Cara Meminta Surat Rekomendasi dari Dosen Melalui Email

Pernah merasakan sulitnya meminta surat rekomendasi dari dosen? Meski sering kali tidak mudah, meminta surat rekomendasi adalah langkah yang lazim, dan umumnya wajib, ditempuh oleh Anda yang ingin mendaftarkan diri untuk menempuh program pendidikan pascasarjana, mengikuti program magang, atau melamar pekerjaan di sebuah perusahaan. Jangan khawatir. Faktanya, sebagian besar dosen tidak akan keberatan memberikan rekomendasi jika Anda memintanya dari jauh-jauh hari. Namun, idealnya permintaan tersebut disampaikan secara tertulis, baik melalui surat biasa maupun surat elektronik yang umumnya akan terasa lebih mudah di era digital seperti sekarang ini.

Metode 1

Metode 1 dari 3:

Menulis Surel

Unduh PDF

1
Cantumkan nama dan gelarnya di salam pembuka surel. Buka surel dengan cara yang sama seperti ketika Anda menulis surat biasa. Jangan lupa menggunakan salam pembuka yang bernada profesional, seperti “Yth. (yang terhormat)” yang dilanjutkan dengan nama dosen Anda.^{[1]XTeliti sumber}
- Anda bisa menulis,”Yth. Dr. Hamilton.”
- Untuk mengetahui preferensi panggilannya, cobalah mengeceknya di silabus perkuliahan atau di situs pribadinya.
2
Perkenalkan diri dan ingatkan dosen mengenai identitas Anda. Tuliskan satu sampai dua kalimat yang mampu menyegarkan ingatannya mengenai nama Anda berikut kelasnya yang pernah Anda ikuti. Sampaikan pula berbagai pengalaman personal yang pernah Anda lalui dengannya.^{[2]XTeliti sumber}
- Anda bisa menulis, “Perkenalkan, nama saya Katie Williams, dan saya pernah mengikuti kelas penulisan fiksi yang Bapak/Ibu ajar pada semester pertengahan serta semester akhir.”
Kiat: Sampaikan informasi tersebut dengan singkat dan padat. Penjelasan yang lebih panjang terkait latar belakang dan berbagai pencapaian yang pernah diraih bisa Anda cantumkan di lampiran surel.
3
Jelaskan tujuan Anda. Pertama-tama, sampaikan bahwa Anda membutuhkan surat rekomendasi darinya. Kemudian, berikan informasi mendetail terkait program pendidikan, magang, atau pekerjaan yang ingin Anda lamar.^{[3]XTeliti sumber}
- Misalnya, Anda bisa menulis, “Saya ingin mendaftarkan diri untuk menempuh program pascasarjana dan berharap Bapak/Ibu bisa menyediakan surat rekomendasi sebagai salah satu persyaratan utama yang harus saya lampirkan.”
4
Jelaskan alasan Anda memilihnya sebagai pihak untuk menulis surat rekomendasi tersebut pada paragraf berikutnya. Jelaskan pengaruhnya terhadap hidup Anda, hal-hal yang berhasil Anda pelajari darinya, dan/atau alasan yang membuat Anda beranggapan bahwa surat yang ditulisnya akan terlihat lebih berbobot. Ingat, ini adalah cara yang sempurna untuk membuatnya merasa tersanjung sejak awal surat!^{[4]XTeliti sumber}
- Misalnya, Anda bisa menulis, “Kelas yang diajar oleh Bapak/Ibu sangat membantu saya untuk bertumbuh sebagai seorang penulis rintisan. Secara khusus, berkat bantuan Bapak/Ibu, cerita yang saya tulis telah diterima oleh penerbit. Saya sungguh-sungguh mensyukuri keberadaan Bapak/Ibu sebagai mentor yang andal dan imajinatif.”
5
Sampaikan harapan Anda pada paragraf berikutnya. Jelaskan bahwa Anda juga sudah melampirkan informasi terkait berbagai pencapaian terbaru, serta resume atau daftar riwayat hidup yang relevan. Sampaikan pula jenis informasi yang telah Anda cantumkan, seperti daftar kelas yang Anda ikuti, proyek yang Anda kerjakan, penghargaan yang berhasil Anda menangkan, pekerjaan yang telah Anda selesaikan, dan aktivitas yang pernah Anda ikuti.^{[5]XTeliti sumber}
- Anda bisa menulis, “Berikut ini saya lampirkan salinan resume dan daftar pencapaian terkini. Jika Bapak/Ibu ingin mendiskusikannya secara langsung, dengan senang hati saya bersedia melakukannya.”
6
Cantumkan tautan atau instruksi terkait cara menyerahkan surat rekomendasi. Jangan lupa menyediakan informasi mengenai tenggat penyerahan surat rekomendasi berikut alamat fisik atau alamat digital yang benar. Jika surat harus dikirimkan secara digital, cantumkan alamat surel atau tautan yang relevan.^{[6]XTeliti sumber}
- Misalnya, “Sebagai informasi, tenggat penyerahan surat rekomendasi jatuh pada tanggal 15 Januari 2019. Jika berkenan, surat rekomendasi tersebut bisa Bapak/Ibu kirimkan ke [email protected].”
7
Berterima kasihlah untuk kesediaan dosen mempertimbangkan keinginan Anda pada paragraf terakhir. Tegaskan bahwa Anda benar-benar menghargai waktu yang telah diluangkannya untuk membaca permintaan tersebut, serta untuk waktu yang akan dia luangkan untuk menulis surat rekomendasi yang diminta. Selain itu, ucapkan terima kasih pula untuk panduan dan ajaran yang selama ini telah diberikannya selaku dosen.^{[7]XTeliti sumber}
- Misalnya, “Terima kasih untuk segala hal yang sudah Bapak/Ibu ajarkan, dan terima kasih karena sudah membaca surat permintaan ini. Saya sangat menghargai waktu dan energi yang Bapak/Ibu luangkan untuk memandu saya dan mengharapkan kesediaan Bapak/Ibu untuk menuliskan surat rekomendasi untuk melengkapi aplikasi saya.”
8
Akhiri surat dengan menuliskan salam penutup yang diikuti oleh nama Anda. Pilih salam penutup yang bernada profesional, seperti “Hormat saya,” “Salam,” atau “Salam hormat.” Setelah itu, lompati satu baris kosong dan tuliskan nama lengkap Anda.^{[8]XTeliti sumber}
- Anda bisa menulis, “Hormat saya, Katie Williams.”
Iklan

Metode 2

Metode 2 dari 3:

Menentukan Waktu yang Tepat untuk Mengirimkan Surel

Unduh PDF

Sebaiknya, berikan waktu sebanyak mungkin kepada dosen untuk menulis surat rekomendasi, terutama karena sebagian besar dosen memiliki kesibukan yang sangat padat. Selain itu, Anda pun memerlukan waktu untuk mengulas materi aplikasi dan menyusun surat permintaan, bukan? Luangkan pula waktu sebanyak-banyaknya agar jika permintaan tersebut ditolak oleh dosen pertama, Anda masih memiliki waktu untuk mencari dosen yang lain.^{[9]XTeliti sumber}
Catatan: Ajukan permintaan tersebut kepada satu dosen saja, kecuali jika Anda membutuhkan lebih dari satu surat rekomendasi. Jangan membuang-buang waktu dosen jika Anda tidak benar-benar membutuhkan surat rekomendasi darinya.
2
Pilih dosen yang mampu memberikan rekomendasi positif untuk Anda. Untuk memperkuat isi surat rekomendasi, mintalah bantuan dosen yang benar-benar mengenal Anda untuk menulisnya. Selain itu, pastikan pula dosen yang dipilih juga memiliki pendapat yang positif mengenai kinerja dan karakteristik Anda. Jawab beberapa pertanyaan berikut untuk memilih dosen yang tepat:^{[10]XTeliti sumber}
- Apakah dia mengetahui namaku?
- Apakah dia benar-benar memahami kinerjaku?
- Apakah aku pernah mengikuti lebih dari satu kelas yang diajar olehnya?
- Apakah performa akademisku di kelasnya tergolong baik?
- Apakah dia pernah bekerja bersamaku di luar kelas?
- Apakah dia telah melihat perkembanganku sebagai seorang mahasiswa?
- Apakah aku sudah bersikap etis dan profesional di dalam kelasnya?
3
Cek tenggat penyerahan surat rekomendasi. Oleh karena informasi terkait tenggat penyerahan surat rekomendasi harus dicantumkan di dalam surel, jangan lupa mengeceknya sejak jauh-jauh hari. Ingat, yang harus dicek adalah tenggat penyerahan surat rekomendasi, bukan tenggat pengiriman aplikasi secara keseluruhan.^{[11]XTeliti sumber}
- Dalam beberapa kasus, tenggat keduanya akan jatuh pada waktu yang sama.
- Jika surat rekomendasi harus diunggah secara bersamaan dengan aplikasi Anda, cobalah menentukan tenggat penyelesaian surat rekomendasi lebih awal untuk memastikan tidak ada dokumen yang terlewat ketika tenggat penyerahan aplikasi tiba. Komunikasikan keinginan tersebut kepada dosen!
4
Berikan waktu sedikitnya 5-6 minggu bagi dosen untuk menyusun surat rekomendasi, jika memungkinkan. Ingat, sebagian besar waktunya sudah dihabiskan untuk mengajar, menilai tugas, dan mengakomodasi berbagai permintaan yang diberikan oleh mahasiswanya. Itulah mengapa, kemungkinan Anda untuk mendapatkan tanggapan yang positif akan meningkat jika permintaan disampaikan sejak jauh-jauh hari sebelum tenggatnya tiba.^{[12]XTeliti sumber}
- Oleh karena surat rekomendasi sebaiknya dibuat oleh dosen yang benar-benar mengenal Anda, sebaiknya pilih sosok yang mengajar Anda pada semester sebelumnya.
Kiat: Waktu terbaik untuk meminta bantuan dosen adalah menjelang akhir semester.
5
Baca kembali detail aplikasi untuk mengetahui cara mengirimkan surat rekomendasi yang diminta. Seharusnya, pihak yang berwenang akan memberikan informasi mengenai cara mengirimkan surat rekomendasi Anda, seperti melalui pos atau internet. Beberapa surat bisa dikirimkan melalui surel ke penanggung jawab program, tetapi ada pula surat yang harus diunggah secara bersamaan dengan aplikasi Anda. Pahami informasi tersebut dari jauh-jauh hari agar bisa Anda sampaikan kepada dosen.^{[13]XTeliti sumber}
- Umumnya, dosen akan langsung mengirimkan surat ke pihak yang berwenang tanpa meminta Anda untuk membacanya terlebih dahulu. Jika Andalah yang harus mengirimkan surat tersebut, sampaikan informasi tersebut dengan jelas di dalam surel. Kemungkinan besar, dosen akan memberikan surat rekomendasi dalam amplop yang sudah disegel dan dibubuhi tanda tangan di segelnya. Dengan demikian, Anda tidak mungkin bisa membuka dan/atau memodifikasi isinya.
Iklan

Metode 3

Metode 3 dari 3:

Mengirimkan Surel

Unduh PDF

1
Gunakan subjek surel yang lugas, jelas, dan terdengar profesional. Sedari awal, sampaikan keinginan Anda dengan jelas kepada dosen, yaitu dengan mencantumkan subjek surel yang bermakna eksplisit. Dengan demikian, dosen akan menyadari keseriusan permintaan Anda dan mengetahui garis besar isi surel bahkan sebelum membaca isinya.
- Misalnya, cantumkan subjek surel yang berbunyi, “Permintaan surat rekomendasi untuk mendaftar program pascasarjana.”
Dengan demikian, dosen pun dapat lebih mudah untuk membaca dan memahaminya. Jangan pernah mengirimkan permintaan dalam bentuk lampiran yang harus dibuka atau diunduh terlebih dahulu oleh dosen untuk membacanya.^{[14]XTeliti sumber}
3
Lampirkan daftar pencapaian yang pernah Anda lakukan, berikut resume atau daftar riwayat hidup Anda. Sebaik apa pun hubungan yang terjalin di antara Anda berdua, kemungkinan besar dia tidak akan mengingat segala hal tentang Anda, bukan? Oleh karena itu, bantu dia untuk membuat surat rekomendasi yang lebih baik dengan melampirkan daftar pencapaian, riwayat pekerjaan, dan latar belakang pendidikan Anda secara mendetail. Dengan demikian, dia mampu mengulasnya secara bersamaan dengan permintaan Anda.^{[15]XTeliti sumber}
- Jika perlu, Anda juga boleh melampirkan portofolio dan draf esai yang sudah dibuat. Keduanya dapat membantu dosen untuk menyusun surat rekomendasi yang lebih sesuai dengan tujuan program atau preferensi Anda.^{[16]XTeliti sumber}
Kiat: Cantumkan seluruh informasi tersebut dalam format bullet point agar lebih mudah dibaca dan dipahami oleh dosen.
Ingat, dosen akan lebih mudah mengirim surat rekomendasi jika mengetahui tenggat dan alamat penyerahan surat. Oleh karena itu, jangan lupa mencantumkan informasi tersebut di dalam surat permintaan Anda.^{[17]XTeliti sumber}
Catatan: Jika program yang ingin Anda ikuti memiliki format penulisan surat rekomendasi yang harus diikuti, lampirkan pula aturan tersebut. Pastikan prosesnya berlangsung semudah mungkin untuk dosen Anda!^{[18]XTeliti sumber}
Iklan

Tips

Lampirkan salinan resume atau daftar riwayat hidup Anda di surel tersebut. Kemudian, jelaskan bahwa lampiran tersebut bisa dimanfaatkan sebagai referensi olehnya.
Jika ingin mengingatkan dosen mengenai tenggat penyerahan surat rekomendasi, cobalah mengirimkan surel berisi ucapan terima kasih sekaligus informasi mengenai tenggat penyerahan surat rekomendasi, setidaknya satu sampai dua minggu sebelumnya.
Jika ingin meminta surat rekomendasi dalam waktu yang relatif singkat, sebaiknya temui dosen secara langsung. Jika benar-benar harus melakukannya melalui surel, tegaskan bahwa Anda tidak akan keberatan jika surat rekomendasi tersebut tidak bisa diberikan olehnya.
Jika memungkinkan, temui dosen secara langsung untuk meminta surat rekomendasi darinya. Metode ini sejatinya akan dianggap lebih sopan dan personal oleh sebagian besar dosen.

Peringatan

Ingat, dosen tidak berkewajiban untuk menulis surat rekomendasi bagi mahasiswanya. Sebagian besar dosen bahkan hanya bersedia memberikan surat rekomendasi untuk mahasiswa yang sudah dikenalnya dengan baik.
Jangan meminta dosen untuk mengirimkan surat rekomendasi agar bisa Anda baca sebelum dikirim. Tindakan tersebut akan dianggap tidak sopan olehnya!
Beberapa dosen mungkin lebih suka ditemui secara langsung alih-alih diajak berkomunikasi melalui surel. Oleh karena itu, jangan lupa mempertimbangkan preferensi komunikasi dosen Anda.