Comment gérer un inventaire de fournitures de bureau

Les fournitures de bureau peuvent représenter un cout non négligeable et il est nécessaire de gérer leur stockage dans votre entreprise. Il est important d'évaluer la consommation de ces fournitures dans le temps afin d'en gérer les commandes au moment voulu pour en maintenir le stock à jour. Vous vous sentirez peut-être dépassé si c'est la première fois que vous devez tenir un inventaire à jour, mais nous allons vous expliquer l'intégralité des procédures à suivre pour effectuer cette tâche de manière professionnelle.

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Assignez un collaborateur pour superviser l'inventaire

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Déléguer cette responsabilité permettra de fluidifier les procédures. Le rôle d'un bon magasinier consiste à organiser, vérifier et suivre journellement la répartition quantitative des produits dont il a la responsabilité. Ce magasinier aura pour tâche de vous apporter immédiatement la réponse à toute question à ce propos ^{[1]XSource de recherche}.
- Les fournitures de bureau représentent un poste budgétaire non négligeable au sein d'une entreprise et le responsable assigné à cette fonction devra agir en tant que gardien pour limiter l'accès à ces matériels.
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Centralisez les fournitures dans un emplacement spécifique

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Choisissez un endroit approprié pour y entreposer les fournitures. Cela vous facilitera le suivi des produits dont vous avez la charge. Vous avez probablement déjà pensé à l'endroit le plus adapté pour cette tâche. Si ce n'est pas le cas, pensez-y dès maintenant. La supervision et le suivi des stocks en seront grandement facilités ^{[2]XSource de recherche}.
- Si vous manquez d'espace, une grande armoire équipée d'étagères en quantité suffisante ou un bureau non utilisé pourront faire l'affaire ^{[3]XSource de recherche}.

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Organisez le magasin de stockage afin de le contrôler facilement

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Groupez et étiquetez tous vos produits pour en faciliter la recherche. Commencez par trier tous les produits par affinités, puis décidez de la façon dont vous voulez les répartir dans le local . Pensez aux éléments qui seront le plus demandés sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle et disposez-les de telle sorte que ceux-ci soient les plus faciles à atteindre. Lorsque ce sera fait, étiquetez les étagères, les cartons et les corbeilles correspondant à chaque type de matériel ^{[4]XSource de recherche}.
- Mettez vos fournitures les plus demandées à la hauteur des yeux pour y accéder facilement. Les éléments comme des recharges de toner pour les imprimantes peuvent être positionnés sur des étagères plus élevées parce qu'il ne sera pas nécessaire d'y accéder fréquemment.
- Si vous avez un stock important de fournitures à gérer, il pourra être préférable de les classer par ordre alphabétique pour les localiser aisément.
- Vous pouvez également grouper vos fournitures en fonction des besoins des différents services de votre entreprise. Vous pourrez par exemple placer les fournitures nécessaires pour le service comptabilité sur une étagère et celles destinées aux services administratifs sur une autre.
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Créez une liste des fournitures de bureau

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Faites un inventaire de vos fournitures. Maintenant que vos fournitures sont organisées, ce sera plus facile de les inventorier. Prenez un stylo et quelques feuilles de papier et commencez à établir une liste de tous les éléments de votre stock. Incluez-y la marque, le nom et le numéro de nomenclature, la couleur si besoin est ainsi que les détails permettant de les identifier pour effectuer vos commandes lorsque ce sera nécessaire ^{[5]XSource de recherche}.
- Notez par exemple la marque et le type des cartouches de toner utilisées par les principales imprimantes des bureaux de votre entreprise. De cette manière, vous n'aurez pas à rechercher tous ces détails chaque fois que vous devrez faire une commande de cartouches de remplacement.

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Entrez la liste des fournitures dans une feuille de calcul

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C'est un moyen idéal pour gérer les stocks. Si votre entreprise est de la catégorie PME, vous n'aurez pas besoin de vous procurer de logiciels spécifiques pour gérer vos stocks de fournitures de bureau. Une feuille de calcul d'Excel, de Google Sheets ou de toute autre suite bureautique sera amplement suffisante pour mener cette tâche à bien. Commencez par créer une colonne pour énumérer la liste nominative des fournitures dans des cellules individuelles, puis ajoutez-en d'autres où vous inscrirez les informations comme le fabricant, le numéro de référence ou la couleur de chacun des produits ^{[6]XSource de recherche}.
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Comptez les éléments du stock sur la feuille de calcul

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Inscrivez la quantité de chaque élément de votre stock. Faites-le sur la colonne la plus à droite de votre feuille de calcul. Enregistrez ensuite cette dernière de telle sorte que vous puissiez y accéder rapidement et lui apporter régulièrement les modifications nécessaires ^{[7]XSource de recherche}.
- Créez une colonne destinée à déclencher les renouvèlements de stock. Si vous voulez être précis dans votre gestion, créez une colonne supplémentaire où vous inscrirez le nombre d'éléments à partir duquel vous devrez passer une commande pour renouveler votre stock. Cela sous-entend que le nombre qui sera indiqué sera celui à partir duquel vous devrez lancer une commande pour ne pas risquer d'arriver en rupture de stock sur un type de fourniture ^{[8]XSource de recherche}.

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Utilisez un logiciel de gestion de stocks

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Les logiciels de gestion de stock simplifient les inventaires. Si vous travaillez dans une grosse entreprise et devez gérer un important lot de fournitures de bureau, il sera rentable d'investir dans un logiciel de gestion de stocks afin de simplifier les procédures de maintenance quantitative. Vous devrez entrer dans une base de données le nom de chacune des fournitures existantes dans le stock. Le magasinier responsable de ce stock devra mettre à jour les totaux au fur et à mesure des sorties des matériels de son magasin ^{[9]XSource de recherche}.
- Si la mise à jour quantitative n'est pas faisable en temps réel, le magasinier peut tenir un document manuscrit à jour sur lequel il inscrira la liste des mouvements qu'il transcrira par la suite sur le logiciel de gestion des stocks.
- Pour ne pas tomber en rupture de stock, prenez soin, lors de l'installation du logiciel, de le régler pour qu'il génère des messages d'alerte lorsqu'un point de renouvèlement sera atteint.
- Chaque programme fonctionne de manière différente et vous devrez donc vous en procurer un qui corresponde effectivement à vos besoins. Certains logiciels vous permettront de scanner des identificateurs sous forme de code-barre pour effectuer l'enregistrement de tous les mouvements du stock. C'est très intéressant pour les grandes entreprises qui consomment d'importantes quantités de fournitures de bureau.
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Vérifiez régulièrement le stock

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Les vérifications du stock de fournitures sont importantes. Elles vous permettront de maintenir votre feuille de calculs à jour. Selon la rapidité à laquelle les services de votre entreprise consomment les fournitures mises à leur disposition, vous devrez effectuer ces vérifications sur une base hebdomadaire, bihebdomadaire ou mensuelle. Pour ce faire, entrez dans votre magasin et comptez le nombre de chaque élément disponible, puis actualisez votre feuille de calculs et préparez les commandes des éléments qui seront nécessaires ^{[10]XSource de recherche}.
- Considérez les points de déclenchement de commandes plutôt que le nombre total d'éléments existant dans le stock.

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Programmez les commandes pour ne pas tomber en rupture de stock

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Programmez une journée pour effectuer vos commandes. Effectuer des commandes de manière aléatoire uniquement en fonction des niveaux de votre stock pourrait désorganiser votre emploi du temps. Il est donc préférable de concentrer vos commandes sur une journée par semaine. Vous devrez évaluer avec anticipation les quantités qu'il restera dans votre stock le jour où vous aurez prévu de placer vos commandes. Cela aura aussi l'avantage de vous permettre de recevoir au même moment toutes les fournitures commandées ^{[11]XSource de recherche}.
- La fréquence de vos commandes dépendra principalement de la consommation de votre stock. Il vous appartiendra avec le temps d'équilibrer les quantités de chaque type de fourniture à stocker afin de pouvoir passer vos commandes en même temps.
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Limitez l'accès aux fournitures de bureau

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N'autorisez l'accès à votre magasin qu'à ses responsables. Vous aurez les plus grosses difficultés à effectuer le suivi des fournitures si vous autorisez tous les employés de votre entreprise à venir se servir lorsqu'ils le veulent. Cela peut aussi couter très cher, parce que les fournitures disparaitront rapidement et sans aucun contrôle. Pour éviter cela, fermez la pièce où se trouve le stock et limitez-en l'accès, de telle manière que seuls vous, le magasinier et ses aides puissiez y entrer ^{[12]XSource de recherche}.
- Cela veut dire que les employés de l'entreprise devront obligatoirement passer par le responsable des stocks ou ses magasiniers pour obtenir les fournitures de bureau dont ils ont besoin.