijdingen, vertragingen of problemen met beveiliging of technologie aangeven.
6
Geef aan wat de volgende taak is voor je project. Terwijl dit in feite nog steeds deel uitmaakt van de hoofdtekst van het verslag, moet je ervoor te zorgen dat je publiek begrijpt waar je heen wilt gaat met het project. Zorg ervoor dat je vermeldt welke problemen van invloed kunnen zijn op de deadline, het budget of de beheersstructuur.
- Geef absoluut aan of de deadline voor het project is gewijzigd of niet.
- Stel de zaken niet rooskleuriger voor dan ze zijn, maar zorg dat je de lezers niet onnodig alarmeert of iets belooft dat je niet kunt leveren.
Je zult moeten laten zien hoeveel werk jij en je team (als je die hebt) in het project hebt gestoken. Dit zal de lezer (of het nu een leidinggevende, klant, of een overheidsinstelling is die je geld kan geven) laten zien dat je hard hebt gewerkt.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Veel voorkomende moeilijkheden vermijden

Pdf downloaden

1
Wijk niet af van het onderwerp. Zolang je aan de basisinformatie vasthoudt zoals hierboven beschreven, dan komt het wel goed. Probeer te vermijden dat je gaat afdwalen naar andere onderwerpen die slechts zijdelings verband houden met het project, hoe interessant ook.^[2]XBron
- Bijvoorbeeld: als je project gaat over het nieuw leven inblazen van een lokale, non-profit kunstorganisatie, dan is het wellicht verleidelijk om weg te zinken in een verhandeling over de deplorabele staat van kunstfinanciering, maar zal dit niet echt bijdragen aan het verduidelijk hoe het project verloopt.
2
Houd het eenvoudig. Het punt van een voortgangsverslag is dat je duidelijk kunt maken welke voortgang er is geboekt, zonder de lezer te overladen met woorden en ideeën. Je hoeft je alleen maar te concentreren op de status van een bepaald project, waar nog aan moet worden gewerkt en welke wijzigingen er aangebracht moeten worden.
- Afhankelijk van je doelgroep, ben je wellicht beperkt tot een specifieke aantal pagina's. Een goede vuistregel is om het zo kort mogelijk te houden, terwijl je er wel voor blijft zorgen dat je de juiste informatie geeft.
Je moet ervoor zorgen dat je specifieke details geeft over de voortgang van je project. Bijvoorbeeld: zeg liever niet iets als 'We maken goede vorderingen bij het rond krijgen van onze kunstfinanciering,' maar zeg liever 'Met de twee subsidies van €5.000 uit deze verschillende stichtingen, zijn wij nog slechts €2.000 verwijderd van ons doel van €12.000.'
Nogmaals, je wilt dat je verslag duidelijk en beknopt is. Het is niet de bedoeling om de lezers te overstelpen met taalgebruik dat niets aan het rapport zal toevoegen. Zinnen als 'volledige ramp' of 'daverend succes' zijn bijvoorbeeld te emotioneel en te vaag om van nut te zijn voor de klanten of leidinggevenden.
Alle informatie die je gebruikt welke afkomstig zijn van externe bronnen, en daarmee ook grafieken en gegevens, dienen naar behoren te worden aangehaald. Je kunt een extra bronnenpagina toevoegen aan het voortgangsverslag.
Advertentie

Tips

Probeer de stijl van de leidinggevende te volgen. Die heeft wellicht een voorkeur voor een bepaald soort rapportages. Sommigen leidinggevenden willen meer lijsten, of lijsten met opsommingstekens -- anderen willen dat de informatie zo beknopt mogelijk is. Anderen willen juist dat je zo grondig mogelijk te werkt gaat, ongeacht hoeveel pagina's ervoor nodig zijn.
Wees specifiek bij het maken van het voorgangsverslag, maar niet overdreven langdradig.

Advertentie

Waarschuwingen

Om altijd goed voorbereid te zijn op het maken van een voortgangsverslag, is het een goed idee om gegevens bij te houden gedurende het project, zodat het makkelijk is om alle informatie te verzamelen.

Advertentie