Cách để Viết email xin thư giới thiệu của giáo sư (bằng tiếng Anh)

Có phải bạn cần một lá thư giới thiệu từ giáo sư/giảng viên để xin học bổng, xin vào các trường chuyên sâu sau đại học hay để xin việc? Nếu có thể, tốt nhất là bạn nên đề nghị một cách trực tiếp. Như vậy, bạn sẽ trình bày được lý do cần có thư giới thiệu và gợi ý những điều bạn muốn họ đưa vào nội dung thư.^{[1]XNguồn nghiên cứu} Tuy nhiên, nếu bạn đang soạn thảo một email đề nghị bằng tiếng Anh, hãy thực hiện theo những bước sau để tỏ ra lễ độ, mang đến hiệu quả cao và giúp bạn nhận được thư giới thiệu tốt nhất có thể.

Phương pháp 1

Phương pháp 1 của 1:

Soạn thảo email của bạn

Tải về bản PDF

Gửi email cho giáo sư ít nhất 5-6 tuần trước ngày bạn cần thư giới thiệu. Thậm chí là càng sớm càng tốt, nếu như bạn có thời gian.^{[2]XNguồn nghiên cứu} Đừng đợi đến lúc nước tới chân mới nhảy. Các giáo sư luôn bận rộn và hẳn là bạn không muốn họ phải vội vàng viết thư giới thiệu cho bạn, bạn nên cho thầy/cô thời gian để soạn thảo.
2
Chọn một người phù hợp.^{[3]XNguồn nghiên cứu} Trước khi chọn một giáo sư để xin thư giới thiệu, bạn hãy tự hỏi bản thân:
- Vị này có biết tên mình không?
- Mình đã từng nói chuyện với thầy/cô này ngoài giờ học chưa?
- Mình đã từng đạt điểm 'B' hay cao hơn trong lớp của họ chưa?
- Có phải mình đã học nhiều hơn một lớp với giảng viên đó?
Bạn cần chọn người nào đó có thể viết một lá thư bao gồm những nét đặc trưng về tính cách cá nhân hay thành tích của bạn hơn là những điều "mơ hồ chung chung". Càng nhiều câu trả lời "có" cho những câu hỏi trên nghĩa là lựa chọn của bạn càng sáng suốt.^{[4]XNguồn nghiên cứu}
Cho dù đây là một email thì hẳn là bạn vẫn muốn nó trông tử tế. Nếu bạn và thầy/cô vốn thân thiết (cụ thể là vị giáo sư yêu cầu bạn gọi họ bằng tên và bạn luôn gọi như vậy) thì hãy mở đầu thư bằng tên riêng của người đó. Nếu không, hãy sử dụng một chức danh phù hợp. Giả sử chúng ta đang viết một lá thư gửi đến Tiến sĩ Jones - giảng viên môn Khảo cổ học. Tiến sĩ Jones không thân thiết với bạn đủ để bạn gọi ông ấy bằng tên, vì thế bạn sẽ mở đầu thư bằng, "Dear Dr. Jones", theo sau là một dấu phẩy hoặc dấu hai chấm.
Bạn luôn luôn phải thêm chủ đề vào email. Điều này giúp giáo viên biết chính xác điều mà email nói đến và tìm nó dễ hơn sau đó.
5
Bắt đầu đoạn đầu tiên bằng việc đề cập mong muốn của bạn. "Em viết thư này vì muốn nhờ thầy/cô viết giúp em một lá thư giới thiệu". Đừng khiến họ phải đoán, trong phần tiếp theo bạn hãy trình bày các thông tin:
- Tên bạn
- Khóa học
- Khoa
- Một hay những lớp mà bạn đã học với giáo sư này, thời gian và điểm mà bạn đạt được
- Vì sao bạn cần một thư giới thiệu (bạn đang nộp hồ sơ về vấn đề gì)
- Khi nào thì đến hạn cần gửi lá thư đi
6
Sơ lược về mối quan hệ của bạn với thầy/cô. Trong đoạn tiếp theo, hãy chỉ ra vì sao bạn lại đặc biệt nhờ đến họ. Nói một chút về bản thân và lý do bạn hứng thú với học bổng, chương trình sau đại học hay công việc mà bạn cần sự giới thiệu.^{[5]XNguồn nghiên cứu}
- Không nên đưa ra những lý do thực dụng như "Em muốn làm việc tại đây vì họ đề nghị mức lương cao nhất" hay "Em muốn vào học trường này vì chứng chỉ của họ sẽ rất có giá trị trong hồ sơ".
- Hãy tỏ ra chuyên nghiệp và nói điều gì đó như, "Em muốn nộp đơn vào bảo tàng này vì em vô cùng hứng thú với ban đồ tạo tác bộ lạc của họ".
- Vị giáo sư của bạn có bất kỳ mối liên kết đặc biệt với công ty hay nơi làm việc này không? Hoặc nếu đó là trường học thì ông ấy/bà ấy có phải là một cựu sinh viên? Nếu đúng như thế thì đừng quên đề cập đến điều đó. "Em biết rằng trong những hiện vật đang được trưng bày có vài món do chính thầy thu thập trong chuyến đi đến vùng Amazon. Em thực sự mong rằng mình được nhận vào ban đồ tạo tác để có cơ hội tiếp xúc với một bộ sưu tập hoàn chỉnh như vậy".
- Nếu lựa chọn của bạn phần nào được tác động thông qua một trải nghiệm nào đó với vị giáo sư, hãy kể ra: " Em chưa từng có ý định đi vào nghiên cứu cho đến khi tham dự lớp khảo cổ học về người châu Mỹ bản địa của thầy. Điều đó đã tạo động lực để em thực hiện một chương trình vào mùa hè và giờ đây em thực sự mong đến lúc có thể tiến hành nghiên cứu chuyên sâu sau đại học". Tuy nhiên, bạn không nên áp đặt mối liên kết này nếu như điều đó không có thật.
7
Sử dụng đoạn thứ ba như một cơ hội để ngụ ý về điều mà bạn muốn giáo sư nói về mình. Bạn nên nhấn mạnh trong từng câu chữ với giảng viên về những chi tiết quan trọng.^{[6]XNguồn nghiên cứu} Hẳn là bạn rất muốn thư giới thiệu có những thông tin về bạn mà có thể thầy/cô không để ý. Có vài cách tế nhị để nhắc khéo:
- "Em tin là qua cuộc trò chuyện của chúng ta cũng như qua thái độ học tập của em trong lớp, thầy cũng thấy được niềm đam mê của em trong lĩnh vực khảo cổ. Em sẽ hoàn thành văn bằng Khảo cổ học vào tháng sáu năm nay. Em đã từng học việc tại bảo tàng dưới sự hướng dẫn của Tiến sĩ Marcus Brody, em nghĩ là thầy biết ông ấy. Em cũng có kinh nghiệm tổng quát trong việc phân loại các hạng mục thông qua kỳ thực tập".
- "Những tài liệu tham khảo mà em đính kèm đều thể hiện năng lực học tập của em, nhưng thầy là người duy nhất nhìn thấy em đã cố gắng thế nào trong luận văn tốt nghiệp và cả những khó khăn mà em từng gặp phải. Nếu có thể, em mong thầy sẽ nói về cách mà em vượt qua căng thẳng và đối phó với thất bại, vì đó là những phẩm chất mà hội đồng tuyển chọn muốn thấy".
8
Đưa ra những chi tiết. Thư giới thiệu sẽ được gửi đến đâu? Khi nào thì bạn cần nó? Có mẫu đơn nào mà thầy/cô cần điền vào hay không?^{[7]XNguồn nghiên cứu} Nếu có bất cứ điều gì mà họ cần, chẳng hạn như mẫu đơn giới thiệu, sơ yếu lý lịch và luận văn tuyển sinh, vân vân, hãy đính kèm chúng trong email. Bạn cần cung cấp những thông tin cụ thể và rõ ràng.
- Bạn nên nhấn mạnh nếu như thầy/cô cần chuẩn bị một bản viết tay hay là để ý email. Ngày nay, nhiều trường học và chương trình sử dụng nền tảng giới thiệu điện tử, vì thế, hãy nhắc giáo sư chờ email từ chương trình mà bạn chọn về thông tin mà họ cần.
- Sẽ là một ý hay nếu bạn tổng hợp sơ yếu lý lịch, các bài luận mà bạn đã viết trong kỳ thi tuyển sinh (nếu bạn đang nộp cho một chương trình chuyên sâu sau đại học) và những thông tin chi tiết về cách gửi thư giới thiệu (bao gồm tất cả thông tin liên hệ) cùng với email của bạn. Gửi toàn bộ chúng như tệp đính kèm.^{[8]XNguồn nghiên cứu}
9
Cuối cùng, kết thư bằng việc cho giáo sư biết cách mà bạn sẽ theo dõi tiến độ. "Trong tuần này, em sẽ cho vào thùng thư của thầy một phong bì đã dán tem và ghi sẵn địa chỉ. Em cũng sẽ gửi mail nhắc thầy vào một tuần trước khi đến hạn nộp thư giới thiệu. Cám ơn thầy rất nhiều." hay "Em cần thư giới thiệu được gửi đi vào ngày 3 tháng 8. Nếu có thể giúp thì xin thầy hãy cho em biết, em luôn sẵn lòng đến văn phòng của thầy để nhận thư bất kỳ lúc nào".
- Tạo mọi điều kiện thuận lợi cho giảng viên. Bạn đang yêu cầu giáo sư đặt công việc của họ sang một bên và viết một lá thư cho bạn (thầy/cô không hề được trả công khi làm điều đó). Vì thế, đừng bắt họ phải đi gửi lá thư và trả bưu phí thay bạn. Bạn muốn HẠN CHẾ TỐI ĐA việc làm phiền người khác, vậy nên hãy làm việc bạn có thể (và nên) làm thay vì nhờ vả thầy/cô. Như vậy, bạn cũng có thể an tâm rằng thư đã được gửi.
- Nếu thầy/cô ngỏ ý sẽ gửi giúp bạn, hãy để họ làm điều đó. Nếu vị giáo sư này thường hay quên những việc nhỏ như đính kèm tệp vào email hay phân loại các bài kiểm tra thì bạn nên nói rằng bạn cần (hoặc muốn) tự gửi thư giới thiệu cùng với những giấy tờ hay tài liệu khác. Bằng cách đó, bạn sẽ chắc chắn là mình có lá thư trong tay.
10
Cảm ơn dù cho thầy/cô có viết thư cho bạn hay không. "Cảm ơn thầy vì đã dành thời gian và sự cân nhắc cho em. Ngoài ra, em cũng muốn cám ơn về quãng thời gian mà em được học dưới sự hướng dẫn của thầy. Em thực sự bị cuốn hút trong giờ Khảo cổ học 101 và không biết phải nói như thế nào để diễn tả niềm say mê với lớp của thầy".^{[9]XNguồn nghiên cứu}
- Nếu giảng viên thực sự đặc biệt, bạn có thể tán dương nhiều hơn. "Em sẽ mang những gì đã học để ứng dụng vào công việc. Sự dìu dắt của thầy thực sự đã tác động tích cực đến cuộc đời em và em không biết làm thế nào để cảm ơn thầy cho đủ".
Gọi cho vị giáo sư nếu như bạn không thấy phản hồi gì trong nhiều nhất là một hoặc hai tuần. Nếu cảm thấy cần thì bạn nên gọi, đừng tự mặc định bất cứ điều gì. Trước tiên, hãy xem liệu giảng viên đã nhận được email của bạn chưa. Nếu chưa thì bạn cần chuẩn bị để nhờ vả một cách trực tiếp.
12
Chịu trách nhiệm về việc kiểm tra bên phía chương trình học bổng, trường sau đại học hay nhà tuyển dụng tương lai trước hạn chót. Bạn phải chắc rằng thư giới thiệu đã được nhận. Nếu không, bạn cần gửi một email ngắn gọn, lễ độ để nhắc giảng viên và đề nghị sẽ trả phí cho dịch vụ chuyển phát nhanh hỏa tốc.
- Cố gắng lịch sự hết mức có thể. Giáo sư vốn rất bận rộn, vì thế, bạn không được khẳng định một cách tiêu cực. Bạn nên nói rằng: " Tiến Sĩ Jones thân mến. Em được biết là họ vẫn chưa nhận được thư giới thiệu của thầy. Hạn nộp thư đang gần kề, vì thế nếu không có gì bất tiện thì em xin được trả phí cho dịch vụ chuyển phát nhanh hỏa tốc".
Hãy gửi một tin nhắn cám ơn đến cho vị giáo sư sau khi bạn nhận được thư giới thiệu. Ngay khi cầm thư giới thiệu trên tay, bạn nên gửi cho giảng viên một lá thư cảm ơn viết tay qua đường thư tín (không gửi thư điện tử). Đây không chỉ là một việc phải làm theo phép lịch sự, nó còn có thể đem lại lợi ích cho bạn trong tương lai. Biết đâu bạn lại cần một lá thư nữa vào thời điểm khác, hay nếu bạn đang hoạt động cùng lĩnh vực, thầy/cô có thể giúp đỡ bạn một lúc nào đó. Nếu lá thư làm tốt vai trò và bạn có được vị trí mong muốn, hãy gọi cho giáo sư để báo tin vui!
Quảng cáo

Lời khuyên

Đính kèm hồ sơ resume hay sơ yếu lý lịch của bạn vào email và đề cập đến trong thư rằng bạn có gửi kèm những tài liệu tham khảo.
Luôn đọc thư trước khi gửi. Đảm bảo rằng không có lỗi chính tả hay ngữ pháp. Nếu bạn không tự tin lắm thì có thể nhờ ai đó xem lại giúp.
Tránh tỏ ra thúc giục bằng việc gửi một email nhắc nhở vào khoảng một hoặc hai tuần trước khi đến hạn và nói với giáo sư rằng hạn chót đang dần đến.
Nếu bạn cần một lá thư giới thiệu trong thời gian hơi gấp rút, hãy viết một email ngắn nhằm hỏi xem liệu giáo sư có thời gian để giúp bạn hay không và giải thích tình hình. Nếu nhận được một phản hồi tích cực, bạn có thể viết tiếp một email thứ hai với đầy đủ chi tiết hơn.
Luôn nhớ ơn những người đã giúp bạn và sẵn sàng đáp lại điều đó. Chẳng hạn, nếu bạn nhận được công việc trong bảo tàng và đang mở một khóa thực tập hè cho sinh viên, bạn nên gọi điện thông báo cho Tiến sĩ Jones để ông ấy có thể nói với học trò của mình về khóa thực tập.
Dùng bút mực hoặc bút bi đen điền vào các phần trong mẫu đơn mà bạn muốn giảng viên sử dụng (nếu có)
Mặc dù bài viết này hướng dẫn bạn cách xin thư giới thiệu, nhưng những gì bạn thật sự cần là một lá thư hoàn hảo về bạn. Hãy đọc cách để xin một lá thư giới thiệu tuyệt vời.
Nếu có thể, hãy đề nghị giáo sư tiến cử bạn một cách trực tiếp. Điều này nhìn chung sẽ mang tính cá nhân hoá và lịch sự hơn.^{[10]XNguồn nghiên cứu}

Cảnh báo

Một số giảng viên có thể cảm thấy khó chịu khi nhận được email nhờ viết thư giới thiệu. Hãy ghé qua văn phòng của thầy/cô, xin lịch hẹn hay gọi cho họ để thể hiện rằng bạn sẵn sàng bỏ thời gian và công sức nhiều hơn thay vì chỉ viết email.
Nên nhớ rằng việc này là tùy tâm. Các giáo sư đã phải cống hiến rất nhiều mới xây dựng được danh tiếng của mình. Mỗi khi viết thư giới thiệu, họ đang đặt uy tín của mình vào đó. Nói chung, giảng viên chỉ viết thư giới thiệu cho những người học trò mà họ thực sự tin tưởng.
Đừng bao giờ liệt kê danh sách người tham khảo khi chưa có sự đồng ý của họ. Đây là điều hiển nhiên, cho dù bạn đã làm việc với những người này rất nhiều và tin chắc rằng họ sẽ viết thư giới thiệu cho bạn.
KHÔNG yêu cầu được đọc bản sao của lá thư trước khi gửi. Như thế là không phải phép, vì thư giới thiệu là sự đánh giá chân thật của giảng viên mà không cần phải giải thích với học trò của mình. Nếu bạn lo rằng thầy/cô sẽ không có điều gì thực sự hay để nói, bạn nên hỏi xem liệu họ có đủ những ấn tượng và thông tin mà cần thiết để viết một lá thư giới thiệu CÓ lợi cho bạn hay không.
Nếu giáo sư cho bạn một gợi ý (chẳng hạn như gửi cho bạn một email trước khi hoàn tất lá thư giới thiệu) rằng thư giới thiệu của thầy/cô sẽ không có triển vọng như bạn mong đợi, hãy cảm ơn họ vì sự cân nhắc và nói rằng bạn đã tìm được một người chứng nhận khác.