Cara Mengelola dan Memonitor Stok Stasioneri Kantor

Pengelolaan stok stasioneri kantor dengan mencatat dan memantau pemakaiannya harus dilakukan setiap hari sebab harganya relatif mahal. Pekerjaan ini cukup membingungkan jika Anda belum pernah mengelola stasioneri. Jangan khawatir! Artikel ini menjelaskan prosesnya dari awal sampai akhir agar Anda bisa bekerja secara profesional. Kami akan memulainya dengan menyampaikan teori dasar tentang cara mengelola stok stasioneri, lalu menjelaskan prosedur pencatatan dan pemesanan barang.

1

Rekrutlah manajer kantor sebagai penanggung jawab stok stasioneri.

Unduh PDF

Pengelolaan stasioneri menjadi lebih simpel jika pekerjaan ini ditangani oleh satu orang. Manajer kantor yang baik siap mengelola, memonitor, dan mencatat stok setiap hari. Kalau ada yang ingin bertanya tentang ketersediaan stok stasioneri, manajer kantor adalah orang yang dituju dan ia mampu menjawab pertanyaan tentang ketersediaan stok dengan cepat dan tepat.^{[1]XTeliti sumber}
- Mengingat mahalnya harga stasioneri kantor, ia juga bertugas membatasi akses ke tempat penyimpanan.
Iklan

2

Simpan stasioneri di tempat tertentu secara terpusat.

Unduh PDF

Tentukan area khusus untuk menyimpan stasioneri supaya stok lebih mudah dimonitor. Mungkin Anda sudah menyiapkan area khusus untuk menyimpan stasioneri. Jika belum, tentukan sebelum memesan barang! Mencatat dan memonitor persediaan stasioneri jauh lebih praktis kalau seluruh stok disimpan di satu tempat.^{[2]XTeliti sumber}
- Kalau Anda kekurangan tempat, manfaatkan rak besar, lemari, atau ruangan yang tidak digunakan.^{[3]XTeliti sumber}

3

Letakkan stasioneri dengan rapi agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Unduh PDF

Atur stasioneri sesuai jenisnya, lalu beri label agar Anda bisa mencatat dan menemukannya dengan mudah. Untuk itu, kelompokkan stasioneri sesuai jenisnya, lalu tentukan penataannya di tempat penyimpanan. Pertama-tama, tentukan stasioneri yang digunakan setiap hari, seminggu sekali, dan sebulan sekali. Kemudian, letakkan stasioneri yang paling sering digunakan di tempat yang mudah terlihat dan diambil. Setelah itu, tempelkan label pada rak, keranjang, atau kotak kardus sesuai nama barang yang ada di dalamnya.^{[4]XTeliti sumber}
- Contohnya, letakkan stasioneri yang stoknya didistribusikan setiap hari pada rak setinggi kepala orang dewasa. Stasioneri yang lain, seperti toner dan tinta printer boleh diletakkan di rak yang lebih tinggi sebab didistribusikan beberapa minggu sekali.
- Jika stasioneri sangat beragam, kelompokkan berdasarkan abjad sesuai nama barang agar mudah ditemukan.
- Anda boleh mengelompokkan stasioneri berdasarkan kebutuhan departemen, misalnya rak pertama untuk departemen keuangan; rak kedua untuk departemen produksi.
Iklan

4

Buat lis berisi data stasioneri.

Unduh PDF

Saat ini, pencatatan data stasioneri menjadi lebih mudah karena stoknya sudah tertata rapi! Siapkan bolpoin dan kertas, lalu catat setiap barang yang tersedia sebagai stok secara mendetail. Cantumkan nama barang, merek, warna, jumlah, dan data lain yang diperlukan untuk pemesanan berikutnya.^{[5]XTeliti sumber}
- Contohnya, catat merek dan tipe toner printer yang digunakan di kantor pusat. Jadi, Anda tidak perlu mencari tahu data tersebut ketika tiba saatnya memesan toner printer.

5

Pindahkan data dalam lis ke dalam lembar sebar.

Unduh PDF

Anda tidak perlu membeli program khusus untuk mencatat stok stasioneri! Gunakan saja lembar sebar Excel atau Google Sheets. Pertama-tama, cantumkan nama barang pada setiap sel kolom pertama. Kemudian, gunakan kolom berikutnya untuk mencatat data yang lain, misalnya merek, nomor seri, warna, dan lain-lain.^{[6]XTeliti sumber}
Iklan

6

Hitung jumlah barang, lalu cantumkan angkanya pada lembar sebar.

Unduh PDF

Siapkan kolom terakhir untuk mencatat jumlah stok yang tersedia. Cantumkan angka stok pada kolom terakhir lembar sebar sesuai nama barang.^{[7]XTeliti sumber}
- Jika Anda ingin memonitor jumlah stok, buat kolom "stok minimal", lalu cantumkan angkanya. Stok minimal harus ditentukan untuk setiap jenis barang agar stasioneri siap didistribusikan sesuai kebutuhan. Begitu angkanya kurang dari stok minimal, sudah saatnya Anda memesan lagi! Dengan demikian, Anda tidak pernah kehabisan stok stasioneri.^{[8]XTeliti sumber}

7

Gunakan program manajemen persediaan barang untuk kantor berskala besar.

Unduh PDF

Perangkat lunak bermanfaat menyederhanakan pembukuan persediaan barang jika data yang perlu dicatat sangat banyak. Untuk kantor berskala besar yang menyimpan banyak barang di gudang, menginvestasikan dana untuk membeli program manajemen persediaan barang bisa meningkatkan efisiensi! Pertama-tama, masukkan nama barang dan jumlah stok yang tersedia. Kemudian, manajer kantor akan memasukkan jumlah stok yang dikeluarkan setiap kali ia mengambil barang dari gudang.^{[9]XTeliti sumber}
- Kalau pencatatan menggunakan program tidak bisa dilakukan secara real time, ia harus mencatat pengeluaran barang secara manual, lalu memasukkan data pada hari yang sama.
- Lakukan pengaturan agar program mengirimkan notifikasi ke desktop atau ponsel ketika stok yang tersedia di gudang mencapai stok minimal agar Anda tidak terlambat memesan barang!
- Setiap program fungsinya berbeda. Jadi, gunakan program yang tepat sesuai kegiatan operasional kantor. Contohnya, program tertentu menyediakan pemindai bar code untuk mencatat mutasi stok. Program ini sangat cocok untuk kantor berskala besar yang menyimpan stok barang sangat banyak!
Iklan

8

Lakukan pengecekan stok di gudang secara rutin.

Unduh PDF

Pengecekan stok berperan penting untuk memutakhirkan data dalam lembar sebar. Tergantung seberapa cepat stok stasioneri berkurang, Anda perlu mengecek stok di gudang seminggu, dua minggu, atau sebulan sekali. Pada hari yang ditentukan, masuklah ke dalam gudang untuk menghitung jumlah stok yang tersedia sesuai jenis barang. Kemudian, lakukan pemutakhiran data dalam lembar sebar dengan mencantumkan jumlah stok yang tersedia saat ini supaya barang dipesan sesuai kebutuhan.^{[10]XTeliti sumber}
- Jika Anda menentukan stok minimal, lakukan penghitungan ulang untuk mencari tahu jumlah stok minimal yang aman. Jangan mengandalkan jumlah stok yang tersedia di gudang.

9

Tentukan jadwal pemesanan barang agar permintaan stasioneri terpenuhi tepat waktu.

Unduh PDF

Catat jadwal pemesanan barang dalam agenda agar Anda tidak lupa. Langkah ini membantu Anda mempertahankan jumlah stok yang paling efisien. Selain itu, Anda tidak memesan berulang kali dengan jadwal yang acak. Siapkan data stasioneri yang ingin dipesan, lalu order pada tanggal yang sudah ditentukan agar pesanan dikirim sekaligus.^{[11]XTeliti sumber}
- Seberapa sering Anda perlu memesan barang tergantung rasio perputaran persediaan dan hasil perhitungan stok minimal setiap kali Anda melakukan pengecekan rutin.
Iklan

10

Batasi akses ke tempat menyimpan stasioneri.

Unduh PDF

Pastikan gudang atau lemari stasioneri selalu terkunci dan hanya manajer kantor yang memegang kuncinya. Pencatatan stok sangat sulit dilakukan jika semua karyawan bebas mengambil barang. Selain itu, ada risiko kerugian karena stok tiba-tiba berkurang. Untuk mencegahnya, pastikan hanya manajer kantor (dan 1-2 orang staf yang ditunjuk) yang memegang kunci pintu gudang atau lemari stasioneri.^{[12]XTeliti sumber}
- Dengan demikian, karyawan yang membutuhkan stasioneri harus menghubungi manajer kantor (atau staf yang ditunjuk) untuk meminta bantuan.