كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب التبرعات

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تحتاج إلى استخدام نبرة مناسبة في رسالة بريدك الإلكتروني التي تناشد الأفراد والمؤسسات للمشاركة والتبرع لدعم المشاريع التي تحتاج إلى تمويلها، على أن يكون الغرض من تلك النبرة هو خلق حالة من الحماس والاقتناع بجدوى ما تقومون به. يتزايد الاعتماد على البريد الإلكتروني كوسيط للتواصل في برامج جمع التبرعات للعديد من الأسباب؛ أهمها التكلفة القليلة مقارنة بالبريد العادي أو المكالمات الهاتفية والقدرة على التواصل الفوري والمستمر عبر أكثر من رسالة بمرونة شديدة. تقدر على صناعة رسالة بريد إلكتروني يميزها الجاذبية والفاعلية، بما يضمن لك دفع من يقرأها إلى اتخاذ إجراء فوري والتبرع لصالح المؤسسة أو المشروع الذي تعمل عليه، فقط اقرأ الخطوات التالية لمعرفة كل صغيرة وكبيرة حول كيفية إعداد رسالة بريد إلكتروني لطلب التبرعات.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

هيكلة رسالة البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب عنوانًا قويًا. لا يعتبر العنوان مجرد جملة فارغة المضمون، ولكنه الجملة الأولى التي يقرأها المستلم عند الاطلاع على رسالتك، ومع ملاحظة أن 15% فقط من رسائل البريد الإلكتروني يتم فتحها، فإن اختيارك لعنوان مناسب أمر بالغ الأهمية للإبقاء على انتباه القراء واقناعهم بمواصلة القراءة. لاحظ كذلك أن أغلبية خدمات البريد الإلكتروني تتيح للمستخدم في صندوق الوارد أن يطلع على أول سطر في متن الرسالة في الحقل الظاهر بجوار الموضوع/ العنوان في الصفحة الرئيسية، لذلك فإن العنوان والجمل الافتتاحية قد تكون هي الوسيلة التي تضمن لك أن يفتح المستلم الرسالة من الأساس.

   • استخدم الأفعال المضارعة والأسماء القادرة على جذب انتباه القارئ، وكذلك اختر التنسيق المناسب مع الاعتماد بشكل نسبي على الخط العريض والتوسيط والأحجام الكبيرة للخط. ذلك فيما يتعلق بالعنوان والعناوين الرئيسية في متن الرسالة.
   • اختر عنوانًا قصيرًا ومباشرًا وقادرًا في الوقت نفسه على توضيح الغرض من الرسالة بشكل واضح منذ اللحظة الأولى. اجبر القارئ على الاقتناع أن قراءة هذه الرسالة أمر مفيد وغير مستهلك للوقت ووثيق الصلة والتأثير على حياته الشخصية.
   • أجب دائمًا على السؤال الأهم الذي يجول في عقل أو لا وعي القارئ ويحتاج لإجابة مباشرة عليه: ما الذي أستفيده من تلك الرسالة؟
   • يمكنك أن تثير القارئ وتستفزه من خلال العنوان. يمكنك كذلك أن توجه له دعوى بالفعل من أجل قضية ما. يمكنك أن تختر عنوانًا وثيق الصلة بالأحداث الجارية أو حول واحدة من الأماكن أو الأحداث المحلية، في حالة كانت منظمتك تعمل داخل المجتمع المحلي.
   • مثال على عنوان جيد لرسائل البريد الإلكتروني من هذا النوع: "ساعدونا في جمع التبرعات لعلاج مرضى الكبد الفقراء في محافظة المنوفية"
2. 
   2
   قل كل شيء منذ الفقرة الأولى من الرسالة وتحدث حول الموضوع مباشرة. لن تجني أي فائدة من أن تترك القارئ يدور في حلقات مفرغة متسائلًا عن الغرض من وراء كل ذلك، بل قد يتسبب ذلك في التوقف عن القراءة في المنتصف وحذف الرسالة، وبالطبع صرف الذهن عن التبرع بأي شيء. كن واضحًا جدًا في صياغتك لمحتوى الرسالة منذ الجملة الأولى، محاولًا أن تكشف بما لا يدعو مجالًا للشك عما تقوم به، وما تريده من القارئ، والسبب الذي دفعك للتواصل معه عبر تلك الرسالة.

   • يفضل دائمًا أن تعلن نواياك في طلب التبرع منذ اللحظة الأولى. طبعًا عندما يكون الحديث وجهًا لوجه، فعادة ما نلجأ إلى مجموعة من المقدمات المقنعة بهدف كسر الحاجز قبل التصريح بطلب الأموال والتبرعات، لكن في حالة رسائل البريد الإلكتروني، فالطريقة الاحترافية الذكية هي أن تذكر طلبك مباشرة مع بداية الرسالة. اجعل طلبك واضحًا وملفتًا في بداية الرسالة عن طريق استخدام تنسيق الخط العريض أو الأكبر حجمًا.
   • في جملة طلب التبرع، أخبر القارئ بالمنفذ الذي سيتم من خلاله صرف تلك التبرعات. يمكنك أن تشير إلى أن التبرع بأي مبلغ سوف يحدث أثرًا كبيرًا على حمل التبرعات التي تقوم بها. توقع دائمًا كذلك أن تجد تفاعلًا أكبر مع طلبات التبرع بالمبالغ الصغيرة، إلا في حالة كنت تتعامل مع جهات مانحة ورجال أعمال قادرين على التبرع بمبالغ ضخمة. على سبيل المثال، يمكنك أن تقول إن 1000 جنيه قادرة على توفير الحد الأدنى من احتياجات الطعام لعدد 10 أطفال فقراء، بدلًا أن تطلب منه 100 ألف جنيه لبناء مأوي سكني لأطفال الشوارع.
   • لا تستخدم لغة ملزمة للطرف الآخر وكأنه مجبر على أي شيء. لا تجعل رسالتك بمثابة الاستعطاف كذلك. تحدث بمهنية شديدة عن مشروعك وأهدافك، تاركًا كامل الحرية للطرف الآخر باتخاذ قراره وفق ما يناسبه.
   • اشرح قضيتك التي تعمل عليها خلال الفقرة الأولى واوصف ما تحتاج الأموال في سبيل القيام به، محاولًا إظهار أن جمع الأموال هو لغاية أسمى، وليس لمجرد تحقيق هدف جمع الأموال لمؤسستك أو مشروعك.
3. 
   3
   استخدم خاصية المحتوى المصغر بذكاء. المحتوى المصغر هو مجموعة الكلمات القصيرة والعناوين الفرعية التي يتم تسليط ضوء أكبر عليها عبر الرسالة، بما يسهل على القارئ رؤيتها في حالة رغب في التصفح السريع لمحتوى الرسالة. أصبحت قادرًا على رؤية هذه الخاصية في كل المقالات المنشورة إلكترونيًا. استغلها في الإشارة إلى أهم نقاط الرسالة، واضعًا في الاعتبار أنها قد تكون السبب الذي يدفع القارئ للاطلاع على رسالتك بتدقيق أكثر.

   • يتضمن المحتوى المصغر كلًا من: العناوين والعناوين الفرعية والعنوان والروابط وأيقونات الأزرار. قد تتضمن كذلك جمل تسلط عليها الضوء عبر التنسيق المميز، سواء بالخط العريض أو وضعها بين أقواس أو تمييزها بخط سفلي.
   • استخدم الأفعال المضارعة واللغة الحيوية. استخدم الصفات والأسماء المثيرة للذهن. استخدم الاستعارات والتشبيهات الذكية والبليغة؛ هدفك هو أن تستدرج القارئ للاطلاع على النص الكامل.
   • أحد أمثلة العناوين الذكية: "تبرع بـ 50 جنيه لإنقاذ حياة كلاب الشوارع".
   • اكتب ذلك العنوان الفرعي بخط عريض أو حجم أكبر بما يضمن ظهوره مقارنة بغيره من المحتوى في الرسالة. عادة ما تكون هذه العناوين في بداية الفقرات أو لافتتاح قسم جديد من الرسالة.
   • اكتب العناوين الفرعية البسيطة. قد تستغني كليًا عن العناوين الفرعية إذا كانت رسالتك صغيرة للغاية، وقد يكون الأفضل عادة ألا يزيد عددهم عن اثنين أو ثلاثة عناوين في رسالة البريد الإلكتروني، طالما لم تقتضِ الحاجة للمزيد. استخدم العناوين الفرعية كأداة لتفصيل وشرح محتواك بكفاءة أكبر، خاصة إذا شعرت أن العنوان غير معبر كفاية عما تريده. التزم بنفس القواعد: اكتبها بشكل مختصر وبلغة حيوية وجذابة وبخط عريض أو مميز.
4. 
   4
   ابتكر قصة من وراء الرسالة. ستقدر على جذب انتباه القراء أكثر عبر استخدام أسلوب سرد مثير للذهن، معتمدًا على طريق حكي القصص. تأكد من أن متن الرسالة يحتوي على لمسة قصصية بشكل أو آخر من خلال ضمان وجود "مقدمة" و"أحداث وحبكة بسيطة" و"ختام للقصة". بالقصة، أنت تنقل مشاهد ومشاعر قادرة على تحقيق تواصل بمستوى أعلى من اللغة الجامدة العقلية، وبالتالي تحفز القراء على الانضمام لك والمشاركة بالتبرع المالي في سبيل الدفاع عن القضية التي تدافع عنها. اختر قصة مؤثرة لأحد ضحايا المشكلة التي تعمل على علاجها أو واحدة من قصص النجاح التي تحققت من خلال أنشطة مؤسستك السابقة.
5. 
   5
   اكتب فقرات قصيرة لمتن الرسالة. تأكد من الاعتماد على صياغة مختصرة وقصيرة ومباشرة لفقرات الرسالة. افترض دائمًا أن القارئ مُطالب بالاطلاع على عدد لا نهائي من رسائل البريد الإلكتروني أو أنه لا يملك الوقت لقراءة رسالتك من الأساس، لذا احترم ذلك وتأكد أن تحجيم رسالتك إلى أقل طول وعدد فقرات ممكن، وهو ما يضمن لك فيما بعد المزيد من التفاعل معها.

   • تحدث فقط عن موضوع أو اثنين لا أكثر في متن الرسالة.
   • كن مختصرًا للغاية، مهما كلفك ذلك من عمليات تحرير ومراجعة وحذف على نص الرسالة سعيًا لتحقيق ذلك الهدف.
   • لا تسترسل في عملية شرح التاريخ من وراء عملك على جمع الأموال لمؤسستك أو من أجل قضية معينة. يفترض أنك أجبت عن ذلك بشكل مختصر في الفقرة الافتتاحية بالفعل ومن خلال القصة المختصرة التي أطلعت القارئ عليها، وهو ما يكفي للغاية لشرح أسباب احتياجك للتبرعات وجمع الأموال.
6. 
   6
   أضف الروابط والأزرار عند الحاجة، لكن دون الابتعاد عن الغرض الأساسي من الرسالة. قد تشعر بإغراء إضافة عشرات الروابط في رسالتك الإلكترونية، لكن قد لا ينتج عن ذلك إلا الكثير من التشتيت وصرف ذهن القارئ عن رسالتك الأصلية، وهي بالطبع دفعه نحو التبرع. قد تكون الطريقة الأمثل لضمان توفير المعلومات اللازمة بدون إضافة عدد كبير من الروابط والوصلات الخارجية إلى رسالة البريد الإلكتروني، هي أن تضع كل المعلومات المتعلقة عبر موقعك الإلكتروني، ومن ثم إضافة رابط واحد فقط للموقع (أو رابط المشروع على موقعك الإلكتروني للمزيد من التخصيص). مثلًا في حالة الحاجة لاطلاع المتبرعين على مجموعة من الأبحاث أو الدراسات التي تثبت جدوى مشروعك الخيري الذي تعمل عليه، والذي يحتاج للتمويل لكي يبدأ العمل، فمن الجيد أن تدرج ملخصًا له عبر موقعك الإلكتروني أو تقم بإضافة الرابط الخاص به في الموقع، بدلًا من إدراج رابط للدراسة الكاملة المطولة في رسالة البريد الإلكتروني. تأكد بالطبع من إدراج روابط تسهل من عملية التبرع عبر موقعك الإلكتروني.
7. 
   7
   استخدم الصور ضمن الرسالة بذكاء. ربما يجب عليك الاستفادة من التواصل البصري عن طريق إضافة الصور والتصميمات التي توضح الغرض من الرسالة، لكنها ليست ضرورية، وينصح كذلك بعدم الإسراف في الاعتماد عليها. حقيقة الأمر أن الألوان والصور المبالغ فيها تتسبب في ظهور رسالتك وكأنها مجرد رسالة مزعجة أو غير احترافية. اعتمد على الصور فقط في بداية أو نهاية الرسالة، ولا تلجأ لإدراج أية صور إلا إذا شعرت بحتمية القيام بذلك. في النهاية، دائمًا ما تكون الصور المُختارة بعناية وسيلة رائعة للجهات الطالبة للتبرعات والمنح من أجل تحفيز مشاعر التعاطف والمخاطبة الحسية لمستقبلي الرسائل.

   • من أمثلة الصور الذكية أن تختار ما له علاقة وثيقة للغاية بالنشاط الذي تقوم به جمعيتك الخيرية، والتي تظهر من خلالها "الأثر الجيد" لتلك الأنشطة، كأن تضيف صورة لبنت صغيرة وهي تحصل على ملابس جديدة في العيد.
   • تأكد من إدراج الشعار الخاص بك على الصورة بحجم صغير وبشكل غير بارز كأن تضعه في أحد الأركان السفلية. تثبت من ذلك وضع شعار المؤسسة أن هذه الصور خاصة بك ولأنشطة حقيقية قمت بها، كما تبني علامتك التجارية وتساعد القارئ على التعرف عليك.
8. 
   8
   اكتب فعل أمر تحفيزي للمشاركة. يجب أن يكون الجزء الأخير من رسالتك عبارة عن جملة تحفيزية أو شرح للخطوة القادمة التي يقترح على القارئ القيام بها في حالة رغب في التبرع. قد تكون تلك الدعوة بارزة بشكل أكبر من بقية محتوى الرسالة في حالة اطلع القارئ سريعًا على الرسالة دون أن يقرأ كل جملة بالتفصيل، لذا لا بديل عن جعلها مميزة ومحفزة ووثيقة الصلة. تخلق من خلالها المزيد من التفاعل مع القارئ، وتشجعه على اتخاذ خطوة حقيقية لإحداث تغيير ما، بدلًا من الإسراف في الجمل النظرية التحليلية عديمة الفائدة، أو الخالية من الفعل العملي على أقل تقدير. كن مختصرًا وواضحًا كذلك في شرح الخطوات المطلوبة لإتمام التبرع.

   • إذا فقد القارئ القدرة على استكشاف الغرض من وراء رسالتك، فعلى الأغلب سوف يتجاهل الرسالة كليًا.
   • تأكد من أن الطلب النهائي للتبرع ظاهرًا ومميزًا مقارنة ببقية أجزاء الرسالة. كن واضحًا كذلك في توضيح ما تطلبه. اكتب ذلك الطلب في فقرة خاصة، وربما بخط عريض أو حجم أكبر أو خط مختلف، مع إدراج رابط أو زر بلون أو شكل مميز ينقل القارئ لصفحة إتمام التبرع.
   • إذا كان القارئ بحاجة للضغط على رابط أو زر معين لإتمام التبرع، فأخبره بذلك بوضوح. إذا كان بحاجة للرد على الرسالة للحصول على المزيد من المعلومات، فأخبره بذلك بوضوح وبما لا يدعو مجالًا للشك. اكتب مثلًا: "اضغط هنا للمشاركة في إنقاذ حياة كلاب الشارع" أو "بادر بالرد على هذه الرسالة للحصول على المزيد من المعلومات. اكتب (معلومات التبرع) لكي يتواصل معك أحد الموظفين فورًا" أو "اتصل هاتفيًا بالأرقام التالية ليصلك مندوبنا".
   • من المقنع أكثر للقارئ أن يجد طريقة سهلة وواضحة يقدر من خلالها على إتمام عملية التبرع، بينما في المقابل تتسبب العمليات المعقدة وغير الواضحة في صرف ذهن القارئ على التفاعل مع رسالتك. احرص دائمًا على توفير رابط أو زر يقدر من خلاله من يرغب في التبرع على التواصل مع مؤسستك.
   • أضف صفحة لتسهيل عمليات التبرع الإلكترونية عبر موقعك الإلكتروني أو من خلال واحدة من منصات جمع التبرعات الإلكترونية، أو على الأقل أدرج الأرقام الهاتفية أو الحسابات البنكية التي يمكن تلقي الأموال من خلالها. هذا هو ما يتوقعه القراء دائمًا من رسائل طلب التبرعات، أليس كذلك؟
9. 
   9
   اكتب رسالتك بشكل مختصر وقصير. لن تجني أي فائدة من الحجم الكبير لرسائل طلب التبرع. اكتب الفقرات والعناوين بشكل مختصر لضمان تسهيل عملية الاطلاع السريع على المحتوى من قبل القراء، لأنها العملية التي سوف يقوم بها القراء دائمًا قبل اتخاذ قرار الاستمرار في القراءة أم لا.

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

تحدث بشكل مناسب للجمهور المستهدف

تنزيل المقال

1. 
   1
   تحدث بنبرة غير رسمية مقارنة بالخطابات المهنية. يفرض الاعتماد على التواصل عن طريق البريد العادي أن تكون الخطابات الورقية المرسلة من مؤسسة إلى فرد أكثر رسمية وبلغة جامدة، نظرًا لنوعية التواصل نفسها وطبيعتها. لكن عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني لطلب التبرعات، فهو أشبه بالنشرة الترويجية أو منشور على مدون أو منصة تواصل اجتماعي؛ بمعنى أنه يحتاج للغة أقل رسمية وبأسلوب أكثر ودية.

   • استخدم ضمائر المخاطبة عند التحدث إلى الطرف الآخر بدلًا من الكلام بشكل عام.
   • استخدم التعبيرات الشائعة والمتعارف عليها لتحفيز الطرف الآخر على التبرع، مثل: "سعادتك تتحقق من سعادة الآخرين" أو "خير من الخير فاعله"
   • اعتمد على الحديث المباشر والصادق واللغة المنفتحة على الطرف الآخر أثناء التواصل معه، بما يضمن له أن يشعر بالتواصل معك وتصديقك.
2. 
   2
   تأكد من أن نص رسالتك سهل القراءة. استخدم الخطوط الافتراضية والتصميم البصري المبسط عند إعدادك لرسالة البريد الإلكتروني. لا تعتمد على استخدام الخطوط المزخرفة وذات التصميمات المبالغة؛ الخط العادي لرسائل البريد الإلكتروني (مثل الخط الذي تقرأ به المقال حاليًا) سيؤدي الغرض كأفضل ما يكون. لا يفضل كذلك الاعتماد على أكثر من خط، حتى إذا كنت ستخصص أحدهما للعناوين وآخر للنصوص، على أن تكتفي فقط بالاعتماد على تنسيق الخط العريض أو كتابة العناوين بحجم أكبر، وهو ما يؤدي بدوره الغرض المطلوب دون مبالغة.

   • يجب أن يكون المقال قابلًا للقراءة بسهولة كذلك من ناحية الصياغة اللغوية؛ اكتب نصًا يقدر الطالب في المدرسة الإعدادية على فهمه بوضوح شديد، دون حاجة لأي تفسير أو شرح إضافي. لا تبالغ في الصياغة اللغوية أو التعقيدات في بناء الجمل، فأنت لا تكتب الشعر أو نصوص القصص الخيالية. اكتب بشكل مبسط وواضح وسهل القراءة، مع الحرص كذلك على أن يخلو النص من أي أخطاء لغوية (نحوية أو إملائية).
3. 
   3
   سجل في واحدة من خدمات البريد الإلكتروني بالجُملة. إذا كنت بحاجة لتتبع ما إذا كانت رسائلك تم فتحها أو الخروج ببيانات حول من يهتم بقراءة رسائلك الإلكترونية أكثر من غيره، فلا يوجد ما يفرض عليك الانتظار إلى تلقي الردود على الرسائل للوصول لتلك البيانات. يمكنك أن تسجل في واحدة من خدمات البريد الإلكتروني، مثل: مايل تشيمب (بالإنجليزية: MailChimp)، والتي تتيح لك معرفة قائمة متنوعة من القياسات من وراء كل رسالة تقوم بإرسالها، ومن ثم القدرة على تخصيص وضبط المحتوى والقائمة البريدية المستهدفة بفاعلية أكبر.

   • يمكنك مراقبة قياسات مثل: "معدلات النقر على روابط الرسالة" و"معدلات فتح الرسالة" و"تقارير القراءة"
   • معدلات فتح الرسالة تحديدًا مهمة لتحديد العناوين القادرة على جذب تفاعل أكبر من القراء، وهو ما يضمن لك مستقبلًا أن تزيد من عدد المتفاعلين مع رسائل البريد الإلكتروني.
   • أحد الأسباب الأخرى التي تثبت أهمية الاعتماد على هذا النوع من مزودات خدمات البريد الإلكتروني أنه في حالة إرسالك لعدد ضخم وبشكل مستمر من رسائل البريد الإلكتروني طلبًا للتمويل والتبرع، فقد تعتقد خدمة البريد الإلكتروني العادية الخاصة بك (مثل جوجل أو ياهو) أنك حساب مثير للشبهات، وقد يترتب على ذلك وضع عنوان بريدك في قائمة "مرسلي الرسائل المزعجة". يستغرق الأمر كذلك الكثير من الوقت جمع عناوين البريد الإلكتروني لعدد كبير من المستخدمين وإضافتهم إلى قائمة المستقبلين لرسالتك، وقد تواجه مشكلة أن مزود خدمة البريد العادي لا يسمح لك بأكثر من عدد معين للمستقبلين (مثل 50 عنوان بريد مستقبل). من الصعب كذلك أن تتواصل مع الأفراد أو تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني التي تعود إليك من حسابات غير نشطة. كل ذلك يمكنك تجنبه من خلال الاعتماد على خدمات البريد الإلكتروني بالجملة. (بالإنجليزية: Email service provider "marketing")
4. 
   4
   تأكد من أن قائمة عناوين البريد الإلكتروني التي تتواصل معها تعنيها قضيتك. اعمل بشكل مستمر على مراجعة قائمة عناوين البريد الإلكتروني لضمان تحديد من يعنيهم التواصل حول نوعية القضايا التي تعمل عليها من خلال مؤسستك أو جمعيتك الخيرية، وتحديدًا تكثيفها مرة بعد مرة لتحتوي فقط على من أظهروا تجاوب في الحالات السابقة. تقدر من خلال ذلك على رفع فاعلية أداء الرسائل، وفي نفس الوقت تجنب إهدار الكثير من الوقت.
5. 
   5
   أرسل رسائل مخصصة وفقًا لتقسيمات فئات المتبرعين المحتملين. اعتمد على صياغة ونبرة مختلفة في الرسالة الخاصة بكل مجموعة مختلفة من المتبرعين المستهدفين. على سبيل المثال، إذا كان لديك مجموعة من الأفراد الذين أظهروا بشكل مستمر التفاعل مع رسائلك ودعواك للتبرع، فأرسل لهم رسالة ذات نبرة شخصية وحميمية نوعًا ما. في المقابل، خصص رسالة بصياغة مختلفة وجديدة، لمجموعة الأفراد الذين لم يظهروا أي تفاعل معك من قبل، في محاولة لاستمالتهم بشكل مغاير. كذلك استخدم رسائل بريد إلكتروني ذات صياغة تفصيلية أكثر مع المجموعات التي تتواصل معها لأول مرة.

   • ستقدر عن طريق خدمات إرسال البريد الإلكتروني بالجملة على تخصيص رسائل فريدة لك عنوان بريد إلكتروني في رسالتك، كأن تضبط صياغة افتتاحية الرسالة على شكل: "عزيزي/ [اسم صاحب البريد الإلكتروني]"، بشكل تلقائي وغير يدوي.
6. 
   6
   أدرج البيانات التي تدعم برنامج جمع التبرعات الذي تعمل عليه. يجب أن تحرص على خلق تواصل جيد مع قراء الرسالة عن طريق توفير البيانات والأدلة التي تثبت لهم جدوى برنامج التبرعات الذي تنظمه وتطلب اشتراكهم به، وكذلك ما يظهر أن لك أنشطة حقيقية على أرض الواقع يمكنك أن يروا من خلالها إلى أين سوف تذهب أموالهم. هذا النوع من المعلومات يمكن إدراجه في الفقرة الافتتاحية أو الفقرة الختامية (الخاصة بالدعوة للمشاركة/ فعل الأمر التحفيزي) أو ربما في الاثنين. يتشجع الأفراد على التبرع عندما يكونون واثقين من أن أموالهم سوف تذهب حقًا لعمل الخير.
7. 
   7
   لا تنسَ رسالة الشكر في حالة تلقيك للتبرع بالفعل. لا تهمل أهمية إرسال رسالة شكر شخصية للأفراد الذين بادروا بالتجاوب معك والتبرع. لا يقتصر هذا السلوك البسيط على كونه تأدبًا وسلوك جدير بالاحترام، لكنه كذلك يضمن لك أن يعود هؤلاء الأفراد للتبرع من جديد في المستقبل. تأكد من إرسال هذه الرسالة في أسرع وقت ممكن، بمجرد حصولك على التبرع؛ انظر للأمر على أنه إيصال يتم تقديمه بشكل تلقائي للطرف الآخر لإثبات تلقيك للأموال.

   • إذا كنت تحصل على عدد ضخم من التبرعات شهريًا فمن الأفضل إعداد قالب جاهز لهذا النوع من الرسائل بحيث تقدر على نسخه ولصقه مباشرة في مسودة الرسائل والتعديل عليه ومن ثم إرساله دون بذل الكثير من المجهود في إعداده من الصفر.

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

بناء قائمتك البريدية الخاصة

تنزيل المقال

1. 
   1
   لا تلجأ إلى شراء القوائم البريدية الجاهزة. بيع وشراء القوائم البريدية للأغراض غير التجارية (الخاصة بالمتبرعين والمانحين المحتملين) أمر غير قانوني في غالبية القوانين المنظمة للممارسات الإلكترونية ومحاربة الرسائل المزعجة. توجد العديد من الشركات التي سوف تعرض عليك استئجار أو شراء القوائم الإلكترونية، لكنها عملية مكلفة للغاية، لأنها ستحتاج إلى شراء عشرات آلاف رسائل البريد الإلكتروني ومخاطبتهم جميعًا لمجرد الوصول إلى عوائد تبرعات قليلة للغاية. لذا فالخيار الأفضل عادة هو أن توفر ثمن شراء تلك القوائم الجاهزة وتستخدمه في أمر آخر مُجدي، على أن تجد طرقًا بديلة بدورها لبناء قائمتك البريدية الخاصة.
2. 
   2
   اجمع الأسماء خلال المؤتمرات والأحداث المحلية. في كل مرة تقوم مؤسستك غير الهادفة للربح بتنظيم أو الاشتراك في واحدة من الفاعليات، فتأكد من توفير وسيلة تتيح للحضور الاشتراك في القائمة البريدية الخاصة بك. اصنع مكتب صغير في المكان يضم أوراق وأقلام واطلب من الحضور المهتمين بكتابة أسمائهم وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم. تأكد فقط من الإعلان أن تلك الخطوة بمثابة اشتراك في القائمة البريدية الخاصة بك لكيلا يكون في الأمر أي تعدي على حقوق الطرف الآخر ولأن يتم الأمر بعلم جميع الأطراف.

   • جرب الاعتماد على عمليات السحب على الجوائز أو المسابقات لتشجيع المزيد من الأفراد على الاشتراك. أعلن عن جوائز محتملة لشخص يتم اختياره عشوائيًا ممن يقوموا بالتسجيل في القائمة البريدية.
3. 
   3
   اعتمد على وسائل التواصل الاجتماعي. تأكد من خلق حضور قوي لمؤسستك الخيرية أو غير الهادفة للربح على مواقع مثل: "تويتر" و"فيسبوك" و"إنستغرام". من السهل للغاية التواصل مع جمهور المهتمين وأفراد المجتمع المحلي من حولك عبر وسائل التواصل الاجتماعي المختلفة، ومن خلال صناعة محتوى مميز وذكي، سوف تقدر على اجتذاب المزيد من المتابعين والتفاعل عن طريق التعليقات والمشاركة على منشوراتك، وهو ما ينتج عنه في النهاية لا شك المزيد من التبرعات. يمكنك كذلك أن تشجع المتابعين على الاشتراك في قائمتك البريدية لضمان ألا يفوتهم أي من الإعلانات والبرامج الهامة التي تعلن عنها من خلال رسائل البريد الإلكتروني.
4. 
   4
   سهِّل على المهتمين الاشتراك في قائمتك البريدية. يجب أن يتيح موقعك الإلكتروني الفرصة للزوار للتسجيل في القائمة البريدية الخاصة بك. لا حاجة لاتباع التصميمات والأدوات الإلكترونية المبالغة، لكن فقط وفر من خلال الموقع وسيلة بسيطة للاشتراك في القائمة البريدية.

أفكار مفيدة

• راجع خطابات ورسائل البريد الإلكتروني التي استخدمتها في الماضي لجمع الأموال. أعد استخدام نفس الصياغة والأسلوب في حالة حققت تلك الرسائل السابقة النجاح المنشود، أو فكر في تغيير الأمر رأسًا على عقب إذا لم تحقق الغرض منها. تعتمد العديد من المنظمات على قالب ثابت لرسائل جمع التبرعات الخاصة بها.
• تأكد من إدراج شعار المؤسسة في رسالة البريد الإلكتروني التي تكتبها، وهو ما يسهل على القارئ التعرف عليك بشكل سريع وسهل. يلعب التواصل البصري دورًا هائلًا في خلق تواصل بين القارئ وبين الشركات والمؤسسات (وهو ما يسمى مجازًا "العلامة التجارية"، بالإنجليزية: Brand، حتى إذا كنت لست نشاطًا تجاريًا بالمعنى الحرفي).
• يمكنك إعداد رسائل بريد إلكتروني ذات تصميم بصري أكثر فاعلية وتطور وتوليد المقاييس التي تدعم رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية عن طريق استخدام "مزودي خدمات البريد الإلكتروني". ربما أن أشهر الخيارات أمامك هو "مايل تشيمب" (بالإنجليزية: MailChimp)
• تأكد من أن رسالتك الإلكترونية تحصل على "الملصق الأبيض" (بالإنجليزية: White Label) قبل إرسالها. في حالة كنت تستخدم واحدة من منصات جمع الأموال الإلكترونية مثل "فاند رايز.كوم" Fundraise.com، سوف تحصل على ذلك الملصق تلقائيًا.

تحذيرات

• لا تكتب رسائل بريد إلكتروني طويلة للغاية، فهي تكون أقل كفاءة بكثير من الرسائل البسيطة والمختصرة.

الأشياء التي ستحتاج إليها

• جهاز كمبيوتر واشتراك إنترنت
• حساب بريد إلكتروني
• اختياري: مزود خدمة بريد إلكتروني، مثل "مايل تشيمب" (بالإنجليزية: MailChimp)