Miscommunicatie voorkomen

Miscommunicatie kan zowel grappig als frustrerend zijn. Als je miscommunicaties wilt verminderen, spreek dan duidelijk en veronderstel niets. Check met de persoon om er zeker van te zijn dat je wordt begrepen. Als je elektronisch communiceert, wees dan duidelijk, beknopt en informatief. Een goede luisteraar zijn kan ook helpen om miscommunicatie te voorkomen. Als je je aandacht op je gesprekken houdt, kun je de kans op miscommunicatie verkleinen.

Deel 1

Deel 1 van 3:

Duidelijk communiceren

Pdf downloaden

1
Denk na voordat je iets zegt. Door eerst na te denken over wat je gaat zeggen kun je je gedachten ordenen en je voorbereiden om iets zinnigs te zeggen. Vooral als je op het punt staat een belangrijk gesprek te voeren, moet je ervoor zorgen dat je woorden geordend zijn, zodat je kunt zeggen wat je bedoelt.
- Onthoud dat je houding en toon heel wat kunnen overbrengen. Beperk je aandacht tot het onderwerp en probeer er niet van af te dwalen.
- Als je moeite hebt om te zeggen wat je wilt zeggen, schrijf dan een aantal punten op om er zeker van te zijn dat je niets vergeet van wat je wilt zeggen.
- Neem een bewuste pauze voor je spreekt. We hebben heel vaak de neiging om ons halsoverkop in een gesprek te storten, maar door doelbewust pauzes in te lassen en even de tijd te nemen om onze gedachten te ordenen alvorens te spreken, is de kans groter dat onze communicatie duidelijk is en dat de omstanders bereidt zijn te luisteren.
2
Trek de aandacht. De aandacht van een persoon hebben betekent ervoor zorgen dat hij of zij luistert en begrijpt wat je zegt. Maak oogcontact en controleer of de persoon luistert. Als de ander afgeleid is of met iets anders bezig is, vraag dan om zijn of haar aandacht of probeer het een andere keer. Als de ander afgeleid lijkt door iets anders, vraag dan om aandacht door te zeggen: 'Ik wil er zeker van zijn dat je dit begrijpt', of: 'Ik zou je volledige aandacht op prijs stellen'.^[1]XBron
- Als de persoon afgeleid lijkt, zeg dan dat je later zult praten wanneer hij of zij beschikbaarder is.
- Als je bijvoorbeeld met iemand moet praten maar hij is met iets anders bezig, laat hem dan weten dat je moet praten en dat je zijn aandacht wilt.
- Roep of schreeuw niet naar iemand om aandacht te krijgen – ga naar die persoon toe en spreek hem of haar wanneer mogelijk persoonlijk aan.
3
Controleer je veronderstellingen. Je kunt ervan uitgaan dat iedereen begrijpt wat je zegt of wat je hen vraagt te doen, maar verduidelijk toch voor de zekerheid alles waar de persoon niet zeker over zou kunnen zijn. Als je bijvoorbeeld aanwijzingen geeft, leg dan uit wat de persoon nog moet doen om zich voor te bereiden. Je kunt de kennis of vaardigheden van iemand over- of onderschatten, dus je kunt het beter vragen.^[2]XBron
- Dit geldt vooral wanneer je met iemand uit een andere cultuur dan de jouwe praat. Je gaat er misschien van uit dat ze jargon of andere taal begrijpen, maar het kan geen kwaad om het te vragen. Als iemand verward kijkt, probeer het dan beter uit te leggen.
4
Wees beleefd. Beleefd zijn in het communiceren betekent open, eerlijk en vriendelijk zijn. Je zegt niets dat passief-agressief, sarcastisch of kwetsend zou kunnen zijn naar of over de persoon met wie je praat. Concentreer je op vriendelijk zijn en zeg wat je bedoelt op een manier die makkelijk te begrijpen is. Als je andere mensen onderbreekt, onbeleefd of respectloos bent, zul je niet effectief communiceren.^[3]XBron
- Sarcasme kan gemakkelijk verkeerd worden opgevat. Hoewel het misschien grappig bedoeld is, kan het toch tot misverstanden leiden als je het tegenovergestelde zegt van wat je werkelijk bedoelt. Mensen kunnen in verwarring raken over wat je eigenlijk bedoelt. Sarcasme kan ook onbedoeld gemeen zijn.
5
Controleer op begrip. Ga na of de persoon je begrepen heeft. Dit doe je door simpelweg te vragen: 'Is dat duidelijk?' of: 'Heb je nog vragen?' Dit geeft de persoon de kans om eventuele twijfels of problemen die ze hebben te uiten.^[4]XBron
- Dit kan mensen helpen zich op hun gemak te voelen om vragen te stellen of om verduidelijking te vragen.
- Als je aanwijzingen geeft, vraag de persoon dan om ze te herhalen zodat je weet dat hij of zij het begrijpt.
- In sommige gevallen, is het gepast om een korte samenvatting te geven.
  - Bijvoorbeeld: 'Dus, om duidelijk te zijn: we gaan eerst de Ramaker-account aanpakken, en daarna houden we een snelle vergadering over hoe we de communicatieproblemen kunnen oplossen. Begrepen?'
6
Doe een follow-up. Neem contact op met de persoon met wie je communiceert om er zeker van te zijn dat je duidelijk hebt gecommuniceerd. Als je bijvoorbeeld een e-mail hebt gestuurd, stuur dan nog een met de vraag: 'Hoe gaat het? Heb je nog vragen?' Als je met iemand gesproken hebt, vraag hem of haar een paar dagen later: 'Even checken. Alles goed?'^[5]XBron
- Als je denkt dat je misschien verkeerd hebt gecommuniceerd, gebruik dan dit moment om alles duidelijk over te brengen en op te helderen wat eventueel verwarrend kan zijn.
Advertentie

Deel 2

Deel 2 van 3:

Een goede luisteraar zijn

Pdf downloaden

Veel van de communicatie is non-verbaal. Besteed er aandacht aan; het kan heel belangrijk zijn. Houd oogcontact en let op eventuele veranderingen in je eigen oogcontact of het oogcontact van de ander. Let op iemands houding en gezichtsuitdrukkingen en kijk of er tegenstrijdigheden zijn. Als je verschillen opmerkt, stel dan opnieuw een vraag of vraag om verduidelijking.^{[6]XBetrouwbare bronHelpGuideGa naar de bron}
2
Luister aandachtig. Geef je volledige aandacht wanneer iemand spreekt. Veel mensen proberen te bedenken wat ze daarna zullen zeggen, maar blijven wel betrokken bij de persoon die aan het woord is. Mensen stellen het op prijs als ze zich gehoord en begrepen voelen, en een van de beste manieren om dit te doen is door actief te luisteren. Draai je lichaam naar hen toe en leun naar hen toe. Laat je niet afleiden (zoals door mobiele telefoons) en blijf aanwezig bij de persoon.^{[7]XBetrouwbare bronHelpGuideGa naar de bron}
- Luister niet alleen naar de woorden die de persoon zegt, maar luister ook naar de informatie en de manier waarop hij of zij communiceert. De stem van de persoon kan bijvoorbeeld veranderen als hij of zij over iets emotioneels praat of zich ongemakkelijk voelt.
3
Onderbreek de andere niet. Als iemand anders aan het woord is, doe dan je best om hem of haar niet te onderbreken. Laat de persoon zijn gedachten afmaken voor je er iets aan toevoegt of iets anders zegt. Zo laat je zien dat je luistert en dat je belang hecht aan wat de persoon zegt. Als je de neiging hebt om mensen vaak in de rede te vallen, dan kunnen ze zich gefrustreerd voelen en niet alles zeggen wat ze zouden willen zeggen.^[8]XBron
- Iemand zijn gedachten laten afmaken betekent dat je volledig luistert en niet bezig bent met je eigen woorden. Op die manier zal de persoon zich meer op zijn of haar gemak voelen om alles te delen en niet iets vergeten dat hij of zij wilde zeggen omdat het gesprek op een zijspoor belandde.
4
Stel vragen. Als iets niet duidelijk is of als je iets niet helemaal begrijpt, stel er dan zeker een vraag over. Probeer iets te zeggen als: 'Zou je willen verduidelijken wat je bedoelt met ___?' of 'Ik weet niet zeker of ik ___ begrijp. Kun je dat uitleggen?'
- Als de persoon nog aan het praten is en je hem of haar niet wilt onderbreken, noteer dan de vraag, zodat je niet vergeet hem te stellen.
Advertentie

Deel 3

Deel 3 van 3:

Elektronisch communiceren

Pdf downloaden

1
Organiseer de informatie. Als je informatie probeert over te brengen, moet je ervoor zorgen dat de informatie de persoon effectief bereikt. Als je bijvoorbeeld een evenement plant, dan moet je belangrijke details geven: plaats, tijd, en wat mensen moeten meebrengen. Geef duidelijke aanwijzingen of stappen die mensen moeten nemen en zorg ervoor dat de informatie duidelijk is.
- Voordat je de informatie of de uitnodiging verstuurt, controleer je of het alle nodige informatie bevat.
2
Gebruik minder woorden. Wanneer je via tekstberichten of e-mail communiceert, kom dan ter zake. Een lange e-mail kan wat je wilt overbrengen verwarren. Als je bijvoorbeeld een verzoek doet, kom dan meteen ter zake en doe je verzoek. Je kunt zeggen waarom het verzoek moet worden gedaan, maar ga niet eindeloos door. Zeg gewoon wat je nodig hebt en eindig de e-mail kort daarna.^[9]XBron
- Als je de neiging hebt lange e-mails of teksten te schrijven, dan zullen mensen ze waarschijnlijk doorbladeren in plaats van ze grondig door te lezen. Als je je niet aan je lange brieven kunt onttrekken, overweeg dan om de belangrijkste dingen bovenaan te zetten.
- Houd er rekening mee dat e-mails niet zulke sociale signalen afgeven als gezichtsuitdrukkingen en de toon van de stem. Gebruik daarom duidelijke taal en vermijd sarcasme.
  - Emoji's zijn nuttig in sociale e-mails, maar niet in de meeste zakelijke e-mails.
3
Concentreer je op één onderwerp. Houd het bericht zo eenvoudig mogelijk. Ga niet doorratelen of in op veel extra details, en behandel niet meerdere onderwerpen in één e-mail. Het is beter om je te concentreren op één item of onderwerp tegelijk dan op veel dingen in één enkele e-mail. Als je meerdere dingen te bespreken hebt, bespreek er dan één tegelijk per e-mail. Op die manier kan de persoon elke e-mail verwijderen wanneer hij of zij met elk onderwerp klaar is, en niet vergeten iets te doen of iets te behandelen.^[10]XBron
- Als je per se verschillende onderwerpen tegelijk wilt behandelen, geef dan een duidelijke afbakening. Gebruik opsommingstekens of organiseer het anders om de inhoud te helpen verduidelijken.
Hoewel het prima is om je e-mails te beginnen met: 'Hoe gaat het?' of een andere aardigheid, moet je niet te veel tijd besteden aan het praten over iets dat niets te maken heeft met wat je wilt overbrengen. Concentreer je op je verzoek of de informatie die je met de persoon wilt delen. Draai er niet omheen en geef geen lange inleiding. In plaats daarvan, kom tot de kern van wat je wilt of moet zeggen.^[11]XBron
Advertentie

Tips

Zorg ervoor dat je geen sarcasme gebruikt in chats, instant messaging of e-mails zonder emoji's. Sarcasme wordt vaak niet goed via tekst gecommuniceerd, doe dat dus beter persoonlijk.

Advertentie