Comment envoyer un fax

Vous avez peut-être besoin de savoir comment vous y prendre pour envoyer un fax, soit parce que vous êtes trop jeune pour avoir déjà entendu parler de cette méthode, soit parce que vous avez simplement oublié la marche à suivre. Sachez qu'il existe un certain nombre de variantes selon les télécopieurs et que vous devriez donc consulter le manuel d'utilisation du vôtre si vous l'avez sous la main. Pour la plupart des télécopieurs, vous aurez besoin d'insérer une lettre d'accompagnement, de composer le numéro du fax, puis de procéder à l'envoi.

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Avant d'envoyer le fax

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Créez la lettre d'accompagnement. Les télécopieurs sont souvent partagés par plusieurs bureaux ou par plusieurs personnes dans un bureau. Comme n'importe qui peut accéder à un fax envoyé dans un télécopieur, il vaut mieux y inclure une lettre d'accompagnement. Ainsi, vous serez sûr que votre fax atteindra le bon destinataire.
- La lettre d'accompagnement comporte le nom du destinataire, le contenu du fax et le nombre de pages contenues dans celui-ci. Elle devrait également comporter les coordonnées de l'expéditeur, telles que son nom et son numéro de fax. Le destinataire saura ainsi de qui vient le fax et pourra y répondre si nécessaire.
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Composez le numéro de télécopieur. Vous aurez ensuite besoin de composer le numéro du télécopieur, de la même façon que l'on procède sur un téléphone. Sur la plupart des nouveaux télécopieurs, l'indicatif du pays n'est pas nécessaire pour composer un numéro local, mais reste nécessaire pour les appels longue distance. Certains télécopieurs nécessitent cet indicatif, et ce quelle que soit la région d'expédition. Renseignez-vous sur les caractéristiques de votre machine.
- Il est parfois nécessaire de composer l'indicatif du pays avant les numéros locaux, mais seulement quand cet indicatif est requis. Pour les numéros longue distance, il est presque toujours nécessaire.
- Vous risquez de devoir souvent composer le 9 avant les numéros longue distance. Vérifiez les spécificités de votre télécopieur.
- Assurez-vous que vous utilisez bien le numéro de télécopieur et non le numéro de téléphone de la personne que vous essayez de contacter. Les numéros sont souvent écrits les uns près des autres sur les cartes de visite et il est facile de se tromper en regardant le mauvais numéro.
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Déterminez la méthode de chargement. Lorsque vous placez les documents à faxer dans la machine, vous avez besoin de les mettre dans le bon sens. Le document sera numérisé, donc si celui-ci fait face au mauvais endroit, c'est le verso qui sera numérisé et vous allez envoyer un fax vierge. Vérifiez que le document est correctement orienté avant de l'envoyer par fax.
- Tous les télécopieurs ne se chargent pas de la même manière. Heureusement, tous les télécopieurs possèdent des marques indiquant la direction dans laquelle placer les documents. Quelque part à côté de l'endroit où vous chargez le papier, recherchez le symbole d'une feuille de papier avec un coin plié. Sur ce symbole, vous verrez qu'un côté du papier a des lignes et que l'autre côté est vierge.
  - Si les lignes sont sur le côté où le coin est replié, cela signifie que les feuilles doivent être introduites dans le télécopieur avec le côté vierge face à vous.
  - Si le coin replié est blanc, cela signifie que les documents que vous introduisez dans le télécopieur doivent avoir le côté imprimé face à vous.
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Faxez le bon type de documents. Les télécopieurs fonctionnent mieux avec du papier de taille standard. L'envoi de quelque chose dans un format non standard pourrait ne pas fonctionner, votre télécopieur risque de s'embouteiller ou de s'endommager. Si vous avez besoin d'envoyer un document dont la taille n'est pas standard, comme un ticket de caisse, faites d'abord une photocopie de l'article et envoyez par fax cette photocopie.
- La taille de papier qui convient à la plupart des télécopieurs est A4 ou format américain, comme avec les imprimantes.
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Partie 2

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Envoyer le fax

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Utilisez votre télécopieur afin d'envoyer le fax. Une fois que vous avez effectué toutes les étapes ci-dessus, vous êtes prêt à envoyer votre fax. Le document est correctement inséré, vous avez composé le numéro du destinataire, vous êtes maintenant prêt à presser le bouton « Envoyer ». Ce bouton est généralement large et bien indiqué. C'est terminé ! Vous avez envoyé votre fax !
- Vous remarquerez qu'une fois que vous avez pressé la touche « Envoyer », le télécopieur émet une série de bips et de vrombissements. Ces sons correspondent à la communication entre plusieurs télécopieurs. Au bout de quelques minutes, lorsque l'envoi du fax sera réussi, vous entendrez un long bip bien clair. Lorsqu'il y a un problème lors de l'envoi d'un fax, on entend généralement un horrible son très fort. Si vous entendez ce dernier, vous devriez vérifier le télécopieur afin d'évaluer le problème.
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Utilisez Internet pour envoyer votre fax. Il est également possible d'utiliser Internet afin d'envoyer des documents sur un télécopieur. Il existe un certain nombre de services pour cela, la plupart d'entre eux étant payants. Cependant, ils pourraient constituer de sages investissements si vous n'envoyez pas souvent de fax et que vous ne souhaitez pas acheter de télécopieur ni utiliser des services comme FedEx.
- PamFax est un excellent service de fax pour Skype. Ce programme nécessite cependant une légère participation financière.
- HelloFax est un service intégrant bien Google Drive et qui vous permet de faxer facilement des documents Google. Il propose un certain nombre de fax gratuits, puis vous charge d'un montant pour les suivants.
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Envoyez un fax par message électronique. En fonction du numéro auquel vous envoyez le fax, il peut être possible d'envoyer simplement le document par message électronique vers le télécopieur, sans frais de service. Vous devriez cependant savoir que cette méthode se limite à certains numéros de fax et ne permet d'envoyer que des informations limitées.
- Vous pouvez vérifier si le numéro du fax est intégré en vous renseignant sur le net ^{[1]XSource de recherche}.
- Utilisez cette formule afin de créer l'adresse à laquelle vous allez envoyer le message : « [email protected] ».
- Retirez les guillemets, changez le numéro par le numéro du télécopieur (en incluant l'indicatif du pays, ainsi que les nom et prénom de la personne à qui vous faites l'envoi).
- Remarquez que seul le texte présent dans le cadre de texte apparaitra sur le fax. Vous ne pouvez pas joindre de fichier PDF ou d'autres documents par cette méthode.
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Conseils

Entrez toujours le numéro en entier, en incluant l'indicatif du pays pour les envois sur une longue distance.
La plupart des télécopieurs possèdent des instructions. Vous pourriez également vous faire expliquer la procédure par une personne qui a déjà l'expérience de l'utilisation du fax.

Avertissements

Si vous envoyez des informations confidentielles, soyez conscient que n'importe qui est susceptible de lire un fax qui est imprimé. Vérifiez deux fois le numéro avant de procéder à l'envoi et assurez-vous que votre destinataire attend bien votre fax.