Cómo escribir un email para pedir donativos

Para redactar un email o correo electrónico efectivo solicitando donativos, necesitas un tono que genere entusiasmo por tu organización. El uso del correo electrónico como medio para recaudar fondos está incrementando cada vez más debido a que cuesta menos que el correo postal o las solicitudes por teléfono y la comunicación es inmediata. Existen diversas formas de redactar correos electrónicos cautivadores y aprovechables para obtener los resultados que quieres: muchos donativos.

Parte 1

Parte 1 de 3:

Estructurar el correo electrónico

Descargar el PDF

1
Escribe un titular bueno. El titular es la primera línea de un correo electrónico y funciona como un título. Solo se abre alrededor del 15 % de todos los correos electrónicos, así que es extremadamente importante escribir un gran titular para captar la atención de ese 15 % e instarlo a seguir leyendo.^{[1]XFuente de investigación} De hecho, en la mayoría de las cuentas de correo electrónico, puedes leer la primera línea de un correo en el campo junto al asunto, así que los titulares no solo dan una razón para seguir leyendo el correo electrónico sino que también dan una razón para abrirlo en un principio.
- Usa verbos activos y sustantivos, así como también texto en negrita, centrado y de un tamaño más grande, para captar la atención del lector.
- El titular debe ser corto e ir al grano, dejando en claro el propósito de tu correo electrónico desde el principio. Convence al lector de que este correo será útil, oportuno y muy relevante a su vida.
- Responde a la pregunta del lector: ¿y yo qué gano?^{[2]XFuente de investigación}
- El titular puede tentar al lector, ser una llamada a la acción o tratar sobre eventos de actualidad o sobre un lugar o evento local si tu organización es exclusivamente comunitaria.
- Un buen ejemplo de un titular es "La ciudad de Nueva York fue al tribunal a desafiar los reglamentos sobre el gas natural".
2
Menciona todo en el primer párrafo. Ve al grano desde el principio. Los lectores no deben tener que preguntarse de qué se trata tu correo cuando hayan llegado la mitad. De hecho, esta es una razón para eliminarlo sin hacer ningún donativo. Deja muy en claro en este párrafo lo que quieres que el lector haga y la razón por la que envías ese correo.
- En este párrafo, debes pedirle un donativo al lector. Si bien es posible que, si estuvieras cara a cara con el destinatario, querrías tocar el tema de la solicitud de dinero con delicadeza, los correos electrónicos requieren que hagas tu solicitud al principio. Debes hacerla visible, como poniéndola en negrita o en una fuente de un tamaño más grande.^{[3]XFuente de investigación}
- En tu solicitud, diles a los lectores lo que harás con su dinero. Si apenas con una pequeña cantidad podrás hacer todo lo que quieres hacer, dilo. Por ejemplo, si $50 alimentarán a 100 niños, podrías obtener más respuestas positivas que si dices que necesitas $1000 para construir una choza.
- Diles que está bien negarse. Las estadísticas demuestran que más personas donan cuando sienten que tienen la libertad de tomar una decisión en lugar de sentirse presionadas para hacerlo.
- Explica y describe la causa en el primer párrafo de forma que quede claro que solicitas el dinero para hacer algo, no solo por pedirlo.
3
Usa el microcontenido de forma sensata. El microcontenido son todas las frases cortas y subencabezados de un correo electrónico. Debes usar el microcontenido para resaltar los puntos principales de forma que los lectores a los que les guste leer por encima un correo antes de leerlo más detenidamente tengan ganas de leer el texto.^{[4]XFuente de investigación}
- El microcontenido incluye los encabezados, los subencabezados, el asunto y los enlaces o botones.
- Usa verbos activos, adverbios descriptivos y sustantivos. Tu objetivo es hacer que los lectores lean el texto del correo electrónico en sí.
- Un buen encabezado podría ser "Dona $50 para salvar a un delfín".
- Coloca el texto en negrita o en una fuente de un tamaño más grande para que resalte. Los encabezados tienden a encontrarse al principio de los párrafos o de cada sección nueva.
- Redacta subencabezados simples. Puedes incluir o no los subencabezados, pero son útiles cuando un encabezado parece demasiado corto. Sigue los mismos principios: deben ser cortos, aprovechables y audaces.
Es más interesante para los lectores si tu correo cuenta una historia. Esta irá en el cuerpo del correo. Recuerda que las historias tienen un principio, un medio y un final. Debes usar una historia de una gran carga emotiva que en realidad haya sucedido en tu organización o como resultado de sus actividades para convencer a los lectores de contribuir financieramente a tu causa.
5
Escribe párrafos cortos en el cuerpo. El cuerpo del correo debe estar compuesto de párrafos cortos y que vayan al grano. Esto se debe a que los lectores tienden a abrumarse con la cantidad de correos electrónicos que reciben todos los días. Limitar la longitud de tu correo hará que sobresalgas de entre todos los demás.^{[5]XFuente de investigación}
- Incluye solo uno o dos puntos principales.
- Sé muy conciso sin importar la cantidad de ediciones y revisiones tengas que hacer para lograrlo.
- No incluyas los antecedentes de las razones por las cuales solicitas el dinero. Los usos que vayas a darle al dinero que incluyas en el párrafo introductorio y la historia en los párrafos del cuerpo son suficientes para explicar las razones por las que necesitas dinero.
Puede ser tentador añadir muchos enlaces al correo, pero esto solo distraerá al lector de tu mensaje principal: obtener un donativo. Una forma fácil de proporcionarle información a un lector curioso sin añadir muchas distracciones es incluir toda la información relevante en tu sitio web y luego colocar un único enlace a él. Por ejemplo, si hay investigaciones que prueban que tus afirmaciones son ciertas, coloca un enlace a ese estudio en tu sitio web (y asegúrate de que la opción para donar sea muy prominente) en lugar de incluir en el correo un enlace a un estudio largo y complicado en el que el lector se pueda perder.
7
Añade imágenes con moderación. Quizás quieras añadir una o dos imágenes para enfatizar tu punto, pero esto no es necesario. De hecho, los colores y las imágenes pueden hacer que los correos electrónicos parezcan correo basura.^{[6]XFuente de investigación} Trata de insertar imágenes solo en la parte superior o inferior del correo y limita su uso a las ocasiones en las que sean absolutamente necesarias para transmitir tu punto o suscitar compasión.
- Una imagen útil podría ser una de aquellos que se beneficien de tu organización experimentando los efectos de los donativos, como una niña pobre recibiendo ropa por primera vez.
- Una excepción a esta regla es el logotipo de tu organización, el cual puedes insertar en un lugar discreto, como una de las esquinas inferiores, ya que proporciona un reconocimiento instantáneo para el lector.
8
Redacta un siguiente paso directo o llamada a la acción. La parte final de un correo electrónico es la llamada a la acción. Hacer que sobresalga les permite a los lectores darle una lectura rápida antes de leer más detenidamente sobre las razones por las que deberían hacer un donativo. Esto les informa a los lectores por qué les escribes y, de esta forma, se mantienen involucrados. Deja en claro cómo hacer el donativo.
- Si un lector no sabe por qué lee tu correo, es mucho más probable que lo elimine.
- Asegúrate de que esta solicitud final sobresalga del resto del correo y deja muy en claro lo que solicitas. Colócalo en un párrafo aparte, en negrita o en una fuente diferente y añade un enlace o botón de un color vivo para hacer el donativo.
- Si los lectores tienen que hacer clic en el botón o el enlace, diles que lo hagan. Si tienen que responder al correo para recibir instrucciones posteriores, diles explícitamente que lo hagan: "¡Haz clic en el botón para salvar a un mono!" o "Presiona el botón 'Responder' en este mismo instante y escribe la frase 'Información sobre el donativo' en el cuerpo".
- Es probable que recibas más donativos si colocas un enlace, ya que, para los lectores, tiene más sentido poder hacer clic en algo en ese mismo momento. Por tanto, trata de proporcionar un enlace o botón que los dirija a tu organización.
- Crea un sitio web o página de donaciones en línea para que los lectores puedan contribuir en línea. Esto es lo que los lectores esperan de un correo electrónico que solicita donativos.
Si el correo es largo, no será fácil leerlo por encima. Mantener cortos los párrafos y los encabezados asegurará que los lectores puedan hacer una lectura rápida antes de decidir si continúan leyendo o no.
Anuncio

Parte 2

Parte 2 de 3:

Tener en mente al público

Descargar el PDF

1
Utiliza un tono más casual que el de una carta. Las cartas que las organizaciones envían por correo postal a las personas individuales a menudo son formales y distantes debido al modo de la comunicación.^{[7]XFuente de investigación} Sin embargo, un correo electrónico, al igual que un blog, tiene un tono menos formal.
- Usa la segunda persona ("tú") al dirigirte al lector.
- Usa expresiones conocidas para ayudar al lector a relacionarse contigo, como "Cuesta un ojo de la cara" o "No todo lo que brilla es oro".
- Usa un lenguaje directo, honesto y abierto al dirigirte al lector de forma que sienta una conexión contigo y parezcas más auténtico.
2
Haz que las palabras sean fáciles de leer. Usa una fuente básica y simplifica el atractivo visual del correo electrónico. No trates de usar una fuente sofisticada y cursiva; una fuente serif básica servirá. Tampoco uses dos fuentes diferentes para los encabezados y el texto. Simplemente colocar uno de ellos en negrita o hacer el texto más grande que el resto enfatizará bien tus puntos.
- Tu correo electrónico también debe ser fácil de leer en términos del lenguaje. La escritura debe ser adecuada para un nivel de lectura del segundo año de la secundaria. No lo hagas demasiado complicado o prolijo. El lenguaje debe ser claro, sin errores (de gramática y ortografía) y ser fácil de leer.
3
Inscríbete en un servicio de correo electrónico. Si quieres asegurarte de que los destinatarios abran tus correos o determinar los tipos de personas que leen tus correos más que otras, no tienes que esperar a que respondan o hagan donativos. Si te inscribes en un servicio de correo electrónico como MailChimp, puedes medir una gran cantidad de estadísticas cada vez que envías un correo electrónico de forma que puedas adaptarlos a tus verdaderos lectores.^{[8]XFuente de investigación}
- Puedes revisar estadísticas como los índices de clics en los vínculos, los índices de aberturas de los correos y los informes de lectura.
- Los índices de abertura de los correos son especialmente útiles para determinar los asuntos más populares e incrementar la cantidad de personas que lean tus correos.
- Otra razón por la que es útil un servicio de correo electrónico es porque enviar regularmente correos masivos pidiendo donativos es un comportamiento sospechoso para tu proveedor de servicios de correo electrónico y podría suspender tu servicio por ser un posible remitente de correo basura. También toma mucho tiempo elaborar listas de contactos, hacer un desglose de las listas a las que debes enviar los correos para cumplir con los requisitos de tu cuenta de correo (la mayoría de los proveedores establece un límite de alrededor de 50 destinatarios por cada correo electrónico), responder a cada persona individual y lidiar con los correos electrónicos que te sean devueltos debido a direcciones inactivas.
Revisa regularmente tu lista para asegurarte de enviar correos a personas que sea más probable que los lean, asegurándote sobre todo de incluir a personas que hayan expresado interés en la causa. De esta forma, mejorarán tus métricas y perderás menos tiempo.
5
Personaliza el correo por medio de la segmentación. Usa un tono diferente con grupos diferentes de donantes. Por ejemplo, si tienes un grupo de personas que te respondan regularmente, envíales un correo con un tono más personal. Haz otra lista de lectores que no suelan abrir tus correos y envíales uno menos formal. También debes tener un correo electrónico con un tono más explicativo para los destinatarios a quienes vayas a enviarles un correo por primera vez.
- Con un proveedor de servicios de correo electrónico, también puedes personalizar los correos individuales con los nombres de los destinatarios, como "Querido Hernán".
Para mantener interesado al público, quizás quieras proporcionarles datos alentadores que muestren cómo se utilizó o se utilizará su dinero. Puedes incluir esta información en el párrafo introductorio o en la llamada a la acción, o en ambos. A la gente le gusta donar cuando sabe que realmente está haciendo una diferencia.
7
Agradece después de recibir un donativo. No olvides enviar agradecimientos personales a tus donantes después de recibir un donativo. Este simple acto puede garantizarte otro donativo en el futuro. Envía el agradecimiento lo más pronto posible, como si fuera una especie de acuse de recibo.
- Si recibes una gran cantidad de donativos al mes, quizás debas considerar crear una plantilla que puedas pegar en el borrador de cada correo electrónico y personalizar rápidamente.
Anuncio

Parte 3

Parte 3 de 3:

Desarrollar una lista de contactos

Descargar el PDF

Es ilegal vender y comprar listas de correos electrónicos de posibles donantes.^{[9]XFuente confiableFederal Communications CommissionIr a la fuente} Existen empresas que te permiten "alquilar" una lista para usarla por única vez, pero esto puede ser muy costoso, ya que es probable que tengas que comprar miles de direcciones de correo electrónico para obtener pocos resultados.^{[10]XFuente de investigación} Es probable que lo mejor sea invertir ese dinero en otra cosa y buscar mejores formas de desarrollar tu lista de contactos.^{[11]XFuente de investigación}
2
Recopila nombres en eventos.^{[12]XFuente de investigación} Cada vez que tu organización sin ánimo de lucro organice o esté involucrada en algún evento, asegúrate de proporcionar una forma para que las personas se inscriban en tu lista de contactos. Proporciona un bolígrafo, un sujetapapeles y unas cuantas hojas de papel con espacio para que los interesados escriban su nombre y dirección de correo electrónico. Asegúrate de que el papel indique que esta información se añadirá a tu lista de contactos.
- Puedes organizar una rifa o un concurso para obtener más nombres. En el evento en cuestión, puedes organizar una rifa o concurso en el que solo participen aquellos que se inscriban en tu lista de contactos.^{[13]XFuente de investigación}
^{[14]XFuente de investigación} Asegúrate de que tu organización tenga una presencia sólida en las redes sociales, desde Twitter hasta Facebook e Instagram. Es fácil llegar a la gente por medio de las redes sociales y, si tienes un contenido interesante, las personas empezarán a compartir tus publicaciones o solicitudes de donativos. Pídeles a tus seguidores que se inscriban en tu lista de contactos para que no se pierdan de los anuncios importantes.
Tu sitio web debe darles a los visitantes la oportunidad de inscribirse en tu lista de contactos. No tiene que ser muy ostentoso pero debe ser fácil de encontrar e inscribirse.
Anuncio

Consejos

Revisa las cartas o correos electrónicos de recaudación de fondos que hayas enviado anteriormente. Si fueron efectivos, usa una redacción y estilo similares. Muchas organizaciones usan sus cartas anteriores de recaudación de fondos como plantillas al redactar nuevas.
Incorpora tu logotipo a tu correo electrónico para que te reconozcan inmediatamente. Los lectores a menudo asocian a las organizaciones o corporaciones a sus logotipos.
Usa un proveedor de servicios de correo electrónico para crear correos más atractivos visualmente y generar métricas que mejoren tus correos en el futuro. MailChimp es un buen ejemplo de estos proveedores.
Asegúrate de que tu correo electrónico tenga una marca blanca antes de enviarlo. Si usas una plataforma de recaudación de fondos en línea como Fundraise.com, esta lo hará por ti automáticamente.

Anuncio