Como Inventariar e Gerenciar o Estoque de Materiais de uma Empresa

Materiais de escritório podem sair bem caros. Sendo assim, é muito importante fazer o inventário de todo o estoque para ter um bom controle sobre tudo o que a empresa possui. Se você nunca fez nada parecido, não se preocupe: os passos deste artigo vão facilitar a sua vida! Comece seguindo passos básicos e gerais e, conforme se acostuma, passe às partes mais específicas.

1

Designe um funcionário como gerente de estoque da empresa.

Baixe em PDF

É muito mais simples fazer o inventário quando um único funcionário é responsável pelo processo. Essa pessoa deve organizar, monitorar e atualizar o estoque todos os dias. É a ela que os outros vão recorrer caso tenham dúvidas sobre os materiais.^{[1]XFonte de pesquisa}
- Como muitos materiais de escritório são caros, o gerente de estoque também deve limitar o acesso a eles.
Publicidade

2

Guarde os materiais de escritório em um único lugar.

Baixe em PDF

Designe uma área específica como depósito dos materiais de escritório. A empresa provavelmente já tem um espaço definido como estoque, mas escolha um se não for o caso. A vida de todo mundo vai ficar mais fácil com essa organização.^{[2]XFonte de pesquisa}
- Use uma prateleira, um arquivo ou uma salinha vazia caso a empresa não tenha tanto espaço livre.^{[3]XFonte de pesquisa}

3

Organize o depósito para facilitar o acesso ao estoque.

Baixe em PDF

Junte e identifique os itens na hora de colocar tudo no lugar. Comece organizando os materiais de acordo com o tipo. Em seguida, decida onde você pretende colocar cada coisa específica. Pense nos itens que as pessoas vão usar a cada dia, semana ou mês, bem como quais são mais recorrentes e quais saem menos. Por último, distribua etiquetas com o nome de cada objeto e material.^{[4]XFonte de pesquisa}
- Por exemplo: coloque os materiais mais usados na altura dos olhos; os menos recorrentes, como cartuchos e impressoras, podem ficar em estantes mais altas.
- Se o estoque tiver muitos materiais, experimente organizar tudo por ordem alfabética.
- Você pode ainda juntar os materiais de acordo com os departamentos que os usam com a maior frequência. Por exemplo: designe uma estante para a equipe de contabilidade, outra para a parte administrativa, e assim por diante.
Publicidade

4

Crie uma lista mestra dos materiais da empresa.

Baixe em PDF

Criar uma lista mestra vai ser muito simples depois que tudo estiver organizado! Pegue uma caneta e uma folha de papel e comece a anotar o nome de cada item do estoque. Inclua a marca, o código ou número, a cor e outros detalhes que ajudem na localização e na identificação.^{[5]XFonte de pesquisa}
- Por exemplo: anote a marca e o tipo de cartucho que a impressora central da empresa usa. Assim, ninguém vai precisar sair por aí caçando o material quando for a hora de trocar.

5

Transfira a lista a uma planilha digital.

Baixe em PDF

E você não precisa comprar nenhum pacote de programa especial: opções básicas, como Excel e Planilhas Google, já quebram um galho danado na maioria dos casos! Comece com uma coluna para os materiais e liste os nomes de cada item nas células. Termine criando uma segunda coluna para detalhes como marca, número, cor etc.^{[6]XFonte de pesquisa}
Publicidade

6

Conte a quantidade de itens e inclua tudo na planilha.

Baixe em PDF

Crie uma última coluna para monitorar o nível atual do estoque. Nela, escreva o número total de cada item no depósito. Salve a planilha na Área de Trabalho do computador para ter acesso fácil a ela.^{[7]XFonte de pesquisa}
- Caso você queira algo mais detalhado, crie uma coluna chamada "quantidade para reposição" (ou algo do tipo) e inclua esses mesmos números. Essa quantidade corresponde ao número recomendado de cada item que o estoque sempre deve ter. Se o valor cair abaixo dele, é hora de ir às compras para nunca faltar nada!^{[8]XFonte de pesquisa}

7

Use programas de gerenciamento de inventário se a empresa é grande.

Baixe em PDF

Programas de gerenciamento simplificam todo o processo de inventariação, sobretudo quando o estoque é muito extenso. Se a empresa é grande e tem muitos materiais, invista em um software do tipo! Primeiro, digite o nome e a quantidade de cada item. Depois, o gerente deve atualizar os totais a cada vez que houver alterações.^{[9]XFonte de pesquisa}
- Se não for possível atualizar o programa em tempo real, o gerente de estoque pode pelo menos fazer um registro manual dos itens. Depois, é só fazer todos os ajustes de uma vez.
- Configure o programa para enviar alertas quando os itens chegarem àquela quantidade mínima para reposição. Você nunca vai ficar para trás!
- Cada programa funciona de um jeito diferente. Por isso, escolha um que faça sentido para a sua empresa. Por exemplo: alguns softwares criam códigos de barra que correspondem a itens específicos. Isso é uma mão na roda em empresas grandes!
Publicidade

8

Faça checagens de rotina para nunca deixar nada passar.

Baixe em PDF

Outro passo importante é fazer checagens de rotina para atualizar a planilha do inventário. Dependendo do ritmo em que a empresa usa os materiais, você vai ter que fazer essa checagem a cada semana, quinzena ou mês. No dia, conte quanto ainda resta de todos os itens e atualize a planilha para saber o que está em falta.^{[10]XFonte de pesquisa}
- Se você tiver configurado aquela coluna de reposição, lembre-se de consultar esses dados em vez do número total no estoque.

9

Marque dias específicos para fazer as reposições do estoque.

Baixe em PDF

Marque um dia específico para repor os materiais. Desse jeito, vai ser mais fácil manter o estoque em um nível aceitável e evitar confusões — como comprar vários itens desnecessários em momentos aleatórios. Deixe para fazer tudo de uma vez até mesmo para receber os materiais de uma tacada só!^{[11]XFonte de pesquisa}
- A frequência dessa reposição do estoque depende do ritmo com que a empresa usa os materiais e faz aquelas checagens de rotina.
Publicidade

10

Limite o acesso ao depósito.

Baixe em PDF

Dê acesso ao depósito somente ao gerente ou responsável. Não deixe nenhum funcionário pegar materiais quando quiser, ou vai ser quase impossível manter tudo sob controle — sem contar na despesa de ter que comprar itens novos desenfreadamente. Para evitar acidentes, tranque o depósito e entregue a chave somente ao gerente ou responsável (e, no máximo, a mais uma ou duas outras pessoas de confiança).^{[12]XFonte de pesquisa}
- Isso quer dizer que os funcionários vão ter que conversar com o gerente de estoque (ou outras pessoas autorizadas) sempre que precisarem de algo.