كيفية كتابة استعراض لأدائك

تنزيل المقال

تنزيل المقال

تطلب الشركة من موظفيها أحيانًا كتابة تقرير يستعراض الأداء الوظيفي الخاص بهم. يستخدم أصحاب العمل هذه الاستعراضات الذاتية لمعرفة وجهة نظر الموظفين في أدائهم. يجب ألا تخاف من هذه العملية فهي فرصة لتوضيح ما حققته من إنجازات وتطور مستواك الوظيفي، ويجب أن تمتن لإتاحة هذه الفرصة للتعبير عن نفسك بدلًا من القلق حيال إتمام ذلك التقرير. من المهم للغاية أن تظهر عملك وإنجازاتك وأداءك بأفضل طريقة ممكنة.

الخطوات

جزء 1

جزء 1 من 3:

الاستعداد لاستعراض الأداء

تنزيل المقال

1. 
   1
   اعرف أسلوب كتابة التقرير الذي تريده الشركة. يمكن أن تختلف استعراضات الأداء بشدة على حسب طبيعة العمل. قد ترسل بعض الشركات دليل كتابة استعراض الأداء إلكترونيًا بينما يكون للبعض الآخر سياسات عامة توضح التخصصات الدقيقة التي تريد مناقشتها.

   • استخدم الصيغة التي تريدها الشركة إذا وجدت. احرص على اتباع أي نماذج تقدمها الشركة بعناية حتى لا تفوت أي شيء أو تبدو مهملًا. تطلب الشركة منك أحيانًا أن تملأ استمارة استبيان، بينما ستحتاج في حالات أخرى أن تكتب استعراض الأداء بالكامل.
   • من الأفضل دائمًا معرفة ما تريده الشركة تحديدًا قبل تقديم استعراض الأداء. يمكنك بهذه الطريقة إدراج الإنجازات التي تناسب التخصصات المطلوب ذكرها على مدار العام، كما يمكنك العمل على صقل أدائك لتلبية مجالات الاستعراض المتوقعة.
2. 
   2
   لا تتعجل في إتمام استعراض الأداء. يتطلب ذلك توضيح أفضل أعمالك، لذا احرص أن يكون تقريرك مميزًا وتأكيد على أدائك لأعمالك كأفضل ما يكون وخاليًا من الأخطاء، تحديدًا المطبعية والنحوية. من الجيد أن يكون لديك أكثر من مسودة للعمل عليها.

   • تذكر أن هذا الاستعراض سينتهي به المطاف كجزء من سجلك الوظيفي الدائم لذا تعامل معه بجدية كبيرة. يمكن أن تصبح استعراضات الأداء ضرورية في الملف إذا حدث شيء لوظيفتك وأردت الاعتراض عليه.
   • استخدام لغة احترافية في كتابتك لاستعراض الأداء أمرٌ بالغ الضرورة. كن موجزًا كذلك. أبرِز مجموعة من أفضل الأشياء التي قمت بها خلال العام لكن بشكل موجز. يمكنك أن تقصر استعراض الأداء على صفحتين. ليس عليك أن تغرق مديريك بالكثير من التفاصيل المتعلقة بكل شيء. ركز على العناوين الرئيسية بينما تلحق بها إثباتات معينة، مع التأكد من معرفة كيفية إجراء التعديل الذاتي، فلا أحد يريد قراءة استعراض أداء من 30 صفحة.
3. 
   3
   ابقَ منظمًا على مدار العام وقبل الكتابة. عليك أن تجمع المستندات الرئيسية التي ستسهل كتابتك قبل أن تبدأ العمل على كتابة استعراض الأداء. تجميع هذه المستندات على مدار العام فكرة جيدة.

   • قد تحتاج لتضمين أمثلة من عملك مع استعراض الأداء إذا كان أسلوب كتابة هذا النوع من التقارير المتبع في الشركة يسمح بذلك. اختر العينات بعناية فعليها أن تبرز أفضل أعمالك. تحدث كذلك عن أي أهداف مستقبلية وضعتها في الاستعراض السابق.
   • اجمع أي ملحوظات تتعلق بالأداء أو أي تقارير تقييم أو تقدم منحها لك مديرك في منتصف العام (إذا كانت لديك أشياء مماثلة). قد تفيد أي ملحوظات عمل شخصية أخذتها خلال العام في عملية الكتابة أيضًا؛ تساعد مثل هذه الملحوظات المقدمة على مدار العام على جعل استعراض أدائك أكثر دقة وذا مغزى.
4. 
   4
   حدد توقعات شركتك. اظهار اقترابك من تلبية تلك التوقعات وتضمينها في كتابتك فكرة رائعة. ما الذي تنتظره الشركة منك بالتحديد؟ اسأل إذا لم تكن متأكدًا من ذلك. ربط تقييم أدائك بأهداف الشركة مهم للغاية.

   • يمكنك تفكيك وصفك الوظيفي. تذكر أنه ربما قد عفا عليه الزمن ولا يتضمن بعض التوقعات غير المذكورة لكنه يمكن أن يفيد في تنظيم أفكارك.
   • قسم كل مسؤولية وظيفية مذكورة وحدد كيف نفذتها بشكل عملي. لك الحق في تلقي توقعات واضحة من شركتك. يمكن أن يتسلل النقد الجائر الشخصي إلى استعراض الأداء إذا لم تكن لديك أي توقعات.

جزء 2

جزء 2 من 3:

وضع المحتوى الصحيح في استعراض الأداء

تنزيل المقال

1. 
   1
   سلط الضوء على الملامح البارزة لأدائك. لا تكن شديد التواضع لأن استعراض الأداء هو فرصتك لإبراز هذه الأمور التي فعلتها وكانت ذات قيمة كبيرة. صفها وافتخر بها كما يحلو لك.

   • ركز التقرير حول أفضل الأشياء التي قمت بها خلال العام وكان لها أكبر أثر على الشركة. يجب عليك اختيار الأشياء التي فعلتها وطابقت مهمة الشركة بأقصى درجة ممكنة أو سبق ذكرَها كأهداف مستقبلية في استعراض الأداء الأخير. ليس عليك أن تناقش كل شيء فعلته خلال عام.
   • أظهر الدبلوماسية والاحترافية في كيفية استعراضك لإنجازاتك. ابقَ إيجابيًا ولا تهن زملاءك أو تقلل من شأنهم وركز على مميزات عملك.
   • لا تنسَ ذكر الإنجازات التي حققتها في بداية فترة أدائك. يركز الناس أحيانًا على آخر ما قاموا به.
2. 
   2
   وضح المنافع الملموسة لأدائك. يستطيع أيٌ كان كتابة تقرير مليء بالكلام المرسل والأمور العمومية. سيكون تقريرك أكثر إقناعًا إذا أضفت أدلة لما تقوله.

   • املأ استعراض الأداء بالحقائق والرسوم التوضيحية والتواريخ الدقيقة. لنقل مثلًا بأن وظيفتك هي إدارة حسابات مواقع التواصل الاجتماعي للشركة؛ سيكون تضمين وسائل القياس (آخر الإعجابات والمشاركات وما شابه) مع استعراض أدائك فكرة جيدة. اعرف المقياس الذي يمكنك استخدامه لإضافة المصداقية إلى مزاعمك.
   • قارن نتائجك بأهداف الشركة ومهمتها العامة. إنك تظهر بهذه الطريقة قيمتك كموظف.
3. 
   3
   وضح أهداف الأداء وناقشها. يجب أن يكون استعراض الأداء دقيقًا للغاية حين يتعلق الأمر بذكر الأهداف التي تريد تحقيقها خلال العام القادم. كذلك عليك أن تتحدث عن أهدافك التطويرية وهي الأشياء التي تكافح لتحقيقها.

   • اشرح كيف ستحقق هذه الأهداف. ضمن تقييمًا للأهداف الموضحة في بداية فترة الأداء ومدى تحقيقك لها.
   • كذلك إذا طلب منك العمل خارج وصفك الوظيفي أو بادرت بفعل ما هو أعلى وأكثر من نداء الواجب فمن الجيد أن تذكر ذلك أيضًا.
4. 
   4
   ناقش عوامل الكفاءة الأساسية. لقد وضعت شركتك على الأغلب مجموعة من عوامل الكفاءة التي تتوقع منك تحقيقها في وظيفة. عليك أن توضحها وتناقشها بشيء من التعمق.

   • ركز على كيفية إظهار عوامل الكفاءة المتوقعة واذكر كيف حققت ما هو أعلى من التوقعات.
   • يجب أن تستخدم تعبيرات الشركة عن عوامل الكفاءة لأنها ستربط بقوة بين إنجازاتك وتوقعات الشركة؛ بمعنى آخر، تحدث بلغة الشركة.
5. 
   5
   اختر التقييمات بعناية. تطلب منك بعض استعراضات الأداء تقييم نفسك. عليك أن تفهم بوضوح تام ما تعنيه التقييمات التي تختارها.

   • يعني تقييم 5 في العادة أنك قد أظهرت ريادة وكنت عامل تغيير في الشركة بينما يعني تقييم 4 في الغالب أنك اتبعت سلوكًا تجاوز متوسط المقبول بداخل الشركة وقدمت مثلًا يحتذى به.
   • يعني تقييم 3 أنك قد اتبعت السلوكيات المتوقعة (بشكل عام) لكن عليك مراجعتها مع الشركة للتأكد من كيفية تعريف الشركة وتصورها لكل درجة من درجات التقييم. قد تعني درجة 3 لبعض الشركات تقييمًا متوسطًا ولا يعد جيدًا بما يكفي. تعد 1 أو 2 تقييمًا ذاتيًا ضعيفًا والذي لن يفيدك كثيرًا.
6. 
   6
   نظم استعراض الأداء لتحقيق أقصى فعالية. تطلب الشركات أحيانًا استعراض الأداء بترتيب محدد مسبقًا. يمكن أن تكون الطريقة التي تنظم بها الاستعراض مهمة للغاية إذا لم يطلب ذلك.

   • ابدأ بعبارة افتتاحية شديدة القوة والإيجابية. يجب أن تقدم هذه العبارة خلاصة ما حققته خلال العام.
   • اذكر إنجازاتك بعد ذلك بما فيها التفاصيل التي تدعمها. اسأل نفسك "وماذا إذن؟" بعد كل إنجاز، لأن هذا سيساعدك في التركيز على الدليل الذي يوضح كيف كانت مساهمتك قيمة أو ذات صلة. لن ترغب أبدًا في بدأ استعراض الأداء بشكل سلبي.
   • إذا كان هناك هدف لم تحققه أو مجالًا تعرف أن عليك تحسينه فلا تضعه في نهاية التقرير. هذا لأنك تريد البدء بشكل إيجابي والاختتام كذلك. تعد النهاية مهمة لأنها أكثر ما يتذكره الناس أحيانًا، لذا ضع ما تحتاج تحسينه في المنتصف.

جزء 3

جزء 3 من 3:

استخدام النبرة المناسبة في استعراض الأداء

تنزيل المقال

1. 
   1
   اجعل استعراض أدائك يركز عليك أنت. يُفترض أن ذلك واضح من فكرة التقرير، فالمطلوب منك أن تذكر أدائك بقدر من الإيجابية، عند الحديث عن المميزات أو العيوب، لكن أحيانًا يخطئ الناس باتخاذ الحالة السلبية أو التطرق لذكر الآخرين.

   • لا تستخدم اللغة الدفاعية في استعراض الأداء. ابقَ إيجابيًا قدر إمكانك. يمكنك مثلًا أن تكتب "أحترم وقت الآخرين وأرتب مواعيد اجتماعاتي وفقًا لمواعيد زملائي في العمل والفريق والعملاء عند الإمكان". اختيار الموضع المناسب لذكر المثال أمر ضروري ويستعرض شخصيتك تحت ضوء جيد.
   • لا تُقحم الآخرين في تقريرك فهذا ليس الوقت المناسب لنقد عمل الآخرين أو شخصياتهم.
   • لا تعتبر فكرة مقارنة نفسك بالآخرين في استعراض الأداء أمرًا جيدًا عند إبراز الإنجازات. يمكنك توضيح ما حققته دون تشويه سمعة الزملاء الذين لم يحققوا الأمر نفسه.
2. 
   2
   قدم بعض النقد البناء لنقاط ضعفك. لن يبدو استعراض الأداء واقعيًا كثيرًا إذا كان مليئًا بالمغالاة في مميزاتك، خاصة إذا لم يماثل ذلك الاعتراف بالأخطاء.

   • يجب كتابة الأجزاء النقدية بحيث تعطي شعورًا بأنك تعمل على حل المشكلة. يمكنك أن تكتب مثلًا "يمكن اعتباري حادًا تجاه بعض زملائي أحيانًا لأني شديد التركيز على المهام الموكلة إلي ومهتم بالكمال عند أدائها في الوقت المحدد. إنني أعمل على تحسين طريقتي في التواصل في الظروف المماثلة." تعطي هذه العبارة شعورًا إيجابيًا عن الكاتب (يمكن أن يكون الاهتمام بالكمال والتركيز الشديد أمورًا جيدة في الوظيفة أيضًا) بالإضافة للاعتراف بنقاط الضعف.
   • حدد بعض الجوانب التي تحتاج لتحسينها لكن لا تملأ استعراض الأداء بها بالكامل. اجعل الاستعراض يتعلق في معظمه بإنجازاتك مع الإقرار بجانبين تعمل على تحسينهما أو تطويرهما. لا تنتقد نفسك أكثر من اللازم وتسهب في ذلك لأنك ستبدو مفتقرًا للثقة بالنفس.
   • تتمثل إحدى طرق فعل ذلك في التركيز على الإيجابية من خلال تقديم مقترحات للتطوير. ابقَ إيجابيًا دائمًا وذا توجه عملي. استخدم اللغة التطويرية وقل أن هذا جانب تريد العمل عليه واشرح كيف تخطط لفعل ذلك بدلًا من القول بأنك أخفقت في شيء ما.
3. 
   3
   مارس الضغط للحصول على فرص التطور المهنية. إذا كنت تسعى لمزيد من التدرب أو للمشاركة في الاجتماعات الأعلى مستوى، فإنك تستطيع توضيح هذه الأمور في استعراض الأداء، لكن لا تستخدم استعراض الأداء لمناقشة الأجر.

   • يمكنك أيضًا تقديم أي أفكار لمشاريع إبداعية تفيد الشركة.
   • اعرف كيف سيستخدم مديرك استعراض الأداء. اعرف ما إذا كان سيتم مشاركته مع الآخرين وما إذا كان سيستخدم لتوزيع العلاوات وهكذا.
4. 
   4
   استخدم الجمل الكاملة. يرمي الناس ملحوظاتهم في استعراض الأداء أحيانًا وقد يبدو الأمر إهمالًا شديدًا. إنك لا تريد أن يبدو استعراض أدائك كملحوظات مختصرة.

   • لا تستخدم جملًا غير مكتملة البناء أو شديدة القصر. من الأفضل أن تستخدم جملة كاملة تفصل بها الفكرة. يمكنك استخدام النقاط التوضيحية الموجزة لتنظيم المعلومات.
   • تذكر أن مديرك المباشر قد لا يكون الشخص الوحيد الذي يقرأ استعراض الأداء. قد يتصاعد في شكل سلسلة حتى المديرين عالي المستوى، لذا يتطلب شرح المعلومات بأسلوب واضح ومفصل بدلًا من افتراض أن الجميع يعرف ما فعلته أو ما تقصده.
5. 
   5
   ابقَ إيجابيًا وصادقًا دومًا. يمكنك حتى لو كنت تذكر جانبًا يتطلب تحسينًا أن تتحدث بشكل إيجابي وبناء للمستقبل. ركز على المستقبل وليس على أي إخفاقات في الماضي.

   • لا يجب أن تبدو سلبيًا أو قلقًا أو غاضبًا أو متغطرسًا بل تريد أن تبقى إيجابيًا وتبدو كجزء من فريق وتبرز إنجازاتك بنبرة لائقة.
   • لا يعتبر هذا المكان المناسب لاستعراض شيء لا تحبه يتعلق بالشركة. هذه فرصتك لتوضح سبب احتياج الشركة لك.
6. 
   6
   أظهر ما لديك ولا تكتف بالكلام. إن تقديم التفاصيل الدقيقة مهم للغاية عند كتابة استعراض الأداء. لا تكتب عبارات عامة فحسب.

   • يمكنك تقديم رسوم بيانية دقيقة لنسبة الحضور وإعطاء أمثلة محددة تظهر موثوقيتك بدلًا من أن تقول "يمكن الاعتماد علي دومًا لأداء عملي. إنني جيد في الالتزام بالمواعيد اليومية ومواعيد الاجتماعات وملتزم بالحضور" مثلًا.
   • دعم العبارات العامة بالأدلة (بما في ذلك الأرقام) سيجعل استعراض الأداء ذو مغزى ومصداقية أكبر.

-انظر المزيد في الرابط التالي: http://www.shrm.org/templatestools/samples/hrforms/articles/pages/1cms_022791.aspx#sthash.32opmVJQ.dpuf

أفكار مفيدة

• اعمل قبل فترة ولا تحاول كتابة التقرير في الليلة السابقة لتسليمه.
• لا يمكننا التشديد بما يكفي على أهمية حفاظك على الإيجابية.
• اقرأ استعراض الأداء الخاص بك في العام الماضي بحيث يمكنك تذكر الأهداف المقدمة به بوضوح.

تحذيرات

• لا تزيف أي شيء ولا تكذب أبدًا.
• لا تذكر أسماء الموظفين الآخرين بطريقة سلبية.