Cách để Tự học kế toán

Kế toán, ghi chép tỉ mỉ về các giao dịch tài chính, là quy trình vô cùng quan trọng, cần thiết cho sự thành công của mọi doanh nghiệp lớn và nhỏ. Trong lúc doanh nghiệp lớn thường có phòng kế toán quy mô với nhiều nhân viên (cũng như sử dụng dịch vụ của các công ty kiểm toán độc lập), doanh nghiệp nhỏ hơn có thể chỉ có một nhân viên kế toán. Trong công ty một thành viên, chủ doanh nghiệp có thể sẽ phải tự lo phần kế toán mà không dùng đến nhân viên nào khác. Dù đang muốn tự quản lý tài chính của mình hay hứng thú với việc ứng tuyển vào vị trí kế toán ở doanh nghiệp khác, việc học những kiến thức cơ bản về kế toán cũng đều là bước khởi đầu hữu ích dành cho bạn.

Phần 1

Phần 1 của 4:

Củng cố kỹ năng kế toán

Tải về bản PDF

1
Hiểu sự khác biệt giữa ghi sổ và kế toán. Ghi sổ và kế toán là hai thuật ngữ thường được dùng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, giữa chúng có sự khác biệt nhất định trong kỹ năng và trách nhiệm. Nhân viên ghi sổ thường ghi lại giao dịch bán và ghi nhận trực tiếp vào sổ sách tài chính. Công việc hàng ngày của họ đảm bảo mọi khoản thu vào và chi ra của doanh nghiệp đều được ghi nhận. Còn với kế toán viên, họ tạo, phân tích báo cáo tài chính và còn có thể kiểm toán sổ sách của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các báo cáo.
- Nhân viên ghi sổ và kế toán viên có thể phối hợp làm việc, đem lại mức dịch vụ cao nhất cho doanh nghiệp.
- Trong nhiều trường hợp, sự khác biệt giữa hai chức danh này được chính thức hóa từ bằng cấp, chứng chỉ hay tổ chức ngành.^{[1]XNguồn nghiên cứu}
Làm quen với việc tạo bảng tính. Microsoft Excel hay những chương trình bảng tính khác là vô giá với kế toán viên: chúng giúp bạn theo dõi số liệu theo biểu đồ và thực hiện các tính toán nhằm tạo bảng tính tài chính. Kể cả khi đã nắm được những kiến thức cơ bản, bạn vẫn có thể cải thiện và học thêm kỹ năng trung cấp và nâng cao dành cho việc tạo bảng tính, biểu đồ và đồ thị.
3
Đọc sách kế toán. Bạn có thể ghé thăm thư viện trong vùng để tìm sách về kế toán hoặc mua sách từ nhà sách yêu thích của bạn. Hãy tìm sách giới thiệu về kế toán được viết bởi những tác giả có kinh nghiệm trong ngành, chẳng hạn như những quyển sách cung cấp thông tin đã được nghiên cứu.
- Introduction to Accounting của Pru Marriott, JR Edwards, và Howard J Mellett là giáo trình đại cương được sử dụng rộng rãi và được xem là sách vỡ lòng xuất sắc cho ngành kế toán nói riêng và tất cả các ngành học nói chung. ^{[2]XNguồn nghiên cứu}
- College Accounting: A Career Approach của Cathy J. Scott là giáo trình đại học được sử dụng rộng rãi cho các khóa kế toán và quản lý tài chính. Bạn cũng có thể chọn mua kèm CD-ROM phần mềm Quickbooks Accounting: đó có thể là tài sản vô giá đối với những kế toán viên nhiệt huyết.
- Financial Statements: A Step-by-Step Guide to Understanding and Creating Financial Reports của Thomas R. Ittelson là sách giới thiệu về báo cáo tài chính bán chạy nhất và đó có thể là bước khởi đầu hoàn hảo để bạn bước chân vào lĩnh vực kế toán.
Bạn có thể tìm khóa học kế toán ở trường đại học cộng đồng trong vùng hoặc tham gia những khóa học trực tuyến miễn phí về kế toán. Hãy thử vào những trang như Coursera hay bất kỳ diễn đàn giáo dục trực tuyến nào khác và tìm các khóa học miễn phí do những chuyên gia ưu tú trong lĩnh vực kế toán giảng dạy.
Quảng cáo

Phần 2

Phần 2 của 4:

Thực hành nghiệp vụ kế toán cơ bản

Tải về bản PDF

Kế toán viên thực hiện từ hai bút toán trở lên cho mỗi giao dịch được ghi nhận bởi doanh nghiệp. Có thể hiểu đó là sự gia tăng ở một hay nhiều tài khoản và sự giảm sút tương ứng ở một hay nhiều tài khoản khác. Chẳng hạn như, khi doanh nghiệp nhận được thanh toán cho một giao dịch bán chịu trước đó, tài khoản tiền mặt sẽ tăng và tài khoản nợ phải thu (tiền khách hàng, những người mua hàng nhưng chưa phải trả tiền còn nợ doanh nghiệp) sẽ giảm. Giá trị tăng và giảm ở những hạch toán này là như nhau (và bằng giá trị của đơn hàng). ^{[3]XNguồn nghiên cứu}
2
Tập ghi nợ và có. Ghi sổ kép được thực hiện thông qua việc ghi nợ và ghi có. Việc ghi nợ và có thể hiện sự tăng hay giảm ở những tài khoản nhất định khi một giao dịch được thực hiện. Khi nhớ được hai điểm dưới đây, bạn sẽ nhận thấy việc ghi có và ghi nợ là có liên quan đến nhau:
- Nợ là bút toán được ghi vào phía bên trái của tài khoản chữ T và có là bút toán được ghi vào phía bên phải. Ở đây, chúng ta đang nói đến sổ nhật ký tài khoản chữ T chuẩn được dùng để ghi nhận biến động ở hai bên của phần thẳng đứng của chữ "T".
- Tài sản=Nợ + Vốn chủ sở hữu. Đây là phương trình kế toán, là phương trình quan trọng hơn hết thảy. Hãy thuộc nằm lòng phương trình này. Nó sẽ là kim chỉ nam cho các bút toán ghi nợ và có. Với vế bên trái của "=", các khoản nợ làm tăng giá trị tài khoản và các khoản ghi có sẽ làm giảm nó. Với phía bên phải, các khoản ghi nợ làm giảm giá trị tài khoản và các khoản ghi có làm tăng giá trị của nó.
- Nghĩ là khi ghi nợ ở các tài khoản tài sản, chẳng hạn như tài khoản tiền mặt, tài khoản đó sẽ tăng. Tuy nhiên, khi ghi nợ với những tài khoản nợ, chẳng như tài khoản nợ phải trả, những tài khoản này sẽ giảm.^{[4]XNguồn nghiên cứu}
- Hãy tập cách ghi nhận những giao dịch thường gặp, chẳng hạn như giao dịch thanh toán hóa đơn tiền điện hay nhận được thanh toán bằng tiền mặt của khách hàng.
Sổ cái là nơi ghi nhận bút toán ghi sổ kép. Từng bút toán (bao gồm nhiều định khoản nợ và có trong cùng một giao dịch) được thực hiện ở tài khoản thích hợp trong sổ cái. Chẳng hạn như với việc thanh toán hóa đơn bằng tiền mặt, một định khoản sẽ được thực hiện ở tài khoản tiền mặt và một định khoản độc lập khác sẽ được thực hiện ở tài khoản chi phí dồn tích. Dù mọi chuyện sẽ trở nên cực kỳ đơn giản với phần mềm kế toán nhưng việc ghi nhận thủ công cũng không quá phức tạp.^{[5]XNguồn nghiên cứu}
Giao dịch ngay là loại giao dịch xuất hiện khi khách hàng mua một hộp kẹo từ cửa hàng, bạn nhận thanh toán ngay tại chỗ và giao kẹo cho họ ngay lúc đó. Các khoản dồn tích tính đến những yếu tố như mua nợ, hóa đơn và lập hóa đơn thay vì thanh toán trực tiếp ngay tại thời điểm giao dịch. Đồng thời, chúng còn tính đến tài sản vô hình như danh tiếng.^{[6]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Phần 3

Phần 3 của 4:

Học về báo cáo tài chính

Tải về bản PDF

1
Nắm được cách lập báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính phản ánh sức khỏe tài chính hiện tại của doanh nghiệp và hoạt động tài chính của nó trong kỳ kế toán gần nhất. Báo cáo tài chính được lập từ những thông tin có trong sổ cái kế toán. Vào cuối kỳ kế toán, từng tài khoản sẽ được cộng dồn, hình thành nên bảng cân đối thử. Tổng nợ và có của tất cả các tài khoản phải bằng nhau. Nếu không phải vậy, kế toán viên buộc phải kiểm tra lại bảng cân đối của từng tài khoản và điều chỉnh hoặc sửa lỗi khi cần thiết.
- Khi các tài khoản đã được điều chỉnh và chính xác, kế toán viên có thể nhập tóm lược thông tin có trong những tài khoản đó vào báo cáo tài chính.^{[7]XNguồn nghiên cứu}
2
Học cách lập báo cáo tài chính. Báo cáo kết quả kinh doanh là thành phần cơ bản nhất của kế toán. Nó ghi lại biên lợi nhuận của công ty trong một khoảng thời gian xác định, có thể là một tuần cho đến một năm. Báo cáo kết quả kinh doanh được quyết định bởi hai yếu tố: doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.^{[8]XNguồn nghiên cứu}
- Doanh thu là dòng tiền vào theo thời gian mà doanh nghiệp thu được từ việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Tuy nhiên, ở đây, tiền không nhất thiết phải được trả ngay trong kỳ kế toán đó. Doanh thu có thể bao gồm cả giao dịch thanh toán ngay và các khoản dồn tích. Khi các khoản dồn tích được đưa vào báo cáo kết quả kinh doanh, doanh thu của tuần hoặc tháng đó sẽ ghi nhận hóa đơn được gửi ra trong giai đoạn đó, kể cả khi tiền chưa được thu về cho đến kỳ báo cáo tiếp theo. Do đó, mục đích của báo cáo kết quả kinh doanh là cho thấy doanh nghiệp sinh lời thế nào trong giai đoạn được ghi nhận chứ không hẳn là số tiền mà doanh nghiệp thu về trong thời gian đó.^{[9]XNguồn nghiên cứu}
- Chi phí là toàn bộ số tiền mà công ty sử dụng, dù là chi phí nguyên vật liệu hay nhân công. Cũng như doanh thu, chi phí được báo cáo trong kỳ phát sinh chứ không hẳn là tại thời điểm chi trả thực sự của công ty. ^{[10]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc phù hợp của kế toán đòi hỏi doanh nghiệp phải ghi nhận doanh thu và chi phí phù hợp với nhau khi có thể nhằm xác định khả năng sinh lời thật sự của doanh nghiệp trong quãng thời gian cho trước. Khi kinh doanh sinh lời, gần như chúng ta sẽ thu được một mối quan hệ nguyên nhân – kết quả mà ở đó, doanh số tăng sẽ làm tăng doanh thu cũng như chi phí hoạt động kinh doanh tương ứng: nhu cầu mua hàng cho cửa hàng và tiền hoa hồng bán hàng, nếu có, sẽ đều tăng.^{[11]XNguồn nghiên cứu}
3
Lập bảng cân đối kế toán. Trong lúc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đưa ra các thông số về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian, bảng cân đối kế toán lại tựa như bức tranh chụp lại toàn cảnh doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. ^{[12]XNguồn tin đáng tin cậyU.S. Small Business AdministrationĐi tới nguồn} Bảng cân đối kế toán có ba thành phần quan trọng, đó là: tài sản, nợ của doanh nghiệp và vốn chủ sử hữu tại một thời điểm nhất định.^{[13]XNguồn nghiên cứu} Bạn có thể hình dung nó như một phương trình cân bằng với một vế là tài sản của công ty, vế còn lại là tổng nợ và vốn chủ sở hữu. Hay nói cách khác, những gì mà bạn có luôn bao gồm của những gì thuộc quyền sở hữu của bạn và những gì hiện thời đang được để ở chỗ bạn.^{[14]XNguồn tin đáng tin cậyU.S. Small Business AdministrationĐi tới nguồn}
- Tài sản là toàn bộ những thứ mà công ty nắm quyền sở hữu. Có thể xem nó như toàn bộ mọi nguồn lực mà công ty có quyền định đoạt, chẳng hạn như phương tiện, tiền mặt, nguồn hàng và thiết bị mà công ty đó sở hữu tại thời điểm cho trước.^{[15]XNguồn nghiên cứu} Tài sản có thể hữu hình (như nhà máy, thiết bị) hoặc vô hình (bằng sáng chế, thương hiệu, danh tiếng).
- Nợ là mọi khoản mà doanh nghiệp còn đang nợ tại thời điểm lập bảng cân đối. Nợ có thể bao gồm các khoản nợ buộc phải trả, các khoản mua chịu hàng hóa hay lương cho nhân viên chưa được thanh toán.^{[16]XNguồn nghiên cứu}
- Vốn là hiệu giữa tài sản và nợ. Đôi khi, vốn chủ sở hữu được xem như là "giá trị sổ sách" của một công ty hay doanh nghiệp.^{[17]XNguồn nghiên cứu} Nếu đó là một tập đoàn lớn, vốn có thể thuộc về các cổ đông. Khi công ty thuộc về một cá nhân, ta có vốn chủ sở hữu.^{[18]XNguồn nghiên cứu}
Về cơ bản, báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện rõ cách thức tiền được tạo và sử dụng bởi doanh nghiệp cũng như hoạt động đầu tư và tài chính của họ qua một thời kỳ nhất định. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ gần như được rút ra từ bảng cân đối kế toán và báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh cùng kỳ.^{[19]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Phần 4

Phần 4 của 4:

Học nguyên tắc kế toán

Tải về bản PDF

1
Tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận (GAAP). Những nguyên tắc cơ bản này định hướng thực tiễn kế toán dựa trên bộ nguyên tắc và giả định được thiết kế nhằm đảm bảo tính minh bạch và toàn vẹn của mọi giao dịch.
- Giả định thực thể kinh tế: kế toán viên làm việc cho một công ty tư nhân (công ty thuộc sở hữu của một cá nhân) phải có sổ cái riêng dành cho giao dịch của doanh nghiệp và không bao gồm trong đó chi phí hay giao dịch cá nhân của chủ sở hữu.^{[20]XNguồn nghiên cứu}
- Giả định đơn vị tiền tệ là thỏa thuận mà theo đó hoạt động kinh tế, ít nhất là ở Mỹ, sẽ được đo lường bằng Đô la Mỹ và do đó, chỉ hoạt động có thể chuyển đổi sang Đô Mỹ mới được ghi nhận.^{[21]XNguồn nghiên cứu}
- Giả định khoảng thời gian là thỏa thuận mà theo đó, mọi giao dịch kinh tế đều được thể hiện theo những khoảng thời gian nhất định và những khoảng thời gian này sẽ được ghi nhận một cách chính xác. Chúng thường tương đối ngắn: Ít nhất doanh nghiệp cũng cần có báo cáo năm. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, báo cáo thường được lập hàng tuần. Báo cáo cũng phải nêu rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của khoảng thời gian mà nó ghi nhận. Hay nói cách khác, chỉ đề cập đến ngày của báo cáo là chưa đủ: kế toán viên phải làm rõ báo cáo được lập dành cho một tuần, một tháng một quý hay một năm kinh tế.^{[22]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc chi phí đề cập đến số tiền đã chi tại thời điểm của một giao dịch nào đó, chưa tính đến lạm phát.^{[23]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc thông tin đầy đủ đòi hỏi kế toán viên phải công khai thông tin tài chính có liên quan với mọi bên quan tâm, đặc biệt là nhà đầu tư và chủ nợ. Thông tin này phải được công khai trong phần nội dung hoặc phần thuyết minh ở cuối báo cáo tài chính.^{[24]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc hoạt động liên tục giả định rằng công ty sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai đủ gần và đòi hỏi kế toán viên phải công khai mọi thông tin liên quan đến tương lai không khả quan hay thất bại không thể tránh khỏi của công ty. Hay nói cách khác, nếu tin rằng công ty sẽ phá sản trong tương lai đủ gần, kế toán viên có nghĩa vụ phải công khai thông tin đó với nhà đầu tư và bất kỳ bên nào khác quan tâm đến vấn đề đó.^{[25]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc tương xứng yêu cầu chi phí phải phù hợp với doanh thu trong mọi báo cáo tài chính.^{[26]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc ghi nhận doanh thu là thỏa thuận theo đó doanh thu sẽ được ghi nhận tại thời điểm giao dịch hoàn tất chứ không phải là lúc tiền thật sự được trả cho doanh nghiệp.^{[27]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc trọng yếu là chỉ dẫn mà theo đó, dựa trên phán đoán chuyên môn, kế toán viên có thể đánh giá một lượng nhất định là đáng kể để báo cáo hay không. Tuy nhiên, nguyên tắc này không có nghĩa là kế toán viên có thể báo cáo sai. Thay vào đó, nó đề cập đến quyết định của kế toán viên, chẳng hạn như làm tròn số, trong các giao dịch tài chính.^{[28]XNguồn nghiên cứu}
- Nguyên tắc thận trọng cho biết kế toán viên có thể báo cáo các khoản lỗ tiềm năng của một doanh nghiệp (thực ra, báo cáo những khoản lỗ này là nghĩa vụ của kế toán viên) nhưng không thể báo cáo các khoản thu tiềm năng như khoảng thu thực tế. Từ đó, không để nhà đầu tư có cái nhìn thiếu chính xác về tình hình tài chính của công ty.^{[29]XNguồn nghiên cứu}
FASB đã đưa ra các nguyên tắc và tiêu chuẩn mở rộng nhằm đảm bảo rằng các bên quan tâm có được thông tin chính xác, đáng tin cậy, kế toán viên có đạo đức nghề nghiệp và lập báo cáo một cách trung thực. Bạn có thể tham khảo bố cục chi tiết khung khái niệm của FASB tại website của họ.
3
Tuân thủ những thông lệ được chấp nhận rộng rãi trong ngành. Đó là những kỳ vọng giữa kế toán với kế toán, góp phần định hướng ngành. Chúng bao gồm:
- Nguyên tắc xác thực, có thể kiểm chứng và khách quan đòi hỏi những thông số được báo cáo của kế toán viên này sẽ nhận được sự đồng tình của những kế toán viên khác. Nó không chỉ liên quan đến phẩm cách chuyên môn của người kế toán mà còn nhằm đảm bảo rằng mọi giao dịch trong tương lai đều sẽ công bằng và trung thực.^{[30]XNguồn nghiên cứu}
- Tính nhất quán đòi hỏi kế toán viên phải nhất quán trong việc áp dụng các thông lệ và thủ tục lập báo cáo tài chính. Chẳng hạn như, khi có sự thay đổi trong giả định luồng chi phí của doanh nghiệp, người kế toán của doanh nghiệp đó có nghĩa vụ phải báo cáo sự thay đổi này.^{[31]XNguồn nghiên cứu}
- Khả năng so sánh đòi hỏi người kế toán phải tuân thủ những những chuẩn mực nhất định, chẳng hạn như GAAP, để có thể dễ dàng so sánh báo cáo tài chính giữa các công ty.^{[32]XNguồn nghiên cứu}
Quảng cáo

Lời khuyên

Để trở thành kế toán viên hành nghề được cấp phép (CPA), bạn cần có bằng cử nhân kế toán và các ngành liên quan đến kinh tế cũng như vượt qua bài thi CPA và bài thi Đạo đức Nghề nghiệp.^{[33]XNguồn nghiên cứu}