วิกิฮาวเป็น "wiki" ซึ่งหมายความว่าบทความหลายๆ บทความของเรานั้นเป็นการร่วมมือกันเขียนของผู้เขียนหลายคน ในการเขียนบทความชิ้นนี้ ผู้คน 10 คน ซึ่งบางคนไม่ขอเปิดเผยตัว ได้ร่วมกันเขียนและปรับปรุงเนื้อหาของบทความอย่างต่อเนื่อง
บทความนี้ถูกเข้าชม 8,923 ครั้ง
ถ้ามีรายการแบบขยายลงมาได้ (drop-down list) ใน spreadsheet ของ Microsoft Excel ก็จะป้อนข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แต่อาจมีข้อจำกัดเรื่องการป้อนข้อมูลบ้าง ว่าใช้ได้เฉพาะบางชุดข้อมูล บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้าง drop-down list ใน Excel 2013 หรือเก่ากว่าให้คุณเอง
ขั้นตอน
- เปิดไฟล์ Excel ที่จะสร้าง drop-down list.
- ไปที่ sheet ว่างหรือ sheet ใหม่ของไฟล์ Excel นั้น.
- พิมพ์รายการข้อมูลที่อยากแสดงใน drop-down list. แต่ละข้อมูลต้องอยู่ในเซลล์ของตัวเอง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดต้องอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น ถ้าจะสร้างเมนูแบบ drop-down ที่มีรายชื่อชนิดกีฬา ก็ให้พิมพ์ "เบสบอล" ในเซลล์ A1, "บาสเกตบอล" ในเซลล์ A2, "ฟุตบอล" ในเซลล์ A3 แบบนี้ไปเรื่อยๆ
- เลือกทุกเซลล์ที่มีข้อมูล drop-down ที่เพิ่งพิมพ์ไป.
- คลิก Insert Menu. เลือก Name แล้วเลือก Define
- ตั้งชื่อข้อมูล drop-down ในช่อง "Name" แล้วคลิก "OK". ชื่อนี้เอาไว้ใช้อ้างอิงเท่านั้น จะไม่ขึ้นใน spreadsheet ของ Excel
- คลิกเซลล์ใน spreadsheet ที่จะสร้าง drop-down list.
- คลิกปุ่ม "Data" แล้วเลือก "Data Validation". เมนู Data Validation จะโผล่มาในหน้าจอ
- คลิก tab "Settings" แล้วเลือก "List" จากในเมนู "Allow".
- ไปที่ช่อง "Source" แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อ drop-down list. เช่น ถ้าตั้งชื่อ drop-down list ว่า "Sports" หรือกีฬา ก็พิมพ์ "=Sports" ไป
- ติ๊กถูกข้าง "In-cell dropdown".
- ติ๊กถูกข้าง "Ignore blank" เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไม่ต้องเลือกอะไรใน drop-down list ก็ได้.
- คลิก tab ชื่อ "Error Alert".
- ติ๊กถูกข้าง "Show error alert after invalid data is entered". เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลนอกเหนือจากใน drop-down list แต่ถ้าอยากให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเข้า drop-down list เองได้ ก็ไม่ต้องติ๊กช่องนี้
- คลิก "OK". เท่านี้ drop-down list ของคุณก็จะโผล่มาใน spreadsheetโฆษณา
- เปิดไฟล์ Excel ที่จะสร้าง drop-down list.
- คลิก sheet ว่างหรือ sheet ใหม่ของไฟล์ Excel นั้น.
- พิมพ์รายการข้อมูลที่อยากแสดงใน drop-down list. แต่ละข้อมูลต้องอยู่ในเซลล์ของตัวเอง ซึ่งข้อมูลทั้งหมดต้องอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น ถ้าจะสร้างเมนูแบบ drop-down ที่มีรายชื่อผลไม้ต่างๆ ก็ให้พิมพ์ "แอปเปิ้ล" ในเซลล์ A1, "กล้วย" ในเซลล์ A2, "บลูเบอร์รี่" ในเซลล์ A3 แบบนี้ไปเรื่อยๆ
- เลือกทุกเซลล์ที่มีข้อมูล drop-down ที่เพิ่งพิมพ์ไป.
- คลิกช่อง "Name" ใน toolbar ของ Excel ทางซ้ายของแถบใส่สูตร.
- พิมพ์ชื่อที่บอกรายละเอียดของข้อมูล drop-down ในช่อง "Name" แล้วกด "Enter". ชื่อนี้เอาไว้ใช้อ้างอิงเท่านั้น จะไม่ขึ้นใน spreadsheet ของ Excel
- คลิกเซลล์ในไฟล์ Excel ที่อยากให้ drop-down list ขึ้น.
- คลิก tab "Data" ใน spreadsheet แล้วเลือก "Data Validation" จากในกลุ่ม "Data Tools". dialog box ชื่อ Data Validation จะโผล่มาในหน้าจอ
- คลิก tab "Settings" ในหน้าต่าง Data Validation.
- เลือก "List" จากในช่อง "Allow" ที่ขยายลงมา.
- ไปที่ช่อง "Source" แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ตามด้วยชื่อ drop-down list. เช่น ถ้าตั้งชื่อ drop-down list ว่า "Fruits" หรือผลไม้ ก็ต้องพิมพ์ "=Fruits"
- ติ๊กถูกข้างช่อง "In-cell dropdown".
- ติ๊กถูกข้างช่อง "Ignore blank" เพื่ออนุญาตให้ผู้ใช้ไม่ต้องเลือกอะไรใน drop-down list ก็ได้ เวลาใช้ spreadsheet.
- คลิก tab "Error Alert".
- ติ๊กถูกข้างช่อง "Show error alert after invalid data is entered". เป็นตัวเลือกป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลนอกเหนือจากใน drop-down list แต่ถ้ายอมให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลเข้ามาใน drop-down list ได้ ก็ไม่ต้องติ๊กช่องนี้
- เลือก "OK". เท่านี้ drop-down list ก็จะโผล่มาใน spreadsheet ของคุณโฆษณา
เคล็ดลับ
- พอสร้าง drop-down list เสร็จแล้ว ให้ตรวจทานว่ามีครบทุกข้อมูลที่ป้อนไป บางทีก็ต้องขยายเซลล์ก่อน ถึงจะเห็นครบทุกข้อมูล
- เวลาพิมพ์ข้อมูลที่จะใส่ใน drop-down list ให้พิมพ์เรียงลำดับตามที่อยากให้เป็น เช่น พิมพ์โดยเรียงลำดับข้อมูลตามตัวอักษร ผู้ใช้จะได้หาข้อมูลหรือค่าที่ต้องการได้ง่าย
คำเตือน
- คุณเข้าเมนู "Data Validation" ไม่ได้ ถ้า worksheet มีการป้องกันการแก้ไข เป็นแบบแชร์ หรือพ่วงอยู่กับเว็บ "SharePoint" ถ้า spreadsheet ของคุณเป็นแบบที่ว่า ก็ต้องทำให้แก้ไขได้ เลิกแชร์ หรือเลิกพ่วงกับเว็บ SharePoint ก่อน แล้วค่อยลองเข้า Data Validation อีกรอบ
บทความนี้เป็นประโยชน์กับคุณไหม
⚠️ Disclaimer:
Content from Wiki How ไท language website. Text is available under the Creative Commons Attribution-Share Alike License; additional terms may apply.
Wiki How does not encourage the violation of any laws, and cannot be responsible for any violations of such laws, should you link to this domain, or use, reproduce, or republish the information contained herein.
- - A few of these subjects are frequently censored by educational, governmental, corporate, parental and other filtering schemes.
- - Some articles may contain names, images, artworks or descriptions of events that some cultures restrict access to
- - Please note: Wiki How does not give you opinion about the law, or advice about medical. If you need specific advice (for example, medical, legal, financial or risk management), please seek a professional who is licensed or knowledgeable in that area.
- - Readers should not judge the importance of topics based on their coverage on Wiki How, nor think a topic is important just because it is the subject of a Wiki article.