كيفية طلب خطاب توصية من أستاذك عبر البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

تنزيل المقال

وارد أن تشعر بالحرج أو الارتباك من التواصل مع أستاذك طلبًا لخطاب توصية، ولكنها صارت واحدة من الخطوات المعتادة للتقدم للبرامج الدراسية الجامعية والعمل التدريبي والوظائف. اطلب الخطاب من الأستاذ قبل فترة كافية وعلى الأغلب سيرحب بالمساعدة. الأفضل هو التواصل وجهًا لوجه وتقدم إليه طلبًا مكتوبًا للحصول على خطاب التوصية، بينما من المقترح كذلك التواصل مع الأستاذ عبر البريد الإلكتروني، في حالة كان يرتاح أكثر للتواصل الرقمي.

الخطوات

طريقة 1

طريقة 1 من 3:

كتابة رسالة البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب التحية باللقب والاسم المفضل لأستاذك. افتتح رسالة البريد الإلكتروني بنفس أسلوب الخطابات العادي. استخدم تحية رسمية في البداية، مثل: "السيد الأستاذ/"، ثم اكتب لقب الأستاذ متبوعًا باسمه الثنائي.

   • يمكنك كتابة: "السيد المحترم/ د.كريم عفيفي"، رئيس قسم الصحافة والإعلام، جامعة المنصورة.
   • يمكنك التحقق من لقبه ووظيفته من خلال موقعه الإلكتروني الرسمي أو صفحته عبر فيسبوك أو مطبوعًا على مقرراته الدراسية.
2. 
   2
   عرِّف نفسك واذكر ما يلزم من معلومات ليتذكرك جيدًا. اكتب جملة أو اثنتين تساعد أستاذك على معرفة من أنت. اذكر اسمك وسنتك الدراسية وقسمك. اذكر كذلك واحدة من الذكريات -الطيبة- المشتركة بينك وبينه.

   • اكتبي مثلًا: "أنا كريمة إسماعيل. حضرت مع حضرتك مادة كتابة التقارير الصحفية في العام الدراسي الأول والرابع."

   فكرة مفيدة: اكتب هذا الجزء من الرسالة مختصرًا قدر الإمكان. لا تسترسل في الجمل، فمن المفترض أن تحتوي مرفقات الرسالة على معلومات موضحة أكثر عن خبراتك التعليمية ودرجاتك الدراسية.
3. 
   3
   اشرح الغرض من الرسالة. أخبر أستاذك أنك بحاجة إلى خطاب توصية، ثم اذكر المزيد من المعلومات عن الجهة التي تُقدم إليها التوصية؛ برنامج تعليمي أو فرصة تدريب مهني أو وظيفة.

   • اكتب على سبيل المثال: "أنا أتقدم لدراسة الماجستير في جامعة [...] وبحاجة لأن تتكرم بكتابة خطاب توصية موجه إلى إدارة الجامعة."
4. 
   4
   اذكر سبب اختيارك له ليكتب خطاب التوصية. تحدث عن تأثير أستاذك على حياتك التعليمية؛ ما الذي تعلمته منه على مستوى المادة ومن خبرات شخصية ولماذا تظن أن خطابه سوف يحدث الفارق المأمول في طلب تقدمك للوظيفة أو الدراسة. تحدث بصدق مع قدر بسيط من إظهار التقدير والامتنان والمجاملة اللطيفة.

   • اكتب مثلًا: "ساعدتني الدروس مع حضرتك على تطوير أسلوبي في الكتابة. وبفضل مساعدتك، قُبلت أولى قصصي للنشر. أنا ممتن للغاية لأنني حظيت بفرصة التعلم على يد أستاذ خبير ومبدع ويتقن دوره مع طلابه مثل حضرتك."
5. 
   5
   اذكر ما تتمنى أن يذكره أستاذك في خطاب التوصية، في فقرة جديدة. اذكر في رسالتك أنك أرفقت ملفات تحتوي معلومات كاملة حول إنجازاتك الدراسية وكذلك ملف سيرتك الشخصية. حدد البيانات التي أدرجتها، مثل: قائمة الدورات والمواد التي درستها، الأعمال التي أنجزتها، الجوائز التي حصلت عليها، دورك في الأنشطة التطوعية وغير المنهجية ومختلف الأنشطة التي شاركت بها.

   • اكتب مثلًا: "مرفق بالرسالة نسخة من ملف سيرتي الذاتية وقائمة مرقمة بما حققته في مجال الدراسة والعمل. أنا على أتم الاستعداد لمقابلة حضرتك إن وجدت هناك ضرورة لأن نتقابل شخصيًا لمناقشة المزيد من الأمور قبل تفضل حضرتك بكتابة التوصية."
6. 
   6
   اذكر معلومات أو رابط إلكتروني يوضح كيفية إرسال خطاب التوصية للجهة المعنية. أخبر أستاذك بتاريخ تقديم التوصية وجهة إرساله؛ قد يكون عنوانًا للبريد العادي أو بريدًا إلكترونيًا. في حالة إرسال الخطاب رقميًا، حدد ما إن كانت سترسل إلى عنوان بريد إلكتروني أو عبر رابط يُرفع من خلاله الخطاب.

   • مثال: "برجاء التفضل بإرسال خطاب التوصية قبل يوم 15 يناير، 2019. مطلوب إرساله على البريد الإلكتروني التالي: [email protected]"
7. 
   7
   اشكر أستاذك على كرمه وتعاونه في الفقرة الأخيرة من الرسالة. احرص على صياغة الرسالة بقدر كبير من التأدب؛ اشكر أستاذك على ما منحه لك من وقت في قراءة طلبك، وكذلك ما سينفقه من وقت لاحقًا في كتابة الخطاب. اشكره كذلك على ما قدمه لك من توجيهات على مدار سنوات الدراسة.

   • مثال: "شكرًا لك على قراءة هذا الطلب وكل ما علمتنا إياه على مدار سنوات الدراسة. أقدر للغاية وقتك ومجهودك وأتمنى أن تجد ضمن انشغالاتك وقتًا لكتابة خطاب التوصية."
8. 
   8
   اكتب التحية الختامية مع الإمضاء باسمك. اختم الرسالة بلغة رسمية، مثل: "تحياتي" أو "طالبك السابق" أو "خالص تحياتي". اترك سطرًا فارغًا بعدها، ثم اكتب اسمك.

   • اكتبي مثلًا: "خالص تحياتي، ندى إبراهيم."

طريقة 2

طريقة 2 من 3:

تقديم الطلب في وقت مناسب

تنزيل المقال

1. 
   1
   تأكد من مراسلة أستاذك قبل موعد التقديم بشهرين على الأقل إن أمكن. من الأفضل أن يتاح لأستاذك فترة طويلة من الوقت، أطول من اللازم، مقارنة بأن تطلب خطاب التوصية منه في اللحظات الأخيرة. ينشغل الأساتذة بالكثير من المهام على مدار العام، لذا احترم التزاماته الأخرى وقدم طلبك له قبل موعده المستحق بفترة كافية. ستكون بحاجة بدورك لمراجعة ملف التقديم الخاص بك، وستنشغل لساعات في كتابة رسالة طلب خطاب التوصية، وهو ما يقتضي منك الاستعداد المبكر. توقع كذلك أن يعتذر أول أستاذ تخاطبه لسبب أو آخر، ومن ثم يجب التواصل مع أستاذ آخر.

   ملاحظة: لا تطلب خطاب التوصية من أكثر من أستاذ في نفس الوقت، إلا في حالة كنت بحاجة فعلًا لأكثر من خطاب توصية. لا تهدر وقت أستاذك إن لم تكن بحاجة فعلًا لاستخدام خطاب التوصية الذي سيكتبه.
2. 
   2
   اختر أستاذًا تضمن أنه سيكتب توصية جيدة بشأنك. توقع الحصول على خطاب توصية أفضل كلما راعيت اختيار أستاذ يعرفك عن قرب وملم بخبراتك ونقاط قوتك وضعفك. اختر كذلك أستاذًا تجمعك به علاقة طيبة ومحبة صادقة، لتضمن أنه ذو رأي إيجابي عن شخصيتك وعن خبراتك التعليمية. فكر في الأسئلة التالية وأنت تختار من بين أساتذتك:

   • هل يعرفك هذا الأستاذ جيدًا بالاسم؟
   • هل اطلع من قبل على أعمالك؟
   • هل حضرت معه/ها أكثر من مادة دراسية؟
   • هل كان أداؤك الدراسي جيدًا في مواد هذا الأستاذ؟
   • هل عملت معه في أنشطة ومشاريع خارج الإطار الدراسي؟
   • هل تابع هذا الأستاذ تطورك على مدار سنوات الدراسة؟
   • هل التزمت بالمعايير الأخلاقية والمهنية أثناء حضورك لحصص هذا الأستاذ؟
3. 
   3
   تحقق من الموعد اللازم للتقديم. يجب أن تذكر بوضوح موعد تقديم خطاب التوصية في طلبك. تأكد كذلك من مراجعة تاريخ تقديم خطابات التوصية على نحو خاص، وليس تاريخ تقديم طلبك للوظيفة أو المنحة ككل.

   • في بعض الحالات، سيكون الموعد النهائي واحدًا لكل المراحل، وسيعتبر خطاب التوصية كغيره من محتويات ملف التقديم الخاص بك.
   • هل سترسل خطاب التوصية ضمن ملف التقديم بنفسك؟ تأكد من الحصول عليه في وقت مبكر عن الموعد النهائي للتقديم لتمنح نفسك فترة من المراجعة والتجهيز قبل إرسال طلب الالتحاق بالمنحة أو الوظيفة. أخبر أستاذك بموعد مبكر قليلًا عن موعد تقديم الطلب، لتضمن الحصول على خطاب التوصية في وقت مناسب لاحتياجاتك.
4. 
   4
   امنح أستاذك ما بين 5 إلى 6 أسابيع لكتابة الخطاب إن أمكن. استوعب من اللحظة الأولى أن لأستاذك الكثير من الانشغالات في حياته المهنية، ما بين التدريس وتصحيح الاختبارات وتلبية طلبات غيرك من الطلاب، خلافًا لالتزامات حياته الشخصية. سيقدر على التجاوب مع طلبك كلما أرسلته في وقت مبكر.

   • استوعب أنك بحاجة للتواصل مع أستاذ تجمعك به معرفة قوية وطازجة، لذا من الأفضل اختيار أحد أساتذتك خلال الفصل الدراسي أو العام السابق على أقصى تقدير.

   فكرة مفيدة: أفضل وقت لطلب خطابات التوصية من الأساتذة هو قبل بداية الفصول الدراسية.
5. 
   5
   راجع تفاصيل التقديم للمنحة أو الوظيفة لتعرف شروط تقديم خطابات التوصية. تعرف من خلال تعليمات التقديم ما إن كان يجب إرسال خطاب التوصية عبر البريد العادي أم الإلكتروني. تُرسل خطابات التوصية في بعض الحالات عبر البريد الإلكتروني إلى الجهة المعنية، بينما قد تحتاج لتحميلها عبر استمارة إلكترونية مع غيرها من بيانات التقديم الخاصة بك. اعرف قبلها بوقتٍ كافٍ شروط تقديم خطابا لتوصية وأطلع أستاذك على تلك المعلومات ليعرف كيف يُرسل الخطاب للجهة المعنية.

   • الاحتمالية الأغلب هي أن يُرسل الأستاذ خطاب التوصية مباشرة إلى الجهة المعنية دون أن يسمح لك بقراءاته، سواء كانت تلك رغبة أستاذك أو نظام البرنامج نفسه. في حالة كنت سترسل الخطاب بنفسك مع غيرها من ملفات التقديم، أخبر أستاذك بهذا الأمر بوضوح، ومن ثم يمكنه أن يضع الخطاب في ظرف مُغلق وإمضاءته فوق الظرف، ليثبت أنك لم تتمكن من فتح الخطاب ومعرفة محتواه.

طريقة 3

طريقة 3 من 3:

إرسال الطلب عبر البريد الإلكتروني

تنزيل المقال

1. 
   1
   اكتب عنوانًا احترافيًا لرسالتك يكشف بوضوح عن طلبك. يُفهم الجواب من عنوانه؛ يجب أن يعرف أستاذك الغرض من رسالتك بمجرد إلقاء نظرة على العنوان، ومن ثم يقدر على التجاوب معه وفتحه وقراءته والرد عليك، طالما أن كل التفاصيل المطلوبة واضحة.

   • مثال على عنوان الرسالة: "طلب لخطاب توصية للدراسات العليا"
2. 
   2
   أدرج طلبك للتوصية كتابة بوضوح في متن الرسالة. يحتاج الأستاذ لمعرفة غرضك من الرسالة بوضوح ودقة في متنها. لا تدرج الطلب في ملف مرفق منفصل، كي لا يضطر للتنقل بين أكثر من ملف وبرنامج إلكتروني وصولًا لغرضك، بل اذكر الطلب واضحًا في متن الرسالة.
3. 
   3
   أرفق بالرسالة قائمة بإنجازاتك الشخصية أو ملف سيرتك الذاتية. مهما كانت درجة المعرفة الوثيقة بينك وبين أستاذك، استوعب أنه يتعامل مع مئات، وربما آلاف، الطلاب، ومن ثم يحتاج إلى ما يساعده على تذكرك جيدًا قبل كتابة خطاب التوصية. أرسل له مع طلبك لكتابة التوصية قائمة بإنجازاتك الشخصية وسجلك المهني والتعليمي وخبراتك الدراسية المختلفة، ومن ثم يطلع على تلك المعلومات ويقدر على كتابة خطاب التوصية بدقة أكبر.

   • يمكنك إرفاق عينة من أعمالك ونسخة مبدئية من المقالات التي سترفقها في طلب التقدم للدراسة أو الوظيفة. يساعد ذلك الأستاذ على كتابة خطاب توصية متوافق مع الإطار الكلي لملف تقديمك للجهة المعنية.

   فكرة مفيدة: عمل قائمة مرقمة أو مرمزة يسهل على الأستاذ أن يقرأها.
4. 
   4
   أرفق ملفًا يحتوي على التواريخ المحددة وجهة إرسال خطاب التوصية. يحتاج الأستاذ إلى معرفة موعد تقديم خطاب التوصية بوضوح وكذلك الجهة التي سيرسل إليها الخطاب. لا تنس إدراج عنوان الإرسال في خطابك المكتوب ورقيًا أو أدرج رابطًا أو بريدًا إلكترونيًا في حالة المراسلات الإلكترونية.

   ملاحظة: في بعض الحالات يوجد صياغة محددة لكتابة خطاب التوصية المطلوب، تحددها الجهة المعنية، ومن ثم يجب أن تُرفق تلك التعليمات في رسالتك إلى أستاذك. يسهل ذلك على أستاذك كتابة الخطاب، ومن ثم يكون أكثر استعدادًا للتعاون، وتضمن بدورك أن يؤدي الخطاب المكتوب الغرض دون أي أخطاء غير مقصودة. مهمتك أن تراجع مثل هذه الأمور."

أفكار مفيدة

• قدم لأستاذك نسخة من ملف سيرتك المهنية كملف مرفق في رسالة البريد الإلكتروني. اذكر في طلبك أن سيرتك الذاتية مرفقة في البريد الإلكتروني ليطلع عليها الأستاذ حال الحاجة.
• في حال رغبت في تذكير الأستاذ بموعد إرسال خطاب التوصية للجهة المعنية، أرسل له رسالة شُكر مقدمًا قبل الموعد المحدد بأسبوع أو اثنين وفيها اذكر بصياغة متأدبة ورسمية موعد إرسال التوصية.
• اطلب خطاب التوصية وجهًا لوجه في حال كانت الفترة الزمنية المتاحة ضيقة للغاية، وإن اضطررت للطلب عبر البريد الإلكتروني، فاذكر في طلبك اعتذارًا عن ضيق الوقت واستيعابك لاحتمالية ألا يتمكن الأستاذ من تقديم المساعدة نظرًا لجدوله المشغول.
• إن أمكن، اطلب خطاب التوصية من أستاذك وجهًا لوجه، ما يحمل جانبي شخصي أقوى ويعد سلوكًا أكثر احترامًا.

تحذيرات

• كتابات خطابات التوصية ليست فرضًا على الأساتذة، ومن ثم طبيعي للغاية أن يفضل بعضهم عدم كتابتها إلا للطلاب المفضلين لهم والذين تجمعهم بهم معرفة قوية وإلمام بنقاط قوتهم وضعفهم.
• لا تطلب قراءة خطاب التوصية قبل إرساله للجهة المعنية، فهو طلب يتعدى حدود الأدب.
• يفضل العديد من الأساتذة أن تُطلب منهم خطابات التوصية في لقاءات وجهًا لوجه. انتبه جيدًا للأسلوب المفضل للأستاذ والتزم به.