사무용품 관리와 재고 관리하는 방법

사무 용품을 관리할 때 고가의 물품이 있을 수 있으므로 재고물품을 기록하고 소모기간을 모니터링하는 것이 매우 중요하다. 재고관리 업무를 해본 경험이 없다면 조금은 부담스러울 수도 있다. 하지만 이 글에서 전문가처럼 재고관리 업무를 할 수 있도록 전체적인 과정의 해결책을 제시할 것이므로 걱정할 필요가 없다! 몇 가지 기본 준비 팁부터 재고 기록과 재주문 과정에 대한 세부 사항으로 넘어가 보자.

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재고관리 감독 업무를 위한 관리 책임자 지정

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한 사람에게 관리 책임을 할당하면 과정을 간소화시킬 수 있다. 사무실 재고 관리 업무를 효과적으로 수행할 수 있는 관리자가 일일 업무로써 재고를 체계화하고, 감시 관찰하여 재고 파악을 해 둔다. 사무 용품에 대한 질문이 있는 경우 이 관리자가 응대를 담당하여 그에 관련된 질문에 즉시 답을 줄 수 있도록 한다.^{[1]X출처 검색하기}
- 고가의 사무용품이 있을 수 있으므로 재고관리 책임자는 해당 지역에 접근을 제한하는 수문장 역할을 할 수도 있다.
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중심부에 물품 저장

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특정 장소를 지정하여 재고 파악을 쉽게 할 수 있다. 이미 사무 용품에 대한 특정 장소가 있을 수 있지만, 그렇지 않은 경우 장소를 설정하자! 모든 물품을 같은 장소에 모아 저장하면 재고의 감시 관찰과 물품 파악이 훨씬 간단해진다.^{[2]X출처 검색하기}
- 보관 장소가 부족한 경우 선반, 보관 창고, 미사용 중인 사무실이 저장 창고로 좋은 역할을 수 할 수 있다.^{[3]X출처 검색하기}

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찾기 쉬운 재고 용품 장소 정리

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쉽게 찾을 수 있고 재고 파악도 용이하도록 물품을 분류하고 이름표를 붙인다. 모든 재고 용품을 전반적으로 분류하여 비슷한 것끼리 놓는다. 그 후, 해당 공간을 어떻게 체계화할 것인지 결정한다.일, 주, 월 단위로 필요한 물품에 대해 생각한다. 그 후, 물품을 배열하여 자주 필요한 것은 찾기 쉽게 한다. 그런 다음 선반, 바구니, 용기에 각 해당 물품의 이름을 붙여둔다.^{[4]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 자주 꺼내 쓰는 용품은 눈 높이에 두어 찾기 쉽게 한다. 토너나 프린터와 같은 물건은 자주 찾지 않으므로 좀 더 높은 선반에 둔다.
- 재고품이 많을 경우 이름을 알파벳순으로 정리하여 찾기 쉽게 할 수도 있다.
- 부서별 필요성에 의해 물품을 분류할 수도 있다. 예를 들어, 회계팀용 선반과 경영지원팀용 선반을 분리해 놓는다.
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사무용품 주목록 생성

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이제 물품 정리가 체계화되어 주 목록을 만드는 것이 용이해졌다! 펜과 종이로 비축된 모든 항목을 적어 놓는다. 제품의 브랜드, 이름, 번호, 색상 등 재주문 시 필요한 모든 세부항목을 포함한다.^{[5]X출처 검색하기}
- 예를 들어, 특정 브랜드와 사무실 내 주요 프린터에서 사용하는 토너의 유형을 적는다. 그 경우, 매번 카트리지 주문을 할 때마다 세부사항을 찾아헤맬 필요가 없다.

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물품 목록을 스프레드시트로 전송

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물품관리를 위한 특별한 프로그램을 구입할 필요는 없다. 엑셀이나 구글 시트와 같은 스프레드시트로 사용하면 된다. 스프레드시트 열에 물품 입력을 시작으로 개별 셀에 각각의 이름을 나열한다. 그런 다음 브랜드, 부품 번호, 색상 등과 같은 세부 정보를 입력할 수 있도록 추가 열을 설정한다.^{[6]X출처 검색하기}
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항목 계산과 스프레드시트로 합계 추가

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마지막 열을 생성하여 현재 재고 수위를 기록한다. 스프레드시트의 마지막 열에 각 항목의 재고 보유 합계를 입력한다. 이 스프레드시트를 저장하고 컴퓨터에 보관하여 쉽게 접근하고 업데이트할 수 있도록 한다.^{[7]X출처 검색하기}
- 더 세부적인 목록을 원하는 경우 “최소 보유량” 열을 생성하고 그 개수도 입력한다. 최소 보유량은 재고보유를 항상 유지해야 하는 각 항목의 권장량이다. 재고보유가 최소 보유 지점 이하로 떨어지면 다시 채워 넣어야 할 시점이다! 이 방법으로 모든 물품이 동이 나는 일은 없다.^{[8]X출처 검색하기}

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대규모 사무실의 재고관리시스템 이용

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파악해야 할 재고가 많은 경우 재고관리시스템으로 과정을 간소화한다. 창고에 대량의 용품이 있는 대규모 사무실에서는 재고관리시스템에 투자할 가치가 있다! 먼저, 물품명과 각각의 재고 보유량을 입력한다. 그 후, 재고관리자는 해당 지역에서 물품을 꺼낼 때마다 보유 총합을 매번 업데이트한다.^{[9]X출처 검색하기}
- 실시간으로 프로그램 업데이트하는 것이 불가능하다면 관리자는 항목을 꺼낼 때 작성된 일지를 유지하고 나중에 데이터를 입력할 수 있다.
- 항목이 최소 재고 보유량에 다다르면 컴퓨터로 프로그램을 보내거나 알림 메시지를 보내도록 설정하여 시점을 놓치지 않는다!
- 프로그램마다 다르게 작동하므로 각 사무실에서 적합한 것을 구한다. 예를 들어, 일부 프로그램은 바코드를 스캔하여 현재 재고보유 수위를 기록한다. 이는 대량의 용품을 가진 대규모의 사무실에 적합하다!
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재고 유지를 위한 정기 점검 수행

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물품을 확인해야 하므로 스프레드시트를 업데이트한다. 사무실에서 용품을 얼마나 빨리 소모하는지에 따라 다르므로 매주, 격주 혹은 매월 규칙적으로 용품을 확인해야 할 수도 있다. 지정된 날에 모든 항목의 보유량을 계산한다. 그 후, 현재 보유 재고 수위를 스프레드시트에 업데이트하고 필요물품을 재주문한다.^{[10]X출처 검색하기}
- 최소 재고 보유량을 설정한 경우 재고 합계가 아닌 해당 숫자로 판단해야 한다.

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재주문 일자 설정으로 재고 파악 유지

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정리를 위해 특정 일자에 주문 일정을 잡는다. 정리를 위한 주문 날짜를 설정하면 재고를 적정 수위로 유지하는 데 도움이 되며, 임의로 물품 주문하는 것을 방지해 준다. 지정된 날짜에 모든 것을 한꺼번에 주문할 수 있으며 모든 것이 함께 배송된다.^{[11]X출처 검색하기}
- 재주문해야 하는 빈도는 공급 회전율과 일상적인 점검을 수행하는 빈도에 따라 다르다.
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사무용품 실 출입제한

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관리자만 접근할 수 있는 물품보관 영역을 확보한다. 직원이 원할 때마다 물품을 가져갈 수 있도록 허용하면 재고 파악이 훨씬 더 어려워지고 빠른 속도로 소모되는 경향이 있기 때문에 비용이 많이 들 수도 있다. 이러한 문제를 방지하기 위해 재고 관리자(및 다른 주요 직원 1-2명)만 들어갈 수 있도록 물품실을 잠그거나 제한한다.^{[12]X출처 검색하기}
- 이것은 직원들이 물품을 필요로 할 때마다 관리자(혹은 허용된 직원)를 통해야 한다는 것을 의미한다.